Wie man weniger Sitzungen abhält

Autorin: Madalina Roman

09. September 2022

Besprechungen sind leicht zu schaffen, aber schwer wieder loszuwerden. Sitzung für Sitzung füllen sie unsere Kalender und lassen nur ein paar winzige Abschnitte von 15-30 Minuten übrig, in denen wir eigentlich arbeiten sollten. Aber unser Gehirn ist nicht für so kurze Sitzungen gemacht.

Unser Gehirn braucht durchschnittlich 23 Minuten, um sich voll auf eine Aufgabe zu konzentrieren, was uns bereits sagt, dass 15-30 Minuten nicht ausreichen, um unser Bestes zu geben. Aber selbst wenn wir nur 5 Minuten bräuchten, könnten wir es nicht. Hier eine Benachrichtigung, dort eine Benachrichtigung, das Telefon klingelt, 10 ungelesene Nachrichten warten auf eine Antwort, unser Körper schreit nach Schlaf oder Kaffee, und unser Gehirn feuert wahllose Erinnerungen ab. Wie sollen wir in diesem Feuerwerk irgendeine sinnvolle Arbeit erledigen?

Die Antwort ist einfach, aber schwer zu verwirklichen: Mehr ungestörte Zeit, um Dinge zu erledigen.

Um dies zu erreichen, sind zwar viele Dinge notwendig, aber 99 % von uns sollten damit beginnen, weniger Meetings abzuhalten. Aber welche Besprechungen sollen optimiert werden und wie?

Erfassen Sie zunächst die in Besprechungen verbrachte Zeit und kennzeichnen Sie sie

Obwohl Besprechungen in unserem Kalender eingetragen sind, wissen wir nicht wirklich, wie viel Zeit wir wirklich in Besprechungen verbringen. Nicht alle Besprechungen sind geplant und fast keine Besprechung dauert so lange wie geplant.

Deshalb ist es wichtig, die in Besprechungen verbrachte Zeit zu erfassen, um ein wahrheitsgetreues Bild zu erhalten und zu entscheiden, welche Besprechungen gestrichen, welche optimiert und welche beibehalten werden sollen. Diesen Schritt auszulassen und nur die Besprechungen zu optimieren, ist so, als würden wir unseren Fitnessplan ändern, ohne zu wissen, welche Muskeln wir trainieren müssen und welche Übung zu uns passt. Es ist willkürlich. Vielleicht funktioniert es, vielleicht auch nicht. Aber warum sollte man Zeit damit verschwenden, willkürliche Dinge zu tun, wenn es einen besseren Weg gibt, sie zu tun?

Die einfachste Methode zur Erfassung der in Besprechungen verbrachten Zeit

Timeular ist die einfachste Lösung, weil sie die einfachsten Möglichkeiten der Zeiterfassung in einer App vereint. Sie brauchen nur eine Verknüpfung auf Ihrem Computer zu drücken, unseren 8-seitigen Würfel zu werfen oder Zeiteinträge per Drag & Drop auf eine Kalenderoberfläche zu ziehen. Einschließlich einer baldigen Kalenderintegration.

Wenn Sie nicht glauben, dass es einfach ist, dann sehen Sie sich unsere Bewertungen an.

Für den Anfang empfehlen wir, nur zwei Aktivitäten zu erstellen: Internal Meetings und External Meetingsund zwei Tags #useful, #notusefuloder etwas Ähnliches.

Wir empfehlen, die Sitzungen mindestens 2 bis 4 Wochen lang zu verfolgen, so dass Sie am Ende in etwa folgendes Ergebnis erhalten.

Was ist, wenn Ihr Team die Zeiterfassung nicht für Sie übernehmen will?

Die Mitarbeiter erfassen die Zeit nur ungern, weil es ein zusätzlicher manueller Aufwand ist und weil sie sich überwacht fühlen. Ersteres kann gelöst werden, indem man es so einfach wie möglich macht. Letzteres lässt sich durch angemessene Kommunikation und eine mitarbeiterfreundliche Lösung lösen.

Vertrauen ist der Schlüssel zum gewünschten Ergebnis, und wenn sich Mitarbeiter überwacht fühlen, fühlen sie sich misstrauisch.

Deshalb müssen Sie als Führungskraft von vornherein transparent und ehrlich kommunizieren, warum jeder seine Sitzungen verfolgen sollte. Es geht um ein gemeinsames Ziel: mehr Zeit für sinnvolle Arbeit zu haben. Erhöhen Sie die Wirkung der Zeit, die jeder bei der Arbeit verbringt. Weniger Stress und keine Notwendigkeit mehr, zu verrückten Zeiten zu arbeiten, um die Arbeit zu erledigen. Und ähnliche Vorteile. Suchen Sie sich das aus, was für Sie und Ihr Team wichtig ist.

Außerdem muss klargestellt werden, dass es nicht darum geht, sie zu überwachen. Untermauern Sie diesen Anspruch mit einer Lösung wie Timeular , die es Managern nicht erlaubt, in Echtzeit zu sehen, woran jeder arbeitet, und die es dem Benutzer überlässt, was er verfolgen will oder nicht.

Wir werden dieses Thema in einem anderen Beitrag näher beleuchten.

Finden Sie heraus, bei welchen Besprechungen Sie aktiv werden müssen

Nach einigen Wochen der Nachverfolgung haben Sie genügend Daten, um Wege zu finden, wie Sie 20 % Ihrer Besprechungszeit einsparen können, was in manchen Fällen sogar einen ganzen Arbeitstag freimachen kann.

Betrachten Sie zunächst die Verteilung der Sitzungen. 60 % interne und 40 % externe Besprechungszeit. Ist das das richtige Gefühl?

Als Nächstes wollen wir uns die Verteilung von #nicht-nützlicher und #nützlicher Besprechungszeit ansehen.

Wie Sie sehen können, sind 24 % (15 Stunden) nicht nutzbare Sitzungszeit. Das sollte man sich ansehen. Schauen wir uns genauer an, um festzustellen, ob die meisten internen oder externen Besprechungen nicht nützlich waren.

80 % der nicht nützlichen Balken sind blau, und aus dem ersten Diagramm wissen wir, dass es sich um interne Sitzungen handelt. Woran könnte das liegen? Ist es eine bestimmte Besprechung, die nicht nützlich ist, oder finden einige Personen die Besprechung nicht nützlich?

Filtern wir nur nach nicht nützlichen Besprechungen und schauen wir, an welchem Tag sie stattfinden.

Es scheint, dass der Mittwoch einen hohen Prozentsatz an nicht nützlicher Besprechungszeit aufweist, und in gewissem Maße auch der Dienstag. Aber lassen Sie uns zu diesem Mittwoch zurückkehren und sehen, um welche Besprechung es sich handelt, indem wir die Zeiteinträge für diesen Tag filtern.

Es scheint das Treffen von 10:00 - 11:30 zu sein. Notieren wir uns diese Erkenntnis für später und schauen wir, ob wir für einige Leute Zeit für ein Treffen freimachen können.

Aus dieser Tabelle geht hervor, dass Rachel und Chandler den höchsten Prozentsatz an nicht nützlichen Treffen haben. Auch diese Erkenntnis sollten wir uns für später aufschreiben.

Wir könnten hier noch tiefer gehen, aber lassen wir es vorerst dabei bewenden und fassen wir unsere Erkenntnisse zusammen.

Zusammenfassung unserer Erkenntnisse

24 % unserer Sitzungszeit ist als #nicht-nützlich gekennzeichnet
Interne Sitzungen haben den größten Anteil an nicht nützlicher Sitzungszeit
Treffen am Mittwoch um 10:00 - 11:00 Uhr wird von allen als #nicht-nützlich markiert
Auch der Dienstag hat einen hohen Anteil an #nicht-nützlichen Sitzungen
Rachel und Chandler finden einige Treffen nicht sinnvoll

10 empfohlene Maßnahmen, um weniger und bessere Sitzungen abzuhalten

Es gibt viele Maßnahmen, die man ergreifen könnte, aber Sie sollten die auswählen, die Sie auf der Grundlage der Ihnen vorliegenden Erkenntnisse für am effektivsten halten. Folgendes könnten Sie tun:

Eine Besprechung ausfallen lassen
Die Dauer einer Besprechung halbieren
Bestimmte Sitzungen zu einer einzigen zusammenfassen
Gruppensitzungen innerhalb desselben Teams an einem Nachmittag oder in einem bestimmten Zeitabschnitt des Tages
Bessere Strukturierung der Sitzung durch eine klare Tagesordnung und Ziele
Laden Sie nicht jeden ein, nur um sagen zu können: "Ich habe es Ihnen in der Sitzung gesagt". Wenn nur ein kleiner Teil der Sitzung relevant ist, werden die Leute aus gutem Grund nicht zuhören.
Führen Sie einen besprechungsfreien Tag ein. Klingt unmöglich, aber jedes Unternehmen, das es gewagt hat, hat kreative Wege gefunden und ist begeistert. Einige sagen sogar, dass sie an einem Tag mehr schaffen als an den restlichen Tagen der Woche.
Führen Sie eine Richtlinie ein, wonach keine Sitzungen vor 10.00 Uhr stattfinden dürfen, damit die Mitarbeiter nicht zu verrückten Zeiten arbeiten müssen, um ihre Arbeit zu erledigen.
Ersetzen Sie ein Treffen durch ein kurzes schriftliches Update...
...und eine täglich frei wählbare 15-minütige Lese-Kaffeepause einführen. Viele Sitzungen werden anberaumt, weil die Leute nicht lesen, und man sollte meinen, dass es auf diese Weise einfacher ist, die Botschaft zu vermitteln. Nun, die Leute lesen nicht, wenn die Informationen nicht nützlich sind und wenn sie keine Zeit dafür haben. Wenn sie Zeit zum Lesen hätten und die Informationen kurz gehalten sind, würden sie lesen. Wenn Sie das beherzigen, könnten Sie einige Aktualisierungssitzungen durch schriftliche Aktualisierungen ersetzen und allen Mitarbeitern täglich eine 15-minütige Lesepause gönnen, wann immer sie wollen.

Es gibt noch viele weitere Möglichkeiten, aber aus unserer Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Tausenden von Unternehmen sind dies die effektivsten und pragmatischsten.

Was würden Sie auf der Grundlage der in diesem Artikel dargestellten Beispiele tun?

Wir würden Rachel und Chandler erlauben, an einigen Sitzungen nicht teilzunehmen. Wir würden die Sitzungen, die am Dienstag und Mittwoch stattfinden, streichen, zusammenlegen und auf den Dienstag verlegen und den Mittwoch zu einem sitzungsfreien Tag machen. Denn die Mitte der Woche sollte ein Spitzentag sein, um die Dinge voranzubringen. Das ist schon eine Menge Veränderung, also würden wir hier aufhören, noch ein paar Wochen weiter verfolgen und sehen, ob unsere Verbesserungen eine positive Wirkung haben.

Streben Sie nicht nach 0 Meetings oder 100% effizienten Meetings

Es ist verlockend, 0 Sitzungen anzustreben oder zu versuchen, sie zu 100 % effizient zu gestalten. Wir von Timeular haben beide Fehler gemacht. Was wir in beiden Fällen gelernt haben, ist, dass wir all die menschlichen, lustigen und kreativen Momente verlieren, die für die Stärkung unserer Beziehung und Motivation entscheidend sind. Vor allem in einem Arbeitsumfeld, in dem man aus der Ferne arbeitet.

Es ist in Ordnung, wenn Meetings nicht zu 100 % effizient sind, und nicht jeder ist für 0 Meetings geschaffen. Wenn Sie das akzeptieren, wird Ihr Arbeitsplatz nicht nur menschlicher, sondern auch integrativer für Menschen mit unterschiedlichen Bedürfnissen. Versuchen Sie, nicht denselben Fehler zu machen.

Zusammenfassung

Besprechungen sind eine gute Sache, aber zu viele lassen keine Zeit für sinnvolle Arbeit. Um das richtige Gleichgewicht zu finden und die Dinge zu verbessern, ist es wichtig, die tatsächliche Dauer und Qualität der Sitzungen zu erfassen. Nur dann können Sie Maßnahmen ergreifen. Und der beste Weg, das ganze Team dazu zu bringen, die Besprechungszeit zu erfassen, ist, Vertrauen für diese Initiative aufzubauen und sie so wenig aufwändig wie möglich zu gestalten. Timeular als App kann Ihnen bei beidem helfen, und dieser Leitfaden sollte es Ihnen leicht machen, Ihrem Team im Voraus zu vermitteln, warum Sie dies tun. Viel Erfolg und wenn Sie Hilfe benötigen oder Vorschläge haben, wenden Sie sich bitte an [email protected]!

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