Episodio 2 - Stever Robbins

Stever Robbins es conferenciante, autor, director de talleres, coach ejecutivo y presentador del exitoso podcast Get-It-Done-Guy, que se ha descargado más de 36 millones de veces. Ha aparecido en numerosas publicaciones, como The Wall Street Journal, The New York Times, ABC News y FOX News. Tiene un MBA por la Harvard Business School y una licenciatura en Informática por el MIT. Vamos a escuchar más de él en este episodio de Productivity Masterminds.[

Reflejos

• La regla del 80/20: Entender que no todos los esfuerzos producen los mismos resultados y puedes estar haciendo algo que es productivo en el sentido de que realmente produce algún tipo de resultado, pero puede ser de muy bajo apalancamiento.
• Listas de comprobación: Cuando trabajes en una tarea que vayas a hacer más a menudo, crea una lista de comprobación y anota cada paso. La próxima vez que realices la tarea, sigue los pasos y busca inmediatamente formas de optimizar y acelerar el proceso. Paso extra: Una vez que tu proceso esté lo suficientemente optimizado (y potencialmente automatizado), decide si sería mejor delegar o subcontratar esta tarea a otra persona.
• Eficiente frente a eficaz: Ser eficiente significa que estás haciendo algo utilizando muy poca energía o muy pocos recursos para realizar esa tarea. Ser eficaz significa que estás haciendo lo correcto. Es mucho mejor ser ineficientemente eficaz que ser ineficazmente eficiente. Si eres muy eficiente, pero no estás haciendo lo correcto, entonces llegarás más rápido a donde no quieres llegar, lo cual no es inteligente.
• Depende de ti:Tienes una cantidad fija de tiempo, no sabes cuánto tienes y cada momento que tienes depende de ti y de tu toma de decisiones para decidir cómo vas a usarlo. Así que la gestión del tiempo realmente se reduce a "¿qué voy a hacer con el siguiente minuto de mi tiempo?".

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Notas del programa

Juan: Stever, gracias por unirte a nosotros. Bienvenido al programa.

Stever: Gracias.

Juan: Stever, tú sabes algo sobre el tiempo que la mayoría de la gente no sabe y ya debes haber descubierto algunos marcos de productividad y gestión del tiempo. Puedes explicarnos un poco cómo piensas sobre el tiempo?

Stever: Claro. Bueno, hace tic-tac y hace tic-tac independientemente de si lo estás usando o no. Bueno, mucha gente piensa que el tiempo se divide en pequeños cubos como, oh, quiero hablar sobre el equilibrio entre la vida laboral y personal. Realmente no existe tal cosa como el equilibrio entre la vida laboral y personal. Tienes una cantidad fija de tiempo, no sabes cuánto tienes y cada momento que tienes depende de ti y de tu toma de decisiones para decidir cómo vas a usarlo. Así que la gestión del tiempo realmente se reduce a "¿qué voy a hacer con el siguiente minuto de mi tiempo?". Y esa es la única pregunta que existe y todo se trata de cómo tomas la decisión sobre qué hacer con ese próximo minuto. Quiero decir que hay millones de marcos diferentes. Voy a elegir un par que creo que son especialmente importantes.

Una es la regla del 80/20. Entender que no todos los esfuerzos producen los mismos resultados y que puedes estar haciendo algo que es productivo en el sentido de que realmente produce algún tipo de resultado, pero puede ser de muy bajo apalancamiento.

Puedes estar produciendo algún resultado que sólo sea útil aquí y ahora. Digamos, por ejemplo, que estás haciendo un acercamiento personal a 200 personas como parte de una iniciativa de recaudación de fondos y te sientas y escribes un mensaje de correo electrónico a una de esas personas. Parece muy productivo, ¿verdad? Estás llevando a cabo una acción que te va a llevar a conseguir tu recaudación de fondos al conseguir que esta persona se suba a bordo. Sin embargo, a menos que las 200 personas estén muy, muy, muy individualizadas, ese mismo tiempo podría estar mejor empleado creando una plantilla genérica con tres o cuatro espacios de personalización en la que, una vez que tienes esa plantilla creada, lo que podría llevarte cuatro o cinco veces más que escribir un solo mensaje, pero una vez que tienes la plantilla creada, básicamente pulsas el botón de la plantilla que tengas y dice, vale, 'por favor, introduce el párrafo de personalización para esta persona'. Escribes eso y luego le das a enviar y de repente has pasado de 200 veces, ya sabes, digamos 10 minutos, que es una actividad de muy bajo apalancamiento de hacer los correos electrónicos individuales. Ahora, en cambio, has pasado quizás 30 minutos desarrollando la plantilla, pero te permite hacer los 199 correos restantes en quizás un minuto y medio cada uno y en general, aunque el principio lleva más tiempo, toda la tarea lleva mucho, mucho menos tiempo,

Juan: Correcto. Es todo el concepto de pasar más tiempo afilando el hacha que simplemente cortando el árbol y luego, cuando estás realmente cortando el árbol, va a avanzar mucho más rápido porque has pasado tiempo en el tipo de preparación para la tarea. ¿Cómo se encuentran las oportunidades para optimizar estas cosas? ¿Piensas en términos de trabajo por lotes?

Stever: Oh Gosh. Pienso en todo tipo de cosas. Desde que empecé mi vida como programador informático, los primeros 17 años de mi carrera los pasé sin hacer nada, excepto averiguar cómo modificar y optimizar procesos, así que tengo una caja de herramientas muy, muy grande y cómo lo hago, pero el tipo de cosas que busco:

Cualquier tipo de comunicación que se realice por vía electrónica puede planificarse, ya sea una combinación de correspondencia en Word, un sistema automatizado de correo electrónico o incluso macros de teclado.

El texto siempre es fácil de maquetar. Um, tengo un concepto que he discutido en mi libro que es 'The Get It Done Guys: Nine steps to work less and do more' y que yo llamo libros de recursos o manuales de recursos, me olvido de la frase exacta. Es curioso porque esto es algo que inventé para mí y parecía una idea obvia y mucha gente no lo hace. De hecho, casi nadie lo hace, es decir, cuando estoy haciendo una tarea nueva que no he hecho antes, saco un libro, cojo un cuaderno en blanco y escribo cada paso de la tarea a medida que la hago y si tengo que volver atrás, inserto flechitas y digo, 'oh, olvidé el paso entre los pasos dos y tres'. Si un paso concreto de la tarea requiere información externa, lo escribo en el cuaderno. Por ejemplo, si estoy aprendiendo a editar un vídeo y quiero añadir una secuencia de títulos a un vídeo que estoy produciendo, escribiré, ya sabes, uno: iniciar Camtasia, dos: introducir el vídeo, tres: mover el vídeo a la derecha en la línea de tiempo, cuatro: grabar la secuencia de introducción pulsando el botón de grabación, cinco: colocar la introducción, buscar, etc. Así, voy pieza por pieza. Si se trata de información externa, como en mi caso, busco imágenes prediseñadas que pueda utilizar para el fondo de la pantalla de título en mi pequeña libreta de recursos. Y recuerde, este es un cuaderno de papel que está sentado a mi lado en mi escritorio, voy a escribir, vaya a clipart.com o unsplash.com o cualquier sitio web que estoy usando para obtener el clip art para que- y continué pasando por el proceso y por el momento que he terminado, ahora tengo una lista de cada paso en el proceso y todos los recursos que se necesita para ser capaz de hacer eso, para completar ese proceso y para completar esa tarea. Así que ahora, tengo una instrucción paso a paso para aquí es cómo editar un vídeo y poner mi pantalla de título en. Entonces lo haremos un par de veces, así que la próxima vez que tenga que hacer una pantalla de título, seguiré las instrucciones de mi libro y puede que descubra algo como, 'oh wow, puedo combinar estos dos pasos porque resulta que Camtasia tiene esta gran función de anotación' o ya sabes, 'este paso parece mucho trabajo. Me pregunto si puedo encontrar una manera de acortarlo. Oh, puedo porque puedo pre-renderizar la introducción del título y nunca tengo que hacerlo una segunda vez. Luego puedo meterlo como un clip de vídeo separado o lo que sea".

Así que hago la tarea una segunda vez, esta vez lo hago desde mi libro de recursos y estoy buscando sólo maneras de optimizar y acelerar las cosas.

Una vez que tengo todo eso hecho y tengo una lista de pasos que sé que funciona, ahora puedo escribir esa lista de pasos en una lista de verificación en línea de algún tipo y checkvist.com es la herramienta particular que utilizo para registrar mis listas de verificación. Y ahora, la próxima vez que tenga que hacer esto, sólo tengo que ir a checkvist para ver el mapa del proceso de lo que tengo que hacer e ir paso a paso marcando las cosas. Como alternativa, ahora tengo una lista de comprobación en línea. Puedo llamar a un asistente virtual o contratar a alguien del barrio, un chico o lo que sea. Y si resulta que es una tarea que es mejor delegar en otra persona, ahora puedo darle la lista de comprobación y repasarla con ella la primera vez y entonces descubriré, 'oh, cuáles son los pasos que eran obvios para mí y con los que ahora tienen problemas'. Así que para mí, si dice que escriba el título, pero usted sabe, escriba el título y el nombre de la, del video, para mí, es obvio cómo hacerlo. Y siempre dirá blah blah, blah video por Stever, pero no necesariamente saben que y voy a ver cómo lo hacen, y voy a decir 'oh, ¿cuáles son los pasos que faltan que estaban en mi cabeza, pero no se me ocurrió escribir,' Voy a añadir a la lista de control. Entonces, voilá, tengo una lista de comprobación completa que este asistente virtual o esta persona local del vecindario puede utilizar para poder hacer la tarea que sea. Y ese es un sistema que es útil para encontrar oportunidades, para racionalizar, es útil para encontrar oportunidades para delegar. Es lo que hago y me parece que funciona muy bien.

Juan: No, eso es perfecto. Supongo que para resumirlo en un pilar del éxito que usa Stever, quiero decir que a ti te gusta mucho la acción premeditada, así que creando un plan para las cosas que sabes que vas a hacer más de una vez, puedes encontrar oportunidades de optimización. Si dejas que cada tarea te pille desprevenido y siempre estás reaccionando en lugar de ser proactivo ante tareas que ya sabías que ibas a hacer más de una vez, entonces no serás capaz de crear procesos que puedas contratar o subcontratar para que sean capaces de hacer más rápidamente. Por lo tanto, se trata de ser realmente intencional, ¿verdad?

Stever: Quiero aclarar algo porque estás diciendo planificación previa. No estoy diciendo preplanificar, estoy diciendo que la primera vez que hagas la tarea, simplemente escribas los pasos a medida que los encuentres, de modo que no estés preplanificando la primera vez. Es tu diario de los pasos que diste lo que se convierte en tu plan para la segunda vez.

Juan: Entendido. De acuerdo.

Stever: Porque no necesariamente conoces el plan de antemano, no sabes 'oh, esta persona se va a olvidar de escribir mi nombre como parte del título', tienes que averiguarlo. Cuando te das cuenta, lo escribes para no tener que volver a hacerlo, para no tener que averiguarlo una segunda vez.

Juan: Eso tiene mucho sentido. Cuando trabajas con clientes, Stever, ¿típicamente los consultas sobre hacer esto, adquirir el hábito de hacer esto para cada acción? ¿O es específicamente para acciones que sabes que vas a hacer más de una vez?

Stever: Oh, esto sólo sería para las acciones que usted está tomando más de una, de lo contrario sería desde la primera vez a través de, sólo está escribiendo cosas para usted.

Juan: Correcto.

Stever: No sé si eso te aportaría algún beneficio. Te diré, esa es una de mis trampillas personales, tengo una tendencia a querer tratar de automatizar todo, incluso si es algo que sólo voy a hacer una vez. Hay un número de veces como he creado muy elaborado y fabulosamente, teóricamente, los sistemas puros que absolutamente podría hacer la cosa que yo sólo necesitaba hacer la cosa una vez. Por lo tanto, el hecho de que he creado el sistema era en realidad ninguna ayuda en absoluto.

Juan: Correcto. Oh Dios mío, eso es super relacionable. Creo que todos hemos pasado por eso de crear sistemas complejos. Stever, guíame a través de una última cosa que normalmente encuentras muy útil cuando trabajas con clientes autónomos que buscan optimizar su tiempo. ¿Hay algo más que les enseñes sobre la gestión del tiempo?

Stever: Oh, te diré qué, la cosa número uno que la mayoría de la gente no entiende es la diferencia entre ser eficiente y ser eficaz. Ser eficiente significa que estás haciendo algo utilizando muy poca energía o muy pocos recursos para llevar a cabo esa tarea. Ser eficaz significa que estás haciendo lo correcto y es mucho, mucho mejor ser ineficazmente eficaz que ser ineficazmente eficiente.

Y lo que quiero decir con esto es que si eres muy, muy eficiente, pero no estás haciendo lo correcto, entonces llegarás más rápido a donde no quieres llegar, lo cual no es inteligente.

Así que la mayoría de la gente no dedica su tiempo a asegurarse de que se están concentrando en la acción que realmente les va a hacer avanzar. Te daré un ejemplo personal, que es uno de mis, de nuevo, otra de mis trampillas personales. Como pasé los primeros 17 años de mi carrera como programador, tengo tendencia a ser secuestrado por la tecnología. Así, por ejemplo, estoy poniendo un montón de herramientas, videos para la corriente, "Get It Done" grupo que estoy ejecutando, y me parece muy, muy fácil para mí ser absorbido por, "oh, siempre y cuando estoy en esta página de mi sitio web, puedo rehacer el diseño "y" mira, hay este nuevo plugin que puedo añadir en ". Y termino haciendo cosas y podría, en algún mundo abstracto, justificarlo. Puedo decir, 'mira, la página se ve mejor ahora, es más fácil para mis estudiantes navegar,' ya sabes, hice esta cosa útil, pero la realidad es que no es lo que va a hacer avanzar el negocio. La página, tal y como estaba, funcionaba perfectamente bien y el hecho de que pueda pasar de un 89% de efectividad a un 93% no es relevante para el negocio. Si hubiera pasado la misma cantidad de tiempo preparando un anuncio o llamando a un cliente potencial, habría tenido mucho más sentido. Así que, a riesgo de demostrar que no soy perfecto. Eso es algo con lo que siempre estoy luchando personalmente.

Una de las cosas que hago es poner un post-it en mi pantalla todas las mañanas, una pequeña nota adhesiva que diga simplemente: aquí está la máxima prioridad del día.

Así que, cuando algo me distrae, en cuanto veo la nota adhesiva, pienso: "Bien, se supone que hoy debería estar trabajando, por ejemplo, en crear mi lista de correo o lo que sea, en lugar de editar vídeos".

Juan: No, eso tiene mucho sentido. Ahí lo tienes, mastermind de productividad. Stever es un experto en productividad y asesora a profesionales autónomos para asegurarse de que están sacando el máximo partido a su tiempo, no sólo centrándose en ser eficaces, perdón, eficientes, sino también en ser efectivos para asegurarse de que no están llegando más rápido a donde no quieren estar, sino más bien trabajando para llegar a donde realmente quieren estar. Él ayuda a los profesionales a crear planes a la vez que los hacen para cosas que saben que van a hacer más de una vez, para que puedan contratarlas o externalizarlas en el futuro y ser mucho mejores con su tiempo. Muchas gracias Stever por venir al programa.

Stever: El placer es mío.