Die wichtigsten Projektmanagement-Fähigkeiten, die Sie benötigen

Autorin: Madalina Roman

24. Februar 2023

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist das Projektmanagement zu einem wesentlichen Erfolgsfaktor für Unternehmen jeder Größe geworden.

Da die Projekte immer komplexer und anspruchsvoller werden, funktioniert das, was vor 10 Jahren funktioniert hat, heute nicht mehr. Projektmanager müssen mit der Zeit gehen und in der Lage sein, qualitativ hochwertige Ergebnisse innerhalb des Zeit- und Kostenrahmens zu liefern.

Um ein erfolgreicher Projektmanager zu sein, müssen Sie über eine Reihe von Fähigkeiten verfügen, die es Ihnen ermöglichen, Projekte von Anfang bis Ende zu managen. Wir sprechen hier sowohl von Hard- als auch von Soft Skills, denn es gibt einige Fähigkeiten, die man nicht in einer PM-Zertifizierung lernen kann. Das sind Persönlichkeitsmerkmale.

In diesem Artikel befassen wir uns mit den wichtigsten Projektmanagement-Fähigkeiten, die jeder Projektmanager beherrschen muss, um Projekte innerhalb des Budgets, pünktlich und in der erwarteten Qualität durchzuführen.

Was sind die wichtigsten Projektmanagement-Fähigkeiten?

Projektmanagement-Fähigkeiten sind eine Reihe von Kompetenzen, Eigenschaften und Merkmalen, die einen Projektmanager befähigen, ein Projekt während seines Lebenszyklus zu leiten.

Zu diesen Kompetenzen gehören Projektplanung, Budgetierung und Risikobewertung - das, was wir als "hard skills" bezeichnen. Um ein guter Projektmanager zu sein, braucht man auch Kommunikations-, Kooperations- und Problemlösungskompetenzen - die Soft Skills.

Hard Skills beziehen sich auf die technischen und analytischen Fähigkeiten, die Projektmanagern bei der Verwaltung von Budgets, Zeitplänen und Ressourcen helfen.

Andererseits beziehen sich Soft Skills auf die zwischenmenschlichen und führungstechnischen Qualitäten, die Projektmanager in die Lage versetzen, Teams und Stakeholder zu managen.

Successful project managers need a combination of both soft and hard skills to be effective.

Was braucht man also, um Projektmanager zu werden? Welche Fähigkeiten muss man haben, und wie wichtig sind sie? Wie können Sie diese Fähigkeiten entwickeln und das Projektmanagement meistern?

Auf all diese Fragen gehen wir in diesem Artikel ein, also lesen Sie weiter!

Lesen Sie unseren Leitfaden, um zu erfahren , was Projektmanagement-Fähigkeiten sind.

Warum sind Projektmanagement-Fähigkeiten wichtig?

Der Erfolg eines Projekts hängt weitgehend von der Fähigkeit des Projektleiters ab, das Projekt effektiv zu managen.

Jüngste Daten zeigen, dass 70 % der Projekte scheitern. Dieselbe Studie hat jedoch auch gezeigt, dass das Eingreifen eines qualifizierten Projektmanagers diese Misserfolgsquote auf 20 % oder weniger senken kann.

Projektmanagement-Fähigkeiten helfen den Projektmanagern, Risiken zu erkennen und zu mindern, Ressourcen zu verwalten, effektiv mit den Beteiligten zu kommunizieren und sicherzustellen, dass das Projekt pünktlich, innerhalb des Budgets und zur Zufriedenheit der Beteiligten abgeschlossen wird.

Ohne effektive Projektmanagement-Fähigkeiten können Projekte schnell außer Kontrolle geraten, was zu Verzögerungen, überhöhten Ausgaben und minderwertigen Ergebnissen führt.

Deshalb ist es für diejenigen, die in eine Projektmanagement-Karriere investieren wollen, unerlässlich, auf PM-Zertifizierungen zu setzen und sich um die Entwicklung anderer Soft Skills zu bemühen, die durch Zertifizierungen nicht abgedeckt werden. Lassen Sie uns eintauchen!

Hard Skills, die jeder Projektmanager braucht

1. Methoden des Projektmanagements

Die erste Fähigkeit, die wir in diese Liste aufgenommen haben, ist die Pflicht.

Obwohl einige PMs Projekte auch ohne tiefgreifende Kenntnisse von Projektmanagementtechniken und -methoden wie Agile oder Waterfall managen können.

Die erfahrensten und erfolgreichsten Fachleute haben eine formale Ausbildung erhalten, die sie in die Lage versetzt, Projekte von A bis Z zu verfolgen und abzuschließen.

Von Scrum über Kanban bis hin zu den oben genannten gibt es viele Ansätze und Methoden, die Sie für das Management Ihrer Projekte nutzen können.

Und es gibt keinen besseren Weg, sie zu beherrschen und herauszufinden, welche davon für Ihre Teams und Projekte am besten geeignet sind, als sie zu studieren und in die Praxis umzusetzen. Sie können diese Fähigkeiten zum Beispiel in PM-Online-Kursen oder Projektmanagement-Büchern erwerben.

2. Fachliche Kompetenz

Projektmanager arbeiten in einer Vielzahl von Branchen, von der Bauindustrie über die Softwareentwicklung bis hin zum Marketing. Auch wenn dies nicht zwingend erforderlich ist, kann es für Projektmanager von Vorteil sein, ein grundlegendes Verständnis der Branche und der spezifischen Projekte zu besitzen, die sie betreuen.

Dieses Wissen und diese Erfahrung können sie in die Lage versetzen, fundiertere und schnellere Entscheidungen zu treffen und genaue Prognosen über potenzielle Risiken, Kosten, Zeitpläne und den Bedarf an Ressourcen zu erstellen.

Außerdem können Personen, die den Fachjargon und die Terminologie, die von den Fachleuten in ihrem Unternehmen verwendet werden, verstehen und anwenden können, wahrscheinlich effizienter mit ihren Teams kommunizieren.

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3. Budgetierung und Kostenmanagement

Bevor das Projekt überhaupt beginnt, muss der Projektleiter die Projektdauer und das Budget abschätzen, das für die Durchführung des Projekts innerhalb des idealen Zeitrahmens erforderlich ist. Ein guter Fachmann muss daher alle Varianten kennen, die bei der Planung eines Projekts eine Rolle spielen, insbesondere das Geld.

Einer der häufigsten Gründe, warum ein Projekt ins Schleudern gerät, sind überhöhte Ausgaben, die durch schlechtes Budgetmanagement oder sogar eine schlechte ursprüngliche Budgetprognose verursacht werden können.

Eine gute Verwaltung des Projektbudgets ist eine wichtige Fähigkeit, die Projektmanager besitzen müssen. Dazu gehören die Verfolgung der Projektausgaben, die Überwachung des Cashflows und das Erkennen von Möglichkeiten zur Kostensenkung.

Darüber hinaus müssen sie möglicherweise schwierige Entscheidungen treffen, wenn das Budget überschritten wird und sie auf bestimmte Funktionen, Phasen oder sogar Ressourcen verzichten müssen.

Lernen Sie die verschiedenen Rollen und Aufgaben eines Projektmanagers kennen.

4. Risikomanagement

Jedes Projekt birgt ein gewisses Risiko. Man muss versuchen, sie zu vermeiden und sich auf Rückschläge vorbereiten.

Situationen wie die Nichtverfügbarkeit erforderlicher Ressourcen oder Verzögerungen bei der Genehmigung durch einen Kunden, die zu Verzögerungen im Zeitplan führen können. Die Projektmanager sind dafür verantwortlich, solche Risiken zu steuern und zu antizipieren, um mögliche Verzögerungen oder Kostenüberschreitungen zu vermeiden.

Um dies zu erreichen, sollten die Projektmanager die Fähigkeit besitzen, Risiken zu erkennen, zu bewerten und zu mindern. Sie müssen umfassende Risikomanagementpläne entwickeln, potenzielle Risiken überwachen und erforderlichenfalls Korrekturmaßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass das Projekt ohne Verzögerungen oder Kostenüberschreitungen abgeschlossen wird.

Diese Fähigkeit ist eine der schwierigsten, die man sich aneignen kann, aber die Erfahrung ist ein guter Begleiter, und im Laufe der Jahre wird es immer einfacher, diese Risikobewertung durchzuführen.

5. Projektmanagementsoftware

Die besten Projektmanager wissen, dass es besser ist, nicht zu versuchen, alle Elemente eines Projekts mit durcheinander gewürfelten Tabellen und willkürlichen Aufgabenlisten zu koordinieren.

Stattdessen werden sie zu Experten im Umgang mit der besten Projektmanagement-Software, um die Kommunikation zu zentralisieren, die Zusammenarbeit zu rationalisieren, Budgets/Ressourcen zu verwalten und Projektpläne abzustimmen.

Ein praktisches Verständnis der gängigen Projektmanagement-Software kann sich positiv auf die Arbeit eines Projektmanagers auswirken.

Wir empfehlen Ihnen daher, zu recherchieren, welche Software für Sie und Ihr Team am besten geeignet ist, und ein Experte darin zu werden. Informieren Sie dann andere Projektbeteiligte und ermutigen Sie sie, die Software ebenfalls zu nutzen.

In der heutigen Welt bedeutet dies, dass sich auch Projektmanager ständig weiterentwickeln und lernen müssen, wie sie die neuesten verfügbaren Technologien nutzen können, um ein Projekt erfolgreich zum Abschluss zu bringen.

Lesen Sie auch: Was ist und warum die Verfolgung des Projektmanagements wichtig ist.

Soft Skills, die jeder Projektmanager braucht

Soft Skills sind nicht-technische, zwischenmenschliche Fähigkeiten, die für Projektmanager entscheidend sind, um ihre Teams erfolgreich zu führen und mit ihnen zusammenzuarbeiten.

Sie sind entscheidend für den Aufbau und die Pflege positiver Beziehungen zwischen den Mitgliedern des Projektteams, den Interessengruppen und den Kunden.

Gute Soft Skills ermöglichen es Projektmanagern, ihre Teams zu motivieren, zu beeinflussen und zu inspirieren, was zu einer höheren Arbeitszufriedenheit und besseren Projektergebnissen führt.

6. Kommunikation

In der Tat ist es schwer, einen Job zu finden, bei dem Kommunikation keine wesentliche Fähigkeit ist. Für einen Projektmanager ist es von entscheidender Bedeutung, effektiv mit den Beteiligten zu kommunizieren, um sicherzustellen, dass sie über den Fortschritt des Projekts informiert sind.

Darüber hinaus müssen PMs in der Lage sein, klar zu kommunizieren und hervorragend zuzuhören - allen an der Entwicklung eines Projekts beteiligten Parteien zuzuhören ist schon die halbe Miete, wenn es darum geht, unvorhergesehene Ereignisse vorherzusehen und den Plan anzupassen, um sie zu umgehen.

Schließlich muss ein guter Projektmanager in der Lage sein, seinen Kommunikationsstil an verschiedene Zielgruppen anzupassen.

Es ist möglich, dass er oder sie an einem einzigen Tag mit seinem/ihrem Management, Kunden und Team über das Projekt sprechen muss. Sie sollten in der Lage sein, Ihre Haltung jedem dieser Zielgruppen anzupassen und versuchen, positiv und effizient zu kommunizieren.

Erfahren Sie , wie Sie einen Kommunikationsplan für das Projektmanagement erstellen.

7. Zeitmanagement

Als Hauptansprechpartner für verschiedene Abteilungen und Teammitglieder sind Projektleiter mit einer Vielzahl von Anforderungen an ihre Zeit konfrontiert. Daher ist es für sie von entscheidender Bedeutung, ihre Zeit und die Kapazitäten aller wichtigen Projektbeteiligten effizient zu verwalten.

Ein effektives Zeitmanagement ist für Projektmanager unerlässlich, um den rechtzeitigen Abschluss des Projekts zu gewährleisten.

Sie sollten in der Lage sein, Aufgaben nach Prioritäten zu ordnen, mit konkurrierenden Prioritäten umzugehen und erreichbare Fristen festzulegen. Auf diese Weise können die Projektmanager die Leistung ihres Teams optimieren und das Risiko von Verzögerungen oder Kostenüberschreitungen verringern.

Wussten Sie, dass die Zeiterfassung zu einem besseren persönlichen und projektbezogenen Zeitmanagement beiträgt? Wenn Sie eine Zeiterfassungssoftware verwenden, können Sie wahrscheinlich besser analysieren, wie Sie Ihre Zeit effektiver nutzen können.

TIPP: Lesen Sie unseren Blog und erfahren Sie, warum Zeitmanagement so wichtig ist.

8. Verhandlung

Projektmanager müssen oft mit verschiedenen Interessengruppen zusammenarbeiten, darunter Teammitglieder, Kunden, Zulieferer und Händler.

Verhandlungsgeschick ist für Projektmanager unerlässlich, da es ihnen hilft, effektiv zu kommunizieren, zu überzeugen und Win-Win-Lösungen zu finden.

Im Umgang mit anderen Projektbeteiligten ermöglicht Verhandlungsgeschick den Projektmanagern, effektiv zu verhandeln und die Erwartungen aller Beteiligten zu erfüllen, indem sie Bedenken ausräumen, Anforderungen klären und Konflikte bewältigen.

Darüber hinaus müssen PMs oft mit anderen Teams oder Abteilungen innerhalb des Unternehmens verhandeln, um die notwendigen Ressourcen für ihr Projekt zu sichern, z. B. Budgets, Personal, Ausrüstung oder Software.

Durch die Beherrschung von Verhandlungsgeschick können Projektmanager den Projekterfolg sicherstellen und sich einen positiven Ruf innerhalb ihrer Organisation aufbauen.

9. Kritisches Denken und Problemlösungsfähigkeit

Wenn Sie für die Leitung von Projekten von Anfang bis Ende verantwortlich sind, stoßen Sie häufig auf verschiedene Probleme und Hindernisse. Deshalb sind solide Fähigkeiten zum kritischen Denken und zur Problemlösung für einen guten Projektmanager unerlässlich.

Erstens: Problemlösungskompetenz ermöglicht es Projektmanagern, Probleme zu bewerten und wirksame Lösungen zu entwickeln. Sie müssen die Ursache des Problems verstehen und kritisches Denken anwenden, um mögliche Lösungen zu finden.

Zweitens helfen Problemlösungskompetenzen den Projektmanagern, Risiken effektiv zu managen. Sie müssen potenzielle Probleme vorhersehen und Notfallpläne für den Fall entwickeln, dass die Dinge nicht wie geplant laufen.

Durch proaktives Erkennen und Angehen von Problemen mit Hilfe von kritischem Denken und Logik können Projektmanager die Auswirkungen von Risiken minimieren und sicherstellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt.

10. Qualitätsmanagement

Projektmanager sind für das Qualitätsmanagement verantwortlich, um die gewünschten Ergebnisse eines Projekts zu gewährleisten. Dazu gehören die Erstellung von Qualitätsmanagementplänen, die Überwachung und Durchführung von Audits sowie die Durchführung von Korrekturmaßnahmen.

Das Qualitätsmanagement sorgt dafür, dass die Projektergebnisse den gewünschten Standards und Erwartungen der Beteiligten entsprechen und niemand am Ende enttäuscht ist.

Die Fähigkeit, Qualitätsmanagementpläne zu entwickeln und sie effektiv umzusetzen, kann auch dazu beitragen, Probleme zu vermeiden, die während der Projektdurchführung auftreten können.

Schließlich kann ein gutes Qualitätsmanagement auch die Moral und Motivation des Teams verbessern. Dies geschieht, weil die Teammitglieder eher ein Gefühl des Stolzes und der Erfüllung bei ihrer Arbeit empfinden, wenn das Projekt qualitativ hochwertige Ergebnisse liefert.

ein leistungsstarkes Team von 5 Personen, die feiern

11. Personalverwaltung

In jeder Position, die Teamarbeit erfordert, ist das Management von Mitarbeitern eine der wichtigsten Projektmanagementfähigkeiten, die eine Führungskraft besitzen muss.

Menschen sind kompliziert, vor allem wenn Egoismen ins Spiel kommen. Projektleiter müssen über starke Führungsqualitäten verfügen, um Teams effektiv zu leiten. Sie müssen Teammitglieder motivieren, Aufgaben delegieren, Konflikte lösen und Feedback geben.

Starke Fähigkeiten im Umgang mit Menschen helfen Projektmanagern auch dabei, positive Beziehungen zu Interessengruppen, einschließlich Kunden und Lieferanten, aufzubauen und alle externen Faktoren, die sich auf das Projekt auswirken können, zu managen.

Kurz gesagt, das Personalmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements, und ohne ein effektives Personalmanagement werden Projekte wahrscheinlich auf Hindernisse stoßen und ihre Ziele nicht erreichen.

12. Konfliktmanagement

Ganz gleich, wie gut Ihr Team ist, es gilt eine universelle Wahrheit: Wo Menschen sind, gibt es auch Konflikte.

Wenn Sie mit Fachleuten zusammenarbeiten, die stolz auf ihre Arbeit sind, mit engen Fristen und hohen Erwartungen, ist es normal, dass es zu Konflikten kommt.

Frustration und Schuldzuweisungen können in einem Projektteam leicht eskalieren, wenn es keinen erfahrenen Projektmanager gibt, der bei der Lösung unvermeidlicher Konflikte hilft.

Wenn also Probleme und Meinungsverschiedenheiten auftauchen, verlassen sich Projektmanager auf ihre Konfliktlösungsfähigkeiten, um kühl, ruhig und gelassen zu bleiben und den streitenden Teams oder Personen zu helfen, über ihre Probleme zu sprechen und eine für beide Seiten vorteilhafte Lösung zu finden.

Wie man wichtige Projektmanagement-Fähigkeiten verbessert

Sie können mehrere Schritte unternehmen, um wichtige Projektmanagementfähigkeiten zu entwickeln. Wir werden über drei verschiedene Möglichkeiten sprechen. Aber wenn Sie noch weiter gehen wollen, lesen Sie unseren Artikel und erfahren Sie , wie Sie Ihre Projektmanagement-Fähigkeiten verbessern können.

Übung macht den Meister

Eine der besten Möglichkeiten, wichtige Projektmanagement-Fähigkeiten zu entwickeln, besteht darin, sie in Ihrer aktuellen Rolle zu üben. Ermitteln Sie die Bereiche, in denen Sie sich verbessern möchten, und arbeiten Sie aktiv an der Entwicklung dieser Fähigkeiten.

Holen Sie sich Feedback von Kollegen und Mentoren, um herauszufinden, in welchen Bereichen Sie sich verbessern müssen.

Darüber hinaus können Sie nach Möglichkeiten für praktisches Lernen suchen, indem Sie sich freiwillig an Projekten beteiligen oder zusätzliche Aufgaben übernehmen.

Dies kann Ihnen helfen, praktische Erfahrungen zu sammeln und Ihre Fähigkeiten in einem realen Umfeld zu entwickeln.

Bleiben Sie auf dem Laufenden über die neuesten Trends

Die Teilnahme an Branchenveranstaltungen und Workshops ist eine gute Möglichkeit, bewährte Verfahren zu erlernen, neue Erkenntnisse zu gewinnen und sich über die neuesten Trends im Projektmanagement auf dem Laufenden zu halten.

Sie können an lokalen oder Online-Veranstaltungen wie Webinaren oder Konferenzen teilnehmen, um sich mit anderen Fachleuten zu vernetzen und von deren Erfahrungen zu lernen.

Berufsverbände wie das Project Management Institute (PMI) bieten regelmäßig Veranstaltungen und Workshops an, die Ihnen helfen, sich über die neuesten Praktiken der Branche zu informieren.

Wussten Sie, dass Projektmanagement-Podcasts eine gute Möglichkeit sind, Ihre pm-Fähigkeiten zu verbessern?

Laptop und ein Notebook auf einem Tisch mit Projektmanagementmaterial

Erwägen Sie eine Projektmanagement-Zertifizierung

Der Erwerb eines Zertifikats in Projektmanagement kann Ihnen helfen, Ihre Fähigkeiten weiterzuentwickeln und Ihnen das praktische Wissen und die technischen Kenntnisse zu vermitteln, die Sie benötigen, um komplexe Projekte zum Abschluss zu bringen.

Diese Projektmanagement-Kurse bieten Ihnen die Möglichkeit zum Erfahrungslernen, bei dem Sie Ihre Fähigkeiten in realen Situationen anwenden können. Darüber hinaus können Sie durch die Rückkehr an die Schule Kontakte zu Branchenexperten knüpfen, die Ihnen Einblicke in die neuesten Trends und Praktiken im Projektmanagement geben können.

Schlussfolgerung

Die Entwicklung harter und weicher Projektmanagementfähigkeiten ist für den Erfolg in der heutigen Geschäftswelt unerlässlich.

Effektive Projektmanagement-Fähigkeiten können Ihnen helfen, Teams zu leiten, Ressourcen zu verwalten und Projekte innerhalb des Zeit- und Budgetrahmens erfolgreich durchzuführen.

Ob Sie nun neu im Projektmanagement sind oder bereits Erfahrung haben, es gibt viele Möglichkeiten, Ihre Fähigkeiten zu verbessern.

Denken Sie daran, dass das Erlernen und Entwickeln von Fähigkeiten ein kontinuierlicher Prozess ist; mit Hingabe und Anstrengung kann jeder ein qualifizierter Projektmanager werden.

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