Episode 3 - Elizabeth Saunders

Elizabeth Grace Saunders ist die Gründerin und Geschäftsführerin von Real Life E®, einem Unternehmen für Zeit-Coaching und Vorträge, das Menschen auf ihrem Weg von Schuldgefühlen, Überforderung und Frustration zu mehr Frieden und Zuversicht begleitet. Ihr erstes Buch wurde von McGraw Hill veröffentlicht, ihr zweites von Harvard Business Review, und ihr letztes von FaithWords. Elizabeth ist im Inc Magazine, TIME, Forbes, The Chicago Tribune und auf NBC, ABC und CBS erschienen. Sie ist eine Expertin in Sachen Zeitmanagement und Produktivität. In dieser Folge von Productivity Masterminds hören wir mehr von ihr.

Highlights

Elizabeth konzentriert sich in ihrem Zeitmanagement- und Produktivitätscoaching auf drei Schlüsselelemente des Zeitmanagements: (1) Klärung handlungsorientierter Prioritäten, (2) Festlegung realistischer Erwartungen und (3) Stärkung einfacher Routinen.

1. Klärung der handlungsbezogenen Prioritäten: Vergewissern Sie sich, dass Sie wissen, was Ihre Prioritäten sind, und stellen Sie eine Reihenfolge für Ihre Prioritäten auf. Und dann müssen Sie diese abstrakten Prioritäten in konkrete Maßnahmen umsetzen, die Sie in Ihrem Kalender eintragen können.
2. Realistische Erwartungen setzen: Lernen Sie, wie lange bestimmte Tätigkeiten dauern, und seien Sie realistisch. Wenn Sie ständig überschätzen, wie viel Sie jeden Tag schaffen können, könnten Sie das Gefühl haben, dass Sie versagt haben, obwohl das Einzige, was Sie "falsch" gemacht haben, darin besteht, dass Sie falsche Erwartungen hatten.
3. Verstärkung einfacher Gewohnheiten: Jede Gewohnheit (sowohl die gute als auch die schlechte) kann mit der Zeit an Wirkung gewinnen. Zum Beispiel kann die tägliche oder wöchentliche Planung oder sogar die Entscheidung, wann Sie Sport treiben oder wie Sie entscheiden, was Sie essen wollen, dazu beitragen, dass Sie weniger Zeit für Dinge aufwenden müssen, weil sie bereits vorher festgelegt sind.

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Notizen anzeigen

Juan: Elizabeth, vielen Dank, dass Sie zu uns in die Sendung gekommen sind.

Elizabeth: Vielen Dank, dass Sie mich in die Sendung eingeladen haben.

Juan: Elizabeth, können Sie uns ein wenig von den Paradigmen oder Strukturen erzählen, die Sie mit Ihren Coaching-Klienten verwenden und die für unsere Zuhörer nützlich sein könnten?

Elisabeth: Ja. Ich habe drei Bücher geschrieben, und mein erstes Buch heißt "Die drei Geheimnisse der effektiven Zeitinvestition", und in diesem Buch habe ich die drei Schlüsselelemente, die meiner Meinung nach wirklich wichtig sind, aufgeschlüsselt, und ich werde sie hier kurz erläutern.

Bei der ersten geht es darum, handlungsorientierte Prioritäten zu klären. Beim zweiten geht es um die Festlegung realistischer Erwartungen und beim dritten um die Stärkung einfacher Routinen.

Wenn Sie diese drei Bereiche beachten, werden Sie wirklich in der Lage sein, Ihre Zeit effektiv zu investieren und Ihre Zeit in das zu investieren, was Ihnen wirklich wichtig ist. Nicht nur, um eine Menge Dinge zu erledigen.

Juan: Das ist perfekt. Erklären Sie uns doch bitte ein wenig, wie das funktioniert. Du überlegst dir ganz bewusst, womit du deine Zeit verbringst, richtest Routinen dafür ein, stärkst die Routinen und was war das zweite?

Elisabeth: Realistische Erwartungen setzen.

Juan: Realistische Erwartungen. Können Sie uns erklären, wie Sie das machen?

Elisabeth: Auf jeden Fall. Der erste Punkt ist die Klärung der handlungsorientierten Prioritäten, und ich werde Ihnen erklären, was das genau bedeutet. Für mich ist es offensichtlich gesunder Menschenverstand, aber alle anderen haben wahrscheinlich noch nie davon gehört. Es ist also ein zweistufiger Prozess. Erstens müssen Sie sich darüber im Klaren sein, was Ihre Prioritäten sind, denn wenn Sie sich nicht im Klaren darüber sind, was Sie erreichen wollen, sind andere mehr als glücklich, Ihre Zeit für Sie zu opfern, vor allem in unserer technologielastigen Kultur. Sie sollten sich also darüber im Klaren sein, dass dies heute meine Priorität bei der Arbeit ist oder meine Priorität im Leben, und Sie sollten eine Prioritätenliste aufstellen.

Und dann müssen Sie diese abstrakten Prioritäten in konkrete Maßnahmen umsetzen, die Sie in Ihren Kalender eintragen können. Das ist der Punkt, an dem viele Menschen Fehler machen.

Ich werde also ein paar Beispiele nennen. Viele Menschen, die diesen Podcast hören, sind Unternehmer oder Menschen mit einem unternehmerischen Geist. Und um das zu tun, muss man über Dinge wie Geschäftsentwicklung oder Strategie nachdenken, aber das ist sehr abstrakt im Vergleich dazu, wie man seinen Posteingang auf Null bringt oder wie man dieses Projekt durchführt. Also muss man das in eine Handlung umsetzen. So verbringe ich zum Beispiel mittwochs eine Stunde pro Woche damit, Ideen zu sammeln oder Artikel aus meinem Fachgebiet zu lesen, oder ich spreche mit Leuten darüber, was ich mir ausgedacht habe. Wenn man also diese Priorität in eine Aktion umsetzt, indem man sie in den Kalender einträgt, kommt man tatsächlich viel weiter und viel schneller voran.

Juan: Eine Frage, die ich bei diesen Aufnahmen gerne stellen würde, ist die nach der Struktur, mit der ihr herausfindet, was in euren Kalender kommt und was nicht. Habt ihr einen Prozess, um zu verstehen, ob etwas in euren Kalender aufgenommen werden sollte oder nicht, wenn ihr diese Aufgaben erstellt?

Elisabeth: Ja, das ist eine gute Frage. Es ist gut zu wissen, dass ich Zeitmanagement-Coaching mit Menschen auf der ganzen Welt mache, in den unterschiedlichsten Berufen, in den unterschiedlichsten Situationen. Daher möchte ich einleitend sagen, dass es darauf ankommt. Ich bin nicht jemand, der sagt, dass es jeder so machen muss, aber hier sind einige allgemeine Prinzipien, die ich für viele meiner Kunden als sehr hilfreich empfunden habe. Erstens: Wenn es sich um ein Treffen handelt, zu dem Sie sich verpflichtet haben, tragen Sie es bitte in Ihren Kalender ein. Sie wären erstaunt, wie viele Menschen versuchen, alles im Kopf zu behalten, sogar Termine im Kalender. Je mehr Sie also in Ihrem Kalender mit Erinnerungen versehen können, desto besser. Zweitens gibt es noch einige andere Kategorien von Aktivitäten, die ich für die meisten Menschen sehr hilfreich finde, um sie als Platzhalter zu haben.

Wenn es bestimmte wiederkehrende Routinen gibt, über die wir gesprochen haben, und einfache Routinen, die Sie wirklich in Ihrem Leben sehen wollen, dann empfehle ich Ihnen, diese in Ihren Kalender einzutragen.

Ich bin zum Beispiel ein großer Verfechter der Wochenplanung und der Tagesplanung. Machen Sie einen wiederkehrenden Termin, z. B. Freitagnachmittag um 15.00 Uhr, um Ihre Wochenplanung zu machen, oder nehmen Sie sich sogar 15 Minuten Zeit, um Ihre Tagesplanung zu machen, wenn Sie die Arbeit verlassen. Oder zu Beginn des Tages. Für meine Kunden, besonders wenn sie ihre Routinen lernen, möchte ich diese als wiederkehrende Ereignisse in ihrem Kalender sehen, weil A, es ihnen hilft, sich daran zu erinnern, und B, es sie daran erinnert, dass es Zeit braucht, diese Dinge zu erledigen. Eine weitere Kategorie ist die Festlegung realistischer Erwartungen: Wenn Sie ein größeres Projekt haben, also etwas, das mehr als eine Stunde in Anspruch nimmt, empfehle ich Ihnen, dafür einen Platz in Ihrem Kalender zu finden. Heißt das, dass es unbedingt an genau diesem Tag, in genau dieser Stunde erledigt werden muss? Vielleicht, vielleicht auch nicht, aber der Gedanke ist, dass, wenn Sie ein größeres Projekt haben, Sie auf Ihren Kalender schauen und es keinen freien Platz gibt, weil Sie eine Besprechung nach der anderen haben oder all diese Dinge am Laufen sind. Es wird nicht erledigt, oder es wird nicht bis spät in die Nacht erledigt werden. Deshalb empfehle ich, dass Sie sich für diese größeren Projekte Zeit nehmen und versuchen, einen Block in Ihrem Kalender zu reservieren, weil es sonst zu einfach ist, keine Zeit zu haben und sich dann selbst fertigzumachen, weil man es nicht schafft. Oder man vergisst, dass es wirklich wichtig ist, und beantwortet einfach nur E-Mails oder erledigt andere kleinere Aufgaben, und dann hat man nichts mehr vom Tag und denkt sich: Oh nein, ich habe nie an diesem Antrag gearbeitet, und ist total gestresst.

Juan: Das passiert wahrscheinlich häufig bei Leistungsträgern und Leuten, die bei etwas, von dem sie wissen, dass es wirklich wichtig ist, eine Perfektionslähmung erleiden, und weil es so wichtig ist, wollen sie es auf die Schnelle erledigen, wenn sie fünf, sechs, sieben Stunden Zeit haben, um den Antrag oder die Website oder was auch immer fertigzustellen. Und so wird es am Ende gar nicht erledigt, weil diese Zeit nie im Voraus eingeplant wurde. Also, Sie werden nie. Sie werden nie auf magische Weise die sechs oder sieben Stunden haben, um an diesem großen Projekt zu arbeiten. Und lustigerweise werden einige der größten Dinge am Ende gar nicht erledigt, weil wir nur darauf warten, dass wir auf magische Weise ... genau den perfekten Zeitpunkt erwischen, um es zu erledigen.

Elisabeth: Genau, genau. Und es hilft einem auch, realistisch zu sein, wenn man sieht, dass ich gerne sechs Stunden damit verbringen würde, aber wenn ich auf meinen Kalender schaue, sind es nur drei, also muss ich in drei Stunden einfach mein Bestes geben und es schaffen, und das ist gut genug.

Juan: Und damit sind wir bei der zweiten Säule Ihres Zeitmanagements angelangt, nämlich der Festlegung realistischer Erwartungen. Können Sie uns das ein wenig erläutern?

Elisabeth: Auf jeden Fall. In diesem Zusammenhang stelle ich fest, dass viele Menschen wirklich mit Schuldgefühlen und Überforderung zu kämpfen haben, weil sie nicht realistisch einschätzen können, wie viel in einen Tag passt. Es geht also darum, sich für den Erfolg zu rüsten. Wenn Sie also ein Top-Performer sind, sollten Sie sich strecken. Ich will damit nicht sagen, dass man faul sein oder sich nicht anstrengen soll, aber man will sich nicht das Gefühl geben, ständig zu versagen, weil man sich gesagt hat, dass man 40 Stunden Arbeit in acht Stunden schafft, und dann heißt es: "Warum schaffst du das nicht alles? Ich bin so gestresst. Wenn Sie also realistische Erwartungen haben, empfehle ich Ihnen, entweder einen Block in Ihrem Kalender einzutragen oder, wenn Sie das nicht möchten, auf Ihrer täglichen Aufgabenliste neben jedem Punkt eine kleine Zeitschätzung vorzunehmen und dann zu sehen, wie sich das summiert.

Vielleicht müssen Sie Ihre Erwartungen an das, was Sie an einem Tag erreichen können, herunterschrauben, damit Sie sich mit dem, was Sie schaffen, auch wirklich wohl fühlen, und/oder Sie müssen Ihre Erwartungen delegieren oder neu aushandeln.

Juan: Und Elizabeth, du findest es wahrscheinlich sehr wichtig, zu definieren, wie Erfolg aussieht, bevor man sich mit der Planung und dem Gesicht der Dinge beschäftigt. Richtig? Bevor du also versuchst, die erwartete Zeit festzulegen, musst du herausfinden, was du eigentlich erreichen willst. Es geht nicht darum, zwei oder drei Stunden lang E-Mails zu beantworten, weil sie alles auf die Dauer abgestimmt haben. Es geht vielmehr darum, wie viele E-Mails Sie beantworten wollen oder wie viele Gespräche Sie beginnen wollen oder wie viele potenzielle Kunden Sie zurückrufen wollen, und dann setzen Sie die erwartete Zeit so an, wie lange Sie glauben, dass Sie brauchen werden, um 40 Personen, 50 Personen oder was auch immer zu erreichen. Oder? Andernfalls werden Sie, wie Sie schon sagten, ständig enttäuscht und schuldbewusst sein, weil Sie dieses unrealistische Ziel nicht erreichen, weil Sie nie wirklich definiert haben, wie der Erfolg dieses Projekts aussehen würde. Richtig? Und das bedeutet so viel Stress für diese Spitzenkräfte und Fachleute, die das wollen. Sie stoßen an ihre Grenzen, aber wenn man den Erfolg nicht definiert und nicht in der Lage ist, seine eigene Zeit gut zu verwalten.

Elisabeth: Richtig, genau.

Juan: Ich komme jetzt zur dritten Säule, die Ihnen beim Zeitmanagement hilft. Wir haben handlungsorientierte Prioritäten geklärt. Wir haben realistische Erwartungen festgelegt und gehen dann schließlich die Routinen durch.

Elizabeth: Ja, bei der Stärkung einfacher Routinen geht es im Grunde darum, wie man sich das Leben leichter machen kann, und es ist lustig, denn die meisten meiner Kunden sind spontane Menschen, die von Natur aus den Wunsch haben, mit dem Strom zu schwimmen, sie wollen keine Routinen, sie wollen einfach sehen, was passiert. Sie wollen reaktiv sein, und sie neigen dazu, superschlau und superbegabt zu sein, so dass sie tatsächlich lange Zeit damit durchkommen, aber jeder stellt fest, wenn man ein bestimmtes Niveau in seiner Karriere, seinem Geschäft, seinem Leben erreicht, dass man irgendwann an den Punkt kommt, an dem man nicht mehr so handeln kann, ohne gestresst zu sein. Die Idee, einfache Routinen zu stärken, besteht also darin, dass es kleine Dinge gibt, die wir tun können, sei es die tägliche oder wöchentliche Planung oder sogar die Entscheidung, wann man Sport treibt oder wie man Entscheidungen darüber trifft, was man isst.

Das kann die Anzahl der Entscheidungen, die man am Tag treffen muss, und die Zeit, die man dafür aufwenden muss, deutlich reduzieren, weil alles bereits vorher festgelegt ist.

Ich weiß schon, dass ich am Montagmorgen das tue, was ich tue, oder ich weiß schon, dass ich trainiere, oder ich weiß schon, dass ich E-Mails beantworte, und so muss ich nicht überlegen, was ich als nächstes tun will. Oder, oh, wann werde ich trainieren oder woher soll ich wissen, was ich den Tag über mache? Sie wissen es einfach. Und ich glaube wirklich, dass die Stärkung einfacher Routinen eine der größten Übungen zum Aufbau von Kapazitäten ist, die man machen kann.

Juan: Was tust du, Elizabeth? Wenn ein Kunde zu dir kommt und sagt, na ja, meine Geniezone ist ein bisschen dieses organisierte Chaos. Es ist einfach die kreative Zeit, die ich auf meinem Gesicht habe, und weniger Struktur. Was machst du dann, sagst du, hast du einfach diese kreative Zeit eingeplant?

Elisabeth: Ja, absolut. Nein, das ist völlig in Ordnung. Die Sache mit der Planung und den Routinen ist, dass man dadurch mehr Freiheit und kreative Zeit hat, weil man nicht ständig gestresst ist und nicht nur knapp die Termine einhalten muss. Man ist freier und hat mehr Zeit für Kreativität.

Es ist nicht so, dass alles strukturiert sein muss, aber man muss einfach herausfinden, was die Schlüsselelemente sind, die man in seinem Leben Tag für Tag, Woche für Woche braucht, um nicht wegen Dingen gestresst zu sein, die nicht stressig sein sollten.

Du solltest nicht gestresst sein, weil du jeden Abend nichts zu essen hast, weil du es nicht geschafft hast, in den Supermarkt zu gehen oder dir Lebensmittel liefern zu lassen.

Juan: Das ist erstaunlich. Lassen Sie uns also ein wenig zusammenfassen und für alle, die gerade zuhören, Notizen zur Sendung machen. Dies sind einige der wichtigsten Prinzipien, die Elizabeth bei der Arbeit mit Spitzenkräften auf der ganzen Welt helfen, ihre Zeit zu maximieren. Die drei Säulen sind die Klärung handlungsorientierter Prioritäten, die Festlegung realistischer Erwartungen und die Stärkung einfacher Routinen. Um die handlungsbasierten Prinzipien zu klären, übersetzt sie alles und jedes Ziel in Aktionen und setzt diese konkreten Aktionen dann in den Kalender. Um herauszufinden, was in den Kalender kommt, setzt sie Prioritäten bei Besprechungen und täglich und wöchentlich wiederkehrenden Gewohnheiten. Zweitens stellt Elizabeth bei der Festlegung realistischer Erwartungen sicher, dass die Kunden nicht mit Schuldgefühlen und Stress aufgrund unrealistischer Erwartungen konfrontiert werden, indem sie für jedes Projekt definiert, wie der Erfolg aussehen soll, und dann im Nachhinein berechnet, wie lange jede dieser Aufgaben dauern wird, und sie im Voraus einplant, damit die Kunden nicht unvorbereitet sind. Die dritte Säule ist die Stärkung einfacher Routinen. Nicht alles muss strukturiert werden, aber man sollte sich nicht durch Dinge stressen lassen, die einen unvorbereitet treffen. Es geht also darum, Dinge, die täglich oder wöchentlich erledigt werden müssen, bewusst zu tun, um sicherzustellen, dass Kunden und Leistungsträger ihre kreative Zeit maximieren können, aber dass diese kreative Zeit im Voraus geplant wird und man nicht einfach die Daumen drückt und auf den perfekten Moment wartet.

Elisabeth: Ja, genau.

Juan: Elizabeth, habe ich etwas übersehen? Fasst das so ziemlich die drei Säulen zusammen, die Sie verwenden?

Elizabeth: Ja, ich denke, das ist eine großartige Zusammenfassung, und was ich noch sagen würde, ist, nicht in ein Alles-oder-Nichts-Denken zu verfallen, also nicht so zu denken, dass ich den perfekten Tag oder den perfekten Plan oder die perfekte Routine haben muss oder jeden Tag meine Routine machen muss, oder ich bin ein Versager und nichts davon funktioniert. Lassen Sie sich einfach von diesen Dingen unterstützen, lassen Sie die Struktur für sich arbeiten, und es ist in Ordnung, wenn Sie einmal vom Weg abkommen oder abgelenkt werden, kommen Sie einfach so schnell wie möglich wieder auf den richtigen Weg, und das kann Ihnen wirklich helfen, viel erfolgreicher zu sein und viel weniger Stress zu haben.

Juan: Da haben wir's. Produktivitäts-Masterminds. Seien Sie nachsichtig mit sich selbst, wenn Sie etwas vermasseln. Das ist in Ordnung, solange du dich an die Produktivität hältst und deine Zeit maximierst. Elizabeth, wenn Sie weiter wachsen, sollten Sie sich auch an die Arbeit machen. Wo können wir uns am besten über deine Karriere und deine Arbeit auf dem Laufenden halten?

Elisabeth: Nun, der beste Ort dafür ist meine Website, reallifee.com.

Juan: Perfekt. Vielen Dank, dass Sie in die Sendung gekommen sind und dies mit uns teilen.

Elisabeth: Es ist mir ein Vergnügen. Ich danke Ihnen für die Einladung.