Episode 2 - Stever Robbins

Autorin: Karolina Matyska

27. Juni 2018

Stever Robbins ist ein öffentlicher Redner, Autor, Workshop-Leiter, Executive Coach und Gastgeber des erfolgreichen Get-It-Done-Guy-Podcasts, der mehr als 36 Millionen Mal heruntergeladen wurde. Über ihn wurde in zahlreichen Publikationen berichtet, darunter The Wall Street Journal, The New York Times, ABC News und FOX News. Er hat einen MBA der Harvard Business School und einen BS in Computerwissenschaften vom MIT. In dieser Folge von Productivity Masterminds hören wir mehr von ihm.[

Highlights

80/20-Regel: Verstehen Sie, dass nicht jede Anstrengung zu gleichen Ergebnissen führt, und dass Sie etwas tun können, das in dem Sinne produktiv ist, dass es tatsächlich zu einem Ergebnis führt, aber eine sehr geringe Hebelwirkung hat.
Prüflisten: Wenn Sie an einer Aufgabe arbeiten, die Sie häufiger durchführen wollen, erstellen Sie eine Checkliste und schreiben Sie jeden Schritt auf. Wenn Sie die Aufgabe das nächste Mal erledigen, folgen Sie einfach den Schritten und suchen Sie sofort nach Möglichkeiten, den Prozess zu optimieren und zu beschleunigen. Bonus-Schritt: Sobald Ihr Prozess ausreichend optimiert (und möglicherweise automatisiert) ist, entscheiden Sie, ob diese Aufgabe besser delegiert oder an eine andere Person ausgelagert werden sollte.
Effizient vs. effektiv: Effizient zu sein bedeutet, dass man etwas mit sehr wenig Energie oder sehr wenigen Ressourcen tut, um die Aufgabe zu erfüllen. Effektiv zu sein bedeutet, dass Sie das Richtige tun. Es ist viel besser, ineffizient effektiv zu sein, als ineffektiv effizient zu sein. Wenn Sie sehr effizient sind, aber nicht das Richtige tun, dann kommen Sie schneller an das Ziel, was nicht klug ist.
Es liegt an Ihnen:Du hast eine bestimmte Menge an Zeit, du weißt nicht, wie viel du hast, und in jedem Moment, den du hast, liegt es an dir und deiner Entscheidungsfindung, wie du sie nutzt. Zeitmanagement läuft also auf die Frage hinaus: "Was mache ich mit der nächsten Minute meiner Zeit?

Werbegeschenk

Um an unserer Verlosung teilzunehmen und einen kostenlosen Tracker zu gewinnen, abonnieren Sie unseren Podcast auf iTunes und gehen Sie dann zu timeular. com/giveaway, um an der Verlosung teilzunehmen.

Notizen anzeigen

Juan: Stever, danke, dass du bei uns bist. Willkommen in der Sendung.

Stever: Ich danke Ihnen.

Juan: Stever, du weißt also etwas über Zeit, was die meisten Menschen nicht wissen, und du musst dir inzwischen ein paar Regeln für Produktivität und Zeitmanagement zurechtgelegt haben. Kannst du uns ein wenig darüber erzählen, wie du über Zeit denkst?

Stever: Sicher. Nun, sie tickt, und sie tickt unabhängig davon, ob man sie nutzt oder nicht. Nun, viele Leute denken, dass die Zeit in hübsche kleine Eimer aufgeteilt ist, wie z. B. "Oh, ich möchte über die Work-Life-Balance sprechen. So etwas wie eine Work-Life-Balance gibt es eigentlich nicht. Man hat eine bestimmte Menge an Zeit, man weiß nicht, wie viel man hat, und es liegt an einem selbst und an den eigenen Entscheidungen, wie man die Zeit nutzt. Zeitmanagement läuft also auf die Frage hinaus: "Was mache ich mit der nächsten Minute meiner Zeit? Und das ist die einzige Frage, die sich stellt, und es geht darum, wie Sie die Entscheidung treffen, was Sie mit dieser nächsten Minute anfangen wollen. Ich meine, es gibt zahllose verschiedene Konzepte. Ich werde einfach ein paar auswählen, die ich für besonders wichtig halte.

Eine davon ist die 80/20-Regel. Verstehen Sie, dass nicht jeder Aufwand zu gleichen Ergebnissen führt. Sie können etwas tun, das in dem Sinne produktiv ist, dass es tatsächlich zu einem Ergebnis führt, aber es kann eine sehr geringe Hebelwirkung haben.

Sie können ein Ergebnis produzieren, das nur hier und jetzt nützlich ist. Nehmen wir zum Beispiel an, dass Sie im Rahmen einer Fundraising-Initiative 200 Personen persönlich ansprechen, und Sie setzen sich hin und schreiben eine E-Mail an eine dieser Personen. Das scheint sehr produktiv zu sein, oder? Sie ergreifen Maßnahmen, die Sie bei der Mittelbeschaffung voranbringen, indem Sie diese Person an Bord holen. Wenn jedoch nicht alle 200 Personen sehr, sehr, sehr individuell sind, wäre dieselbe Zeit vielleicht besser damit verbracht, eine allgemeine Vorlage mit drei oder vier Anpassungsmöglichkeiten zu erstellen. Sobald Sie diese Vorlage erstellt haben, was vier- oder fünfmal so viel Zeit in Anspruch nehmen kann wie das Schreiben einer einzelnen Nachricht, aber sobald Sie die Vorlage erstellt haben, drücken Sie einfach auf die Schaltfläche für die Aushilfsnutzung der Vorlage, die Sie haben, und dann heißt es: "Bitte geben Sie den Absatz zur Personalisierung für diese Person ein. Das tippt man ein und drückt dann auf "Senden" und plötzlich ist man von 200 mal, sagen wir 10 Minuten, die man für die Erstellung der einzelnen E-Mails benötigt, weg. Stattdessen haben Sie vielleicht 30 Minuten mit der Entwicklung der Vorlage verbracht, aber damit können Sie die restlichen 199 E-Mails in anderthalb Minuten pro Stück bearbeiten, und insgesamt, auch wenn der Anfang länger dauert, nimmt die gesamte Aufgabe viel weniger Zeit in Anspruch,

Juan: Genau. Es geht um das Konzept, dass man mehr Zeit damit verbringt, die Axt zu schärfen, als nur auf den Baum einzuhacken, und wenn man den Baum dann tatsächlich fällt, geht es viel schneller voran, weil man Zeit damit verbracht hat, sich auf diese Aufgabe vorzubereiten. Wie finden Sie die Möglichkeiten, diese Dinge zu optimieren? Denken Sie an eine Stapelverarbeitung, wie es scheint?

Stever: Oh Gott. Ich denke an alle möglichen Dinge. Da ich als Computerprogrammierer angefangen habe, habe ich die ersten 17 Jahre meiner Karriere damit verbracht, nichts anderes zu tun, als herauszufinden, wie man Prozesse modifizieren und optimieren kann, also habe ich einen sehr, sehr großen Werkzeugkasten und wie ich das mache, aber die Art von Dingen, nach denen ich suche:

Für jede Art von elektronischer Kommunikation können Vorlagen erstellt werden, sei es ein Seriendruck in Word, ein automatisiertes E-Mail-System oder auch nur Tastaturmakros.

Text lässt sich also immer leicht als Vorlage verwenden. Ich habe ein Konzept, das ich in meinem Buch "The Get It Done Guys: Nine steps to work less and do more" (Die Get It Done Guys: Neun Schritte, um weniger zu arbeiten und mehr zu tun) besprochen habe und das ich Ressourcenbücher oder Ressourcenhandbücher nenne, ich habe den genauen Ausdruck vergessen. Es ist lustig, denn das ist etwas, das ich für mich selbst erfunden habe, und es schien eine offensichtliche Idee zu sein, aber viele Leute tun es nicht. Wenn ich eine neue Aufgabe erledige, die ich noch nie gemacht habe, nehme ich mir ein Buch oder ein leeres Notizbuch und schreibe jeden Schritt der Aufgabe auf, während ich sie erledige, und wenn ich zurückgehen muss, füge ich kleine Pfeile ein und sage: "Oh, ich habe den Schritt zwischen Schritt zwei und drei vergessen. Wenn für einen bestimmten Schritt der Aufgabe externe Informationen erforderlich sind, schreibe ich das direkt in das Notizbuch. Wenn ich z. B. lerne, wie man ein Video bearbeitet, und eine Titelsequenz zu einem von mir produzierten Video hinzufügen möchte, schreibe ich Folgendes auf: Erstens: Camtasia starten, zweitens: Video einlesen, drittens: Video auf der Zeitachse nach rechts verschieben, viertens: Intro-Sequenz aufnehmen, indem ich die Aufnahmetaste drücke, fünftens: Intro platzieren, suchen, usw. Ich gehe also Stück für Stück vor. Wenn es sich um externe Informationen handelt, wie z. B. bei mir, suche ich in meinem kleinen Ressourcenbuch nach Cliparts, die ich für den Hintergrund des Titelbildschirms verwenden kann. Und denken Sie daran, das ist ein Notizbuch auf Papier, das neben mir auf dem Schreibtisch liegt. Ich schreibe mir auf, gehe zu clipart.com oder unsplash.com oder welche Website ich auch immer benutze, um die Cliparts zu bekommen, so dass - und ich fahre fort, den Prozess durchzugehen, und wenn ich fertig bin, habe ich jetzt eine Liste mit jedem Schritt des Prozesses und allen Ressourcen, die ich brauchte, um das zu machen, um diesen Prozess und diese Aufgabe zu vollenden. Jetzt habe ich also eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie ich ein Video bearbeite und meinen Titelbildschirm anbringe. Wenn ich also das nächste Mal einen Titelbildschirm erstellen muss, folge ich den Anweisungen in meinem Buch und stelle vielleicht fest, dass ich diese beiden Schritte miteinander kombinieren kann, weil Camtasia diese tolle Anmerkungsfunktion hat, oder dass dieser Schritt viel Arbeit macht. Ich frage mich, ob ich ihn abkürzen kann. Oh, das kann ich, denn ich kann das Titelintro vorrendern und muss es kein zweites Mal machen. Ich kann es dann einfach als separaten Videoclip einfügen oder was auch immer die Teile sind.

Also mache ich die Aufgabe ein zweites Mal, diesmal mit Hilfe meines Ressourcenbuchs, und ich suche nach Möglichkeiten, die Dinge zu optimieren und zu beschleunigen.

Wenn ich das alles erledigt habe und eine Liste von Schritten habe, von denen ich weiß, dass sie funktionieren, kann ich diese Liste von Schritten entweder in eine Art Online-Checkliste eingeben, und checkvist.com ist das spezielle Tool, das ich zum Aufzeichnen meiner Checklisten verwende. Das nächste Mal, wenn ich das tun muss, kann ich einfach auf checkvist.com gehen, um die Prozesskarte aufzurufen, was ich tun muss, und einfach Schritt für Schritt durchgehen und die Dinge abhaken. Alternativ dazu habe ich jetzt eine Online-Checkliste. Ich kann einen virtuellen Assistenten anrufen oder jemanden aus der Nachbarschaft einstellen, ein Kind oder was auch immer. Und wenn sich herausstellt, dass diese Aufgabe besser an jemand anderen delegiert werden sollte, kann ich ihm die Checkliste geben und sie mit ihm zum ersten Mal durchgehen, und dann werde ich feststellen: "Oh, was sind die Schritte, die für mich offensichtlich waren und mit denen er jetzt Schwierigkeiten hat. Wenn es also heißt, geben Sie den Titel ein, aber geben Sie den Titel und den Namen des Videos ein, dann ist es für mich offensichtlich, wie man das macht. Und es wird immer blah blah, blah Video von Stever sagen, aber sie werden das nicht unbedingt wissen, und ich werde ihnen dabei zusehen, und ich werde sagen: "Oh, was sind die fehlenden Schritte, die in meinem Kopf waren, aber ich habe nicht daran gedacht, sie aufzuschreiben", und ich werde diese zur Checkliste hinzufügen. Und voilà, schon habe ich eine vollständige Checkliste, die der virtuelle Assistent oder die Person in der Nachbarschaft nutzen kann, um die Aufgabe zu erledigen. Und das ist ein System, das nützlich ist, um Möglichkeiten zu finden, um zu rationalisieren, um Möglichkeiten zum Delegieren zu finden. Das ist es, was ich tue, und ich finde, dass es wirklich gut funktioniert.

Juan: Nein, das ist perfekt. Ich denke, um das in einer Säule des Erfolges zusammenzufassen, die Stever verwendet, meine ich, dass du ziemlich viel Wert auf vorausschauendes Handeln legst. Wenn du also einen Plan für Dinge erstellst, von denen du weißt, dass du sie mehr als einmal machen wirst, kannst du Möglichkeiten zur Optimierung finden. Wenn Sie sich von jeder Aufgabe überraschen lassen und immer nur reagieren, anstatt proaktiv auf Aufgaben zu reagieren, von denen Sie bereits wussten, dass Sie sie mehr als einmal erledigen würden, dann werden Sie nicht in der Lage sein, Prozesse zu schaffen, die Sie einstellen oder auslagern können, um sie schneller zu erledigen. Es geht also darum, absichtlich zu handeln, nicht wahr?

Stever: Ich möchte etwas klarstellen, weil Sie von Vorplanung sprechen. Ich spreche nicht von Vorplanung, sondern davon, dass Sie beim ersten Mal, wenn Sie die Aufgabe erledigen, einfach die Schritte aufschreiben, die Ihnen begegnen, so dass Sie beim ersten Mal keine Vorplanung vornehmen. Ihr Tagebuch mit den Schritten, die Sie unternommen haben, wird zu Ihrem Plan für den zweiten Durchgang.

Juan: Hab dich. Ich verstehe.

Stever: Weil man den Plan nicht unbedingt im Voraus kennt, man weiß nicht: "Oh, diese Person wird vergessen, meinen Namen als Teil des Titels zu schreiben", man muss das herausfinden. Wenn man es herausfindet, sollte man es aufschreiben, damit man es nie wieder tun muss, man muss es nie wieder herausfinden.

Juan: Das macht sehr viel Sinn. Wenn du mit Kunden arbeitest, Stever, berätst du sie normalerweise dabei, dies zu tun, sich anzugewöhnen, dies bei jeder Aktion zu tun? Oder gilt das speziell für Aktionen, von denen Sie wissen, dass Sie sie mehr als einmal durchführen werden?

Stever: Oh, das würde nur für Aktionen gelten, die du mehr als einmal machst, sonst wäre es so, dass du beim ersten Mal nur für dich aufschreibst.

Juan: Richtig.

Stever: Ich weiß nicht, ob das für Sie von Vorteil wäre. Ich sage Ihnen, das ist eine meiner persönlichen Falltüren: Ich neige dazu, alles automatisieren zu wollen, selbst wenn es etwas ist, das ich nur einmal machen werde. Es gibt eine Reihe von Fällen, in denen ich sehr ausgeklügelte und fabelhafte, theoretisch reine Systeme entwickelt habe, die genau das tun können, was ich nur einmal tun muss. Die Tatsache, dass ich das System erschaffen habe, war also keine große Hilfe.

Juan: Genau. Oh mein Gott, das kann man gut nachempfinden. Ich glaube, wir alle haben das schon durchgemacht, komplexe Systeme zu schaffen. Stever, geben Sie mir noch einen Tipp, den Sie bei der Arbeit mit Selbstständigen, die ihre Zeit optimieren wollen, als sehr hilfreich empfinden. Gibt es noch etwas, das Sie ihnen über Zeitmanagement beibringen?

Stever: Das Wichtigste, was die meisten Menschen nicht verstehen, ist der Unterschied zwischen Effizienz und Effektivität. Effizient zu sein bedeutet, dass man etwas mit sehr wenig Energie oder sehr wenigen Ressourcen tut, um diese Aufgabe zu erfüllen. Effektiv zu sein bedeutet, dass man das Richtige tut, und es ist viel, viel besser, ineffizient effektiv zu sein als ineffektiv effizient zu sein.

Und damit meine ich, dass man, wenn man sehr, sehr effizient ist, aber nicht das Richtige tut, schneller dorthin kommt, wo man nicht sein will, was nicht klug ist.

Die meisten Menschen nehmen sich also nicht die Zeit, sich auf die Maßnahmen zu konzentrieren, die sie wirklich weiterbringen werden. Ich gebe Ihnen ein persönliches Beispiel, das zu meinen persönlichen Falltüren gehört. Da ich die ersten 17 Jahre meiner Karriere als Programmierer verbracht habe, neige ich dazu, mich von der Technologie vereinnahmen zu lassen. Ich stelle zum Beispiel eine Reihe von Tools und Videos für die aktuelle Get It Done"-Gruppe zusammen, die ich leite, und es fällt mir sehr, sehr leicht, mich von dem Gedanken leiten zu lassen: Solange ich mich auf dieser Seite meiner Website befinde, kann ich das Layout umgestalten" und sieh mal, da ist dieses neue Plugin, das ich einbauen kann". Und am Ende mache ich Dinge, die ich in einer abstrakten Welt rechtfertigen könnte. Ich kann sagen: "Sieh mal, die Seite sieht jetzt besser aus, sie ist für meine Studenten leichter zu navigieren", ich habe diese nützlichen Dinge getan, aber in Wirklichkeit ist das nicht das, was das Unternehmen voranbringt. Die Seite, wie sie war, hat perfekt funktioniert, und die Tatsache, dass ich sie von 89 % Effektivität auf 93 % Effektivität bringen kann, ist für das Geschäft einfach nicht relevant. Hätte ich die gleiche Zeit damit verbracht, eine Anzeige zu verfassen oder einen potenziellen Kunden anzurufen, wäre das sehr viel sinnvoller gewesen. Auch auf die Gefahr hin zu zeigen, dass ich nicht perfekt bin. Das ist eine Sache, mit der ich persönlich immer zu kämpfen habe.

Ich klebe zum Beispiel jeden Morgen einen Post-it-Block auf meinen Bildschirm, einen kleinen Zettel, auf dem steht: Das ist die oberste Priorität für den Tag.

Wenn ich also von irgendetwas überrumpelt werde, denke ich, sobald ich den Zettel sehe: "Stimmt, ich sollte heute daran arbeiten, meine Mailingliste aufzubauen oder was auch immer, anstatt Videos zu bearbeiten.

Juan: Nein, das macht sehr viel Sinn. Da haben Sie es, das Produktivitäts-Mastermind. Stever ist ein Produktivitätsexperte und berät Selbstständige, um sicherzustellen, dass sie das Beste aus ihrer Zeit herausholen, indem sie sich nicht nur darauf konzentrieren, effektiv, Entschuldigung, effizient zu sein, sondern auch effektiv zu sein, um sicherzustellen, dass sie nicht schneller dorthin kommen, wo sie nicht sein wollen, sondern eher darauf hinarbeiten, dorthin zu kommen, wo sie tatsächlich sein wollen. Er hilft Fachleuten bei der Erstellung von Plänen für Dinge, von denen sie wissen, dass sie sie mehr als einmal tun werden, so dass sie diese in Zukunft einstellen oder auslagern und ihre Zeit viel besser nutzen können. Vielen Dank, Stever, dass du zu uns in die Sendung gekommen bist.

Stever: Mit Vergnügen.