Verbesserung von Zeit- und Kostenschätzungen
Zeiteinschätzungen. Es gibt diese ständige Debatte darüber, ob sie gut oder schlecht sind. Wir glauben, dass sie eine gute Sache sind, weil sie mehr Ruhe und Stabilität an den Arbeitsplatz bringen. Allerdings sind wir Menschen aufgrund unserer Emotionen standardmäßig schlecht in der Zeiteinschätzung. Lassen Sie uns tiefer eintauchen und sehen, wie wir das Problem lösen können.
Warum Zeiteinschätzungen eine gute Sache sind
Ja, bei der Arbeit geht es um Wirkung und Ergebnisse, aber wenn man das Ganze nicht automatisieren kann, muss man Zeit und Energie investieren. Und in einem kollaborativen Umfeld gibt es Abhängigkeiten, Fristen, Urlaube, Krankheitsausfälle und viele weitere zeitbezogene Dinge zu koordinieren. Ohne irgendeine Art von Zeiteinschätzung ist die Zusammenarbeit ein unvorhersehbares Durcheinander aus täglicher Kontrolle, reaktivem Feuergefecht und unzähligen Koordinierungssitzungen. Das führt in der Regel dazu, dass der Kopf nicht mehr frei ist und die Qualität der Arbeit sinkt.
Das ist wie ein 4x100m-Lauf mit geschlossenen Augen. Man kann nicht mit voller Geschwindigkeit laufen, der Weg ist nicht gerade und die Stabübergabe ist für beide Seiten ein Chaos. All das macht es unmöglich, das Rennen zu gewinnen.
Außerdem sieht ohne Zeiteinschätzung jede Idee wie eine große Chance aus. Aber wenn Sie für die eine eine Stunde und für die andere 10 Stunden brauchen würden, sähen sie doch ganz anders aus, oder?
Warum Zeitschätzungen nicht perfekt und 100% genau sein können
Trotz aller Vorteile müssen Zeiteinschätzungen nicht perfekt sein und werden immer falsch sein. Ganz einfach, weil Emotionen unsere Zeitwahrnehmung verzerren. Eine aufregende Stunde in der Schule fühlt sich wie 10 Minuten an, während eine langweilige Stunde wie eine Ewigkeit erscheint. Bei der Arbeit ist es dasselbe. Nur dass die Arbeit viel komplexer ist und daher ein höheres Maß an Unvorhersehbarkeit aufweist.
Wir können jedoch unsere Zeitwahrnehmung mit Hilfe der Zeiterfassung trainieren, indem wir verfolgen, wie lange Dinge dauern. Auf der Grundlage dieser Fakten können wir unseren Schätzmuskel trainieren, der auch der Schlüssel zur Vermeidung des Planungsfehlers ist, d. h. wir berücksichtigen nicht, wie lange wir für eine ähnliche Aufgabe in der Vergangenheit gebraucht haben, und des Optimismusfehlers, d. h. wir neigen dazu, zu glauben, dass wir in der Zukunft weniger brauchen werden als in der Vergangenheit. Beides zusammen ist oft die Ursache für explodierende Projekt- und Kostenbudgets.
Wenn wir also Zeitvoranschläge verwenden und verbessern, wird alles vorhersehbarer, und damit ist es einfacher, Projekte zu koordinieren, jeder kann mit voller Kraft arbeiten, und es bleibt mehr Zeit für sinnvollere Arbeit. Lassen Sie uns herausfinden, wie!
Vermeiden Sie die beiden häufigsten Fehler durch Einfachheit
Ein häufiges Muster, das wir bei über 100.000 Nutzern beobachtet haben, ist, dass sie anfangen, alles, was sie tun, in einer Excel-Tabelle mit ein paar Spalten zu erfassen. Beides sind Rezepte zum Scheitern.
Die Excel-Tabelle ist billig und sieht einfach aus, ist aber eine Menge Handarbeit und wird normalerweise am Ende der Woche oder des Monats gemacht. Dann ist es unmöglich, sich auch nur an 50% dessen zu erinnern, was wir getan haben.
Zum Glück wissen unsere Nutzer, dass sie etwas Besseres und Einfacheres brauchen. Deshalb haben sie sich an Timeular gewandt, weil es die einfachste Lösung ist, die es gibt. Timeular kombiniert die einfachsten Methoden der Zeiterfassung in einer einzigen: Entweder Sie drücken nur eine Tastenkombination auf Ihrem Computer, werfen unseren 8-seitigen Würfel oder ziehen die Zeiteinträge per Drag & Drop auf eine Kalenderoberfläche. Wenn Sie nicht glauben, dass es einfach ist, dann schauen Sie sich unsere Bewertungen an.
Dennoch hören wir immer noch häufig von Leuten, die alles, was sie tun, aufzeichnen. Es ist nichts Schlechtes daran, das zu wollen, aber es ist unglaublich schwer, sich zur Gewohnheit zu machen, alles zu verfolgen. Indem Sie z. B. damit beginnen, nur eine Art von Aktivität oder ein Projekt zu verfolgen, können Sie eine grundlegende Gewohnheit des Verfolgens aufbauen. Danach können Sie den Detaillierungsgrad erhöhen.
Der einfachste Weg, mit der Zeiterfassung im Team zu beginnen
- Wählen Sie zu Beginn einfach ein Projekt, eine Dienstleistung oder eine Aktivität aus, für die Sie Ihre Schätzungen verbessern möchten, z. B. Schätzungen für Projekt X
- Registrieren Sie sich kostenlos auf timeular. com
- Einen Raum schaffen
Project Xund laden Sie Ihre Teammitglieder ein - Erstellen Sie darin die verschiedenen Aktivitäten, die Ihr Team durchführt, z. B.
Managing tickets and specs,Coding,Email,Meeting,Design,Testing, ... - Schätzen Sie im Team, wie viel Zeit Sie in der nächsten Woche für die verschiedenen Aktivitäten aufwenden werden
- Erfassen Sie in der nächsten Woche die Zeit für diese Aktivitäten, wann immer Sie daran arbeiten
Project X - Am Montag, wenn alle frisch und munter sind, schauen Sie sich die Daten gemeinsam an. Vergleichen Sie Ihre Schätzungen, um festzustellen, was über- oder unterschätzt wurde oder sogar richtig war. Sprechen Sie über diese Punkte und überlegen Sie, was Sie verbessern können. Gehen Sie dann zurück zu Schritt 5 und wiederholen Sie ihn.
Wie man sich weiterbilden kann
Nach der ersten oder zweiten Runde des Verfolgens → Verstehens → und Verbesserns von Schätzungen auf einfache Weise sollten Sie und Ihr Team eine Gewohnheit der Zeiterfassung entwickelt haben. Jetzt können Sie beginnen, fortgeschrittener zu werden.
Sie können:
- Weitere Projekte erkunden
- Detailliertere Informationen über Aktivitäten
- Aufgaben sogar mit Notizen und Tags verfolgen
- Sie können die verfolgten Daten exportieren und weitergehende Analysen durchführen
Aber egal, wie intelligent Ihr Team ist, fangen Sie immer ganz einfach an, wie oben beschrieben.
Die Verbesserung von Schätzungen ist ein Marathon, kein Sprint
Das Schätzen von Zeit ist ein Muskel, der wie jeder andere Muskel trainiert werden muss und nicht mit einer einzigen Trainingseinheit seinen Höhepunkt erreichen kann. Es braucht Zeit und Erfahrung, um von einem Junior-Schätzer zu einem Senior-Schätzer zu werden. Außerdem wird es, wie bereits gesagt, nie perfekt sein. Warum sich also überhaupt die Mühe machen? Durch Schätzungen minimieren Sie das Risiko, Termine und Projektbudgets zu verpassen und die richtigen Gelegenheiten zu ergreifen. Um die Zusammenarbeit und den Zeitplan berechenbarer und zuverlässiger zu machen. Um den Kopf frei zu bekommen und Zeit für sinnvolle Arbeit zu haben. Lohnt sich das nicht alles?
Viel Glück und wenn Sie Hilfe benötigen oder Vorschläge haben, wenden Sie sich bitte an [email protected]!
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