Was ist Projektabrechnung? Arten und Prozesse entdecken
Dienstleister wollen zu Beginn eines Projekts pünktlich und zu den vereinbarten Bedingungen den richtigen Betrag erhalten. Um dies zu erreichen, ist ein gut funktionierendes Abrechnungssystem innerhalb eines Unternehmens erforderlich.
Die Einrichtung eines Abrechnungssystems wirkt sich erheblich auf die Rentabilität und die Kundenbeziehungen aus, weshalb ein effektives Projektabrechnungssystem von entscheidender Bedeutung ist.
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Die Komplexität eines Projekts kann bei der Rechnungsstellung eine Herausforderung darstellen. Bei langwierigen und komplizierten Projekten kann es schwieriger sein, ein effizientes und pünktliches Abrechnungssystem einzurichten.
Mit organisatorischen Strategien und hilfreichen Tipps ist es jedoch möglich, diese Herausforderungen zu meistern. Die Anwendung einer soliden Strategie, die Sicherstellung genauer Daten und der Einsatz geeigneter Instrumente helfen, übersehene abrechenbare Stunden und verspätete Zahlungen zu vermeiden.
Was ist die Projektabrechnung?
Wir können die Projektabrechnung definieren als den Kunden eine Rechnung vorlegen und die Zahlung für für Dienstleistungen.
Die Projektabrechnung beginnt bereits vor Abschluss der Projektaufgaben, und zwar in Zusammenarbeit zwischen dem Finanz- oder Buchhaltungsteam des Unternehmens und den Projektleitern.
Die Abrechnung von Projekten ist komplexer, als es den Anschein hat, denn sie hängt von mehreren Faktoren ab, die das Team beeinflussen kann oder auch nicht. Zu diesen Faktoren gehört, wie gut das Team das Budget und die Fristen einhält, wie gut es die Ressourcen nutzt und wie genau die Zeiterfassung ist. Letzteres ist für eine korrekte Abrechnung von entscheidender Bedeutung, und wir haben ihm später in diesem Artikel einen ganzen Abschnitt gewidmet.
TIPP: Lesen Sie unseren Leitfaden zur Kundenabrechnung, wenn Sie glauben, dass dies dasselbe ist wie die Projektabrechnung.
Arten der Projektabrechnung
Im Vertrag sollten zwei Arten der Projektabrechnung festgelegt werden: Festkosten und Zeit-und-Material-Abrechnungen.
Beide Methoden haben Vor- und Nachteile und sind ziemlich unterschiedlich. Schauen wir sie uns genauer an.
Die Projektabrechnungsmethode mit festen Kosten
Die Projektabrechnung auf Festkostenbasis ist ein Ansatz, der am besten für Projekte mit klaren und genau definierten Ergebnissen oder Projektmeilensteinen funktioniert. Der Kunde und der Dienstleister sollten das Projekthonorar gleich zu Beginn des Auftrags festlegen.
Diese Methode ist einfacher und weniger riskant für die Kunden, da sie nicht für eventuelle Projektüberschreitungen verantwortlich sind.
Der Dienstleister muss das Projekt genau überwachen, damit das Szenario der Überschreitung nicht eintritt. Es handelt sich um eine unkomplizierte Art der Projektabrechnung.
Wenn das Team das Projekt früher als geplant abschließen kann, kann es sogar höhere Gewinne erzielen (bei geringerem Zeitaufwand).
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Projektabrechnungsmethode nach Zeit und Material
Zeit und Material ist eine Methode, die sich gut für weniger vorhersehbare Projekte eignet. Wenn das Projekt unbeständig ist, kann es flexibler gehandhabt werden, wenn der Kunde die zu erbringenden Leistungen nicht genau definiert.
Es ist auch eine gute Wahl, wenn das Unternehmen zuvor noch nicht mit einer bestimmten Art von Projekt gearbeitet hat. Bei dieser Methode werden die tatsächlich für ein Projekt aufgewendeten Stunden in Rechnung gestellt und nicht ein vordefiniertes "Paket" von Stunden.
Lassen Sie uns die Vor- und Nachteile vergleichen.
| Projektmethode Abrechnung | Vorteile | Nachteile |
|---|---|---|
| Fixe Kosten | -Strukturierte und organisierte Abrechnung mit einem festgelegten Honorar; -Kunden akzeptieren leicht; -Chance auf höhere Gewinnspannen, wenn das Team das Projekt früher abschließt. | Eine genaue Abrechnung ist schwieriger; -Kunden sind sich zu Beginn des Projekts möglicherweise nicht zu 100 % über ihre Bedürfnisse im Klaren und verlangen Änderungen; -Erfordert intensivere Nachforschungen über frühere Projekte, um genaue Kostenvoranschläge zu erstellen; -Projektkostenüberschreitungen gehen zu Lasten des Arbeitsteams. |
| Zeit- und Sachaufwand | Geringerer Druck, an einem Projekt innerhalb einer bestimmten Frist zu arbeiten; - Geringeres Risiko, Ressourcen zu verbrauchen; - Die Kunden werden weniger häufig Anfragen stellen, da sie die zusätzlichen Kosten tragen müssen; - Zusätzliche Stunden in Rechnung stellen, wenn die Kunden mehr Arbeit verlangen. | -Ungewisse Kosten; -Mangel an Kontrolle von Seiten des Kunden (dies kann zu Unzufriedenheit führen und die Beziehung zum Kunden beeinträchtigen); -Schwere Akzeptanz bei Kunden, die nicht von Anfang an einen klaren Preis sehen; -Fakturierung kann ein Grund für Streitigkeiten sein. |
Anmerkungen:
Denken Sie daran, dass es für alle Änderungen, die zu festen Kosten erforderlich sind, einen Änderungsantragsprozess geben sollte. Es sollte ein standardisiertes Verfahren zur Erfassung, Bewertung und Genehmigung/Ablehnung von Änderungen an einem Projekt geben. Ein effizientes System zur Verfolgung der Projektkosten ist der beste Weg, um die vom Team geleistete Arbeit zu schützen.
Die Abrechnung nach Zeit und Material ist die Art der Projektabrechnung, die die Zeiterfassung am meisten erfordert (und davon profitiert). Rechnungen können nicht angefochten oder widersprochen werden, wenn jede abrechenbare Arbeitsstunde erfasst wird.
Wer ist an der Projektabrechnung beteiligt?
Eine genaue und effiziente Projektabrechnung ist eine echte Teamleistung, an der mehrere Akteure beteiligt sind. Sie alle haben unterschiedliche Rollen in diesem Prozess:
- Projektleiter - Der Projektleiter ist für die Überwachung des Projekts und die Abstimmung der Rechnungsstellung auf die Projektleistungen und Meilensteine zuständig. Der Projektleiter ist auch für die Bereitstellung der für eine korrekte Abrechnung erforderlichen Unterlagen verantwortlich.
- Buchhaltungs- oder Finanzteam - zuständig für die Erstellung von Rechnungen, die Ausführung und Verfolgung von Zahlungen, die Verwaltung von Konten und die Sicherstellung der Einhaltung der lokalen Richtlinien und Vorschriften.
- Kunden - der Empfänger der Projektleistungen, dem die geleistete Arbeit gemäß den im Vertrag festgelegten Bedingungen in Rechnung gestellt wird.
- Rechtsteam - zuständig für die Erstellung und Überprüfung der Vereinbarungen zwischen den Projektbeteiligten, einschließlich der Abrechnungsbedingungen und Zahlungspläne.
- Teammitglieder/Kollaborateure - die Gruppe, die für den Fortschritt des Projekts und die Bereitstellung von Informationen und Aktualisierungen verantwortlich ist.
Dies sind die Werkzeuge für die Projektabrechnung:
- Zeiterfassungstools - die an den verschiedenen Projektphasen beteiligten Personen, z. B. Angestellte, Auftragnehmer oder Freiberufler, erfassen ihren Zeitaufwand und ihre Ausgaben für die verschiedenen Aufgaben. Diese Daten sind für die Schätzung der Zeit für ein Projekt und für eine genaue Abrechnung unerlässlich und können mit Hilfe von Zeiterfassungssoftware erfasst werden, z. B. Timeular.
- Finanzmanagementsystem - Tools für das Finanzmanagement oder die Unternehmensressourcenplanung (ERP) helfen bei der Automatisierung und Verwaltung der Projektabrechnungsprozesse. Diese Systeme erstellen Rechnungen und integrieren die Rechnungsstellung mit anderen Finanzfunktionen.
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Etappen des Projektabrechnungsprozesses
Die Projektabrechnung erfolgt zeitgleich mit der Entwicklung des Projekts und beginnt noch vor Abschluss der ersten Aufgaben.
Der Prozess der Projektabrechnung beginnt mit Prognosen und Schätzungen. Damit wird festgelegt, wie und in welcher Höhe den Kunden die erforderliche Arbeit in Rechnung gestellt werden soll.
In dieser Phase wägt der Projektleiter die Vor- und Nachteile der verschiedenen Arten der Projektabrechnung ab und legt die finanziellen und strategischen Prioritäten des Unternehmens sowie die angestrebten Einnahmen und Gewinne fest, die damit erzielt werden sollen.
Einnahmen vs. Gewinn: Was ist der Unterschied?
Der Projektleiter sollte auf vergangene Projekte zurückblicken und diese nutzen, um Zeit und Budget abzuschätzen. In dieser Phase kann auch eine Projektmanagement-Software hilfreich sein.
Während der Durchführung des Projekts ist der Abrechnungsprozess voll im Gange. Rechnungen werden für die von den Kunden erhaltenen Leistungen oder die erreichten Meilensteine ausgestellt, je nach der von beiden Parteien vereinbarten Abrechnungsmethode.
Eine klare Kommunikation stellt sicher, dass die Kunden die Rechnungen erhalten und die Zahlungserwartungen bis zum Abschluss der Transaktion verstehen.
Der Projektleiter verwaltet diese Phasen und berichtet über den Projektfortschritt im Vergleich zu den Prognosen.
Die wichtigsten Herausforderungen bei der Projektabrechnung
Die Abrechnung von Projekten ist nicht ohne Herausforderungen. Es kann schwierig sein, die für eine genaue Abrechnung erforderliche Detailgenauigkeit zu erreichen, vor allem, weil die tägliche Arbeit dadurch komplexer wird.
Die Projektabrechnung bedeutet einen zusätzlichen Verwaltungsaufwand für Buchhalter, Projektmanager und Projektmitarbeiter. Diese zusätzliche Arbeit kann zeitaufwendig und fehleranfällig sein, wenn das Team nicht darauf vorbereitet ist. Zum Beispiel durch die Verwendung eines manuellen Systems zur Erfassung von Zeit und Kosten.
Durch eine automatische Zeiterfassung lässt sich die manuelle Erfassung in einer Excel-Tabelle vermeiden. Ohne eine effektive Zeiterfassungsmethode wird das Projektgebäude nicht die erwarteten Ergebnisse liefern, da abrechenbare Stunden im Papierkram verloren gehen können. Dasselbe Konzept lässt sich auch auf die Kostenerfassung anwenden.
Erhöhung der abrechenbaren Arbeitsstunden
Wussten Sie, dass eine genaue Zeiterfassung eine der besten Möglichkeiten ist, die Zahl der abrechenbaren Stunden zu erhöhen? Weitere Strategien finden Sie in unserem Beitrag.
Die Vorteile einer genauen Projektabrechnung
- erhöht die Rentabilität des Unternehmens
- verbessert Budgetierung und Schätzungen
- bietet Einblicke in die Ressourcennutzung
- verbessert die Geschäftseffizienz
- fördert Transparenz, Vertrauen und Kundenzufriedenheit
Genaue Projektabrechnungen tragen dazu bei, das Endziel des Gewinns zu erreichen.
Ein strukturierter Prozess, der einen regelmäßigen Geldfluss ermöglicht, trägt zur Deckung des täglichen Bedarfs einer Organisation bei. Die Einrichtung eines Projektabrechnungsverfahrens verringert auch das Risiko von Geldverlusten für den Dienstleister, wenn Teilzahlungen eingehen.
Ein weiterer großer Vorteil einer genauen Projektabrechnung ist, dass sie eine kontinuierliche Überwachung erfordert und dazu beiträgt, dass die Projekte auf dem richtigen Weg sind und gut dokumentiert werden. Die Organisation, die von einem Arbeitsteam verlangt wird, hilft, unangenehme Überraschungen während oder nach einem Projekt zu vermeiden. Außerdem wird dadurch gewährleistet, dass künftige Projekte genauer und rentabler werden.
Indem Sie für eine korrekte Projektabrechnung sorgen, bauen Sie durch eine transparente Abrechnung auch eine bessere Beziehung zu Ihren Kunden auf, was zu mehr Vertrauen und Zufriedenheit führt.
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Wie man einen Projektabrechnungsprozess verbessert
Der Prozess der Projektabrechnung kann durch Zeiterfassung verbessert werden. Die Zeiterfassung besteht aus der Überwachung und Aufzeichnung der für verschiedene Aktivitäten und Aufgaben aufgewendeten Zeit.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten der Zeiterfassung, von der manuellen Aufzeichnung des Beginns und des Endes von Aufgaben über die Verwendung von Stundenzetteln bis hin zu einem automatischen System wie einer Zeiterfassungssoftware. Ein Zeiterfassungstool ist der effizienteste und genaueste Weg, dies zu tun.
Merkmale wie Benutzerfreundlichkeit, genaue Verfolgung, Berichtsfunktionen und Integrationsmöglichkeiten mit anderen Projektmanagement- oder Abrechnungssystemen sollten bevorzugt werden.
Jedes Teammitglied muss wissen, wie wichtig es ist, die für die verschiedenen Projektaktivitäten aufgewendete Zeit genau zu erfassen, und wie das Zeiterfassungstool richtig eingesetzt wird.
Um sicherzustellen, dass alle abrechenbaren Stunden verbucht werden, muss die Zeiterfassung ein fester Bestandteil der Projektroutine sein. So erhält man einen ganzheitlichen Überblick über die Kosten und Ressourcen des Projekts.
Der Projektleiter muss sicherstellen, dass alle Mitarbeiter ihre Arbeitsstunden unter Verwendung der gleichen Terminologie erfassen und die Zeiteinträge auf der Grundlage von Projektaufgaben, Aktivitäten oder spezifischen Abrechnungscodes kategorisieren.
Dies ermöglicht eine bessere Analyse und genaue Abrechnung, rationalisiert die Rechnungsstellung, erhöht die Transparenz und bietet Einblicke für ein effektives Projektmanagement und Finanzkontrolle.
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Mit Timeular können die Teammitglieder die erfassten Zeitdaten bequem bearbeiten und verpasste Aufgaben einfügen. So hat Timeular vor kurzem eine Kontextverfolgung eingeführt, die es jedem Teammitglied ermöglicht, aufzuzeichnen, welche Anwendungen und Websites es konsultiert.
Schlussfolgerung
Unternehmen können ihre Prozesse rationalisieren und die Rentabilität steigern, indem sie effektive Abrechnungsverfahren einführen.
Der Schlüssel liegt in der Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten.
Wir haben gezeigt, wie die Integration der Zeiterfassung in den Projektabrechnungsprozess erhebliche Vorteile bringt, darunter eine bessere Ressourcenzuweisung, eine höhere Abrechnungsgenauigkeit und Transparenz. Maßnahmen, die zur Verbesserung der Beziehungen zwischen Anbietern und Kunden beitragen.
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