Seguimiento del tiempo en Microsoft Outlook: Un método fácil y preciso
Microsoft Outlook es un popular y versátil gestor de información personal y cliente de correo electrónico que ofrece una amplia gama de características y funcionalidades tanto para empresas como para usuarios personales. No proporciona una función de seguimiento del tiempo, lo que significa que para realizar un seguimiento del tiempo empleado en Outlook, se necesita una integración con una herramienta externa.
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En este artículo, le presentamos Timeular, la aplicación de control del tiempo que se integra perfectamente con Microsoft Outlook. Aprenderá por qué Timeular es la mejor opción para una integración de seguimiento del tiempo de Microsoft Outlook y descubrirá cómo crear una integración en 3 sencillos pasos.
¿Por qué es importante controlar el tiempo en Microsoft Outlook?
Cuando trabajas en un proyecto concreto, suele haber un presupuesto establecido para todas tus actividades. Como probablemente ya haces un seguimiento del tiempo dedicado a las tareas asignadas a un cliente concreto, los correos electrónicos tienden a pasar desapercibidos.
Sin embargo, en algunos casos, incluso los correos electrónicos se convierten en grandes tareas que requieren mucho tiempo. Por eso, para capturar diligentemente todo el tiempo dedicado a un proyecto con el fin de facturarlo en consecuencia, es necesario hacer un seguimiento del tiempo empleado también en Microsoft Outlook.
El control del tiempo tiene muchas ventajas. Una de ellas es la facturación precisa a los clientes. Sin embargo, también es esencial para ayudar a aumentar la productividad y la eficiencia de los empleados en el trabajo. Estas son algunas de sus otras ventajas:
- Mejor gestión del tiempo: Con el control del tiempo, puedes asignar bloques de tiempo específicos para actividades como, por ejemplo, la gestión del correo electrónico. Esto evita las interrupciones constantes a lo largo del día y permite una gestión del tiempo más centrada y eficiente.
- Mayor eficiencia y productividad: Puedes identificar áreas para mejorar la productividad y la eficiencia haciendo un seguimiento de cómo empleas tu tiempo. Por ejemplo, si dedicas mucho tiempo a tareas poco prioritarias, puedes esforzarte por delegarlas o automatizarlas.
- Mejor gestión de la carga de trabajo: El control del tiempo puede ayudarte a gestionar la carga de trabajo y evitar que te comprometas en exceso. Si controlas el tiempo que tardas en completar las distintas tareas, podrás hacer estimaciones más realistas para futuros proyectos.
- Identificar áreas de mejora: El seguimiento del tiempo puede ayudarte a identificar las áreas en las que necesitas mejorar tus habilidades o conocimientos. Por ejemplo, si dedicas mucho tiempo a una tarea concreta, puede ser señal de que necesitas aprender una nueva habilidad o un nuevo programa informático, o simplemente cambiar un proceso.
- Mejor toma de decisiones: El seguimiento del tiempo puede ayudarle a tomar mejores decisiones sobre la asignación de recursos. Por ejemplo, si ves que dedicas demasiado tiempo a proyectos de escasos ingresos, quizá debas reconsiderar si merece la pena dedicarle tiempo.
Lea también: ¿Qué es la asignación de recursos?
¿Proporciona Microsoft Outlook funciones de control del tiempo?
No, Microsoft Outlook no proporciona una función nativa de control del tiempo. Si desea realizar un seguimiento del tiempo en Outlook, integre la aplicación con una herramienta externa de seguimiento del tiempo como Timeular.
Control del tiempo de Microsoft Outlook sin esfuerzo con Timeular
Timeular es una aplicación robusta y fácil de usar en la que confían más de 100.000 usuarios e innumerables equipos de todo el mundo. Es lo último en control de horas de proyectos y ofrece numerosas ventajas:
Dispositivo control horario
¿Necesita su equipo un impulso de motivación para realizar un seguimiento regular del tiempo? Si es así, el cubo de gestión del tiempo de Timeular te ayudará a resolver este problema. Se trata de un dispositivo físico de control del tiempo complementario a la aplicación Timeular .
Cada lado del rastreador representa una tarea o actividad diferente. Así, lo único que tiene que hacer el usuario es darle la vuelta cuando cambie de tarea para indicar que hay una nueva actividad que seguir, y eso se actualizará automáticamente en su portátil.
Nota: El Rastreador es opcional. También puedes utilizar la aplicación Timeular sin el Tracker.
Múltiples integraciones
Timeular se integra con diversas herramientas y aplicaciones populares de facturación, nóminas y calendarios.
Puede realizar un seguimiento automático del tiempo dedicado a tareas como correos electrónicos, eventos del calendario y tareas en Outlook sin escribir una sola línea de código.
Esto puede suponer un gran ahorro de tiempo, además de ayudarle a comprender mejor en qué emplea su tiempo.
Registro horas extras
Timeular también incluye un rastreador de horas extra, que puede ser útil para los empleados que cobran horas extra, o autónomos y consultores que realizan un seguimiento de sus horas facturables.
Las horas extraordinarias dedicadas a proyectos se registran automáticamente, lo que facilita el cálculo de las horas extraordinarias y las horas deficitarias.
Una combinación perfecta para los equipos
Timeular se ha creado para facilitar la colaboración entre los miembros de un equipo y la asignación de recursos. Facilita a los equipos el seguimiento del tiempo dedicado a sus actividades, la puesta en común de sus entradas y una mejor gestión de sus tareas, lo que contribuye a aumentar la productividad.
Seguimiento temporal de proyectos
Timeular , que también funciona como cronómetro de proyectos, le permite capturar y gestionar sin esfuerzo sus horas de trabajo directamente en Outlook, lo que permite un seguimiento y un análisis precisos.
Manténgase al tanto de las tareas, optimice la productividad y obtenga información valiosa sobre la distribución de su tiempo. Diga adiós a un flujo de trabajo más eficiente con Timeular y Outlook. El seguimiento manual es demasiado tedioso
Navegación fácil
Si has tenido problemas con aplicaciones poco amigables, encontrarás que la interfaz de Timeulares intuitiva y fácil de navegar, tanto si la usas en el móvil como en el ordenador. La aplicación está pensada para facilitar la gestión de tareas y realizar un seguimiento del tiempo de forma rápida y precisa.
Informes sencillos
Timeularpermite a los usuarios generar informes sobre los datos registrados. Ayuda a identificar áreas en las que los usuarios pueden mejorar su productividad y eficiencia, a seguir el progreso de los proyectos y a facturar a los clientes. Se pueden generar informes para tareas, proyectos o clientes concretos.
Seguimiento preciso de las horas facturables
En Timeular puede organizar sus tareas como facturables o no facturables, así como asignar tarifas facturables. El rastreador de horas facturables también permite a los usuarios generar informes de sus horas facturables para presentarlos a los clientes, por ejemplo.
Sistema de gestión de las vacaciones
Timeular proporciona un sistema de seguimiento de las vacaciones, muy útil para los directivos que necesitan ayuda para controlar el tiempo libre de sus empleados y simplificar su proceso de gestión. El seguimiento de las vacaciones incluye el tiempo libre remunerado, los días de baja por enfermedad y otras categorías en el mismo lugar. Es una solución muy racionalizada para facilitar el trabajo diario. Esta función funciona perfectamente con el rastreador de nóminas para que todas sus operaciones sean mucho más eficientes.
Cómo controlar el tiempo en Microsoft Outlook con Timeular
La integración de Timeular con Microsoft Outlook es sencilla y sigue estos pasos:
- Cree una cuenta gratuita en Timeular .
- Inicia sesión en la cuenta Zapier y selecciona "Hacer un Zap". Selecciona "disparador" de Microsoft Outlook y Timeular como "la acción".
- Para Outlook elija "nueva tarea" y para Timeular, elija "crear actividad". Siga las instrucciones para configurar el activador, especificando sus criterios.
- Inicie la integración: active su Zap y comience a controlar el tiempo.
- Ahora todas las acciones en Outlook se sincronizarán con Timeular, así de simple.
Conclusiones sobre el control del tiempo en Microsoft Outlook
Aunque Microsoft Outlook brilla por sus principales capacidades, el control del tiempo no es una de ellas. Por esta razón, integrarlo con una herramienta independiente de control del tiempo, como Timeular, sería beneficioso para satisfacer sus necesidades de control del tiempo.
A su vez, mejoraría la productividad y la eficacia de su equipo, al tiempo que dispondría de una solución sólida para una gestión precisa del tiempo, informes detallados y procesos de trabajo mejor optimizados.
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