Folge 19 - Tommy Barav

Tommy Barav ist der Gründer von Supertools: einer Community und einem Blog, die Menschen dabei helfen, durch Technologie die bestmögliche Version ihrer selbst zu werden. Er ist außerdem ein Forbes 30 under 30, ein Autor für einige der größten Tech-Magazine in Israel und der Gastgeber seines eigenen Podcasts. Zuvor war er in verschiedenen Positionen im israelischen Startup-Ökosystem tätig - zuletzt als Marketingdirektor bei MassChallenge. In dieser Episode des Podcasts erfahren wir mehr von ihm.

Highlights

• To-Do-Listen können überwältigend sein. Alles auf eine To-Do-Liste zu schreiben, kann sehr erdrückend sein und die Produktivität überhaupt nicht fördern. To-Do-Listen sind sehr gut zum Erfassen, aber nicht wirklich strukturiert für das Zeitmanagement.
• Man will immer zuerst die einfachen, dringenden Aufgaben erledigen. Sie erledigen all diese kleinen Dinge und vergessen dabei das große Ganze. Sie verschieben die Aufgaben, die für Ihr Wachstum, für Ihr Unternehmen wichtig sind, immer auf den nächsten Tag, die nächste Woche, den nächsten Monat. Mangels Prioritätensetzung geraten Sie immer mehr in Stress.
• Wir müssen aufhören, über Produktivität nachzudenken, und anfangen, über Effizienz zu sprechen. Es geht darum, mit weniger Energie mehr Wirkung zu erzielen und die Energie zu optimieren.
• Verwenden Sie die Eisenhower-Matrix. Trennen Sie die dringenden Aufgaben von den wichtigen Aufgaben. Vergessen Sie beim Schreiben all dieser E-Mails nicht Ihren großen Traum.
• Verwenden Sie Google Keep, um das große Ganze nicht zu vergessen. Erstellen Sie Ihr Lebens-Dashboard auf Google Keep. Erstellen Sie fünf Karten: Morgenroutine, 5 von heute, Wochenrückblick, Monatsrückblick und Jahresrückblick.

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Notizen anzeigen

Juan: [01:18] Vielen Dank, dass Sie in die Sendung gekommen sind.

Tommy Barav: [01:20] Danke, dass Sie mich eingeladen haben.

Juan: [01:21] Tommy, du weißt sicherlich etwas über Produktivität und Zeitmanagement, was die meisten von uns nicht wissen. Kannst du mir ein wenig darüber erzählen, wie du über Zeit denkst?

Tommy Barav: [01:30] Ja, sicher. Wenn man über Zeit nachdenkt, denke ich immer an meine To-Do-Liste, weil ich meine Zeit immer mit meiner To-Do-Liste verwalte, weil mein Kalender so strukturiert ist, dass ich die Besprechungen und Arzttermine in meinem Arbeitsalltag verwalten kann. Aber was die Produktivität und die Arbeit angeht, benutze ich meine To-Do-Liste und habe wirklich darüber nachgedacht und nach einer Weile dachte ich, dass alles überwältigt ist und ich mit so vielen Aufgaben überfordert bin und das nicht sehr produktiv ist.

To-Do-Listen eignen sich hervorragend für die Erfassung von Aufgaben, sind aber für das Zeitmanagement nicht wirklich strukturiert.

Und ich musste ein anderes System erfinden, und nachdem ich eine Zeit lang mit einer Aufgabenliste gearbeitet hatte, wurde ich tatsächlich am meisten gestresst, weil man keine Prioritäten setzen kann und nicht wirklich das große Ganze kennt.

Tommy Barav: [02:35] Ähm, also dieses System funktioniert wirklich nicht. Und bei der Produktivität wollen Sie, Sie wissen schon, all diese Ausgabenaufgaben so schnell wie möglich loswerden. Ähm, was machen Sie also? Du wählst die erste Sache aus, die du loswerden willst, du weißt schon, viele, viele Aufgaben. Du wählst einfach die einfachste Aufgabe auf deiner To-Do-Liste. Okay? Und dann haben Sie komplexere Aufgaben, wissen Sie, wie die Dinge, die für Ihr Wachstum wichtig sind, die für Ihr Leben wichtig sind. Die verschiebt man auf später, auf den nächsten Tag, auf den nächsten Tag, auf die nächste Woche. Und du suchst dir immer die einfachste Aufgabe aus. So fühlst du dich am Ende zufrieden, weil du gerade 20 verschiedene Aufgaben erledigt hast. Du fühlst dich also zufrieden. Aber am Ende des Monats fragt man sich: Was habe ich diesen Monat getan, das mir geholfen hat, meine Karriere voranzubringen, das mir geholfen hat, mein Geschäft auszubauen, was habe ich getan?

Tommy Barav: [03:42] Und ich denke, dass ich mir diese Frage die ganze Zeit gestellt habe und ich habe herausgefunden, dass wenn ich eine Aufgabenliste benutze, ich mich immer mehr auf die einfache Aufgabe konzentriere, du weißt schon, E-Mails schreiben, andere Leute anrufen, immer mit der Priorität von jemand anderem beschäftigt und nicht mit meiner Priorität. Also musste ich ein anderes System finden. Ähm, also, ähm, also

Wir müssen aufhören, über Produktivität nachzudenken und anfangen, über Effizienz zu sprechen.

Und was wirklich wichtig für unser Leben ist, denn ich glaube nicht, dass es ein, wenn man über Produktivität spricht oder darüber nachdenkt, mehr in weniger Zeit zu tun. Es geht immer darum, dass wir 10 verschiedene Meetings und 20 verschiedene Aufgaben erledigen müssen und dass wir immer produktiver und produktiver werden müssen, wissen Sie. Und ich denke nicht so. Ich denke, es geht darum, mit weniger Energie mehr Wirkung zu erzielen, und wenn ich an weniger Energie denke, dann denke ich an Effizienz und die Optimierung von Energie.

Tommy Barav: [04:45] Okay. Du kannst also Energie für deine Familie sparen, du kannst deine Energie sparen, um Zeit mit deinen Kindern zu verbringen, um Zeit mit dem Side-Hustling zu verbringen. Du kannst deine Energie sparen, um andere Dinge zu tun. Und das erste, was mir in den Sinn kam, als ich meine Methode erklärte, basiert auf der Eisenhower Matrix. Das ist meiner Meinung nach eines der besten Konzepte. Ich bin sicher, dass Sie damit vertraut sind, aber lassen Sie es mich in einem Satz erklären. Wir sollten also Aufgaben, die wichtig sind, von denen trennen, die dringend sind. Okay. Wir haben also all diese wichtigen Aufgaben und all diese dringenden Aufgaben. Wir konzentrieren uns immer auf die dringenden Aufgaben, weil sie wahrscheinlich leicht, leicht zu erledigen sind. Sie sind nicht komplex, aber es ist etwas, das sehr dringend ist und wir müssen es jetzt erledigen.

Tommy Barav: [05:40] Wir vergessen also die wichtigen und, und, und nicht dringenden Aufgaben. Wissen Sie, all diese komplexen Aufgaben, die mit unserem Wachstum und mit unserem Karrierewachstum und mit dem Einfluss, den wir in unser Leben bringen können, verbunden sind, wissen Sie, und eine Verschiebung der Perspektive ist die Suche nach der nächsten Sache, auf die ich vorbereitet bin, ich weiß nicht, ob es Ihr Traum ist, einen Ted-Talk zu halten, also werden Sie das immer aufschieben, weil Sie sich auf all diese dringenden und kleinen und nervigen und dummen Aufgaben konzentrieren werden. Wir brauchen also Klarheit, und das Werkzeug, das ich benutze, um Klarheit zu bekommen und das große Ganze zu sehen, ist eigentlich Google Keep, und ich weiß nicht, ob Sie Google Keep kennen, aber es ist ein sehr beliebtes Werkzeug.

Tommy Barav: [06:31] Wenn Sie das Google-Ökosystem mögen, werden Sie Google Keep lieben. Und ich bin mir sicher, dass viele, viele Nutzer dieses Tool verwenden, auch unter unseren Zuhörern. Aber wissen Sie, vielleicht benutzen Sie es, um Notizen zu machen. Sie könnten es für Erinnerungen und andere Dinge verwenden.

 Ich habe das Ganze auf eine ganz neue Ebene gehoben und ein Dashboard für mein Leben auf Google Keep erstellt.

Das ist die Art und Weise, wie ich es formuliere, damit Sie sich wirklich Klarheit verschaffen können. Sie können also entweder ein Jahr lang auf den Neujahrsvorsatz warten, okay. Um etwas Klarheit zu bekommen, können Sie einen Tag im Jahr wählen, an dem Sie wirklich über Ihr Leben nachdenken und dann das vergangene Jahr reflektieren und denken: Okay, ich habe so viele E-Mails geschrieben, aber ich habe dieses Projekt, das ich machen möchte.

Tommy Barav: [07:36] Ich möchte abnehmen, ich möchte eine andere Karriere finden. Ich wollte so viele Dinge tun. Aber, aber, wissen Sie, so, so machen Sie diese Neujahrsvorsätze und diese große Liste von Dingen, die Sie tun wollen. Aber nach ein paar Wochen schaut man zurück und verfällt wieder in seine alten Gewohnheiten und geht zurück zu seiner neuen To-Do-Liste, die wahrscheinlich mit vielen dringenden Aufgaben gefüllt ist und nicht mit den wichtigen Aufgaben. Was wir also wirklich tun müssen, ist, das System so zu optimieren, dass es für uns funktioniert, damit wir wirklich das richtige System wählen können. Mit Google Keep habe ich beschlossen, eine Leinwand mit fünf Karten zu erstellen, fünf verschiedenen Karten. Stellen Sie sich also vor, dass Sie einen Bildschirm auf Ihrem Laptop haben und fünf verschiedene Karten sehen. Und für jede Karte habe ich ein anderes Feld.

Ich nutze diese Tafeln, um mir zunächst einen Überblick über mein Leben und meine Ziele zu verschaffen und um meine fünf wichtigsten Aufgaben des Tages zu definieren.

Tommy Barav: [08:42] Also so wie ich das mache. Also stellen Sie sich vor, ich habe eine Karte und ich bin sicher, dass ein, wir werden irgendwo ein Bild hochladen, damit die Leute es sehen können. Und vielleicht nehmen wir dieses Konzept. Stellen Sie sich also vor, Sie haben einen Bildschirm und können die erste Karte sehen. Meine erste Karte ist meine morgendliche Routine, also eine Checkliste mit allem, was ich morgens tun möchte, etwas, das meine Energie am Morgen erhöht. Das ist also die erste Karte, die nächste ist meine "Fünf von heute". Die Art und Weise, wie ich diese Aufgabe auswähle, besteht darin, dass ich mir mehrere Fragen stelle: Was hat den größten Einfluss auf mein Leben, den größten Einfluss auf das Wachstum meines Unternehmens, und welche Art von Aufgaben kann nur ich erledigen, welche Art von Aufgaben kann ich nicht an andere delegieren und welche Art von Aufgaben sind für morgen dringend.

Tommy Barav: [09:47] Aber ich versuche, alle dringenden Aufgaben auch wichtig zu halten.

Wenn also eine Aufgabe zwar dringend, aber nicht wichtig ist, versuche ich, sie zu delegieren oder sie auszulagern.

Ähm, einige wirklich fokussiert. Ich konzentriere mich auf Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind, und auf Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind, und ich versuche, der größte Verfechter von Aufgaben zu sein, die wichtig, aber nicht dringend sind, weil ich denke, dass diese Aufgaben eher wie Projekte sind, die man wirklich vorantreiben möchte, die man aber immer wieder verschiebt, weil sie nicht dringend sind, so dass man sie nicht wirklich abschließen kann, weil es eher eine Abfolge von Aufgaben ist als eine einzige Aufgabe, die man erledigen kann. Ähm, also heute sind es fünf - ich stelle all diese Fragen, ich beschränke mich immer auf fünf Aufgaben und nicht mehr als das.

Ich versuche, mir Aufgaben auszudenken, bei denen mir nachts die Augen zufallen, die mich nicht auf andere Gedanken bringen, so dass ich nachts besser schlafen kann.

Ich versuche also, die Aufgaben zu erledigen, die mein Leben verbessern, wenn ich sie erledige. Ich werde ein besserer Ehemann sein, ich werde ein besserer Arbeiter sein, ich werde ein besserer Unternehmer sein, ich werde ein besserer Chef sein. Das ist also die Aufgabe, die ich immer auswähle, aber was mir geholfen hat, die Aufgaben auszuwählen, meine heutigen fünf, basieren auf den freien Karten, die ich auf der rechten Seite dieses Bildschirms habe, das sind meine monatlichen und jährlichen Ziele. Und ich habe noch eine weitere Karte, die ich benutze. Ich teile sie mit meiner Frau, so dass Sie sie mit Ihrem Ehepartner teilen können. Das ist etwas, das Sie gemeinsam tun wollen, einige Ziele, gemeinsame Ziele, die Sie haben, um das Leben Ihrer Familie und Ihr persönliches Leben zu verbessern.

Tommy Barav: [11:47] Ich habe also auch eine gemeinsame Karte mit meiner Frau.

Und mit diesem Rahmen und dieser Leinwand können Sie wirklich das große Bild sehen, weil Sie Ihre jährlichen Ziele sehen können und auch meine jährlichen Ziele auf fünf verschiedene Ziele beschränken können.

Und ich versuche, groß zu denken. Ich versuche, darüber nachzudenken, welche Dinge ich wirklich tun möchte. Ich versuche, das so zu organisieren, dass es nicht nur für meine Arbeit ist, sondern auch für mein Privatleben, meine Gesundheit oder meine geistige Fitness. Es ist also ein ganzheitlicher Entwicklungsprozess, den ich mit mir selbst durchführe, so dass ich immer eine Liste habe, die ich immer sehen kann, und ich kann immer zurückblicken und sehen, was ich mir für meine Jahresziele vorgenommen habe. Und dann kann ich, basierend auf meinem Jahresziel, meine monatlichen, meine monatlichen Ziele auf der Grundlage meiner Jahresziele erstellen.

Tommy Barav: [12:45] Und wenn ich dann meine monatlichen Ziele erstellt habe, kann ich meine heutigen fünf, äh sorry, meine wöchentlichen Ziele und dann meine zwei Tage fünf vorbereiten. Also die heutigen fünf, die wöchentlichen Ziele, die monatlichen Ziele und dann die jährlichen Ziele. Und dann kann man wirklich das große Ganze im Prozess sehen.

Es ist wie ein Trichter. Sie erstellen einen Trichter für Ihr Leben, und wenn Sie, sagen wir, ich erstelle zum Beispiel meine Monatskarte mit meiner Monatsübersichtskarte, meinem Monatsziel, und wenn ich über meine monatlichen Ziele nachdenke, stütze ich mich dabei auf meine Jahresziele. Okay, damit ich keine Fehler mache, denn wenn ich verschiedene Aufgaben habe, die nicht mit meinem Jahresziel verbunden sind, werde ich sie nicht auf die Liste setzen.

Tommy Barav: [13:38]Das ist ein sehr einfaches Konzept, aber ich kann Ihnen gar nicht sagen, wie wirkungsvoll dieses Konzept ist. Es ist die ultimative Aufgabenliste für mich, weil ich weiß, dass man zunächst die Reibung mit einem komplexen Management, Sie wissen schon, To-Do-Listen-Tool reduziert, weil es sehr einfach ist, es ist sehr leicht zu aktualisieren. Man kann Erinnerungen einfügen, man kann es mit dem Kalender synchronisieren, das steigert wirklich meine Effizienz. So kann man sich zum Beispiel immer in den Kalender eintragen, ein kleiner Trick, den ich gemacht habe. Wenn Sie eine Erinnerung auf Ihre Monatskarte, die Monatsübersichtskarte, setzen, wird sie automatisch in Ihren Kalender integriert. So sehe ich jeden Freitag diese Karte. Entschuldigung, mein Wochenrückblick. Jeden Freitag kann ich meine Wochenzielkarte sehen und dann kann ich einfach auf meinen Kalender klicken und sofort öffnet sich diese Karte und ich kann sie in Sekundenschnelle aktualisieren, genauso wie meine Monatszielkarte.

Ich versuche also wirklich, das Google-Ökosystem zu leben und für mich zu optimieren, es einfach und übersichtlich zu halten und wirklich das große Ganze zu sehen.

Juan: [15:08] Tommy, das ist großartig. Das macht absolut Sinn. Hast du festgestellt, dass du deine Karten die ganze Woche oder den ganzen Monat über bearbeitest, oder findest du nur einen bestimmten Tag, an dem du sie bearbeitest, und dann legst du dich für den gesamten Zeitraum fest, bevor du sie wieder bearbeitest und für den nächsten Zyklus aktualisierst?

Tommy Barav: [15:21] Ja, das ist eine tolle Frage, denn ich sehe das immer wie die Dashboards. Wenn ich also mehr Klarheit brauche, gehe ich immer zu diesem Dashboard zurück, aber für mich war das Aktualisieren eigentlich ein Tag, an dem ich meine täglichen fünf Aufgaben erstelle und am Abend, jeden Abend sitze ich da und öffne Google Keep und aktualisiere die heutigen fünf Aufgaben und vergesse sie dann. Morgens habe ich es immer offen, es gibt einen rosa Tab auf Chrome, so dass ich immer gelehrt wurde, war offen, so kann ich dieses Dashboard die ganze Zeit sehen und wenn Sie wie ein ultraleichter Bildschirm, wie ein großer Bildschirm verwenden, können Sie es die ganze Zeit auch, wenn Sie andere Aufgaben zu tun.

Es wird wie eine große Erinnerung sein, ein großer Leuchtturm für alle Ihre Aufgaben.

Außerdem aktualisiere ich sie jede Woche am Freitag, ich habe eine Erinnerung in meinem Kalender und auch jeden Monat und natürlich am Ende des Jahres, das ist mein Neujahrsvorsatz. Ich aktualisiere auch meine Jahresziele.

Juan: [16:37] Das gefällt mir. (lacht) Okay. Da habt ihr es. Produktivitäts-Masterminds. Tommy hat Google Keep für etwas genutzt, wofür es eigentlich nicht gedacht ist. Die meisten von uns nutzen es für Erinnerungen, die meisten von uns nutzen es für Aufgaben, aber Tommy hat herausgefunden, dass die meisten von uns nur mit Aufgabenlisten arbeiten und sich um Dinge kümmern, die nur dringend, aber nicht wichtig sind. Wie können wir das also ändern? Wir müssen aufhören, über Produktivität nachzudenken, und anfangen, über Effizienz nachzudenken und sicherzustellen, dass wir das Richtige tun. Tommy geht dieses Problem an, indem er Google Keep verwendet, nicht um sich Notizen zu machen oder Erinnerungen zu verfolgen, wie die meisten von uns, sondern indem er ein Live-Dashboard auf Google Keep erstellt, von dem wir ein Bild in den Anmerkungen zur Sendung zeigen werden. Dieses System hilft Tommy, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren und nicht nur auf dringende Aufgaben, und es ist sehr einfach.

Juan: [17:19] Es sind einfach fünf Karten von links nach rechts und du kannst das zu Hause nachmachen oder du kannst es auf deinem eigenen Google Keep abrufen. Auf der linken Seite haben wir unsere Morgenroutine, gefolgt von den heutigen fünf, die den größten Einfluss haben, du weißt schon, du hast Dinge beantwortet wie: Was wird den größten Einfluss auf mein Leben haben, was wird das Wachstum meines Unternehmens beeinflussen. Was kann ich nicht delegieren? Was ist dringend und wichtig, nicht nur dringend für morgen. Das ist die zweite Karte, richtig? Die fünf von heute. Die dritte Karte sind die monatlichen Ziele, gefolgt von den jährlichen Zielen und schließlich eine Karte mit den gemeinsamen Zielen zur Verbesserung des Familien- und Privatlebens, die Tommy mit seiner Partnerin teilt. Tommy, danke, dass du das mit uns geteilt hast. Während Sie weiter wachsen und Ihre Karriere vorantreiben, wo können die Leute am besten mit Ihnen in Kontakt bleiben und mehr darüber erfahren, was Sie tun?

Tommy Barav: [18:04] Ja. Im Grunde habe ich meinen eigenen Blog. Momentan ist er auf Hebräisch, aber ich werde ihn sehr bald ins Englische übersetzen. Ich lebe von E-Mails, also können Sie mich jederzeit per E-Mail erreichen. Ich stelle sicher, dass ich meine E-Mail mit Ihnen teile, und ich habe auch gerade einen Podcast erstellt, in dem Sie verschiedene Podcasts hören können, in denen ich über Technologie spreche, und ich stelle sicher, dass Sie den Link ebenfalls teilen.

Juan: [18:36] Perfekt. [18:36] Okay. Erzähle es mir. Vielen Dank, dass du in die Show gekommen bist und all das mit uns geteilt hast.

Tommy Barav: [18:40] Ich danke Ihnen vielmals. Es war großartig.