Folge 13 - David Allen

Autorin: Madalina Roman

04. September 2018

David Allen ist der Autor des internationalen Bestsellers Getting Things Done. Er wurde in über 28 Sprachen veröffentlicht und vom TIME Magazine als "das wichtigste Selbsthilfebuch seiner Zeit" bezeichnet. Er wurde von Forbes als einer der fünf besten Führungskräfte-Coaches in den Vereinigten Staaten und vom Leadership Magazine als einer der "Top 100 Thought Leaders" ausgezeichnet. Er ist der Entwickler der GTD®-Methode, die Millionen von Menschen gezeigt hat, wie sie ihr Leben umgestalten können, um erfolgreiche Ergebnisse zu erzielen. In dieser Episode des Podcasts erfahren wir mehr von ihm.

Highlights

Das Spiel ist immer in Betrieb. Der große Schlüssel ist die Erstellung eines Inventars und eines Menüs mit allen Optionen. Denken Sie über all die Dinge nach, die Sie tun sollten. Überprüfen Sie sie und denken Sie rechtzeitig darüber nach, damit Sie eine gute Entscheidung treffen können, was zu tun ist. Denn wenn Sie ständig an diese Dinge denken, werden Sie nichts zustande bringen.
Die fünf Schritte der GTD-Methodik: erfassen, klären, organisieren, reflektieren und engagieren.
- Erfassen: bemerken, was Ihre Aufmerksamkeit erregt (z. B. Oh, ich brauche Katzenfutter)
- Klären: Klären Sie es und definieren Sie genau, wie diese Aufgaben aussehen müssen
- Organisieren: Organisieren und kategorisieren Sie die Dinge, damit sie in der richtigen Reihenfolge sind.
- Reflektieren: über sie nachdenken und sich vorstellen, wie diese Aufgaben aussehen werden
- Engagieren: sich für die Aufgaben engagieren

Notizen anzeigen

Juan: [01:22] David, vielen Dank, dass du in die Sendung gekommen bist. David, du bist also ein Redner, ein Bestsellerautor, ein Coach, du leitest ein großes Unternehmen, das international tätig ist. Du weißt sicherlich Dinge über die Zeit, die die meisten von uns nicht wissen. Kannst du uns ein wenig darüber erzählen, wie du über Zeit denkst und was deine Hauptpfeiler des Erfolgs sind?

David Allen: [01:41]

Ich denke nicht so sehr an die Zeit. Ich denke viel mehr über meine Aufmerksamkeit nach als über die Zeit.

Zeit ist eine Komponente wie Räume auch. Ich muss wissen, wann ich an diesem Telefonat teilnehmen muss. Ich muss wissen, wann ich einen Arzttermin haben muss. Sich der Zeit bewusst zu sein und zu wissen, wie man sie verwaltet, ist also eine wichtige Komponente, aber sie ist es sicher nicht. Das ist nicht das Wesentliche an Produktivität. Das Wesentliche ist, worauf man sich konzentriert und ob es die richtige Sache ist.

Juan: [02:10] Haben Sie einen Rahmen dafür, wie Sie feststellen, ob etwas die Aufmerksamkeit wert ist oder nicht?

David Allen: [02:16] Nun, wissen Sie, die ganze Getting Things Done-Methode, die ich in den letzten 35 Jahren entdeckt habe, besteht darin, wie Sie den Freiraum in Ihrem Kopf schaffen, damit Sie eine wirklich gute Prioritätsentscheidung darüber treffen können, was zu tun ist. Soll ich ein Nickerchen machen? Soll ich ein Bier trinken? Soll ich an diesem Projekt arbeiten? Soll ich diese Person anrufen, soll ich diese Besorgung machen? All das sind Entscheidungen, die von Minute zu Minute, von Augenblick zu Augenblick getroffen werden.

Wir alle treffen dauernd Entscheidungen. Man trifft also ständig Entscheidungen, die Priorität haben.

Der Trick ist, dass man sich mit der Entscheidung, die man getroffen hat, wohlfühlt. Wenn jemand denkt, er zögere etwas hinaus, dann fühlt er sich unwohl, weil er etwas hätte tun sollen, was er nicht getan hat. Aber man kann sich nur gut fühlen, wenn man weiß, was man nicht tut, und die meisten Menschen haben keine Ahnung, wie viele Dinge sie sich vorgenommen haben, Und die meisten Menschen haben keine Ahnung, wie viele Dinge sie sich vorgenommen haben, wie viele Dinge in ihrem Inventar gelandet sind, die in ihrem Kopf herumschwirren, was eigentlich ein beschissenes Büro ist, und die meisten Menschen versuchen, eine ganze Menge ihres Lebens und ihrer Verpflichtungen im Kopf zu behalten und sich an Dinge zu erinnern, und das Gehirn hat sich nicht dafür entwickelt. Ein Großteil meiner Methode besteht also darin, dass Sie sich eher früher als später darüber klar werden, was diese Dinge für Sie wirklich bedeuten. Was Sie dagegen tun werden. Wenn überhaupt, und dann haben Sie ein vertrauenswürdiges externes Gehirnsystem, in dem Sie das Zeug geparkt haben, um es zum richtigen Zeitpunkt zu überprüfen und darüber nachzudenken, um eine gute Entscheidung darüber zu treffen, was zu tun ist. Das ist es, was ich tue. Ich muss das selbst immer wieder tun. Es hört nicht auf, wenn man ständig etwas braucht. Die Welt hat sich verändert. Ich wachse. Ich erhalte verschiedene Perspektiven, also muss ich ständig auf dem Laufenden sein, also ist das nicht etwas, eine Silberkugel, die man schluckt, man schluckt die Pille und plötzlich weiß man das für den Rest seines Lebens. Es ist wie, hey Leute, hier ist das Spiel. Und so spielt man es.

Das Spiel ist immer im Gange.

Juan: [03:56] David, wenn du die GTD-Methodik auf ein paar verschiedene Aspekte herunterbrechen müsstest, kannst du uns dann erklären, wie das aussieht?

David Allen: [04:04] Ja, ich habe gerade die fünf Schritte erwähnt. Es ist erfassen, klären, organisieren, reflektieren und engagieren. So bekommen Sie Ihre Küche unter Kontrolle. So bekommen Sie Ihr Bewusstsein unter Kontrolle. Ich habe mir das nicht ausgedacht. Ich habe nur erkannt, was Sie tun. Zuallererst bemerken Sie, was Ihre Aufmerksamkeit erregt, was nicht auf Tempomat, was nicht auf Autopilot ist, und Sie müssen nicht sehr weit gehen. Nehmen Sie einfach wahr, was Ihre Aufmerksamkeit hat. Was geht Ihnen durch den Kopf, oh, ich brauche Katzenfutter, oder ich brauche ein Leben, oder oh je, soll ich mich scheiden lassen? Soll ich ein Haus kaufen? Sollte ich um eine Gehaltserhöhung bitten? Wissen Sie, all diese Dinge müssen außerhalb Ihres Kopfes eingefangen und dann an einem vertrauenswürdigen Ort geparkt werden. Das ist die Erfassungsfunktion, und dann müssen Sie sich eher früher als später fragen: Was ist der nächste Schritt, wenn Sie um eine Gehaltserhöhung bitten? Was müssen Sie als nächstes tun? Was ist das nächste, was Sie tun müssen, und ist das etwas, das Sie tatsächlich in Angriff nehmen werden, oder wollen Sie es auf Eis legen, um es in zwei Monaten zu überprüfen, was Sie wissen . Das ist also der zweite Schritt, das Erfassen der neuen Klarheit. Wenn Sie dann sagen, oh, okay, das ist ein Telefonat, das ich hier führen muss, das ist eine Website, die ich durchsuchen muss. Wenn Sie das nicht sofort erledigen können, dann können Sie eine Erinnerung hinterlegen, um es zum richtigen Zeitpunkt zu erledigen. Das ist der Punkt, an dem man sich auf eine Liste verlassen muss. Vorteile, wir sind wie, hör weiter zu. Die Besorgungen, die ich machen muss, die Dinge, die ich im Internet erledigen muss, ich muss mit meinem Partner über die, du weißt schon, was auch immer, sprechen, und so behältst du den Überblick über die Arbeit, die zu tun ist, wo du definiert hast, was die spezifische Arbeit ist, und das ist der dritte Schritt, der die Organisation ist. Wenn ich erst einmal festgelegt habe, was diese Dinge bedeuten, kann ich sie in die entsprechenden Verweise einordnen. Ich muss in zwei Monaten sehen, wo das hingehört, und was der nächste Schritt bei all diesen Dingen ist, die ich im Auge habe. Ich muss weitermachen. Wo soll ich das abstellen? Was ist das Projekt, gibt es irgendetwas, das wir in einem Schritt abschließen werden und das ich im Auge behalten muss. Das sind also.

Das ist ein Denkprozess, und es gibt kein Werkzeug, das das kann, außer Ihrem Vorderhirn.

Das ist ein notwendiger Denkprozess. Sie müssen all die Dinge, die Sie aus Ihrem Kopf herausholen, auf sich selbst anwenden, und sobald Sie ein gutes Organisationssystem haben, in dem Sie all diese Dinge an der richtigen Stelle abstellen, können Sie, wenn Sie einen Nachmittag Zeit haben, Besorgungen machen, sich Ihre Liste ansehen, über den Inhalt dessen, was Sie haben, nachdenken und ihn überprüfen.

Sie setzen sich zum Abendessen mit Ihrem Partner zusammen oder sprechen ein paar Minuten mit ihm über die Dinge des Lebens, die Sie gemeinsam erarbeitet haben. Was ist die Liste der Dinge, die Sie brauchen, um mit ihm zu kommen? Sie müssen mit ihm oder ihr über, Sie wissen schon, und Motor, all die Projekte, die Sie mindestens wöchentlich im Auge behalten müssen. Würden Sie diese Bestandsaufnahme regelmäßig sehen. Sie müssen also eine Art Reflexion, einen Überprüfungsprozess einbauen. Sobald Sie den Inhalt in Ihrem externen Gehirn gespeichert haben, müssen Sie Ihr Gehirn benutzen. Das ist irgendwie lustig. Sie müssen tatsächlich denken. Man muss tatsächlich sein Gehirn benutzen, um die Klappe zu halten. Ein weiteres Juwel ist, dass Sie Ihren Verstand benutzen, um all Ihre Sachen zu betrachten, wie Sie, Sie, Sie schauen auf Ihren Kalender und sagen, okay, das ist, was ich jetzt tun muss.

Ich muss mir über all diese Dinge keine Gedanken machen. Ich habe mir das schon angeschaut, und Sie tun das bereits, und jeder, der Ihnen zuhört, tut das bereits bis zu einem gewissen Grad, denn die meisten Menschen gehen nicht wirklich den Weg, den Sie wirklich gehen müssen. Wenn Sie in der Lage waren, einen klaren Kopf zu bewahren, dann ist Schritt fünf ein engagierter, dann treffen Sie Entscheidungen über sie - wie Sie Ihre Aufmerksamkeit in Handlungen umsetzen, basierend auf dem, was Sie erfasst, geklärt, organisiert und reflektiert haben. So einfach ist das also in einem Satz, aber es ist eigentlich eine ziemlich tiefgreifende Sache, die man tun muss. Wenn Sie diese Übung einbauen.

Juan: [07:16] Okay, also der fünfte Schritt nach dem Nachdenken, wie heißt dieser fünfte Schritt?

David Allen: [07:20] Engagieren Sie sich.

Juan: [07:22] Einbinden.

David Allen: [07:22] Ja. Das könnte man ein Bier trinken. Denken Sie über einen Vorschlag von Dr. Bause nach, was auch immer als Nächstes kommt, von dem Sie denken, dass es das Beste ist, es zu diesem Zeitpunkt zu tun. Geben Sie alle Optionen auf, die Sie haben.

Das Wichtigste ist, ein Inventar und ein Menü mit allen Optionen zu erstellen. Andernfalls lässt man sich von den neuesten und lautesten Optionen leiten und hofft, dass das, was man tut, richtig ist, aber unterschwellig gibt es noch andere Dinge, an die man nicht denkt und die vielleicht nicht das Richtige sind.

Oh mein Gott, und das ist diese, diese Art von Angst, die die meisten Menschen mit sich herumtragen, aber weil sie, ehrlich gesagt, eine ganze Menge Dinge in ihrem Kopf behalten.

Juan: [08:02] Auf jeden Fall. Und weißt du, was mir an deiner Herangehensweise wirklich gefällt, David, ist, dass es so aussieht, als würdest du deine volle Aufmerksamkeit auf das richten, was du gerade tust, so dass du in der Lage bist, dich vom Durcheinander zu befreien, indem du all diese Schritte irgendwie stapelweise erledigst. Und wenn man dann in die Engagementphase übergeht, ist man voll und ganz mit der Aufgabe beschäftigt. Richtig? Das ist ganz anders als bei den meisten von uns. Wir können uns nicht vom Stress abkoppeln.

David Allen: [08:22] Das ist der produktivste Ort, von dem aus man arbeiten kann. Es ist der beste Ort, um einen Golfball zu holen, ihn zu bekommen oder jemanden zu feuern oder was auch immer, wenn man nichts anderes im Kopf hat als das.

Der große Schlüssel, um Dinge zu erledigen, liegt also nicht so sehr darin, Dinge zu erledigen. Es geht darum, dass man sich mit all seinen verschiedenen Verpflichtungen in angemessener Weise auseinandersetzt, so dass man bei allem, was man tut, voll und ganz präsent sein kann.

Das ist der produktivste Zustand, von dem aus man arbeiten kann - der gesündeste Ort, von dem aus man arbeiten kann. Der Ort, von dem aus man am stressfreiesten arbeiten kann. Wenn Sie in Ihrer Zone sind und die Zeit verschwunden ist. Es gibt keine Unterscheidung zwischen Arbeit und Leben. Das ist der nächste Schritt.

Juan: [08:59] Sicher. Also David, ich stelle mir vor, wenn wir eines deiner Bücher in die Hand nehmen oder uns für ein Zertifizierungsprogramm durch die Gtd anmelden, gibt es dann spezielle Tools oder Arbeitsblätter, die du den Leuten empfiehlst, um sie durch diesen Prozess zu führen? Oder geht es hauptsächlich um eine Strategie, die wir uns intellektuell aneignen und selbst anwenden müssen? Ist das ein Teil der Tools oder geht es mehr um das eigentliche Konzept?

David Allen: [09:22] Nun, die Methodik ist ziemlich rigoros und sehr detailliert. Wenn Sie also eine Schulung oder einen Coach für dieses Thema suchen würden. Es gibt eine Menge Training, das Sie absolvieren müssen, um sicher zu gehen, dass Sie es verstehen, denn Sie müssen sich vielleicht mit einem CEO eines Unternehmens zusammensetzen, Sie müssen sich vielleicht mit einem 12-jährigen Kind zusammensetzen und Sie müssen sich vielleicht mit dem Vater zusammensetzen, dass Sie alle möglichen Leute haben, die alle möglichen Werkzeuge und alle möglichen Dinge haben, die sie vielleicht benutzen wollen, und wissen, wie man sich mit ihnen angemessen auseinandersetzt, im Gegensatz zu einer Art von Schablone, die man versucht, dem Leben von jemandem eine Struktur aufzudrücken, für die er nicht bereit ist. Es bedarf also einer gewissen Raffinesse, um zu verstehen, worum es bei dieser Methode geht und wie man sie unter fast allen Umständen anwenden kann. Es ist also kein einfaches Verfahren, sich dafür zertifizieren zu lassen.

Juan: [10:08] Auf jeden Fall. Hast du irgendwelche bevorzugten Tools, die du empfehlen könntest, die sich hier wirklich bewährt haben? Zum Beispiel, ich weiß nicht, Trello, Asana, Google keep, irgendetwas in der Art? Nein? Haben Sie irgendwelche Arbeitsblätter, die wir von Ihrer Website herunterladen können? Ich glaube, Sie haben einige White Paper und Vorlagen, die ziemlich nützlich sind. Richtig?

David Allen: [10:24] Es beschreibt die Methodik, aber es ist. Jedes Werkzeug funktioniert.

Juan: [10:29] Ich liebe das.

David Allen: [10:30]

Sie können Trello verwenden. Sie können Asana verwenden, Sie können einen Planer auf Papier verwenden oder Sie können Post-its verwenden. Es spielt keine Rolle.

Richtig? Richtig. Viele Leute wollen ein neues Tool, weil sie denken, dass das Tool die Lösung für sie ist, und dann wollen sie ein neues Tool, weil sie denken, dass das Tool nicht so gut funktioniert hat, und jetzt versuchen sie, das neue, neue und neue zu bekommen, und man ist aufgeschmissen. Sie wissen, dass Sie in Ihrem Produktivitätshafen sind, also wissen Sie, dass Sie es nicht sind. Das klappt nicht.

Wenn Sie diese Methodik einmal verstanden haben, können Sie jedes Werkzeug zum Laufen bringen.

Dann kannst du eine finden, die cool ist und mit der du arbeiten willst, die du gerne benutzt, das ist in Ordnung, aber sie sind alle von Bedeutung. Sie kommen übrigens wöchentlich heraus. Es gibt über 300.

Juan: [11:13] Ja. Das Faszinierende ist, dass du das, wie du sagst, auf verschiedene Personengruppen übertragen kannst, egal ob es sich um einen 12-Jährigen oder eine Führungskraft handelt. Sie haben diese Methodik kürzlich auf eine ganz neue Nische übertragen. Für Sie ist das wohl die Zielgruppe der Vierzehnjährigen, oder? Sie haben das Buch gtd Teens geschrieben. Wie lassen sich die Konzepte auf eine jüngere Generation übertragen und wie unterscheiden sie sich?

David Allen: [11:35] Der Untertitel lautet: Konzentriert bleiben in einer ablenkenden Welt. Sie wissen also, dass die jungen Leute mit einer Fülle von Eingaben bombardiert werden und dass es Möglichkeiten gibt, süchtig nach Ablenkung zu werden, damit man sich nicht auf das konzentrieren kann, was man tun muss. Das können Hausaufgaben sein oder die Vorbereitung auf den Abschlussball oder die Vorbereitung auf das College oder was auch immer. Wir haben also einfach übersetzt, wir, wir, wir haben eine Offenheit genommen, meine beiden Co-Autoren haben die meiste Arbeit geleistet. Das sind diejenigen, die Kinder haben und mit Kindern arbeiten. Aber im Grunde ist es die gleiche Methodik. Wir haben sie überhaupt nicht abgeschwächt. Es ist nur so, dass eine Führungskraft, wenn sie von einer Vorstandssitzung zurückkommt, ihre Aktentasche mit den Visitenkarten leeren muss, die sie gesammelt hat, und dann die Sitzungsnotizen, die sie von einem Neunjährigen bekommen hat, in ihren Rucksack packen und alle Notizen vom Lehrer holen muss, die die Eltern unterschreiben müssen.

[12:23] Gleiche Sache, gleicher Prozess. Es gibt unterschiedliche Inhalte, also haben wir nur versucht, einen Rahmen für fürsorgliche Erwachsene zu schaffen, die mit Teenagern zu tun haben, denn komm schon, sobald du die High School verlässt, wenn du in den USA bist und weißt, dass deine Mutter kein vertrauenswürdiges System mehr ist, und so dieser ganze abgestufte Prozess, während du aufwächst, irgendwann konntest du dich nicht mehr selbst ernähren - sie haben dich ernährt, irgendwann konntest du dich nicht mehr selbst anziehen - sie haben dich angezogen. Dann musste man es selbst tun. Irgendwann konnte man seine Hausaufgaben nicht mehr selbst machen. Sie mussten dir helfen. Jetzt bist du auf dich allein gestellt, du bist also in einem abgestuften Prozess aufgewachsen, in dem du zu Hause selbst Verantwortung übernehmen musst oder deine eigene Struktur hast, um die Dinge selbst zu regeln. Richtig? Das war also ein abgestufter Prozess, aber die meisten Kinder sind dazu nicht ausgebildet.

Wir haben also versucht, diese Methodik auf die verschiedenen Fähigkeitsstufen zu übertragen, die Kinder brauchen, um mehr Verantwortung dafür zu übernehmen, wie sie ihr Leben meistern, anstatt einfach zu warten, bis sie nach der Highschool rausgeworfen werden und dann in den Feuerlöschschlauch des Lebens geraten und dann sehr leicht aus der Bahn geraten, weil sie nicht wissen, wie sie mit ihrer Freiheit umgehen sollen.

Juan: [13:34] Auf jeden Fall. Während wir also zum späteren Teil dieser Show übergehen, werden wir hier die Show Notes durchgehen. David Allen hat einen Rahmen geschaffen, der Ihnen hilft, sich auf Ihre Aufmerksamkeit und nicht auf das Zeitmanagement zu konzentrieren, und das System hilft Ihnen im Grunde zu bestimmen, ob etwas Ihre Aufmerksamkeit wert ist oder nicht. Es ist ein fünfstufiges System. In der Erfassungsphase beginnt man damit, die Dinge aus dem Kopf zu bekommen. Man entrümpelt seine Gedanken und bringt sie in die physische Welt. Das ist der erste Schritt. Zweitens: Sie klären die Dinge und definieren genau, wie diese Aufgaben aussehen sollen. Drittens: Sie organisieren und kategorisieren die Dinge, damit sie in der richtigen Reihenfolge sind. Dann denkt man darüber nach und stellt sich vor, wie diese Aufgaben aussehen sollen, und schließlich geht man daran, die Aufgaben zu erledigen. Davids Konzepte wurden in mehr als 28 Sprachen übersetzt und werden nun in Gtd teens an eine jüngere Generation weitergegeben. Es handelt sich also um Dinge, die sich bewährt haben und nicht nur um ein neues Tool, mit dem Sie anfangen können. Sie können mehr von seiner Arbeit auf gettingthingsdone.com nachlesen, und wir werden das alles in die Sendungsnotizen kopieren. David, während du deine Karriere weiter vorantreibst und dein Unternehmen auf die nächste Stufe bringst, wo ist der beste Ort, um mit dir in Kontakt zu bleiben und mehr über deine Arbeit zu erfahren?

David Allen: [14:37] Wie Sie bereits erwähnt haben, ist gettingthingsdone.com ein guter Ort. Sie werden das sehen, und Sie können mir auf Twitter folgen - ich bin gpdguy. Auf Instagram bin ich dallen45. Ich glaube, es gibt auch eine Facebook-Seite. Unsere Leute haben so etwas wie eine Seite dafür eingerichtet. So können Sie sich ein wenig umschauen. Ich bin die ganze Zeit unterwegs. Ich habe drei Fedexe gemacht, also können Sie einfach eine Websuche nach David Allen von GPD durchführen und sie werden tonnenweise Dinge sehen, mit denen sie herumspielen können.

Juan: [15:02] Erstaunlich. David, vielen Dank, dass du in die Sendung gekommen bist.

David Allen: [15:05] Mit Vergnügen, Juan. Ich danke Ihnen.

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