Folge 15 - Yotam Cohen

Yotam ist Mitbegründer und COO von Wibbitz - einem Webtool für die Videoproduktion, das täglich Tausende von Videos für Partner wie Reuters, Bloomberg, Forbes und Time Inc. produziert und ihnen hilft, das Engagement ihres Publikums und ihre Einnahmen durch Videos zu steigern. (Betrachten Sie es als eine Art Canva für Videos.) Wibbitz hat mehr als 30 Mio. USD an Investitionen erhalten und hat jetzt Büros in New York, Tel Aviv und Paris. Um dies alles zu erreichen, hat Yotam seine eigene Produktivitätsstrategie namens Another Hour a Day entwickelt. In dieser Folge von Productivity Masterminds hören wir mehr von ihm.

Highlights

• Sammeln Sie alle Ihre Aufgaben an einem Ort. Viele Menschen haben ihre Aufgaben an verschiedenen Orten. Sie verlieren eine Menge Zeit, wenn sie all diese Listen durchgehen. Vermeiden Sie dies, indem Sie Ihre privaten und beruflichen Aufgaben in einer Liste zusammenfassen.(Trello-Board-Vorlage von Yotam Cohen)
• Setzen Sie Prioritäten. Priorisieren Sie Ihre Aufgaben danach, wie viel Zeit Sie dafür benötigen und welche Wirkung diese Aufgabe haben wird.
• Den Posteingang auf Null setzen. Die Idee ist, E-Mails, Slack und alle anderen Nachrichten-Apps zu löschen und sich auf die Dinge zu konzentrieren, die Sie an diesem Tag wirklich erreichen wollen, und sich nicht von anderen Menschen oder anderen Dingen die Zeit stehlen zu lassen.
• Lernen Sie, wie Sie zu einem Null-E-Mail-Postfach kommen. Beginnen Sie Ihren Tag damit, alle Nachrichten zu löschen, und wenn es weniger als fünf Minuten dauert, erledigen Sie es einfach. Wenn es länger dauert, setzen Sie es als Aufgabe auf Ihre Liste, um es später zu erledigen. Teilen Sie alle Nachrichten in verschiedene Abschnitte ein: morgens, mittags, abends, nachts, und stellen Sie sicher, dass Sie das gute Gefühl haben, dass es nichts gibt, was Sie heute noch nicht erledigt haben.

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Juan: [00:00] Yotam Cohen ist Mitbegründer und COO von Wibbitz, einem Webtool für die Videoproduktion, das täglich Tausende von Videos für Partner wie Bloomberg, Forbes und Time Inc. produziert und ihnen hilft, das Engagement ihres Publikums und ihre Einnahmen durch Videos zu steigern. Betrachten Sie es als eine Art Canva für Videos. Wibbitz hat mehr als 30 Millionen Dollar an Investitionen erhalten und hat jetzt Büros in New York, Tel Aviv und Paris. Um all dies zu erreichen, hat Yotam seine eigene Produktivitätsstrategie namens another-hour-a-day entwickelt. In dieser Folge von Productivity Masterminds hören wir mehr von ihm.

Juan: Yotam, ich danke dir für deinen Besuch in der Sendung.

Yotam Cohen: [01:28] Danke, dass ich dabei sein durfte.

Juan: [01:31] Yotam, du bist also ein Rockstar-Unternehmer, ein Gründer, ein Produktivitätsexperte, und du hast ein neues Paradigma entwickelt, das uns hilft, unsere Zeit zu maximieren. Kannst du uns ein wenig darüber erzählen, wie du über Zeit denkst und was dieses Paradigma ist?

Yotam Cohen: [01:42] Definitiv, also die Art und Weise, wie ich es genannt habe: es ist eine weitere Stunde pro Tag. Und der Grund dafür ist, dass, nachdem ich mit mehreren Leuten gearbeitet und ihnen geholfen habe, ihren Tag zu maximieren, sie mir sagten, dass es ihnen tatsächlich eine weitere Stunde, eine Stunde am Tag verschafft hat. Und die Idee, die dahinter steckt, hat nichts mit dem Werkzeug zu tun. Ich glaube, dass viele Menschen auf der ganzen Welt denken, dass sie mit dieser verrückten App oder diesem Tool, mit dem sie ihre Aufgaben verwalten können, ihre Probleme lösen werden. Und was ich gesehen habe, ist, dass das wirklich weit von der Wahrheit entfernt ist. Viele Leute verwalten ihre Aufgaben an verschiedenen Orten, wie z.B. im Kalender und vielleicht auf einem Notizblock und auch in einer Art To-Do-App oder anderen Dingen, die sie benutzen.

Das Hauptproblem besteht darin, dass sie ihre Aufgaben an verschiedenen Orten erledigen.

Also habe ich ein neues System entwickelt, das den Menschen hilft, ein sehr, sehr klares System zur Verwaltung ihrer Aufgaben zu schaffen. Der erste Punkt in diesem System ist, dass Sie alle Ihre Aufgaben an einem Ort haben. Das ist das Allerwichtigste. Ihre persönlichen und Ihre beruflichen Aufgaben, und ich weiß, es klingt ein bisschen seltsam, aber wenn Sie alle an einem Ort haben, müssen Sie sich selbst als Ressource betrachten. Eine Ressource, die mehrere Arten von Aufgaben erledigen muss. Und wenn Sie nicht alle diese Aufgaben an einem Ort haben, werden Sie sich am Ende dabei ertappen, wie Sie versuchen, von einer Liste zur nächsten zu springen, von der Bestellung eines Klempners bis zum Abschluss einer Recherche, die Sie für Ihre Arbeit benötigen.

Die Idee ist, alles an einem Ort zu haben.

Nachdem Sie alles erfasst haben, verwende ich persönlich Trello, aber Sie können jedes beliebige Tool verwenden. Nachdem alles da ist, müssen Sie natürlich Prioritäten setzen, je nachdem, was Sie heute, morgen, in den nächsten zwei Wochen oder so erreichen wollen, was ich die Backlog-Aufgabe nenne.

[03:43] Wenn Sie wollen, können Sie sich nachher in meinem Blogbeitrag das Trello-Board ansehen, das ich verwende. Es ist eine Vorlage, die Ihnen helfen wird, anzufangen, aber am Ende ist es wirklich unterteilt in was sind die Aufgaben, die ich heute erreichen möchte, was sind die Aufgaben, die ich morgen erreichen möchte? Und dann schauen wir, sagen wir, eine oder zwei Wochen voraus, und der ganze Rest wird im Backlog sein.

Ich werde die Prioritäten danach setzen, wie viel Zeit ich für diese Aufgabe brauche. Und zweitens, wie viel Wirkung diese Aufgabe tatsächlich haben wird.

Die zweite Sache, die super wichtig ist, ich weiß, eine Menge Blog-Posts und andere, über die ich gesprochen habe, und ich glaube wirklich daran, ist eine E-Mail-Null zu haben, und ich weiß, wenn es etwas ist, das eine große Sache ist, ich weiß, es klingt wie unmöglich zu erreichen, aber ich kann Ihnen garantieren, dass ich mindestens 200 E-Mails jeden Tag und ich bekomme zu Null dreimal am Tag und die Art, wie ich es tue, ist durch ein wirklich ein organisiertes System während des Tages.

[04:44] Also das erste was ich morgens mache ist meinen Posteingang zu leeren und wenn ich Posteingang sage, dann meine ich auch Slack. Andere Messaging-Dinge, die Sie in Ihrer Welt verwenden, leeren Sie alles und alle E-Mails, die lang sind, wissen Sie, über die ich tatsächlich nachdenken oder die ich beantworten muss, oder ich benutze sie als Test. Ich füge sie als Aufgabe zu meinem Trello-Board hinzu und alle, die nicht wichtig sind. Die lösche ich natürlich. Und all die Dinge, die ich aufschieben kann. Manchmal kann man Boomerang oder andere Mitarbeiter benutzen, um nur zu antworten, wenn es tatsächlich mit einem bestimmten Datum zu tun hat. Dann kann man das auch machen, aber man sollte diese Funktion nicht missbrauchen und die zweite Sache ist, wie ich schon sagte, eine E-Mail-Null zu haben und eine sehr systematische Art und Weise zu haben, wie man den ganzen Tag über seine E-Mails bearbeitet.

[05:38] Ich mache das also morgens, nach dem Mittagessen und abends, wenn ich von der Arbeit komme, und dann noch einmal in der Nacht. Wenn Sie das also viermal am Tag machen, werden Sie jedes Mal, ich weiß nicht, Dutzende von E-Mails durchgehen, aber nicht Hunderte, und Sie werden in der Lage sein, Ihre E-Mails für den Tag auf Null zu bringen. Eine andere wirklich coole Sache daran ist, dass es einen wirklich netten psychologischen Effekt auf dich hat, richtig? Ich denke, dass viele Menschen auf der Welt dieses Gefühl nicht haben, aber es ist erstaunlich, es zu haben, und die Art und Weise, wie man es macht, ist, dass man eine Reihe von Routinen hat, die man über den Tag verteilt durchführt und seine E-Mails löscht. Auch das können Sie in meinem Blogbeitrag nachlesen. Sie sind bereits so organisiert, wie Sie es machen werden.

Letzten Endes geht es darum, die E-Mails zu löschen, den Durchhang zu beseitigen und sich auf die Dinge zu konzentrieren, die man an diesem Tag wirklich erreichen will, und sich nicht von anderen Menschen oder anderen Dingen die Zeit stehlen zu lassen. 

Juan: [06:33] Also und Yotam, du musst wirklich gut darin geworden sein, zu sagen, nein, das ist ein bisschen eine Fangfrage, aber nicht bei allen E-Mails kannst du einfach ja sagen und lass uns nachfassen. Ja und lass uns ein Treffen vereinbaren. Wie gehen Sie eigentlich damit um, Gelegenheiten abzulehnen und zu wissen, was Sie nicht tun sollten?

Yotam Cohen: [06:47] Ja, ich glaube, es geht wirklich nur um den Fokus. Wie Sie erwähnt haben. Ich glaube, am Ende geht es wirklich um die Prioritätensetzung, Sie wissen schon, Sie haben 24 Stunden am Tag. Ich habe noch niemanden gesehen, der das wirklich ändern kann. Wenn man also 24 Stunden hat, kann man nur das erreichen, was man erreichen kann, also will man die Dinge erreichen, die wirklich etwas bewirken, und die Art und Weise, wie man das macht, ist, Prioritäten zu setzen und zu verstehen, auf welche Dinge man sich konzentrieren muss und auf welche nicht, und am Ende geht es nur darum. Sie werden nicht alles erreichen können, was auf Ihrem Trello Board steht, und das ist auch in Ordnung. Es geht darum, die richtigen Dinge zuerst zu erledigen, und das geht nur, wenn man systematisch an seine Aufgaben herangeht und nicht einfach morgens sagt: Okay, was muss ich tun?

[07:31] Okay, öffnen Sie die Emails. Okay, lassen Sie uns mit ihnen gehen und dann springen Sie zurück zu Ihren Notizen und gehen zurück zu E-Mails. Wenn ich von einem Meeting zurückkomme und 15 Minuten Zeit habe, sind die sehr produktiv. Ich weiß genau, was ich anbieten muss, denn ich gehe einfach zur nächsten Karte, die ich auf meiner Liste habe, weil ich sie bereits am Morgen vorbereitet habe.

Ich weiß genau, woran ich arbeiten muss, so dass ich zwischen den Sitzungen nicht mehr diese 15 Minuten habe, in denen ich nicht produktiv bin.

Ich schaffe es tatsächlich, Dinge in 10 Minuten zu erledigen, weil ich genau weiß, woran ich arbeiten muss.

Juan: [07:59] Wie beginnen Sie Ihren Tag? Okay, also lass mich. Damit ich das richtig verstehe. Beginnst du deinen Tag, indem du zuerst deine E-Mails und Nachrichten durchgehst, oder beginnst du deinen Tag, indem du deine Prioritäten festlegst? Was davon kommt zuerst?

Yotam Cohen: [08:10] Als erstes muss man alle Orte löschen, die tatsächlich Aufgaben für einen generieren können. Also gehe ich zuerst alle meine E-Mails, Slack-Kanäle, Eh, Whatsapp-Nachrichten, falls vorhanden, oder andere Dinge, von denen Sie tatsächlich Dinge erhalten, durch. Und dann lege ich alles, was Aufgaben sind, die aus diesen E-Mails stammen, im Trello Board ab. Das kann zum Beispiel sein, dass ich die E-Mail, die Uwe mir geschickt hat, durchsehe und beantworte. Es hört sich komisch an, aber dann priorisiere ich diese E-Mail im Vergleich zu anderen Aufgaben, die zu erledigen sind, und manchmal beantworte ich sie erst in zwei Tagen, vielleicht antworte ich nur, schaue sie mir an und in zwei Tagen beantworte ich sie dann tatsächlich, weil das der richtige Zeitpunkt ist, um diese E-Mail zu bearbeiten, und nicht, weil E-Mails einfach all diese Dinge hochschieben, von denen ich weiß, dass sie nach der Zeit und nicht nach der Priorität geordnet sind. Richtig?

Juan: [09:00] Richtig. Habt ihr eine Struktur, wie ihr über die Auswirkungen und die Zeit nachdenkt, die ihr erwähnt habt? Denken Sie darüber nach? Zum Beispiel auf einer Skala von eins bis zehn, wie viel Zeit wird das in Anspruch nehmen, auf einer Skala von eins bis zehn, wie einflussreich das ist. Haben Sie etwas in dieser Richtung?

Yotam Cohen: [09:13] Ich habe angefangen, das zu tun. Ich muss sagen, es war ein bisschen seltsam. Ich versuche also, die Aufgaben so weit wie möglich zu unterteilen. Wenn ich mich zum Beispiel für einen bestimmten Anbieter für mein Unternehmen für Wibbitz entscheiden muss, dann mache ich eine Aufgabe mit der Recherche, eine Aufgabe mit der Zielsetzung, eine Aufgabe mit der Erstellung einer Tabelle zum Vergleich und eine Aufgabe, um vielleicht eine Entscheidung zu treffen.

Ich werde also versuchen, diese großen Aufgaben in kleinere Aufgaben aufzuteilen oder sie in kürzerer Zeit zu erledigen.

Und ich glaube, es hilft einem auch wirklich, wie ich schon sagte, Dinge zu erledigen und nicht nur eine Aufgabe für zwei Tage aufzuschieben, oder? Dann weiß man, dass man nicht immer in der Lage sein wird, sie zu erledigen, weil sie zu groß klingt.

[09:58] Aber am Ende geht es mehr um die Wirkung, die Sie denken. Und noch einmal, eine Auswirkung kann auch etwas Persönliches sein, richtig? Wenn Sie zu Hause etwas Dringendes zu tun haben, müssen Sie es lösen, richtig? Und andere Aufgaben müssen vielleicht zurückgestellt werden. Richtig? Man muss also alles auf einem Bild und an einem Ort sehen. Und ich glaube, wenn ich mir all die Leute anschaue, die ich heute betreue, und mit ihnen daran arbeite, dann sehe ich, dass die meisten Leute diese Aufgaben an verschiedenen Orten verwalten. Eines der Dinge, die viele Leute tun, ist entweder markieren und lesen oder stilisieren oder ähnliches. Wenn man das macht, ist es eigentlich eine Liste, wenn man darüber nachdenkt, oder? Man hat also eine Liste in der E-Mail, man hat eine Liste an anderen Stellen, und dann springt man den ganzen Tag über von einer zur anderen und versucht zu überlegen, was als nächstes kommt. Wenn Sie die Liste von Anfang an an einem Ort aufstellen, wissen Sie, woran Sie arbeiten müssen.

Juan: [10:50] Okay, das ist erstaunlich. Und wir werden tatsächlich Ihre Begriffe Trello-Board-Vorlage in den Show Notes dieser Episode haben, so dass Sie es tatsächlich herunterladen und sehen können, worüber er spricht. Okay? Lassen Sie mich also sicherstellen, dass ich das richtig verstanden habe. Du fängst deinen Tag an, indem du all deine Posteingänge leerst und Aufgaben erstellst und dann beginnst du, die Aufgaben zu priorisieren, die reinkommen, sei es über Slack, Whatsapp, E-Mail, wo auch immer, du fängst an, sie zu priorisieren und dann gehst du durch deinen Tag, aber wie du sagst, hört es sich im Grunde so an, als ob es von da an nur noch Autopilot ist, weil du gehst, du erledigst deine Dinge in Stapeln und du musst nie wirklich kreative Energie darauf verwenden, was als nächstes zu tun ist. Sie waren mit Ihrer Aufgabenliste sozusagen an diesem Punkt angelangt, und da alles, was Ihr Privat- und Berufsleben betrifft, in demselben Dashboard enthalten ist, können Sie sich einfach zurücklehnen und dem Prozess vertrauen.

Yotam Cohen: [11:35] Ganz genau. Und wissen Sie, wir alle wissen, dass das Leben unerwartet ist, manchmal so.

Wenn etwas Dringendes passiert und es in Ordnung ist, legt man es einfach oben hinein und nimmt etwas für morgen heraus.

Richtig? Das ist also genau das, was du gesagt hast. Sie haben Autopilot, Sie wissen genau, woran Sie arbeiten müssen. Wenn etwas passiert, schaltest du einfach um, dann ist es okay. Beende den Tag wieder. Nur zur Erinnerung, ich gehe die E-Mails auch nach dem Mittagessen durch, auch am Abend, bevor ich das Büro verlasse, und mache jedes Mal den gleichen Prozess und ändere manchmal die Priorität, wenn ich es brauche.

Juan: [12:11] Okay, perfekt. Lassen Sie uns jetzt in die Show-Notizen gehen, damit wir das alles rekapitulieren können und Yotams Gewohnheiten für den Erfolg in Sachen Produktivität und Zeitmanagement lernen. Yotam hat dieses Paradigma namens "eine weitere Stunde am Tag" und er hat herausgefunden, nachdem er vielen Leuten geholfen hat, ihren Tag zu maximieren, dass die Leute eine ganze weitere Stunde brauchten, nur um produktiv zu sein und ihre Zeit zu managen. Das Problem, das er feststellte, ist, dass die Leute denken, sie bräuchten nur ein weiteres Tool, um ihre Zeit zu managen. Das ist aber wirklich nicht der beste Weg, um das zu tun. Sie brauchen kein weiteres Werkzeug. Was Sie wirklich brauchen, ist ein System und eine Infrastruktur, die Ihnen hilft, alle Ihre Aufgaben an einem Ort zu erledigen. Das sind Ihre persönlichen und Ihre beruflichen Aufgaben. Sie müssen also anfangen, sich selbst als Ressource zu betrachten, und Sie brauchen alle Ihre Aufgaben am selben Ort, um Ihre Ressource, nämlich Sie und Ihre Zeit, optimal zu nutzen. Yotam verwendet Trello, um dies zu erreichen. Er beginnt damit, sein Board nach Tagen zu ordnen, also heute, morgen, in zwei Wochen, und dann hat er sogar eine Spalte für Aufgaben im Rückstand. Er beginnt damit, all dies nach Zeit und Auswirkung zu bewerten, um sicherzustellen, dass er die Dinge erledigt, die wichtig sind und nicht viel Zeit in Anspruch nehmen, wenn sie nicht viel Zeit in Anspruch nehmen, werden sie schneller und früher erledigt. Er hat auch diese Richtlinie. Er beginnt seinen Tag damit, dass er alle Nachrichten aus Slack, E-Mail und Whatsapp löscht, und wenn es weniger als fünf Minuten dauert, erledigt er es einfach. Wenn es länger dauert, legt er es auf Trello als Aufgabe ab, um es später zu erledigen. Als Letztes teilt er all diese Nachrichten in vier verschiedene Abschnitte ein. Das ist morgens, mittags, abends und nachts, um sicherzustellen, dass er das gute Gefühl hat, dass es nichts gibt, was heute noch nicht erledigt wurde. Alles ist entweder organisiert oder erledigt worden. Yotam beginnt seinen Tag damit, dass er seinen Posteingang leert und dann seine Aufgaben nach Prioritäten ordnet, damit sie zueinander passen. Wir werden das Trello-Board in den Notizen zu dieser Folge mit Ihnen teilen, damit Sie Yotams Gewohnheiten für Erfolg und Produktivität in Ihrem eigenen Leben nutzen können.

Yotam, Sie wachsen und entwickeln Ihr Unternehmen weiter, was sehr aufregend ist. Wo können die Leute am besten mit Ihnen in Kontakt bleiben und mehr über Sie erfahren?

Yotam Cohen: [14:12] Sie können mich auf Linkedin erreichen, es ist Yotam Cohen, Wibbitz und Sie können es dort finden und Sie können auch meinen Blog dort sehen. Sie können mir auch auf Twitter folgen, Yotam C um, und ja, das war's. Meine Firma oder meine Seite wibbitz.com

Juan: [14:35] Und das wird auch in den Show Notes stehen. Es ist ein großartiges Tech-Startup, das Ihnen helfen wird, Tonnen von Inhalten zu erstellen, die Ihre Zeit voranbringen. Vielen Dank, dass Sie in der Show waren.

Yotam Cohen: Danke, dass Sie mich eingeladen haben.