Wie Sie Ihre Kommunikationsfähigkeiten am Arbeitsplatz verbessern können
Wenn jeder Aspekt unserer Arbeit von der Kommunikation abhängt, kann die Art und Weise, wie wir als Fachleute dies tun, über Erfolg oder Misserfolg eines Geschäfts entscheiden. Etwas, das mit der Zunahme der Fernarbeit noch wichtiger geworden ist.
Effektive Kommunikation kann sowohl persönlich als auch aus der Ferne mit Hilfe geeigneter Techniken und Methoden erfolgreich durchgeführt werden.
Starke Kommunikationsfähigkeiten führen zu besseren Geschäften und mehr Vertrauen zwischen Teammitgliedern, Teams und ihren Führungskräften, Mitarbeitern und Kunden.
Heute werden wir Ihnen zeigen , wie Sie Ihre Kommunikationsfähigkeiten verbessern können, um Ihre Leistung zu steigern.
Kostenloses eBook: Der vollständige Leitfaden zum Zeitmanagement im Team
Holen Sie sich Ihr kostenloses Exemplar des eBooks und lernen Sie die besten Zeitmanagementtechniken kennen
Können die Kommunikationsfähigkeiten verbessert werden?
Ja, das können sie. Wenn wir Kommunikation als eine Fähigkeit betrachten, können wir definitiv sagen, dass sie verbessert werden kann.
Alle Fähigkeiten werden besser, wenn man sie übt und diese Lehren auf die täglichen beruflichen Herausforderungen anwendet.
Erfolgreiche Kommunikation wird dazu führen, dass Sie Probleme besser erklären und Lösungen erarbeiten können, positive Beziehungen zu Kollegen und Führungskräften aufbauen und effektiv an Arbeitsabläufen mitarbeiten können.
11 Wege zur Verbesserung Ihrer Kommunikationsfähigkeiten
1. Bereiten Sie sich im Voraus vor
Es ist von grundlegender Bedeutung, dass Sie wissen, was Sie sagen werden, und Ihre Kommunikation entsprechend anpassen.
Beispiel:
Dazu gehört nicht nur die Vorbereitung der Präsentation (wenn Sie sie mündlich halten), sondern auch die Überlegung von Details aus der Sicht der nonverbalen Kommunikation:
- Ihr Outfit
- Welches Medium wählen Sie für Ihre Präsentation?
- wie Sie die Fragen der Teilnehmer beantworten werden usw.
Ein Brainstorming der möglichen Fragen, die Ihnen gestellt werden könnten, ist eine gute Möglichkeit, sich auf diese Art der Kommunikation vorzubereiten.
Zur Vorbereitung gehört, dass Sie die gesamte Kommunikation von Anfang bis Ende durchdenken. Recherchieren Sie die Informationen, die Ihre Botschaft untermauern, gründlich und überlegen Sie, wie Kritik (sowohl positive als auch negative) aufgenommen werden wird.
Das Geheimnis besteht darin, das Unerwartete zu erwarten.
Stellen Sie sich vor, Sie haben eine Gehaltsverhandlung mit Ihrem Vorgesetzten und der Personalabteilung. Sie sollten genau wissen, was Sie wollen, und darauf vorbereitet sein, Spannen und mögliche Kompromisse zu diskutieren.
Lassen Sie sie wissen, was Sie zu akzeptieren bereit sind und was nicht. Informieren Sie sich über die Gehälter für Ihre Position und Ihren Standort.
Jede Art von Kommunikationsmöglichkeit kann im Voraus vorbereitet werden.
2. Vergewissern Sie sich, dass Sie klar und prägnant sind
Sie kennen wahrscheinlich den Ausdruck "weniger ist mehr". In der Kommunikation gilt derselbe Gedanke.
Wenn Sie sich klar und prägnant ausdrücken, müssen Sie auf Ihre Wortwahl achten, was ebenfalls eine Form der Vorbereitung ist. Unabhängig davon, ob Sie sich schriftlich oder mündlich äußern, sollten Sie darauf achten, dass Ihre Kommunikation klar und einfach ist.
Um erfolgreich zu sein, sollten Sie Ihre Ziele und Ihr Publikum im Auge behalten. Die Menschen, denen Sie eine Botschaft übermitteln wollen, werden sich eher dafür interessieren, wenn die Kommunikationsmethode auf ihre Interessen zugeschnitten ist.
Als Kommunikator zeigen Sie ihnen, dass sie Ihnen am Herzen liegen und dass ihre Meinung wichtig ist.
Vermeiden Sie überflüssige Worte und eine allzu blumige Sprache, da diese die Zuhörer von Ihrer Botschaft ablenken können.
Wenn Sie genau umreißen, was Sie zu sagen oder zu tun haben, können Sie unnötige Details vermeiden, die Ihrem Prozess sogar schaden und eine effektive Kommunikation verhindern können.
Achten Sie auf ein Gleichgewicht, wenn es um Wiederholungen und herablassende Formulierungen geht.
3. Aktives Zuhören üben
Dies ist wahrscheinlich eine der wichtigsten Methoden zur Verbesserung der Kommunikationsfähigkeit.
Das Zuhören ist ebenso wichtig wie das Sprechen, da an der Kommunikation in der Regel zwei oder mehr Personen beteiligt sind. Und manchmal wird das Zuhören nicht so wichtig genommen, wie es sein sollte. Gute Zuhörer und effektive Kommunikatoren sind dieselben Personen.
Zuhören kann schwieriger sein, als man zunächst denkt, aber der Sinn der Übung besteht darin, sicherzustellen, dass die gesamte Botschaft übermittelt wird.
Kostenloses eBook: Der vollständige Leitfaden zum Zeitmanagement im Team
Holen Sie sich Ihr kostenloses Exemplar des eBooks und lernen Sie die besten Zeitmanagementtechniken kennen
Jeder Teil der Botschaft ist wichtig, die Worte sind nur ein Teil davon. Wenn Sie eine Kommunikation mit jemandem aufbauen, müssen Sie dem Sprecher Ihre volle Aufmerksamkeit schenken.
Achten Sie darauf, dass Sie Ihren Geist von der Tendenz, Urteile zu fällen, und von Ablenkungen befreien und der Versuchung widerstehen, Ihren Partner in diesem Kommunikationsmoment mit Ihren eigenen Gedanken zu unterbrechen.
Achten Sie darauf, dass Sie sich auf Ihren Gesprächspartner konzentrieren und eine positive Körpersprache an den Tag legen (mehr zu diesem Thema finden Sie ebenfalls auf dieser Liste). Achten Sie darauf, dass Ihre Gegenargumente oder Fragen Interesse zeigen.
4. Sich der nonverbalen Kommunikation bewusst sein und an ihr arbeiten
Ebenso wichtig wie die verbale Kommunikation sind die nonverbalen Signale, die oft mehr aussagen als Worte.
Nonverbale Kommunikationshinweise, einschließlich der Art und Weise, wie Sie zuhören, aussehen, sich bewegen und reagieren, verraten Ihrem Gesprächspartner, was Sie wirklich über das Gesagte denken.
Wenn die nonverbalen Signale mit den Worten, die Sie sagen, übereinstimmen, stärken sie das Vertrauen. Wenn nicht, schadet Misstrauen dem, was Sie vermitteln wollen und wie die Botschaft ankommt.
Ihre nonverbalen Signale beeinflussen den ersten Eindruck, den Sie auf jemanden machen.
In unserem gegenwärtigen Arbeitsklima" steht die nonverbale Kommunikation im Mittelpunkt. Sie ist unerlässlich, um Vertrauen und Autorität zu vermitteln, daher sollten Führungskräfte diese besondere Fähigkeit weiter ausbauen.
Die nonverbalen Hinweise müssen die Botschaft unterstützen, die der Teamleiter vermitteln will. In diesem Zusammenhang ist es interessant, einen Blick auf die Arbeit des Verhaltenspsychologen Albert Mehrabian zu werfen. Seine Forschungen führten zur Aufstellung der 7-38-55-Regel.
Diese Regel sagt uns, dass:
- nur 7 % der gesamten Kommunikation erfolgt über verbale Kommunikation
- 38 % werden durch die Stimmlage (Tonfall) erreicht.
- 55% werden durch Körpersprache erreicht
Wenn Sie anderen zuhören, bemühen Sie sich, nicht zu lümmeln, nicken Sie, um zu zeigen, dass Sie die Person hören, und achten Sie auf Ihre Mimik. Wenn Sie sprechen, halten Sie einen natürlichen Augenkontakt, das schafft Vertrauen.
5. Verlassen Sie sich auf Ihre emotionale Intelligenz
Die Verbesserung der Kommunikationsfähigkeit ist auch eine Übung in Selbstvertrauen.
Effektiv zu kommunizieren bedeutet, dass Sie Ihre eigenen Gefühle und Emotionen verstehen und in der Lage sind, mit anderen auf dieser Ebene in Kontakt zu treten. Dadurch sind Sie in der Lage, Ihre eigenen Kommunikationsmittel zu kontrollieren, wie z. B. die bereits besprochenen nonverbalen Hinweise.
Menschen, die ihre emotionale Intelligenz entwickeln, sind natürliche Kommunikatoren, wenn es darum geht, zuzuhören, positive Körpersprache und einen warmen Tonfall zu verwenden.
Einfühlungsvermögen ist der Schlüssel, um ein schwieriges Gespräch mit einem Mitarbeiter oder einem Kollegen in etwas Beruhigendes und Leichtes zu verwandeln. Wenn Sie versuchen, sich in die Lage anderer Menschen zu versetzen, können Sie deren Bedürfnisse besser verstehen und effektiver kommunizieren.
6. Öffentliches Reden üben
Das Sprechen in der Öffentlichkeit gehört zu den Fähigkeiten, die nicht jedem leicht fallen, aber mit der Zeit und Übung wird es besser.
Der beste Weg, diese starke Kommunikationsfähigkeit zu entwickeln, besteht darin, nach Gelegenheiten zu suchen, dies zu tun.
Regelmäßiges Sprechen vor einer Gruppe von Menschen wird Ihre Stärken und Schwächen verstärken und Sie dazu zwingen, bessere Kommunikationsgewohnheiten zu entwickeln und die "schlechten Gewohnheiten" bei Bedarf anzupassen.
7. Achten Sie auf Ihren Ton
Zur nonverbalen Kommunikation gehört ein sehr wichtiger Hinweis: der Tonfall. Wie etwas gesagt wird, kann genauso wichtig sein wie das, was gesagt wird.
Der Tonfall kann der Botschaft Kraft und Nachdruck verleihen, wenn er richtig eingesetzt wird, oder sie völlig untergraben. Der "richtige" Tonfall ist besonders wichtig bei Meinungsverschiedenheiten und Konflikten am Arbeitsplatz: Eine positive Konnotation in Ihrem Tonfall wird komplizierte Situationen beruhigen. Wenn Sie in einem weniger positiven Tonfall reagieren, wird die Situation noch dramatischer.
Aber es ist eine Herausforderung, den Tonfall zu kontrollieren und ihn an die eigene Absicht anzupassen. Dennoch ist es möglich, auf den Tonfall zu achten und ihn entsprechend zu ändern, wenn die Kommunikation in die falsche Richtung zu gehen scheint. In schriftlicher Form ist es einfacher, die Botschaft zu kontrollieren. Dennoch sollten Sie Ihre Nachrichten und E-Mails zwei- oder mehrmals durchlesen und dabei auf den Tonfall und die Botschaft achten. Vielleicht möchten Sie sie sogar laut vorlesen und testen, wie sie klingt.
8. Vermeiden Sie Ablenkungen
Für die "Telefonsüchtigen", die wissen wollen, wie sie ihre Kommunikationsfähigkeiten verbessern können, haben wir einen einfachen Tipp: Lassen Sie Ihr Telefon aus den Augen!
Wenn Sie ein Gespräch mit jemandem (oder einer Gruppe) von Angesicht zu Angesicht oder online führen, wenn Sie an einer Verhandlungssitzung teilnehmen, vermeiden Sie Ablenkungen von außen.
Das kann bedeuten, dass unnötige elektronische Geräte weggelassen werden, dass nur die Personen an der Sitzung teilnehmen, die unbedingt dabei sein müssen, und dass die besten Zeitfenster für Gespräche gewählt werden. Am Ende des Tages sind die Teilnehmer vielleicht nicht mehr so konzentriert.
Brauchen Sie Hilfe, um konzentriert zu bleiben? Dann ist unser Leitfaden zur Steigerung von Fokus und Konzentration genau das Richtige für Sie.
9. Beitrag zu einer Kommunikationsstrategie am Arbeitsplatz
Um unsere Kommunikationsfähigkeiten zu verbessern, müssen wir auch berücksichtigen, was am Arbeitsplatz geschieht. Jede einzelne Mitteilung, die in vielen verschiedenen Formaten möglich ist, muss im Kontext dieses größeren Informationsflusses verstanden werden.
Sie mögen die Strategien einer guten Kommunikation angewandt haben, aber wenn es keine gemeinsame Strategie am Arbeitsplatz gibt, wird die Botschaft nicht effektiv übermittelt.
Diese Kommunikationsstrategie, dieser Plan, legt fest, wie die Teams Informationen erhalten und versenden werden. Sie sollte darlegen, wie und was Sie mit Kunden und Auftraggebern, Interessengruppen, Managern und Mitarbeitern kommunizieren.
- Wer erhält welche Nachricht und wie erhält er sie?
- Welche Hilfsmittel werden verwendet: E-Mail, eine Nachrichtenplattform, Anrufe usw.
Die Straffung all dieser Details trägt dazu bei, dass keine Missverständnisse auftreten oder dass ein Detail übersehen wird. Auch wenn Sie keine Führungsposition innehaben, sollten Sie einen Beitrag zu der Strategie leisten, mit der Sie arbeiten.
10. Lernen Sie so viel wie möglich
Hören Sie nicht auf zu lernen, wie Sie Ihre Kommunikationsfähigkeiten verbessern können. Lesen Sie Bücher, besuchen Sie Vorlesungen, nehmen Sie an Kursen und Lehrgängen teil und hören Sie Podcasts.
Kommunikation ist nach wie vor eine der wichtigsten Fähigkeiten am Arbeitsplatz, und es ist eine der Fähigkeiten, die leistungsstarke Arbeitnehmer von anderen unterscheidet.
Denken Sie daran, dass diejenigen, die eloquent, effektiv und überzeugend sprechen und schreiben können, am ehesten Erfolg haben werden.
11. Seien Sie empfänglich für Feedback
Bitten Sie immer wieder um Feedback zu Ihrem Kommunikationsstil bei der Arbeit. Wir denken immer daran, um Feedback zu bitten oder es zu geben, wenn es um die Analyse bestimmter Aufgaben geht.
Die Kommunikation am Arbeitsplatz muss bewertet werden, damit sie sich weiterentwickeln und immer besser werden kann. Sie können sich weiter verbessern und klare Kommunikationsstrategien für Ihr Team und/oder Ihre Kollegen entwickeln.
Scheuen Sie sich nicht, Feedback als eigenständige Kommunikationstechnik einzusetzen. Wenn Sie Ihre Gesprächspartner bitten, ihre Version des Gesagten zu wiederholen, kann dies die Merkfähigkeit und das unmittelbare Verständnis verbessern.
Bitten Sie andere, Ihnen hilfreiche Ratschläge zu geben, die Ihnen helfen können, Ihre Präsentation, Besprechungen und andere Formen der Kommunikation zu verbessern.
Warum ist effektive Kommunikation wichtig?
Effektive Kommunikation ist eine wichtige und sehr leistungsfähige Fähigkeit, denn sie bringt eine breite Palette von Vorteilen im persönlichen und beruflichen Umfeld. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile, die gute Kommunikationsfähigkeiten mit sich bringen:
- Bessere Beziehungen: Diese Fähigkeiten können Ihnen helfen, bessere Beziehungen zu anderen aufzubauen, indem sie Vertrauen, Verständnis und Einfühlungsvermögen fördern. Dies kann zu positiveren und erfüllenderen persönlichen und beruflichen Beziehungen führen.
- Höhere Produktivität: Effektive Kommunikationsfähigkeiten können die Produktivität steigern. Wenn Teammitglieder klar und effektiv kommunizieren, können sie effizienter zusammenarbeiten, Missverständnisse und Fehler vermeiden und bessere Ergebnisse erzielen.
- Besseres Lösen von Problemen: Gute Kommunikationsfähigkeiten helfen Ihnen, Probleme effektiver zu lösen. Wenn Sie klar kommunizieren und anderen aktiv zuhören, können Sie die Ursachen von Problemen besser verstehen und effektivere Lösungen finden.
- Bessere Führung: Kommunikationsfähigkeiten sind entscheidend für eine effektive Führung. Führungskräfte, die klar und effektiv kommunizieren, können ihre Teammitglieder inspirieren und motivieren, Vertrauen und Respekt aufbauen und ihre Ziele effektiver erreichen.
- Verbesserte persönliche Entwicklung: Kommunikationsfähigkeiten können Ihnen auch helfen, persönlich zu wachsen, indem Sie Ihr Selbstbewusstsein, Ihre emotionale Intelligenz und Ihre zwischenmenschlichen Fähigkeiten verbessern. Sie können lernen, sich klarer auszudrücken, aktiver zuzuhören und engere Beziehungen zu anderen aufzubauen.
Schlussfolgerung
Die Art und Weise, wie wir mit anderen kommunizieren, hat Auswirkungen auf den täglichen Erfolg in unserem Berufsleben.
Ein Manager oder Teamleiter hat enorme Macht, wenn es darum geht, den Ton für die Kommunikation in einem Team anzugeben. Es liegt an ihnen, den Standard für eine klare und offene Kommunikation zu setzen.
Es ist leicht, in schlechte Muster zu verfallen und aufzugeben, um die Kommunikationskanäle zu verbessern. Aber denken Sie daran, dass effektive Kommunikationsfähigkeiten Zeit brauchen. Die Früchte dieser Bemühungen werden sich lohnen.
Machen Sie von Zeit zu Zeit einen Schritt zurück und bewerten Sie die Kommunikationsgewohnheiten, die Sie (und gegebenenfalls Ihr Team) entwickelt haben. Sind Änderungen erforderlich? Gibt es irgendwelche Methoden oder Praktiken, die übernommen werden sollten? Gibt es eine bestimmte Art der Kommunikation (nonverbal, schriftlich usw.), die mehr Training benötigt?
Denken Sie daran, dass jedes Gespräch, das Sie führen, als Übung zur Verbesserung der Kommunikationsfähigkeit dienen kann. Die Entwicklung besserer Kommunikationsfähigkeiten kann uns helfen, Konflikte zu vermeiden, bei Bedarf Kompromisse zu schließen und bessere Entscheidungen zu treffen.
Das könnte dich auch interessieren: