Risikomatrix im Projektmanagement: Was ist das und wie benutzt man sie?
Die Risikomatrix ist ein Konzept, mit dem wir uns immer dann beschäftigen, wenn von Projektmanagement die Rede ist. Risiken gehören zu jedem Projekt, und es ist klar, dass es leider keine Möglichkeit gibt, mit Sicherheit zu wissen, wann und wo sie auftreten werden.
Es ist zwar nicht unmöglich, ein Projekt ohne Risiken oder Folgen zu bewältigen, aber doch sehr unwahrscheinlich. Bei allem, was wir im Leben tun, ist das Gesetz von Murphy (alles, was schiefgehen kann, wird auch schiefgehen) gleich um die Ecke, bereit zum Angriff.
Was wir im Hinblick auf die Risikowahrscheinlichkeit tun können, ist, Projektrisiken vorzubeugen und auf sie vorbereitet zu sein, wobei eine Risikomatrix sehr hilfreich sein kann.
Was ist eine Risikomatrix im Projektmanagement?
Die Risikomatrix ist eine weit verbreitete Projektmanagementtechnik zur Risikoanalyse. Sie ist ein Instrument, das Aufschluss über die Wahrscheinlichkeit des Eintretens eines Risikos gibt und darüber, ob es sich um ein größeres oder ein kleineres Problem handeln wird.
Die Formel zur Risikoberechnung lautet: Risiko = Wahrscheinlichkeit x Schweregrad.
Nach der Risikobewertung, bei der die Wahrscheinlichkeit und der Schweregrad der einzelnen Risiken berechnet werden, können diese in einer Matrix angeordnet werden, um die Auswirkungen der Risiken zu berechnen.
Diese Übung ist von entscheidender Bedeutung, da sie dazu beiträgt, die Risiken in einem Projekt nach Prioritäten zu ordnen und sie anschließend zu bewältigen.
Welche Schritte sind bei einer Risikobewertung zu unternehmen?
Um ein umfassendes Konzept für die Bewältigung potenzieller Probleme zu gewährleisten, ist es unerlässlich, bei der Risikobewertung strukturierte Schritte zu befolgen, von der Ermittlung der Risiken bis zur kontinuierlichen Überwachung ihrer Auswirkungen. Dies ist ein schrittweiser Leitfaden für die Umsetzung des Risikomanagementprozesses:
1. Identifizieren Sie Risiken: Identifizieren Sie potenzielle Risiken durch Brainstorming, Expertenkonsultationen und die Analyse historischer Daten. Dieser umfassende Identifizierungsprozess stellt sicher, dass alle möglichen Risiken erkannt und dokumentiert werden, um eine Grundlage für die weitere Bewertung zu schaffen.
2. Bewertung der Wahrscheinlichkeit und der Auswirkungen: Bewerten Sie die Eintrittswahrscheinlichkeit und die potenziellen Auswirkungen jedes Risikos. In diesem Schritt werden die Risiken nach ihrer Wahrscheinlichkeit und ihrem Schweregrad bewertet, was zum Verständnis des Ausmaßes ihrer potenziellen Auswirkungen auf das Projekt beiträgt.
3. Berechnen Sie Risikobewertungen: Verwenden Sie eine Risikomatrix, um die Wahrscheinlichkeits- und Auswirkungsbewertungen zu einer Gesamtrisikobewertung zu kombinieren. Diese Berechnung hilft bei der Priorisierung von Risiken durch die Quantifizierung ihrer potenziellen Bedrohung und ermöglicht eine effektive Konzentration auf die kritischsten Risiken.
4. Entwicklung von Strategien zur Risikominderung: Formulieren Sie Aktionspläne zur Bewältigung der Risiken mit der höchsten Priorität, einschließlich Präventivmaßnahmen und Notfallpläne. Durch die Entwicklung dieser Strategien bereiten Sie sich darauf vor, Risiken proaktiv zu bewältigen und ihre potenziellen Auswirkungen auf das Projekt zu verringern.
5. Überwachung und Überprüfung: Verfolgen Sie kontinuierlich die ermittelten Risiken und die Wirksamkeit der Maßnahmen zur Risikominderung. Regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen stellen sicher, dass die Risikobewertung korrekt und relevant bleibt und an etwaige Änderungen oder neu auftretende Risiken angepasst wird.
Die Risikomatrix ist Teil des Programms des APM - eine der besten pmp-Zertifizierungen.
Beispiel einer Risikomatrix
Die Risikomatrix ist ein Standardwerkzeug in einem Projektrisikomanagementplan und ermöglicht es dem Projektleiter und den Teammitgliedern, jedes Risiko zu analysieren, indem sie jedes Ereignis als hoch, mittel oder gering einordnen.
Für die Berechnung der Risikomatrix können verschiedene Vorlagen verwendet werden, z. B. 5×5, aber auch 3×3 oder 4×4. Sobald der Schweregrad und die Wahrscheinlichkeit jedes Risikos bewertet sind, ist es möglich, die Risiken zu priorisieren und sich auf sie vorzubereiten.
Um ein Beispiel für eine Risikomatrix zu zeigen, verwenden wir eine 4×4-Risikobewertungsmatrix.
Als Erstes müssen so viele potenzielle Risiken wie möglich ermittelt werden. Eine Brainstorming-Sitzung mit dem Projektteam ist ideal, um potenzielle Risiken im Zusammenhang mit dem Projekt selbst zu analysieren und zu ermitteln.
Es ist auch hilfreich, diese Risiken zu organisieren, indem man sie in eine separate Dokumentation einträgt. Das Bewertungsformular oder Risikoregister sollte etwa so aussehen.
Vorlage für eine Risikomatrix
| Potenzielle Risiken | Wahrscheinlichkeit/Wahrscheinlichkeit | Auswirkungen/Schweregrad | Risikobewertung |
| Risiko einer | - | - | - |
| Risiko b | - | - | - |
| Risiko c | - | - | - |
| Risiko d | - | - | - |
Wahrscheinlichkeit/Wahrscheinlichkeit
Bestimmen Sie anschließend die Risikowahrscheinlichkeit und die Skala, die Sie verwenden werden. In der Regel folgen die Wahrscheinlichkeitsstufen den Stufen der Matrix.
Die Verwendung einer 4×4-Matrix bedeutet also, dass wir vier Risikostufen haben. Die vollständige Risikomatrix ist die 5×5-Matrix. Lassen Sie uns diese vier betrachten:
- Sehr unwahrscheinlich / Unwahrscheinlich
- Möglicherweise
- Wahrscheinlich
- Sehr Wahrscheinlich
| Potenzielle Risiken | Wahrscheinlichkeit/Wahrscheinlichkeit | Auswirkungen/Schweregrad | Risikobewertung |
| Risiko einer | 4 | - | - |
| Risiko b | 3 | - | - |
| Risiko c | 1 | - | - |
| Risiko d | 3 | - | - |
Auswirkungen/Schweregrad
Als Nächstes muss die Auswirkungs- oder Schweregradskala eingestuft werden. In diesem Fall werden wir ebenfalls vier Stufen berücksichtigen.
- Sehr niedrig / niedrig
- Mäßig
- Bedeutend
- Katastrophische Ereignisse
Beachten Sie, dass diese Skalen vollständig an Ihre Bedürfnisse und Projektspezifikationen angepasst werden können.
| Potenzielle Risiken | Wahrscheinlichkeit/Wahrscheinlichkeit | Auswirkungen/Schweregrad | Risikobewertung |
| Risiko einer | 4 | 4 | - |
| Risiko b | 3 | 4 | - |
| Risiko c | 1 | 3 | - |
| Risiko d | 3 | 2 | - |
Berechnen Sie die Risikoeinstufung
Als Nächstes ist es an der Zeit, die Risikoeinstufung nach der Formel Wahrscheinlichkeit/Wahrscheinlichkeit x Auswirkung/Schweregrad zu berechnen. Da wir mit einer 4×4-Matrix arbeiten, ist der höchste Wert, den wir erhalten, 16. Dies wäre das höchstbewertete Risiko.
Diese können dazu führen, dass das Projekt aus den Fugen gerät, und müssen daher genau beachtet werden. Nutzen Sie diese Informationen, um diesen Risiken vorzubeugen.
| Potenzielle Risiken | Wahrscheinlichkeit/Wahrscheinlichkeit | Auswirkungen/Schweregrad | Risikobewertung |
| Risiko einer | 4 | 4 | 16 |
| Risiko b | 3 | 4 | 12 |
| Risiko c | 1 | 3 | 3 |
| Risiko d | 3 | 2 | 6 |
Endgültige Risikomatrix
Das Risiko A ist also das gefährlichste. Die anderen Risiken können ebenfalls in verschiedene Stufen eingeteilt werden. In diesem speziellen Fall könnten zum Beispiel 1-6 niedrig, 7-11 mittel und 12-16 hoch sein.
Nun sind alle Informationen verfügbar und können in die Matrix eingefügt werden. Die Risiken werden identifiziert und kurz zwischen den beiden Achsen beschrieben. Einige Risiken können auf dieselbe Metrik fallen.
| Auswirkungen/Schweregrad | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Wahrscheinlichkeit / Wahrscheinlichkeit | 1 | 2 | 3 | 4 | |
| 4 | Risiko a (16) | ||||
| 3 | Risiko d (6) | Risiko b (12) | |||
| 2 | |||||
| 1 | Risiko c (3) | ||||
Um die Matrix noch weiter anzupassen, kann sie farblich gekennzeichnet werden, z. B. grün für ein geringes und rot für ein hohes Risiko.
Die Vorteile einer Risikobewertungsmatrix
Die Entwicklung einer Risikobewertung und die anschließende Berechnung der Matrix ist ein entscheidender Schritt, der zu den Aufgaben und Funktionen des Projektmanagers gehört.
Es ist von grundlegender Bedeutung, seine Vermögenswerte zu kennen und zu wissen, wie man mit ihnen umgeht und sie schützt. Dies ist der Hauptnutzen einer Risikobewertungsmatrix.
Die regelmäßige Durchführung einer Risikobewertung ist der Schlüssel, um herauszufinden, welche potenziellen Bedrohungen den Lebenszyklus des Projekts beeinträchtigen könnten - dies ist Vorteil Nummer zwei.
Verstehen der Wahrscheinlichkeit und des hypothetischen Ausmaßes der ermittelten Bedrohungen. Dies ist die Gelegenheit, die Risikomatrix zu berechnen. Dies bietet die Möglichkeit, proaktiv statt reaktiv auf Risiken zu reagieren.
Die Risikobewertungsmatrix ist das Instrument, das die Umsetzung proaktiver Maßnahmen zur Minimierung der Auswirkungen der Projektrisiken ermöglicht.
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Was sind die Nachteile der Risikomatrix?
Hier sind fünf der wichtigsten und häufigsten Nachteile der Verwendung einer Risikomatrix:
- Vernachlässigung von Interdependenzen: In Risikomatrizen werden häufig die Wechselwirkungen und Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Risiken nicht berücksichtigt, was zu einem unvollständigen Verständnis des gesamten Risikoumfelds führt.
- Subjektivität: Die Bewertung von Risiken hängt häufig von persönlichen Einschätzungen ab, was zu uneinheitlichen und voreingenommenen Bewertungen führen kann.
- Zu starke Vereinfachung: Risiken werden unter Umständen zu grob kategorisiert, so dass wichtige Details und Nuancen, die für ein wirksames Risikomanagement entscheidend sind, fehlen.
- Statischer Charakter: Eine Risikomatrix stellt eine Momentaufnahme der Risikolandschaft zu einem bestimmten Zeitpunkt dar und berücksichtigt keine Veränderungen im Laufe des Projekts, so dass sie schnell veraltet ist.
- Ungenauigkeit: Vereinfachte Skalen können zu ungenauen Risikoeinstufungen führen, wenn die tatsächliche Wahrscheinlichkeit und Auswirkung nicht genau in die vordefinierten Kategorien passen.
TIPP: Eine Risikomatrix ist eine gute Ergänzung zu Ihrem Projektbericht.
Schlussfolgerung
Diese Art von Werkzeug ist sowohl analog als auch digital, und der größte Vorteil ist, dass es für die Verwaltung mehrerer Projekte verwendet werden kann. Allerdings ist jedes Projekt mit einzigartigen Risiken behaftet, und diese müssen häufig neu bewertet werden.
Leider lässt sich mit einer Risikomatrix nicht jedes Problem lösen, aber sie hilft, sowohl die Wahrscheinlichkeit als auch die Auswirkungen eines Problems zu verringern. Nutzen Sie sie in Ihrer Strategie.
FAQ
Was ist eine Risikomatrix und wie wird sie verwendet?
Eine Risikomatrix ist ein Projektmanagement-Tool, das zur Bewertung und Priorisierung von Risiken verwendet wird, indem ihre Wahrscheinlichkeit und Schwere bestimmt wird, was bei der Verwaltung und Vorbereitung auf potenzielle Risiken hilft.
Wie berechnet man das Risiko in einer Risikomatrix?
Das Risiko wird berechnet, indem die Wahrscheinlichkeit des Eintretens eines Risikos mit den Auswirkungen oder dem Schweregrad, die es auf das Projekt haben kann, wenn es eintritt, gekreuzt wird.
Was machen Sie mit den Ergebnissen der Risikomatrix?
Die Ergebnisse der Risikomatrix sind von grundlegender Bedeutung für die Erstellung eines Reaktions- oder Aktionsplans zur Behebung und Minderung der Risiken. Anhand der gesammelten Daten können Sie Berichte erstellen und den Teammitgliedern mit den besten Fähigkeiten Aufgaben zur Risikominderung zuweisen.
Es ist wichtig, dass Sie sich zunächst mit den Risiken befassen, die am höchsten eingestuft sind, und den Rest weiter überwachen.
Die Verwendung dieses Tools ist ein wirksames Mittel, um das Arbeitsteam zu unterstützen und alle Probleme, die einem erfolgreichen Projekt im Wege stehen könnten, zu mindern.
Wer hat die Risikomatrix erfunden?
Über die Ursprünge der Verwendung der Risikomatrix gibt es unterschiedliche Meinungen, aber die meisten stimmen darin überein, dass sie zuerst von der US Air Force vorgeschlagen wurde.
Was ist ein Risikomatrix-Score?
Ein Risikomatrix-Score ist eine Metrik zur Vorhersage der Risikoaspekte. Der Score wird durch die Verwendung von Indikatoren in der Analyse erreicht oder entwickelt.
Wie erstellt man eine Risikomatrix in Excel?
In Microsoft Excel können Sie eine Risikomatrix erstellen, indem Sie eine Tabelle mit Wahrscheinlichkeits- und Schweregradskalen erstellen. Fügen Sie Beschriftungen hinzu, und verwenden Sie die Spalten für den Schweregrad und die Zeilen für die Eintrittswahrscheinlichkeit. Vergewissern Sie sich, dass alle verwendeten Begriffe und Definitionen denen entsprechen, die das Team festgelegt hat.
Stimmen Sie die Risikomatrix farblich ab, um eine bessere und leichter zu interpretierende visuelle Darstellung zu erhalten. Weisen Sie die ermittelten Werte zu und wenden Sie die Multiplikationsformel an, um das Risiko zu berechnen.
Warum ist eine Risikomatrix notwendig?
Eine Risikomatrix bietet ein solides Wissen über das Risikoumfeld und darüber, was während des Lebenszyklus des Projekts schief gehen kann. Die Risiken und ihre Komplexität werden ständig wachsen und sich weiterentwickeln. Im Klartext: Man weiß nie, was das Morgen bringt.
Mehr denn je müssen sich Unternehmen den gegenwärtigen und zukünftigen Herausforderungen stellen, indem sie Risiken effizient identifizieren, analysieren und entschärfen.
Was sind die 5 Elemente des Risikomanagements?
Eine Risikomatrix bietet ein solides Wissen über das Risikoumfeld und darüber, was während des Lebenszyklus des Projekts schief gehen kann. Risiken und ihre Komplexität werden ständig wachsen und sich weiterentwickeln. Im Klartext: Man weiß nie, was morgen bDie 5 Elemente des Risikomanagements sind Identifizierung, Analyse, Planung, Minderung und Überwachung.
Die Risikomatrix ist auch bekannt als?
Die Risikomatrix wird auch als Wahrscheinlichkeits- und Schweregrad-Risikomatrix bezeichnet.
Was ist eine 3×3-Risikomatrix?
Eine Risikobewertungsmatrix enthält eine Reihe von Werten, die die Wahrscheinlichkeit und den Schweregrad eines Risikos bestimmen. Eine 3×3-Risikomatrix hat 3 Stufen für die Wahrscheinlichkeit und 3 Stufen für den Schweregrad.
Was ist eine 4×4-Risikomatrix?
Eine Risikobewertungsmatrix enthält eine Reihe von Werten, die die Wahrscheinlichkeit und den Schweregrad eines Risikos bestimmen. Eine 4×4-Risikomatrix hat 4 Stufen der Wahrscheinlichkeit und 4 Stufen des Schweregrads.
Was ist eine 5×5-Risikomatrix und wie wird sie verwendet?
Eine 5×5-Risikomatrix hilft bei der Bewertung von Risiken, indem sie die Wahrscheinlichkeit ihres Eintretens und die Schwere ihrer Auswirkungen ermittelt. Um sie zu verwenden, ermitteln Sie den Grad der Wahrscheinlichkeit und den Schweregrad eines Risikos und ordnen sie dann in der Matrix zu, um den Gesamtrisikograd zu ermitteln.
Wie nutzen Sie die Instrumente des Risikomanagements?
Risikomanagement-Tools werden eingesetzt, um Risiken systematisch zu identifizieren, zu bewerten und nach Prioritäten zu ordnen, Strategien zur Risikominderung zu entwickeln, Risikomanagement-Aktivitäten zu überwachen und Risikoinformationen an die Beteiligten weiterzugeben.
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