Wie du dein Team und deine Mitarbeiter dazu bringst, die Zeit genau zu erfassen

Jeder Manager stößt bei der Einführung der Zeiterfassung in seinem Team oder bei seinen Mitarbeitern auf Schwierigkeiten. "Noch mehr Verwaltungsarbeit?", "Werden wir jetzt überwacht?", "Wollen Sie wissen, wann ich auf die Toilette gehe?" und viele andere sind die Beschwerden, die wir hören, wenn wir Teams bei der Einführung der Zeiterfassung helfen.

Die Sache ist die, dass wir sie nicht als Beschwerden ansehen. Das sind alles legitime Fragen, die beantwortet werden sollten, und wenn die ehrliche, undiplomatische Antwort darauf "Ja" lautet, dann glauben wir, dass Sie darum bitten, belogen zu werden. Ihr Team wird das verfolgen, was Sie sehen wollen, und nicht das, was in Wirklichkeit passiert, weil es das Gefühl hat, dass es Ihnen nicht vertrauen kann. Und ohne echte Daten ist es unmöglich, eine gute Entscheidung zu treffen.

Die Zeiterfassung hat gerade deshalb einen schlechten Ruf, aber wenn sie gut gemacht ist, kann sie Ihrem Team helfen, die Stabilität zu erhöhen, Besprechungen zu reduzieren und profitabler zu arbeiten.

Die Frage ist also, was der richtige oder falsche Weg ist, um Ihr Team dazu zu bringen, die Zeit genau zu erfassen.

Der falsche Weg: Wann und wie man auf die Zeiterfassung verzichten sollte

Wir könnten einen ganzen Aufsatz darüber schreiben, wann und wie man es nicht tun sollte. Da wir uns aber darauf konzentrieren wollen, wie man es richtig macht, hier nur eine kurze Aufzählung.

Führen Sie keine Zeiterfassung durch, wenn:

• Sie sind neugierig, was Ihre Mitarbeiter die ganze Zeit über tun
• Sie glauben, dass einige Mitarbeiter nicht so viele Stunden arbeiten, wie sie sollten
• Sie haben keine klare Vorstellung davon, was Sie mit den Daten machen wollen
• Sie wollen einfach alle dazu zwingen, es zu tun, ohne viel zu erklären
• Sie planen den Einsatz einer automatischen Mitarbeiterüberwachungslösung, auch bekannt als Mitarbeiterspionageprogramm.

Die meisten dieser Dinge sind ein klares Zeichen für mangelndes Vertrauen, und wenn man kein Vertrauen zeigt, bekommt man auch keines zurück. Ohne Vertrauen werden Produktivität, Loyalität, Kreativität und Zusammenarbeit leiden. Es ist klar, dass das ganze Unternehmen darunter leiden würde, aber Ihre Mitarbeiter am meisten.

Stellen Sie sich eine Sekunde lang vor, Sie würden zu 100 % überwacht und müssten dies Ihrem Vorgesetzten mitteilen. Würden Sie sich wertgeschätzt, vertrauenswürdig und sicher fühlen? Sicherlich nicht.

Der richtige Weg: Mit einer Win-Win-Perspektive an die Sache herangehen

Wie eingangs erwähnt, kann die Zeiterfassung dazu beitragen, die Zusammenarbeit zu vereinfachen, die Zahl der Besprechungen zu verringern und die Rentabilität des Unternehmens zu steigern. Alles Dinge, die auch für die Mitarbeiter von Bedeutung sind.

So sollten Sie die Initiative beginnen - indem Sie sich selbst und allen anderen kristallklar machen, warum Sie die Zeit erfassen werden und was genau. Verkaufen Sie das gewünschte Ergebnis, nicht die Arbeit.

Sie könnten zum Beispiel sagen: "Unsere Gewinne werden immer geringer, daher besteht die Gefahr, dass wir unser Geschäft aufgeben müssen. Und um ehrlich zu sein, haben wir keinen klaren Überblick darüber, welche unserer Dienstleistungen rentabel sind und welche nicht. Das macht es unmöglich, fundierte Maßnahmen zu ergreifen. Für die nächsten Monate bitten wir Sie alle, Ihre Arbeitsstunden zu erfassen, damit wir sehen können, welche Kunden und Projekte wir aufgeben, welche wir ausweiten und welche wir optimieren sollten."

Ein anderes Beispiel könnte sein: "Wir haben alle das Gefühl, dass wir zu viel Zeit in Besprechungen verbringen. Lassen Sie uns in den nächsten Wochen jede geplante und ungeplante Besprechung, ihre tatsächliche Dauer und ihre Nützlichkeit aufzeichnen. So haben wir die Erkenntnisse, um die richtigen Maßnahmen zu ergreifen.

Nur wenn Sie mit einer Win-Win-Mentalität an die Sache herangehen, werden Sie die nötige Akzeptanz finden, um tatsächliche und ehrliche Daten zu erhalten. Das ist der Schlüssel zu den richtigen Maßnahmen.

Außerdem muss klargestellt werden, dass es nicht darum geht, sie zu überwachen. Untermauern Sie diesen Anspruch mit einer Lösung wie Timeular , die es Managern nicht erlaubt, in Echtzeit zu sehen, woran jeder arbeitet, und die es dem Benutzer überlässt, was er verfolgen will oder nicht.

Machen Sie es so einfach wie möglich

Wenn Sie alle Beteiligten an Bord haben, sollten Sie den Aufwand so gering wie möglich halten. Timeular ist eine großartige Lösung dafür, denn es kombiniert die einfachsten Methoden zur Zeiterfassung in einem einzigen Programm: Entweder Sie drücken nur eine Tastenkombination auf Ihrem Computer, werfen unseren 8-seitigen Würfel oder ziehen die Zeiteinträge per Drag & Drop auf eine Kalenderoberfläche. Wenn Sie nicht glauben, dass es einfach ist, dann schauen Sie sich unsere Bewertungen an.

Je nachdem, was Sie erreichen wollen, können Sie in unseren anderen Leitfäden mehr darüber lesen, wie Sie die Dinge richtig angehen:

• Steigerung der Rentabilität
• Verkürzung der Zeit, die in Sitzungen verbracht wird
• Verbesserung der Zeiteinschätzung
• Tipp zur Zeiterfassung

Viel Glück und wenn Sie Hilfe benötigen oder Vorschläge haben, wenden Sie sich bitte an [email protected]!