Projektmanagement Zeiterfassung: Tools & Einblicke

Wenn es um die Verwaltung von Projekten geht, ist die Zeiterfassung bei weitem die beste Methode, um Projekte auf Kurs zu halten.

Wenn Sie in der heutigen schnelllebigen Welt nicht verfolgen, wie viel Zeit Sie und Ihr Team für Aufgaben aufwenden und welche Fortschritte Sie gemacht haben, sind Sie wahrscheinlich nicht so effizient, wie Sie sein sollten, und nicht annähernd so profitabel, wie Sie sein könnten.

Mit Zeiterfassung und effektivem Zeitmanagement können Sie all dies und noch viel mehr erreichen.

In diesem Blogbeitrag erfahren Sie , was Zeiterfassung im Projektmanagement ist, welche Vorteile sie bietet und welche Apps für die Zeiterfassung am besten geeignet sind.

Lassen Sie uns zunächst erörtern, worum es beim Projektmanagement-Tracking überhaupt geht.

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Was bedeutet Zeiterfassung im Projektmanagement?

Die Zeiterfassung im Projektmanagement bedeutet, den Fortschritt von Aufgaben und Projekten zu analysieren, die dafür aufgewendete Zeit zu erfassen, den Einsatz von Ressourcen zu überwachen und zu optimieren und sicherzustellen, dass die Projekte im Zeit- und Kostenrahmen bleiben.

Einfach ausgedrückt, sorgt die Zeiterfassung im Projektmanagement dafür, dass Teams genau wissen, wie sie ihre Zeit verbringen. Wenn sie effizient eingesetzt wird, kann Software für die Zusammenarbeit im Team dazu beitragen, die Kommunikation und den Arbeitsablauf von Teams zu verbessern, und bietet Einblicke, die ihre Produktivität steigern.

TIPP: Zeiterfassungsregeln für Arbeitnehmer

Warum sollte ich die Zeiterfassung im Projektmanagement einsetzen?

Wenn man komplexe Projekte verwaltet und keine Möglichkeit hat, Ausgaben und Ressourcen zu verfolgen, ist es viel einfacher, Probleme zu bekommen. Deshalb ist die Zeiterfassung im Projektmanagement so wichtig.
Einige der Gründe, warum Sie die Zeiterfassung im Projektmanagement einsetzen sollten, sind:

1. Verfolgen Sie die Effizienz Ihrer Teams: Die Zeiterfassung im Team kann einen klaren Überblick über die Leistung Ihres Teams geben. Mit der Zeiterfassung können Sie Bereiche identifizieren, die verbessert werden müssen, und Aufgaben, die einfach eliminiert werden können. Außerdem bietet sie Ihnen Einblicke für Feedback, um die Gesamteffizienz Ihres Teams zu verbessern.
2. Optimieren Sie Planung und Ressourcenzuweisung: Genaue Zeiterfassungsdaten können Projektmanagern wie Ihnen dabei helfen, zu verstehen, wie viel Zeit ihr Team für eine bestimmte Aufgabe oder ein bestimmtes Projekt benötigen wird. Mit diesen Informationen können Sie Ressourcen genauer zuweisen und sicherstellen, dass die richtigen Teammitglieder zur richtigen Zeit den richtigen Aufgaben zugewiesen werden, um eine Überlastung des Teams zu vermeiden.
3. Genaue Zeitschätzungen: Durch die Nutzung von Zeiterfassungsdaten wissen Sie, wie viel Zeit Sie und Ihr Team für ähnliche Projekte oder Aufgaben aufgewendet haben. Anhand dieser Daten können Sie als Projektleiter genauere Zeitschätzungen für künftige Projekte vornehmen und so Ihre Projektplanung und Terminierung verbessern.
4. Einhaltung von Fristen: Wenn Sie die für Aufgaben aufgewendete Zeit verfolgen, können Sie sich leichter einen Überblick über den Projektfortschritt verschaffen und mögliche Engpässe erkennen. Anhand dieser Daten können Sie bei Bedarf den Kurs ändern und sicherstellen, dass die Projekte innerhalb der mit den Kunden vereinbarten Fristen abgeschlossen werden.
5. Verringern Sie zeitraubende Aktivitäten und erkennen Sie Ineffizienzen: Die Zeiterfassung hilft dabei, Aktivitäten und Aufgaben zu identifizieren, die zu viel Zeit in Anspruch nehmen und nicht zu den positiven Ergebnissen des Projekts beitragen. Als Projektleiter können Sie zeitraubende Aufgaben und Ineffizienzen einfach eliminieren, was zur Rationalisierung von Prozessen und zur Verbesserung der Gesamtproduktivität Ihres Teams beiträgt.
6. Unterstützung der Entscheidungsfindung: Durch die Zeiterfassung erhalten Sie wichtige Einblicke, die Ihnen bei der Entscheidungsfindung helfen und letztlich zum Erfolg des Projekts beitragen können. Sie hilft Ihnen und Ihren Teammitgliedern auch dabei, die Projektziele und -termine einzuhalten, da jeder einen vollständigen Überblick über die Entwicklung des Projekts und die Gründe für bestimmte Entscheidungen hat.
7. Abrechenbare Zeit und Rechnungsstellung: Eine genaue Zeiterfassung ist für die verschiedenen Arten der Projektabrechnung entscheidend. Für jedes Unternehmen, das die abrechenbare Zeit erfassen muss, stellt die Verwendung von Zeiterfassungssoftware sicher, dass die abrechenbaren Stunden genau erfasst werden, was zu einer transparenten Rechnungsstellung und einer engeren Beziehung zu den Kunden führt.
8. Einnahmen und Kosten: Die Sicherstellung einer genauen Abrechnung der Zeit ist eine intelligente Strategie zur Steigerung der Einnahmen und zur Senkung der Kosten. Die Zeiterfassung sorgt dafür, dass Sie mehr Zeit erfassen und in Rechnung stellen und nicht mehr Zeit verschenken und zu wenig in Rechnung stellen.

Lies hier:

• Was sind Zeitfresser und wie kann man sie erkennen?
• Wie füllt man Stundenzettel aus?

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Wie man den Zeitaufwand für Projekte erfasst

Es gibt verschiedene Möglichkeiten und Instrumente zur Erfassung der für Projekte aufgewendeten Zeit. Jede hat ihre Vor- und Nachteile. Daher ist es wichtig, bei der Auswahl einer Zeiterfassungsmethode diejenige zu wählen, die am besten zu Ihnen und Ihrem Team passt.

Beginnen Sie damit, die Größe Ihres Teams, die Anforderungen des Projekts und die Anforderungen an die Projektberichterstattung zu ermitteln, um den am besten geeigneten Ansatz für die Erfassung der für Projekte aufgewendeten Zeit zu finden.

Im Folgenden finden Sie einige praktische Möglichkeiten zur Zeiterfassung im Projektmanagement:

Automatisierte Zeiterfassungswerkzeuge

Automatisierte Zeiterfassungstools verwenden Software oder Apps zur automatischen Zeiterfassung durch Überwachung von Aktivitäten auf Computern oder mobilen Geräten.

• Sie bieten die genauesten Methoden zur Zeiterfassung und eliminieren das Potenzial für menschliche Fehler. Zeiterfassungstools erfassen Daten in Echtzeit und verringern so das Risiko vergessener oder falsch erfasster Stunden.
• Ein weiterer Vorteil ist, dass sich die Mitarbeiter auf ihre Arbeit konzentrieren können, ohne dass sie ihre Zeit manuell erfassen und berechnen müssen, da die Zeiterfassung im Hintergrund läuft. Der rationalisierte Zeiterfassungsprozess spart wertvolle Zeit und verbessert die Produktivität, was ein effizienteres Projektmanagement und eine effizientere Ressourcenzuweisung ermöglicht.
• Automatische Zeiterfassungssoftware liefert detaillierte Berichte und Analysen, die wertvolle Einblicke in die Zeitverteilung auf verschiedene Projekte, Aufgaben und Kunden bieten. Diese Daten ermöglichen es Ihnen, Arbeitsabläufe zu optimieren, Engpässe zu erkennen und fundierte Entscheidungen auf der Grundlage der tatsächlichen Zeitnutzung zu treffen.
• Eine Zeiterfassungs-App eignet sich perfekt für Remote-Teams, da Sie nicht ins Büro kommen müssen, um Ihre Zeit zu erfassen.
• Sie versenden automatische Zeiterinnerungen, so dass diese nicht mehr manuell verschickt werden müssen.

Manuelle Zeiterfassung

Die manuelle Zeiterfassung ist eine der traditionellen Methoden zur Zeiterfassung bei Projekten. Bei manuellen Zeiterfassungsbögen wird die für jede Aufgabe aufgewendete Zeit manuell erfasst, z. B. mit Hilfe von Zeiterfassungsvorlagen, Tabellenkalkulationen oder Stift und Papier.

Trotz ihres traditionellen Ansatzes bietet sie eine gewisse Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. Es handelt sich jedoch um eine zeitaufwändige Zeiterfassungsmethode, die anfällig für menschliche Fehler ist.

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Stundenzettel-Apps

Eine Timesheet-Software bietet Teams eine digitale Plattform, um ihre Zeit für bestimmte Projekte zu erfassen und aufzuzeichnen.

Auf dem Papier sieht es wie eine bequeme Lösung aus, da es die Zeiterfassung für die Mitarbeiter so einfach macht. Allerdings beruht sie fast ausschließlich - wenn nicht sogar vollständig - auf der manuellen Erfassung, was zu verschiedenen Unstimmigkeiten bei der Zeiterfassung führen kann.

Softwarelösungen für das Projektmanagement

Mehrere Projektmanagement-Softwarelösungen bieten bereits integrierte Funktionen für die Zeiterfassung.

Es ermöglicht Teammitgliedern die Zeiterfassung auf derselben Plattform, auf der sie auch Aufgaben und Projekte verwalten.

Sie bietet ebenfalls eine nahtlose Integration, kann aber zusätzliche Schulungen und Einrichtungsarbeiten erfordern.

Systeme für die Zeitein- und -ausschaltung

Stechuhrsysteme sind eine weitere einfache, traditionelle Methode zur Zeiterfassung am Arbeitsplatz. Der Hauptzweck besteht darin, Teams dazu zu bringen, ihre Arbeitszeiten mit physischen Stechuhren oder digitalen Systemen zu erfassen. Sie werden häufig in größeren Teams eingesetzt, die hauptsächlich vor Ort arbeiten. Stechuhrsysteme haben jedoch einige erhebliche Nachteile:

• Die Einführung und Wartung von Systemen zur Zeiterfassung kann kostspielig und zeitaufwändig sein. Sie erfordern Investitionen in Hardware (z. B. Stechuhren oder biometrische Scanner) und Software sowie laufende Wartung, Updates und Fehlerbehebung.
• Herkömmliche Stechuhrsysteme sind anfällig für betrügerische Aktivitäten, bei denen ein Mitarbeiter für einen anderen ein- oder ausstempelt, oder für die Manipulation von Zeitaufzeichnungen. Diese Praktiken können zu einer ungenauen Zeiterfassung und Unstimmigkeiten in der Gehaltsabrechnung führen.
• Stechuhrsysteme eignen sich möglicherweise nicht für Arbeitsplätze, die flexible Arbeitsregelungen wie Fernarbeit oder gemischte Arbeitsverhältnisse zulassen. Sie sind in erster Linie für die Erfassung fester Arbeitszeiten konzipiert und können Schwankungen der Arbeitszeiten oder -orte nicht berücksichtigen. Dies kann zu unvollständigen oder ungenauen Daten führen.

Biometrische Zeiterfassung

Biometrische Zeiterfassungssysteme sind eine relativ neue Methode der Zeiterfassung im Projektmanagement. Dabei werden biometrische Daten wie Fingerabdrücke oder Gesichtserkennung verwendet, um die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu erfassen.

Obwohl sie genaue und sichere Zeiterfassungen bieten, werfen sie Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes auf.

Damit das Zeiterfassungssystem richtig funktioniert, müssen die Mitarbeiter biometrische Daten angeben, und das ist nicht für jeden etwas, mit dem er sich wohl fühlt.

Darüber hinaus erfordert ein biometrisches Zeiterfassungssystem die Implementierung biometrischer Geräte vor Ort, z. B. biometrischer Uhren.

Zusammenfassung

Das Hauptziel der Erfassung der für Projekte aufgewendeten Zeit besteht darin, genaue Daten zu sammeln, mit deren Hilfe Sie die Effizienz Ihrer Projekte, die Zuweisung von Ressourcen und die Gesamtproduktivität Ihrer Teams analysieren und verbessern können.

Deshalb ist es so wichtig, eine Zeiterfassungsmethode zu wählen, die auf die Anforderungen Ihres Projekts, die Größe Ihres Teams und Ihren Arbeitsablauf abgestimmt ist.

Bevor Sie sich also für eine Zeiterfassungsmethode entscheiden, sollten Sie Faktoren wie die Genauigkeit der Zeiterfassung, die Integrationsmöglichkeiten und die Detailgenauigkeit, die Sie für Ihr Projektmanagement und Ihre Berichterstattung benötigen, berücksichtigen.

Nachdem Sie die Methoden ausgewählt haben, die am besten zu Ihren Zielen passen, können Sie mit verschiedenen Techniken und Tools experimentieren, die Ihnen dabei helfen, die beste Lösung für Sie und Ihr Team zu finden.

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Die besten Apps zur Zeiterfassung für Projekte

Wenn es um die Zeiterfassung im Projektmanagement geht, bieten mehrere Apps eine effiziente Möglichkeit, die für Aufgaben und Projekte aufgewendete Zeit zu verwalten. Hier sind die 10 besten verfügbaren Zeiterfassungs-Apps:

1. Timeular

Timeular ist die müheloseste und genaueste App für die Zeiterfassung von Projekten mit einer breiten Palette von Funktionen, die das Projektmanagement so effizient und profitabel wie möglich machen.

Praktische Funktionen wie Erinnerungen, automatische Zeiterfassung, detaillierte Berichte, Urlaubsnachverfolgung und Integrationen mit beliebten Projektmanagement-Tools machen die App zur ersten Wahl für alle, die ihre Projektplanung und ihr Ressourcenmanagement auf ein neues Niveau bringen möchten.

Vorteile

• Budgetansichten und Berichte: Verfolgen Sie den Zeitaufwand für Projekte und erstellen Sie genaue, umfassende Berichte.
• Kalenderansicht: Erstellen Sie neue Aktivitäten durch Ziehen und Ablegen in Ihrem Kalender.
• Integrationen: Verbinden Sie sich mit Jira, Asana, Toggl und jedem anderen Tool, mit dem Sie arbeiten.
• Urlaubserfassung: Verwalten Sie alle Arten von Urlaub an einem Ort. Verfolgen Sie bezahlte Auszeiten, Krankheitstage, Freizeitausgleich und vieles mehr.
• Tastaturkurzbefehle: Wechseln Sie mit praktischen Tastenkombinationen schnell zwischen Aufgaben.
• Automatische Verfolgung: Sehen Sie, welche Apps, Dokumente und Websites Sie zu welchem Zeitpunkt verwendet haben und was in Ihrem Kalender stand, und fügen Sie sie mit einem Klick zu Ihrer Zeiterfassungsübersicht hinzu! Ihre Privatsphäre ist zu 100% geschützt: Die Daten werden ausschließlich auf Ihrem lokalen Rechner gespeichert, so dass niemand sonst darauf zugreifen kann.
• Zeiterfassungsbögen werden automatisch ausgefüllt, so dass Sie mehr Zeit für produktive Aufgaben haben.
• Desktop und mobile App: Erfassen Sie die Zeit schnell, wo immer Sie sind, mit einer mobilen App für iOS und Android
• Physische Zeiterfassung: Drehen Sie den Tracker einfach um, wenn Sie mit der Zeiterfassung für eine neue Aufgabe beginnen möchten.
• Privatsphäre der Benutzer: Die Zeitdaten der Nutzer sind vertraulich.

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2. Asana

Asana ist ein weithin bekanntes und eines der besten Projektmanagement-Tools, das auch für seine integrierte Zeiterfassungsfunktion bekannt ist.

Die Zeiterfassungsfunktion von Asana ist jedoch weniger robust als die anderer Zeiterfassungssoftware, was zu mehreren Ungenauigkeiten bei der Erfassung von Abrechnungsstunden und damit zu Umsatzeinbußen führt.

Nachteile

• Begrenzte Berichts- und Analysemöglichkeiten
• Inkonsistenz bei der Erfassung von Abrechnungsstunden im Vergleich zu anderen Zeiterfassungsinstrumenten
• Die Erstellung von Stundenzetteln ist zeitaufwändig

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3. Basecamp

Basecamp ist ein Projektmanagement-Toolsystem, das dabei hilft, den Fortschritt von Aufgaben und Projekten zu überwachen. Es ermöglicht Ihnen die Integration mit beliebten Tools und Apps, z. B. Slack.

Allerdings wirkt das Designsystem veraltet, und die Nutzer haben manchmal Probleme, ihren Aktivitätsstatus zu erfassen.

Nachteile

• Veraltetes UX/UI-Design-System
• Fehlende Echtzeit-Verfolgung und -Benachrichtigung
• Gelegentliche Störungen beim Herunterladen auf die mobile App

Lesen Sie auch: Basecamp Zeiterfassung

4. Xero

Xero ist eine Software zur Aufgabenautomatisierung für Buchhalter, die über Zeiterfassungsfunktionen verfügt, mit denen Sie abrechenbare Stunden erfassen und in Ihr Rechnungsstellungssystem integrieren können.

Einige Abrechnungsfunktionen sind jedoch nicht intuitiv oder benutzerfreundlich. Zum Beispiel können Sie keine manuellen wiederkehrenden Zahlungen einrichten.

Lesen Sie auch: Xero Zeiterfassung

Nachteile

• Zeiterfassungsfunktionen sind nur in zwei der drei Tarife verfügbar
• Projektleiter dürfen nicht mehrere Mitarbeiter mit der gleichen Aufgabe betrauen.
• Die Funktion zur Verfolgung der abrechenbaren Stunden ist nicht so robust wie andere Projektmanagement-Tools.

Das könnte nützlich sein: Kostenlose Vorlagen für Stundenzettel zur Rechnungsstellung

5. BambooHR

BambooHR ist ein weitgehend cloudbasiertes Tool für die Personalverwaltung.

Der Hauptvorteil von BambooHR besteht darin, dass Sie den Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter auf einfache Weise rationalisieren und Mitarbeiterinformationen, wie z. B. Vergütungsfragen, effektiv verwalten können.

Die Funktionen von BambooHR für die Personalverwaltung sind jedoch stark auf Mitarbeiter in den USA ausgerichtet. Wenn Sie verschiedene Teams in mehreren Ländern verwalten müssen, können andere Management-Tools als BambooHR eine bessere Integration des Projektmanagements bieten.

Nachteile

• Fehlende Funktionen zur Mitarbeiterplanung
• Unstimmigkeiten bei der Berichterstattung
• Begrenzte Anpassungsfunktionen für Teams außerhalb der USA

Verfolgen Sie die jedem Kunden, Projekt und jeder Aktivität zugewiesene Zeit, um Ihr Arbeitspensum abzuschätzen.

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6. Hubstaff

Hubstaff, eine großartige Harvest-Alternative, ist eine App zur Mitarbeiterüberwachung. Sie bietet Funktionen wie GPS-Tracking, Aktivitätsüberwachung und Produktivitätsanalyse, was für Unternehmen, die eine detaillierte Aktivitätsüberwachung benötigen, hilfreich sein könnte.

Wenn Ihnen jedoch der Schutz der Privatsphäre Ihrer Mitarbeiter wichtig ist, ist Hubstaff wahrscheinlich nicht die beste Zeiterfassungs-App für Ihr Team, da sie eine Screenshot-Funktion bietet, mit der die Geräteaktivitäten überwacht werden können.

Nachteile

• Komplexe Einrichtung und hohe Lernkurve
• Eingeschränkte Integrationsmöglichkeiten
• Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes
• Erfordert eine Internetverbindung für eine genaue Verfolgung

Lesen Sie auch: Top Hubstaff Alternativen

7. Wrike

Wrike gehört zu den besten Zeiterfassungsprogrammen für Angestellte und ermöglicht es Ihnen, abrechenbare Stunden zu erfassen und genaue Stundenzettel zu erstellen. Allerdings können Sie die Zeit mit Wrike nicht automatisch erfassen. Sie müssen den Timer manuell starten, wenn Sie die für eine Aufgabe aufgewendete Zeit erfassen möchten.

Wenn Sie vergessen, den Timer nach Beendigung einer Aufgabe auszuschalten, sind Ihre Zeiterfassungsdaten ungenau, was zu erheblichen Problemen bei der Vorlage von abrechenbaren Stunden bei Kunden führt.

Nachteile

• Fehlen einer automatischen Zeiterfassung
• Unstimmigkeiten bei der Berichterstattung
• Die Schnittstelle ist nicht benutzerfreundlich

TIPP: Verschwenden Sie keine Zeit mit manueller Zeiterfassung. Finden Sie heraus, wie diese Integration der Zeiterfassung in Wrike Ihre Produktivität steigert.

8. Jira

Das Zeiterfassungssystem Jira ist bei Ingenieur- und Softwareentwicklungsteams eine beliebte Wahl für das Aufgabenmanagement und die Überwachung des Projektfortschritts. Die Zeiterfassung ist eine zusätzliche Funktion.

Wenn Sie jedoch nicht zu einem Entwicklungsteam gehören, das Jira tagtäglich nutzt, wird Ihnen die komplexe Benutzeroberfläche wahrscheinlich nicht gefallen.

Nachteile

• Komplexe Einrichtung und steile Lernkurve für technisch nicht versierte Benutzer
• Die Funktionen für die Zusammenarbeit sind ziemlich begrenzt
• Gelegentliche Probleme mit Ladezeiten

9. Toggl

Die Projektmanagement-App Toggl kann für die Zeiterfassung in Echtzeit, die Verwaltung von Stundenzetteln und umfassende Berichte verwendet werden. Und aus diesen Gründen gilt sie als eine der besten Zeiterfassungs-Apps.

Nachteile

• Kostenlose Version mit eingeschränkter Funktionalität
• Es fehlt an fortgeschrittenen Projektmanagement-Fähigkeiten
• Gelegentliche Probleme bei der Synchronisierung

10. Harvest

Harvest ist als äußerst vielseitige Zeiterfassungssoftware bekannt, die es Ihnen ermöglicht, die Zeit zu erfassen, Rechnungen zu erstellen und die Projektausgaben zu verfolgen, was sie zu einer zuverlässigen Alternative zu Time Doctor macht.

Doch genau wie bei Toggl ist das Erlernen der Zeiterfassung und das Erstellen von Rechnungen in Harvest eine größere Herausforderung, als es auf den ersten Blick scheint.

Nachteile

• Steile Lernkurve
• Die Anpassungsmöglichkeiten für die Rechnungsstellung sind begrenzt
• Die Integrationsmöglichkeiten sind eingeschränkt

Projektzeiterfassung: der Schlüssel zum erfolgreichen Projektmanagement

Die Projektzeiterfassung ist das bekannteste Geheimnis für effektives Projektmanagement. Es ist der einfachste Weg, den Projektfortschritt zu überprüfen und sicherzustellen, dass Sie und Ihr Team auf Kurs sind. Wenn etwas nicht funktioniert, wissen Sie sofort Bescheid und können den Kurs ändern, damit nichts durch die Maschen fällt.

Wenn Sie bereit sind, Ihre Zeit zu erfassen und Ihre Produktivität zu verbessern, sollten Sie sich die Zeiterfassungs-App Timeular ansehen. Ganz gleich, ob Sie ein Team bei der Arbeit leiten oder an Ihren Projekten arbeiten, Timeular hilft Ihnen dabei, sicherzustellen, dass jede Aufgabe erledigt wird und jeder weiß, was er wann zu tun hat.

Machen Sie noch heute den ersten Schritt und entdecken Sie, wie die Zeiterfassung im Projektmanagement Ihre Projektmanagementfähigkeiten verbessern und Sie produktiver machen kann.

Lesen Sie auch: Was ist Projektmanagement-Tracking?

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