Warum Sie die Rentabilität messen sollten und wie Sie dies am einfachsten tun können
Die Arbeit in einer Agentur ist stressig. Enge Fristen, niedrige Budgets, ständig wechselnde Prioritäten, wenig bis keine Zeit für Qualitätsarbeit und mehrere Feuer, die gleichzeitig brennen. Das muss aber nicht so sein, wenn Sie die Rentabilität Ihrer Projekte verfolgen.
Als Agentur können Sie die Stabilität und den Handlungsspielraum erhöhen, indem Sie die Rentabilität Ihrer Projekte verfolgen und verbessern. Ganz gleich, ob Sie nach Stunden abrechnen oder einen Vorschuss erhalten.
Die Rentabilität Ihrer Projekte nicht zu kennen, ist wie Autofahren ohne Tankanzeige. Der Adrenalinstoß mag kurzfristig aufregend sein, aber langfristig ist er entmutigend.
Es gibt zwar viele Möglichkeiten, die Rentabilität zu messen, aber hier ist die einfachste Methode dafür.
Beginnen Sie mit der Erfassung der für ein Projekt aufgewendeten Zeit
Ganz gleich, ob Sie auf Honorarbasis oder auf Stundenbasis arbeiten - die für ein Projekt aufgewendete Zeit ist der größte Kostenfaktor, dem Sie die Einnahmen gegenüberstellen müssen. Es liegt auf der Hand, die Stunden zu zählen, aber das sollte nicht der einzige Punkt sein. Um tiefer in die Kosten einzutauchen, empfehlen wir, auch die verschiedenen Aktivitäten für ein Projekt zu erfassen. Sie werden später genau sehen, warum.
Leider erfasst niemand gerne seine Zeit. Jeder füllt einfach am Ende der Woche oder des Monats seine Stundenzettel aus, von denen wir alle wissen, dass sie ungenau sind und daher zur Messung der Rentabilität nicht taugen. Für die Rechnungsstellung reicht das doch aus, denken Sie? Leider ist das nicht der Fall, denn drei Dinge führen dazu, dass Sie ungenaue Rechnungen stellen und Ihre Rentabilität falsch einschätzen.
- Erstens erledigt der durchschnittliche Arbeitnehmer 2-3 verschiedene Aufgaben in der ersten Stunde seines Arbeitstages, aber auf den Stundenzetteln trägt er 4-5 pro Tag ein. Es ist sehr unwahrscheinlich, dass in der restlichen Zeit des Tages noch 1-2 weitere Aufgaben erledigt werden.
- Zweitens: Können Sie sich aus dem Stegreif an 90 % der Dinge erinnern, die Sie gestern erledigt haben? Was ist mit Montag vor drei Wochen? Das ist schwer, oder?
- Drittens wird unsere Zeitwahrnehmung durch unsere Gefühle verzerrt. Eine interessante Stunde in der Schule fühlt sich wie 10 Minuten an, während eine langweilige Stunde wie eine Ewigkeit erscheint. Dasselbe gilt für die Arbeit. Wenn wir uns also daran erinnern, was wir vor einiger Zeit getan haben und wie lange es gedauert hat, liegen wir sehr wahrscheinlich falsch.
Aufgrund dieser drei Faktoren ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie zu wenig Geld verlangen und ungenaue Daten zur Messung der Rentabilität heranziehen. Die Lösung?
Erfassen Sie die Zeit so früh wie möglich, am besten sofort.
Und wie bringt man sein Team dazu, all diese Dinge sofort zu verfolgen?
Kurzum: Halten Sie es einfach.
Die Mitarbeiter wollen, dass Ihr Unternehmen erfolgreich ist und mehr Gewinn abwirft, denn das bringt Stabilität und Freiheit, um auch ihr Arbeitsleben zu verbessern. Sie mögen es nur nicht, täglich viel Zeit mit etwas zu verbringen, das ihnen nichts bringt. Wenn Sie die Zeit mit Excel-Tabellen oder tabellenartigen Schnittstellen erfassen, ist das nicht einfach genug. Aufwand und Wirkung stehen nicht im Gleichgewicht. Wenn man es einfach hält, ist der Aufwand geringer und die Mitarbeiter werden es sofort tun.
Was ist also die einfachste Art, dies zu verfolgen?
Der einfachste Weg, den Zeitaufwand für Projektaktivitäten zu erfassen
Willkommen Timeular. Timeular ist eine supereinfache Zeiterfassungssoftware für Agenturen, weil sie die einfachsten Möglichkeiten zur sofortigen Zeiterfassung in einer einzigen Lösung vereint.
Entweder Sie drücken einfach eine Tastenkombination auf Ihrem Computer, werfen unseren 8-seitigen Würfel oder ziehen die Zeiteinträge per Drag & Drop auf eine Kalenderoberfläche.
Wenn Sie nicht glauben, dass es einfach ist, dann sehen Sie sich unsere Bewertungen an.
Für den Anfang empfiehlt es sich, für jedes Projekt und jede Aktivität, die Sie verfolgen möchten, einen Bereich zu erstellen. Wenn Ihre Projekte ähnliche Namen haben, fügen Sie dem Bereichstitel ein Kundenpräfix hinzu, damit er leichter zu finden ist. Wenn Sie keine echten Projekte, sondern nur Kunden haben, können Sie auch nur diese als Bereichstitel verwenden.
Wenn es für Sie wichtig ist, nicht fakturierbare Zeit separat zu erfassen, ist es einfacher, eine Aktivität als nicht fakturierbar zu kennzeichnen. Erfassen Sie einfach alles zu dieser Aktivität und fügen Sie optional eine Notiz hinzu, um zu beschreiben, was getan wurde.
Alternativ könnten Sie jeden Zeiteintrag mit #abrechenbar, #nichtabrechenbar kennzeichnen. Unserer Erfahrung nach vergessen die Leute jedoch, diese Tags hinzuzufügen, und es entsteht mehr Arbeit für etwas, das nicht allzu oft vorkommen sollte. Nochmals: Halten Sie es einfach. Vor allem am Anfang.
Mit dieser einfachen Einrichtung erhalten Sie die genauen Daten, die Sie benötigen, um die Rentabilität auf viele verschiedene Arten zu betrachten.
Dinge finden, die man verbessern kann
Nach ein paar Wochen können Sie bereits damit beginnen, die Daten zu betrachten und Ihre Rentabilität zu analysieren. Am einfachsten ist es, wenn Sie sich die für jedes Projekt aufgewendete Zeit ansehen, diese mit Ihrem durchschnittlichen Stundensatz multiplizieren und die Unterschiede zwischen den von Ihnen in Rechnung gestellten Beträgen ermitteln. Auf dieser Grundlage können Sie Ihre Projekte in drei Kategorien einteilen: Rentabel, kostendeckend und unrentabel.
Ein Beispiel
Betrachten wir das Beispiel einer kleinen Marketingagentur mit fünf Projekten.
Eine schnelle Berechnung wie die nachstehende zeigt uns, dass 2 Projekte rentabel, eines neutral und zwei unrentabel sind. Beide sind für denselben Kunden: Acme.
Dies gibt uns zwar einen guten Überblick, aber wir sind noch nicht fertig. Der nächste Schritt besteht darin, die Details aller Projekte zu verstehen, denn wie wir später sehen werden, wird dies zu einigen überraschenden Erkenntnissen führen.
Es mag natürlich sein, dass wir uns nur die kostendeckenden und unrentablen Projekte genauer ansehen, aber wir sollten auch die rentablen Projekte betrachten, denn daraus können wir etwas für die anderen Projekte lernen, und vielleicht haben wir einfach nur Glück gehabt.
Werfen wir einen Blick auf die Aktivitäten der Crowdfunding-Kampagne MIA health, die nach unseren Berechnungen sehr profitabel ist.
Wenn wir die Gesamtzahlen dieses Projekts mit unseren ursprünglichen Schätzungen vergleichen, stellen wir fest, dass wir einfach Glück hatten, denn die Bearbeitung und Aufzeichnung ging viel schneller als wir dachten. Auf der anderen Seite haben wir mehr für das Skripting und die Besprechungen ausgegeben als erwartet. Notieren wir uns diese Erkenntnisse für einen Moment und sehen wir uns im nächsten Kapitel an, was wir dagegen tun können.
Schauen wir uns auch das unrentable Projekt Acme an: Website Update an. Auf den ersten Blick sieht es so aus, als ob unsere Planung viel schlechter war als die des vorherigen Projekts. Aber wenn wir genauer hinsehen, können wir feststellen, dass die geplanten Aktivitäten im Plan lagen. Wir hatten nur kein Budget für Meetings und Mediendesign. Was war passiert?
Erstens haben wir die Sitzungen wieder unterschätzt, oder genauer gesagt, wir haben sie überhaupt nicht eingeschätzt. Zweitens dachten wir, dass es schneller ginge, wenn wir die Gestaltung selbst übernähmen, um die Website rechtzeitig fertig zu stellen und den Kunden zufrieden zu stellen. Auf unsere Kosten.
Lassen Sie uns unsere Erkenntnisse zusammenfassen:
- Beide Projekte für Acme waren unrentabel
- Wir haben Meetings zweimal unterschätzt
- Wir haben Scripting und Mediengestaltung unterschätzt
- Wir haben Aufnahme und Bearbeitung überschätzt
Ergreifen Sie Maßnahmen zur Steigerung der Rentabilität
Nun, da wir wissen, was profitabel ist und was nicht, was können wir tun? Von all den Dingen, die Sie tun können, sind hier die 3 häufigsten Optionen.
1. Skalieren Sie Ihre profitablen Aktivitäten und Projekte
- Können Sie mehr für die profitablen Kunden tun?
- Können Sie ähnliche Kunden finden, die nach den von Ihnen angebotenen Aktivitäten suchen?
- Können Sie einige Projekte oder Tätigkeiten noch effizienter durchführen?
2. Verbesserung oder Einstellung unrentabler Aktivitäten und Projekte
- Gibt es eine Möglichkeit, unrentable Tätigkeiten effizienter zu gestalten?
- Können Sie die Preise für diese Aktivitäten erhöhen?
- Können Sie Geld für Änderungen in letzter Minute und ungeplante Dinge verlangen?
- Können Sie den Kunden an ein neues Projekt binden und dort einen Teil des Verlustes einkalkulieren?
- So hart es auch klingt, können Sie diese Tätigkeiten einstellen oder den Kunden sogar entlassen?
3. Realistischere Schätzungen für die Zukunft
- In der Regel dauert alles länger als geplant, und der Umfang nimmt in der Regel zu. Die meisten erfahrenen Agenturen wissen das. Deshalb fügen sie einen Puffer von 10-20 % für ungeplante Arbeiten, Schätzungsfehler und nicht abrechenbare Arbeiten hinzu.
- Wir sind keine Maschinen, die ständig 100 % Leistung bringen. Wir brauchen diese Kaffeepausen, internen Treffen und Zusammenkünfte, um die Motivation und den Teamgeist hoch zu halten. Andererseits muss jemand für diese Zeit bezahlen, daher müssen Sie für diese Dinge weitere 5 % bis 20 % auf Ihre Stundensätze und Honorare aufschlagen. Wenn mehr als 20 % Ihrer Zeit auf nicht abrechenbare Arbeit entfällt, ist es an der Zeit, darüber nachzudenken, wie Sie diese nicht abrechenbaren Aufgaben effizienter erledigen können.
Wie Sie sehen, gibt es viele Möglichkeiten, und es liegt an Ihnen, herauszufinden, welche davon für Sie und Ihre Geschäftsziele geeignet ist. Wichtig ist nur, dass Sie proaktiv etwas tun, sonst überlassen Sie den Erfolg Ihrer Agentur dem Zufall.
Zusammenfassung
Die Steigerung der Rentabilität gibt Ihrer Agentur Stabilität und die Freiheit, Kunden, Projekte und Arbeitsweisen zu wählen. Der Schlüssel zur Steigerung der Rentabilität liegt darin, dass das Team so früh wie möglich genaue Daten zur Zeiterfassung liefert. Je einfacher die Zeiterfassung für das Team ist, desto genauer sind die Daten, die Sie erhalten. Testen Sie Timeular 30 Tage lang kostenlos. Für Hilfe und Fragen wenden Sie sich bitte an [email protected].
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