Projektmanagement Kommunikationsplan in 6 Schritten

Autorin: Madalina Roman

14. März 2023

Ein wirksamer Kommunikationsplan für das Projektmanagement ist unerlässlich. Wir können dies anhand von zwei einfachen Gründen beweisen.

Zunächst einmal ist eine klare Kommunikation für den Erfolg eines Projekts unerlässlich. Zur klaren Kommunikation gehört, welche Kommunikationskanäle genutzt werden und welche Teammitglieder welche Art von Nachricht erhalten.

Kostenloses eBook: Das Handbuch für Projektmanager zur Zeiterfassung

Hole dir deine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Zeiterfassung als Projektmanager

Zweitens ist es nicht schwer, einen wirksamen Kommunikationsplan zu erstellen und einzuführen. Sie müssen nur alle erforderlichen Kommunikationsaspekte definieren und mit den Teammitgliedern abstimmen. Lassen Sie uns herausfinden, wie man das macht.

Was ist ein Projektmanagement-Kommunikationsplan?

Ein Kommunikationsplan ist eine Übersicht darüber, wie Sie Projektinformationen an die wichtigsten Interessengruppen weitergeben werden. Für diesen Plan ist in der Regel der Projektleiter zuständig.

Ein guter Kommunikationsplan ist für das Projektteam von grundlegender Bedeutung, um zu verstehen, wer was tut, welche Personen auf dem Laufenden gehalten werden müssen (z. B. die Stakeholder) und/oder über Änderungen oder andere wichtige Details informiert werden müssen. Dieser Informations- und Kommunikationszyklus muss von Anfang an geklärt werden.

Welcher Kanal soll von den Beteiligten wann genutzt werden, wie häufig soll kommuniziert werden, und wer ist für die einzelnen Kommunikationskanäle zuständig? Dieser Plan und seine Strategien sollten schnellstmöglich an alle Teammitglieder weitergegeben werden.

Auf diese Weise wissen sie, was wann zu tun ist und wen sie informieren müssen. Der Kommunikationsplan sollte in einigen wenigen Instrumenten zentralisiert werden.

Eine komplizierte Situation kann entstehen, wenn ein Teammitglied versucht, Fragen in einem Tool zu stellen, das ein anderes Teammitglied nicht überprüft.

Riskieren Sie nicht, dass Teammitglieder frustriert und von der Arbeit abgehalten werden. Eine einfache Fehlkommunikation kann sich zu einem großen Problem entwickeln, das von vornherein vermeidbar ist.

Lesen Sie auch: Wie man den Projektfortschritt verfolgt

Warum ist ein Kommunikationsplan für das Projektmanagement so wichtig?

Die Komplexität eines Projekts erfordert einen schriftlichen Kommunikationsplan. Dies ist der beste Weg, um die richtigen Informationen an die richtigen Personen weiterzugeben.

Die Beteiligten müssen nicht über jedes tägliche Detail des Projekts informiert sein. Genauso wenig muss ein Teammitglied die Gespräche mit externen Partnern oder den Stakeholdern selbst mitbekommen.

Im Folgenden finden Sie einige wichtige Vorteile, die sich aus der Erstellung eines Kommunikationsplans für das Projektmanagement ergeben.

Lesen Sie auch: Wie man die Zeit für ein Projekt schätzt

Kostenloses eBook: Das Handbuch für Projektmanager zur Zeiterfassung

Hole dir deine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Zeiterfassung als Projektmanager

Bessere Zusammenarbeit im Team und mit der Leitung

Es ist nicht einfach, ein Team von Menschen dazu zu bringen, zusammenzuarbeiten. Es braucht mehr Strategie, als einfach Aufgaben zu verteilen und zu hoffen, dass alles gut läuft.

Eine wirksame Teamkommunikation entsteht, wenn die in einem Kommunikationsplan festgelegten Leitlinien befolgt werden. Diese Leitlinien oder Regeln helfen dabei, Barrieren zwischen Menschen zu überwinden und zu klären, wo und wann sie kommunizieren sollten.

Ein guter Plan erleichtert die Arbeit und stärkt das Vertrauen aller.

Doppelte Arbeit wird vermieden und Zeit gespart

Wie Sie vielleicht wissen, wird viel Zeit damit verbracht, nach Dokumenten zu suchen, verschiedene Technologien und Kommunikationskanäle zu nutzen, Genehmigungen einzuholen und den Stand der Arbeit zu überprüfen.

Viele dieser Aufgaben können durch einen Kommunikationsplan rationalisiert werden. Wer mehr Zeit als nötig mit der Logistik der Arbeit verbringt, arbeitet doppelt und dreifach und kann sich nicht auf die wichtigen Dinge konzentrieren.

Auch hier können Sie Ihrem Team durch einen gemeinsamen Kommunikationsplan Klarheit darüber verschaffen, wo genau sich die Dinge befinden, wie sie genutzt und kommuniziert werden müssen und wo.

Steigert die Produktivität durch Förderung der Effektivität

In Anknüpfung an die beiden oben genannten Punkte werden die Teammitglieder ihre Arbeit effektiver erledigen können, da sie genau wissen, wie sie kommunizieren und andere informieren müssen.

Stellen Sie sich vor, wie viele Anrufe und Besprechungen vermieden werden können, wenn Dokumente leicht auffindbar und Prozesse festgelegt sind. Zeitgewinn für die eigentlichen Projektaufgaben.

Kostenloses eBook: Das Handbuch für Projektmanager zur Zeiterfassung

Hole dir deine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Zeiterfassung als Projektmanager

Klärung der Kommunikationskanäle und -wege

Die Mitarbeiter verbringen Stunden damit, herauszufinden, an welcher Stelle sie miteinander, mit der Leitung und mit Interessengruppen kommunizieren sollen. Effektive Kommunikation macht Schluss mit diesem Ratespiel.

Unabhängig davon, ob sich der Projektleiter für eine der besten Projektmanagement-Software oder für separate Tools für verschiedene Zwecke entscheidet, können die wichtigsten Informationen an einem Ort gefunden werden. So muss man sich nicht mehr durch Laufwerke, E-Mail-Threads und Messaging-Tools wühlen.

In unserem Leitfaden finden Sie weitere Tipps zur Verbesserung der Teamkommunikation.

Wie man einen Projektmanagement-Kommunikationsplan in 6 Schritten erstellt

Es ist an der Zeit, mit der Erstellung eines Kommunikationsplans für das Projektmanagement zu beginnen, eine Aufgabe, die durch die Einhaltung einiger Schritte vereinfacht wird.

Wie in vielen anderen Bereichen des Prozesses ist es wichtig, daran zu denken, dass nicht alle Projekte gleich sind, und deshalb muss ein Projektkommunikationsplan für jedes Projekt einzigartig sein.

1. Bestimmen Sie das Format und die Plattform, auf der der Plan verfügbar sein wird

Wählen Sie eine Plattform oder ein Dokument, auf der Ihr Team leicht Informationen und Feedback bereitstellen kann. Diese Wahl wird den Kommunikationsplan und die Strategie für das gesamte Team speichern und den Beteiligten als Referenz dienen.

Es gibt viele Möglichkeiten, von einer Tabellenkalkulation über eine eher visuelle Vorlage bis hin zu einer Option, die von einer Projektmanagementsoftware bereitgestellt wird.

Wussten Sie, dass Feedback für den Erfolg eines Teams entscheidend ist? In unserem Leitfaden über die Führung eines Teams erfahren Sie, warum.

2. Kommunikationsziele festlegen

Halten Sie Ihre Projektziele schriftlich fest. Was auch immer Sie zu erreichen hoffen, in Bezug auf die Kommunikation. Diese Ziele sollten sich natürlich in irgendeiner Weise auf die Projektkommunikation beziehen, aber es sollten Ziele auf hoher Ebene sein.

Dabei handelt es sich eher um übergeordnete Ziele als um direkte Maßnahmen. Zum Beispiel die tägliche und wöchentliche Mitteilung des Projektfortschritts an die entsprechenden Mitglieder des Projektteams, tägliche 15-minütige Telefonate zur Förderung der Moral usw.

Erfahren Sie , warum die Festlegung von Zielen für Ihr Projekt wichtig ist.

3. Legen Sie den Zeitplan, die Rollen, die verwendeten Kanäle und die Häufigkeit fest

Nun ist es an der Zeit, die Kategorien und Details des Plans festzulegen. Dies sind die am häufigsten verwendeten Kategorien in einem Projektmanagement-Kommunikationsplan:

Stakeholder (die aktualisiert werden müssen)
Ergebnis (welche Art von Update)
Häufigkeit der Kommunikation (wie oft sie aktualisiert werden)
Der Eigentümer (der für die Aktualisierung verantwortlich ist)
Priorität/Zeitnähe (Wichtigkeit dieser Aktualisierung)
Methode (wie die Aktualisierung übermittelt wird - Plattform, System oder Format)

Kostenloses eBook: Das Handbuch für Projektmanager zur Zeiterfassung

Hole dir deine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Zeiterfassung als Projektmanager

Deshalb ist es wichtig, von Anfang an festzulegen, welche Plattformen genutzt werden sollen.

Manchmal umfasst eine Plattform Video und Messaging, manchmal braucht man aber auch zwei verschiedene Plattformen. Ein anderes Mal ist vielleicht E-Mail die bevorzugte Methode anstelle von Nachrichten. Dies kann von den Präferenzen der Stakeholder oder der Zielgruppe abhängen.

Als Projektleiter können Sie entscheiden, dass eine Messaging-Plattform nur intern genutzt werden darf, die Beteiligten aber nur E-Mails erhalten sollen. Oder Aufgaben müssen immer in einem Zeiterfassungstool wie Timeular registriert werden, damit sie später in Rechnung gestellt werden können.

Finden die Treffen mit den Beteiligten wöchentlich oder zweiwöchentlich statt? Dies ist der richtige Zeitpunkt, um alle Details zu organisieren. Sehen Sie sich unsere Vorlage für einen Vorschlag an.

Lernen Sie die besten Tools für die Teamkommunikation kennen, mit denen Sie Ihren Kommunikationsplan in die Tat umsetzen können.

4. Identifizieren Sie die Interessengruppen

Normalerweise gibt es bei Projekten viele Beteiligte mit unterschiedlichem Interesse und Einfluss. Einige von ihnen gehören der Organisation an, andere nicht.

Sie müssen die Stakeholder ermitteln, mit denen Sie während des Projekts kommunizieren werden, und ihnen Prioritäten zuweisen.

5. Bestimmen Sie die Kontaktstelle

Wer kümmert sich um die Kommunikation? In der Regel fällt diese Aufgabe dem Projektleiter zu. Wenn dies nicht der Fall ist, muss der Verantwortliche für eine bestimmte Aktualisierung im Kommunikationsplan festgelegt werden.

6. Teilen Sie den Plan mit dem gesamten Team

Wenn der Kommunikationsplan fertig ist, ist es an der Zeit, ihn mit dem Team zu teilen.

Denken Sie daran, dass die Kommunikation über den Kommunikationsplan ebenso wichtig ist wie seine Erstellung. Sprechen Sie mit Ihrem Team darüber, was von ihm in Bezug auf die Kommunikation erwartet wird.

Alle sollten sich über die Bedeutung dieses Dokuments und seine Vorteile sowie über die Folgen seiner Nichtbeachtung im Klaren sein.

Lesen Sie auch: Projektmanagement-Berichte, die Sie brauchen

Projektmanagement Kommunikationsplan Vorlage

Datum: xx/xx/2023

Projekt: XYZ

Ziel: ABC

Beschreibung	Zuhörerschaft/Interessenvertreter	Anmerkungen	Priorität	Kanal	Frequenz	Eigentümer
Aufruf zur Haushaltsrevision			Hoch	E-Mail	Wöchentlich	Peter R.
	Team	Wird über den Kanal #team verschickt.	Mittel	Slack	Täglich
Newsletter	Team		Niedrig	E-Mail		Sarah F.

Wie man einen Kommunikationsplan für das Projektmanagement verwendet

Ihre Kommunikationsstrategie wird Ihrem Team helfen, alle erhaltenen oder angeforderten Informationen sinnvoll zu nutzen.

Ihr Kommunikationsplan sollte an alle Mitglieder Ihres Teams und alle beteiligten Interessengruppen verteilt werden. Dies ist der erste Schritt bei der Verwendung eines Projektmanagement-Kommunikationsplans. Sie sollten sich stark auf diesen Plan stützen, weshalb es wichtig ist, den Kommunikationsplan gründlich durchzugehen.

Die Stakeholder wissen, wo sie die benötigten Informationen erhalten, und die Teammitglieder sind nicht mehr frustriert, weil sie nicht wissen, an wen und wann ihre Mitteilungen weitergeleitet werden.

Es ist auch sehr ermutigend, wenn man regelmäßig mit Updates versorgt wird. Das treibt die Dynamik des Projekts voran und hält sie im Hinblick auf die Frist auf Trab.

Es ist jedoch auch wichtig zu wissen, dass ein zwanghafter Kommunikationszyklus auch gegen Sie arbeiten kann. Wenn Sie zu viel oder zu oft kommunizieren, werden Sie ignoriert.

Seien Sie in Ihren E-Mails und Mitteilungen präzise und objektiv. Denken Sie daran, dass keine Organisation vor Schwierigkeiten und Hindernissen gefeit ist, die den Verlauf des Projekts verändern können. Wenn eine Änderung notwendig wird, sollten Sie sich einen Überblick über Ihr Projekt verschaffen und Ihren Kommunikationsplan neu ausrichten.

Dinge, die bei der Erstellung eines Kommunikationsplans für das Projektmanagement zu vermeiden sind

Beachten Sie einige schlechte Kommunikationsgewohnheiten, die vermieden werden können.

Unzureichende Kommunikation über den Kommunikationsplan und eventuelle Änderungen des Projekts, die sich ergeben könnten;
Wer seine Kommunikation nicht auf die Interessengruppen zuschneidet, wird wahrscheinlich die meisten E-Mails ignorieren. Seien Sie bei dieser Kommunikationsstrategie für diese spezielle Gruppe klug;
Fehlende Kommunikation von Angesicht zu Angesicht. Persönliche Treffen und Zusammenkünfte werden die Art und Weise, wie Dinge in zukünftigen Projekten erledigt werden, verbessern;
Keine Planung von Sitzungen, Feedback-Sitzungen und häufigen Anrufen, was dazu führt, dass alle Beteiligten ihre Zeit vergeuden. Bereiten Sie alle Dokumente im Voraus vor und legen Sie die Tagesordnung für die Sitzungen fest.

Schlussfolgerung

Für den Erfolg des Projekts und einen reibungslosen Arbeitsablauf ist eine klare Kommunikation der Schlüssel. Ein guter Kommunikationsfluss ist eine Garantie dafür, dass die richtigen Informationen die richtigen Personen zum richtigen Zeitpunkt erreichen.

Das Hauptziel besteht darin, weniger Zeit damit zu verbringen, über Aufgaben zu sprechen, und mehr Zeit damit, sie auszuführen.

Ein gut durchdachter Kommunikationsplan hilft und schützt sowohl das Team als auch den Projektleiter. Behalten Sie während des Lebenszyklus des Projekts Ihre Parameter und Ziele im Auge. Nur so können Sie herausfinden, welche Arten der Kommunikation für das Projekt am nützlichsten sind.

Das könnte dich auch interessieren: