Wie man die Kommunikation im Team verbessert: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Autorin: Madalina Roman

02. Dezember 2022

Eine gute Kommunikation ist eine der wichtigsten Grundlagen für ein erfolgreiches Team. Ohne diese Grundlage ist kein Erfolg möglich.

Wenn eine positive Kommunikationskultur herrscht, wissen alle Teammitglieder, welchen Beitrag sie zum Erfolg des Teams leisten können. Darüber hinaus fördert eine gute Kommunikation den Aufbau von Beziehungen innerhalb des Teams und die allgemeine Produktivität.

Andererseits kann eine schlechte Kommunikation zu Konflikten und einem demotivierenden Umfeld führen, das das Wachstum des Unternehmens behindert.

Daher müssen Führungskräfte eine gute und korrekte Kommunikationskultur fördern und versuchen, die Kommunikation innerhalb ihres Teams zu verbessern.

Im Gegensatz zu dem, was Sie vielleicht denken, erfordert dies keine großen finanziellen Investitionen, sondern vielmehr eine kollektive Anstrengung, die bei Ihnen selbst beginnen muss, um gute Kommunikation zu einer Priorität zu machen.

Wenn Sie sich von den Vorteilen einer guten Kommunikation innerhalb eines Teams angesprochen fühlen, sollten Sie die Tipps ausprobieren, die wir zur Verbesserung der Kommunikation in Ihrem Team zusammengestellt haben.

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Verbesserung der Teamkommunikation in 6 Schritten

Effektive Teamkommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg, wenn Sie ein leistungsstarkes Team aufbauen wollen. Daher sollte die Verbesserung der Kommunikation eine gemeinsame Anstrengung sein.

Lassen Sie uns mit den Grundlagen beginnen! Das ist es, was jedes Unternehmen anstreben sollte, um eine hervorragende Teamkommunikation zu haben.

Nimm auf, was für deinen Arbeitskontext gilt, und beginne noch heute, die Früchte einer hervorragenden Kommunikation zu ernten.

1. Legen Sie fest, welche Formen der Kommunikation für Ihr Team am besten geeignet sind

Heutzutage gibt es Teams in allen Formen und Ausprägungen. Sie sind nicht nur multidisziplinär, sondern einige arbeiten auch zu 100 % aus der Ferne, andere haben ein gemischtes System, und wieder andere arbeiten von Angesicht zu Angesicht.

Wenn Ihr Team die fantastische Möglichkeit hat, geografisch und zeitlich flexibel zu sein, müssen Sie unbedingt festlegen, welche Formen der Kommunikation für Ihr Team am besten geeignet sind.

Welche Kommunikationskanäle und -instrumente nutzen Sie im Team? Wie können Sie dafür sorgen, dass sich alle einbezogen und nahe fühlen, auch wenn sich jedes Teammitglied in einer anderen Ecke der Welt befindet?

Erinnern Sie sich an die beiden Kommunikationsstile - synchron oder asynchron (wir werden das noch erklären). Nun ist es an der Zeit zu entscheiden, wie Ihr Team sie nutzen wird.

Wir empfehlen, dass Sie wöchentliche synchrone Kommunikationsmomente haben, in denen Sie die Vorteile von Face-to-Face- oder Zoom-Meetings nutzen, und dass die alltäglichen Aktivitäten hauptsächlich asynchron sind.

Denken Sie daran: Es gibt nicht den einen richtigen Weg, Dinge zu tun. Was auch immer für Ihr Team und seine Besonderheiten am besten funktioniert, sollten Sie anwenden!

2. Etiquette für die Kommunikation einführen

Kommunikation ist eine häufige Herausforderung für virtuelle Teams, da die Teams lernen müssen, miteinander zu kommunizieren.

Jeder sollte genau wissen, wie, wann und warum er kommunizieren sollte.

So sollten beispielsweise Themen, die für eine spätere Bezugnahme aufgezeichnet werden müssen, bevorzugt per E-Mail besprochen werden. Erörtern Sie wesentliche Fragen niemals im Firmen-Chat, sondern immer per E-Mail!

Eine weitere gute Praxis besteht darin, nur die Personen zu den Sitzungen einzuladen, die auch wirklich anwesend sein müssen.

Es gibt nichts Schlimmeres, als den ganzen Tag mit nutzlosen Besprechungen zu verbringen - also mit Besprechungen, bei denen Ihre Anwesenheit nicht erforderlich ist. Wenn Sie jemanden über das Ergebnis einer Besprechung informieren möchten, können Sie nachher eine E-Mail schicken.

Ein weiterer Vorschlag ist, allen Teammitgliedern klarzumachen, dass sie auf eine E-Mail nur dann antworten müssen, wenn der Absender sie in der ursprünglichen Nachricht ausdrücklich dazu auffordert.

Wenn Sie ein Team haben, das über mehrere Zeitzonen verteilt ist oder zu 100 % aus der Ferne arbeitet, müssen Sie auch mehr darüber nachdenken, wann Sie kommunizieren.

Legen Sie bestimmte Besprechungszeiten fest, an denen jeder unabhängig von seiner Zeitzone teilnehmen kann, und ermutigen Sie Ihre Teammitglieder, in ihren Kalendern "Abwesenheitszeiten" festzulegen, wenn sie im Urlaub sind.

Ein solcher Kommunikations-Knigge hilft Ihrem Team, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, spart wertvolle Zeit für sinnvollere Aufgaben und reduziert den Stress bei der Arbeit.

In unserem Blog erfahren Sie , wie Stress Ihre Produktivität verringern kann.

3. Besondere Momente für Feedback schaffen

Feedback ist wichtig. Aber es reicht nicht aus, einen sicheren Raum zu schaffen, in dem sich jeder wohl fühlt, wenn er seine Bedenken und Fehler mitteilen und etwas lernen kann.

Neben spontanem Feedback gibt es auch festgelegte Zeiten, in denen Sie Ihren Teammitgliedern Feedback geben können. Es könnte für Sie hilfreich sein, diese Momente zeitlich zu begrenzen.

Teambesprechungen eignen sich zwar für kollektives Feedback, aber 1:1-Gespräche mit Führungskräften sind die perfekte Gelegenheit, um ehrlich und transparent Feedback zu geben und zu erhalten. Sorgen Sie dafür, dass sie regelmäßig stattfinden!

Versuchen Sie auch sicherzustellen, dass das Feedback nicht nur in eine Richtung geht - Sie sollten bereit sein, Feedback zu geben und zu empfangen, egal ob es positiv oder negativ ist.

Gleichzeitig sollten die Mitarbeiter ermutigt werden, Feedback zu suchen und zu geben.

Eine Möglichkeit, dies zu tun, sind anonyme Umfragen. Die Menschen fühlen sich oft eingeschüchtert, wenn sie ihre Meinung sagen müssen, selbst wenn die Atmosphäre ausgezeichnet ist. Vielleicht haben sie auch Verbesserungs- oder Organisationsvorschläge und brauchen mehr Mut, um sie mitzuteilen.

Führen Sie am Ende eines jeden Jahres eine anonyme Umfrage durch und ermutigen Sie Ihre Teammitglieder, ihre Gedanken anonym mitzuteilen.

Vergessen Sie nicht, die bereits erwähnte Feedback-Etikette festzulegen, um sicherzustellen, dass diese Momente für alle Beteiligten erfreulich sind!

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4. Regelmäßige 1:1-Gespräche führen

Neben dem Geben und Empfangen von Feedback bieten regelmäßige Einzelgespräche die Möglichkeit, bestimmte Themen anzusprechen und das Wohlbefinden der einzelnen Teammitglieder zu überprüfen.

Sie sind auch eine gute Möglichkeit, Ihre Vorgesetzten oder Kollegen besser kennen zu lernen und Kooperationsbeziehungen aufzubauen.

Wir verlangen von Ihnen als Führungskraft nicht, dass Sie die Rolle des Psychologen übernehmen, sondern dass Sie sich um das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter kümmern und dies auch zeigen.

Dies ist eine unverzichtbare Eigenschaft eines guten Teamleiters.

glückliche Menschen, die Spaß im Büro haben

5. Organisieren Sie teambildende Aktivitäten

Teambuilding-Aktivitäten wurden bereits früher als Strategie zur Verbesserung der Teamkommunikation vorgestellt. Unser Vorschlag ist jedoch ein wenig anders.

Anstatt teambildende Aktivitäten außerhalb der Arbeitszeit zu organisieren, an denen niemand teilnehmen möchte, sollten Sie versuchen, organische Aktivitäten mit Ihren Teammitgliedern zu fördern.

Ein Picknick in der Mittagspause, ein ausgedehntes Frühstück einmal im Monat oder sogar eine Brettspielmeisterschaft tragen dazu bei, dass sich Ihre Mitarbeiter in ihrer Umgebung wohler fühlen und besser miteinander kommunizieren.

6. Halten Sie Ihre Informationen zentralisiert

Einer der Hauptfaktoren für Entropie ist die fehlende Zentralisierung von Informationen. Verbessern Sie die Kommunikation in Ihrem Team, indem Sie sicherstellen, dass alle Daten an einem Ort gespeichert, organisiert und für alle verfügbar sind.

Dies ist besonders nützlich für neue Mitarbeiter in Ihrem Team, die selbständig nach Informationen suchen können, anstatt Zeit mit der Suche danach zu verbringen.

7. Eine Politik der offenen Tür

Vielleicht ist Ihnen das bekannt, aber konnten Sie es schon umsetzen?

Im Zusammenhang mit dem Arbeitsplatz bezieht sich eine Politik der offenen Tür auf einen Ansatz, bei dem Manager oder Vorgesetzte ein offenes Ohr für die Fragen, Zweifel, Beschwerden, Vorschläge und Sorgen der Mitarbeiter haben.

Bei einer Politik der offenen Tür geht es um den Zugang zu den höheren Rängen der Hierarchie und den Abbau der physischen und psychologischen Barrieren, die früher zwischen Chef und Mitarbeiter bestanden.

Eine Politik der offenen Tür zielt darauf ab, eine Kultur der offenen, ehrlichen und transparenten Kommunikation zu fördern.

Auf diese Weise können Mitarbeiter und Vorgesetzte eine Vielzahl von Arbeits- und Arbeitsplatzproblemen effizient besprechen und lösen und sicherstellen, dass sich jeder gehört und eingebunden fühlt.

8. Seien Sie transparent und vermeiden Sie Fachjargon

Eine der besten Möglichkeiten, die Kommunikation im Team zu verbessern, besteht darin, auf Transparenz zu achten. Vermeiden Sie bei der Kommunikation im Team die Verwendung von Fachjargon, der andere Teammitglieder verwirren könnte. Seien Sie geradlinig und klar.

Wenn alle Beteiligten ehrlich über ihre Erwartungen, Sorgen und Gefühle sprechen, sinkt die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen drastisch.

Für Führungskräfte ist es unerlässlich, die Leistung des Teams und des Unternehmens transparent zu machen. Dies schafft bei den Mitarbeitern ein Gefühl der Eigenverantwortung und motiviert sie, sich um die Erreichung ihrer Ziele zu bemühen.

Erkennen Sie den Unterschied zwischen kurzfristigen und langfristigen Zielen.

Es ist auch wichtig, den Teammitgliedern einen Kontext zu bieten und ihnen zu zeigen, wie wichtig ihre Arbeit ist. Versuchen Sie immer, ihnen die Auswirkungen ihrer guten Arbeit zu verdeutlichen, indem Sie ihnen das Gefühl der Wertschätzung vermitteln.

Bitten Sie um Hilfe! Scheuen Sie sich nicht, Ihre Verletzlichkeit zu zeigen und auch Ihre Fehler zuzugeben. Keiner glaubt, dass Manager Götter sind. Wie alle Menschen machen auch sie Fehler und brauchen Hilfe.

Fragen Sie häufig, wie Sie helfen können und was ihnen Sorgen bereitet. Dies ist auch ein Anreiz für sie, sich angreifbar zu machen und Sie um Hilfe zu bitten, wodurch eine Kultur der gegenseitigen Unterstützung im Team entsteht.

zwei Personen unterhalten sich bei der Arbeit

9. Förderung einer Kultur des ständigen Feedbacks

Feedback ist einer der wichtigsten Bestandteile der Teamkommunikation.

Die Mitarbeiter müssen wissen, wie es um ihre Leistung bestellt ist, um motiviert und engagiert zu bleiben.

Geben Sie in 1:1-Sitzungen jedem Teammitglied Feedback und besprechen Sie seine Wachstumserwartungen. Vergessen Sie auch nicht, die Gelegenheit zu nutzen und zu fragen, ob sie ein Feedback zu Ihnen haben.

Feedback sollte jedoch in mehr als nur einer Form gegeben werden. Sie sollten achtsam sein und grundlegende Regeln beachten, die den Unterschied ausmachen.

Wie Sie Ihren Teammitgliedern Feedback geben können:

Achten Sie darauf, dass Ihr Feedback konstruktiv ist. Bringt es dem Empfänger wichtige Erkenntnisse und lässt es Raum für Verbesserungen? Wenn die Antwort "Ja" lautet, sollten Sie es tun!
Nehmen Sie Rücksicht auf ihre Gefühle. Seien Sie behutsam mit Ihren Worten und behandeln Sie Ihren Kollegen respektvoll, ohne ihn zu verurteilen oder herablassend zu behandeln. Beurteilen Sie ihre Reaktionen und hören Sie auf, wenn sie sich unwohl fühlen.
Bitten Sie um Erlaubnis, Feedback geben zu dürfen. Nicht immer ist der richtige Zeitpunkt, um Feedback zu geben, und nicht immer ist es der richtige Zeitpunkt, um es zu erhalten. Vergewissern Sie sich, dass sich alle wohl fühlen, bevor Sie das Gespräch beginnen.
Seien Sie konkret. Vermeiden Sie es, vage zu sein, und verwenden Sie Beispiele, um Ihr Feedback zu illustrieren.
Begründen Sie, warum Sie das Feedback geben. Stellen Sie sicher, dass der Empfänger die Auswirkungen einer bestimmten Arbeit versteht und warum es wichtig ist, diese zu verbessern.
Schlagen Sie konkrete nächste Schritte vor. Seien Sie auch hier spezifisch.

10. Digitale Kommunikationsmittel nutzen

Wenn wir zurückblicken und uns an das Jahr 2020 erinnern, fällt es schwer, nicht daran zu denken, wie die Technologie uns damals geholfen hat.

Viele Unternehmen setzten bereits digitale Tools zur Verwaltung von Remote-Teams ein, aber die Pandemie beschleunigte diese Digitalisierung.

Kommunikationswerkzeuge können Ihnen helfen, die Kommunikation mit Ihrem Team zu verbessern, indem sie zwei Kommunikationsstile unterstützen.

Synchrone Kommunikation: Gespräche von Angesicht zu Angesicht, Instant Chats, Videokonferenzen und jede andere Interaktion, die in Echtzeit stattfindet.
Asynchrone Kommunikation: Alles, was nicht sofort beantwortet werden muss, wie E-Mails, Berichte oder aufgezeichnete Videos.

Heutzutage erlebt die Arbeitswelt eine Revolution. Immer mehr Unternehmen gehen dazu über, die physische Anwesenheit im Büro flexibel zu gestalten.

Unabhängig davon, ob Sie von Angesicht zu Angesicht, in einer gemischten Arbeitsumgebung oder vollständig aus der Ferne arbeiten, sind dies einige der Tools, die Ihnen helfen können, effektiver mit Ihrem Team zu kommunizieren:

Sofortiger Chat: Slack, Microsoft Teams, Google Chat, Workplace
Tools zur Dateifreigabe: Google Drive, Dropbox und OneDrive
Kalender-Synchronisierung: Google Kalender und Microsoft Outlook
Videoanrufe: Zoom, Google Meet oder Skype

Digitale Kommunikationsmittel können Ihre Verbündeten sein, auch wenn Sie von Angesicht zu Angesicht arbeiten.

Es ist zum Beispiel nur manchmal sinnvoll, Ihre Kollegen zu unterbrechen und sie etwas zu fragen. Könnte diese Besprechung nicht auch per E-Mail stattfinden? Oder eine Nachricht im internen Chatroom des Unternehmens? Seien Sie achtsam und nutzen Sie die Werkzeuge, die uns die Technologie zur Verfügung gestellt hat!

TIPP: Steigern Sie die Produktivität Ihres Teams, indem Sie die beste Integration der Zeiterfassung in Google Calendar nutzen.

11. Videoanrufe bevorzugen

Auch wenn Sie aus der Ferne arbeiten, ist es gut, wenn die Teammitglieder miteinander vertraut sind, denn das erleichtert die Kommunikation. Sie und Ihre Teammitglieder müssen sich also bei Besprechungen sehen.

Videoanrufe erleichtern die Kommunikation, indem sie die Mimik und Körpersprache des anderen lesen, Missverständnisse vermeiden und die Verbindung fördern.

Natürlich wird es immer zurückhaltende Menschen geben, die es vorziehen, die Kamera nicht laufen zu lassen. Sie sollten ihnen erklären, wie wichtig der Einsatz von Video ist, aber wenn ihre Meinung unverändert bleibt, sollten Sie ihre Wünsche respektieren.

12. Schnelles Lösen von Konflikten

Jeder von uns hat schon einmal einen Kollegen erlebt, der ständig über einen anderen oder sogar über seinen Vorgesetzten lästert.

Diese Unzufriedenheit kann zahlreiche Gründe haben, einer davon ist die fehlende Lösung grundlegender Konflikte, die dann eskalieren und zu Intrigen führen.

Auch wenn sie unwichtig erscheinen mögen, sind Konflikte am Arbeitsplatz wie faule Äpfel - es fängt mit einem an, und als Nächstes breitet sich eine widersprüchliche Haltung aus.

Wenn Probleme nicht gelöst werden, baut sich Frustration auf, die später zu noch größeren Streitigkeiten führt.

Vermeiden Sie unnötige Spannungen, die eine schlechte Atmosphäre schaffen und die Leistung aller Beteiligten beeinträchtigen, indem Sie Konflikte schnell und effektiv lösen.

Führen Sie ein schnelles und transparentes Gespräch und seien Sie ehrlich zu dem Kollegen, mit dem Sie eine Meinungsverschiedenheit hatten. Diese Politik der Transparenz und Kommunikation wird sich auf das gesamte Team übertragen und sich positiv auf das gesamte Teamumfeld auswirken.

Lesen Sie auch , wie Sie mit einem faulen Mitarbeiter umgehen und wie Sie mit einem Mitarbeiter umgehen, der sich über seine Arbeitsbelastung beschwert.

Schlussfolgerung

Eine gute Kommunikation ist eine der wichtigsten Säulen für den Erfolg eines Teams.

Schlechte Kommunikation ist auch einer der Hauptgründe für die Erfolglosigkeit eines Teams. Sie können die Kommunikation in Ihrem Team verbessern und sicherstellen, dass sie effektiv, gesund und ehrlich ist.

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