8 Tipps für das Ende einer Sitzung
Die Leitung von Sitzungen ist äußerst schwierig, aber super wichtig. Ein wichtiger Aspekt, der manchmal in Vergessenheit gerät, ist der effektive Abschluss einer Sitzung.
Die Wahrheit ist, dass die meisten Manager eine wichtige Fähigkeit in Meetings vermissen lassen: die Fähigkeit, ein Gespräch bewusst zu beenden. Wenn Sie ein Gespräch gut abschließen, haben die Teilnehmer ein gutes Gefühl in Bezug auf die Besprechung und die Arbeit, die sie noch zu erledigen haben.
Verfolgen Sie den Zeitaufwand für Besprechungen, um mehr abrechenbare Stunden zu finden.
Die Art und Weise, wie Sie als Organisator einer Besprechung diese beenden, hat daher höchstwahrscheinlich Einfluss darauf, wie die Teilnehmer die damit verbundene Arbeit danach angehen werden. Im Folgenden finden Sie einige unserer Tipps, wie Sie eine Besprechung effektiv abschließen und beenden können.
Wie man eine Sitzung beendet
1. Beenden Sie die Sitzung zur festgelegten Zeit
Es gibt nichts Schlimmeres als Leute, die zu spät zu ihren eigenen Besprechungen kommen und alle anderen warten lassen und Zeit verschwenden. Außerdem kann die Arbeit nicht erledigt und die Ziele nicht erreicht werden, wenn man auf andere wartet!
Mehr Zeit als nötig zu verbringen, ist eine der Hauptursachen für sinnlose und unproduktive Sitzungen. Legen Sie also eine Anfangs- und Endzeit fest und halten Sie diese ein!
Es kann hilfreich sein, gegen Ende der Besprechung einen Timer einzustellen, um zu signalisieren, dass sie zu Ende geht. Auf diese Weise können Sie in der verbleibenden Zeit das Ergebnis der Besprechung zusammenfassen.
Wenn Sie sehen, dass einige Personen noch Fragen und Zweifel bezüglich des Besprochenen haben, ermutigen Sie sie, Ihnen eine E-Mail zu schicken oder ein weiteres Treffen für einen anderen Zeitpunkt zu vereinbaren, um auf sie zurück zu kommen. Der Punkt ist, dass das Treffen nicht länger dauern sollte als nötig. Das ist reine Verschwendung.
TIPP: Wenn Sie Hilfe brauchen, um Ihre Zeit zu kontrollieren, ist es vielleicht eine gute Idee, ein Zeiterfassungstool auszuprobieren. Das Zeiterfassungstool hilft Ihnen dabei, die Zeit, die Sie aufwenden, zu erfassen.
2. Von Zeit zu Zeit nach den Leuten sehen
Wenn Sie zu schnell zwischen den verschiedenen Gesprächsthemen hin- und herwechseln, werden die Teilnehmer entweder später zum aktuellen Thema zurückkehren oder das Treffen verwirrt und unsicher verlassen.
Fragen wie "Gibt es noch etwas, was jemand sagen oder fragen möchte, bevor wir das Thema wechseln?" oder "Gibt es irgendwelche Zweifel?" können und sollten während der Sitzung gestellt werden. Wenn Sie diese Fragen erst am Ende stellen, wird wahrscheinlich keiner der Teilnehmer etwas fragen.
Eröffnen Sie das Gespräch und vergewissern Sie sich, dass alle mitlesen und aufpassen!
3. Vereinbaren Sie die nächsten Schritte
Dies ist einer der wichtigsten Tipps, um ein erfolgreiches Meeting zu leiten.
Damit eine Sitzung produktiv ist, muss das Gespräch zu einer Aktion führen. Daher müssen die Teilnehmer konkrete Verpflichtungen eingehen. Die nächsten Schritte und Aktionspunkte sind die wichtigsten Bestandteile von Sitzungen und werden oft vergessen.
Sie tragen wesentlich dazu bei, dass Ihr Treffen nicht nur dazu dient, aktuelle Informationen auszutauschen, sondern auch dazu, neue Ideen und Lösungen zu diskutieren und wichtige Entscheidungen zu treffen.
4. Fristen setzen
Nachdem man sich mit allen Beteiligten auf die nächsten Schritte geeinigt hat, ist die Festlegung von Fristen entscheidend.
Damit nichts in Vergessenheit gerät, sollten Sie für alle Beteiligten konkrete Fristen festlegen und diese regelmäßig überprüfen. Stellen Sie sicher, dass Sie realistische, aber strikte Fristen für die Umsetzung festlegen, um Fortschritte zu gewährleisten.
Verfolgen Sie den Zeitaufwand für einzelne Aufgaben und Projekte, um mehr abrechenbare Stunden zu finden.
5. Anerkennen, wer beigetragen hat
Der Schlüssel zu einer guten Führungskraft ist es, den Menschen das Gefühl zu geben, dass sie geschätzt werden. Achten Sie darauf, dass Sie nach oder während des Gesprächs denjenigen, die einen positiven Beitrag zum Gespräch geleistet haben, Anerkennung zollen und ihr Selbstwertgefühl stärken.
Versuchen Sie so oft wie möglich, anderen ein gutes Gefühl zu vermitteln, und machen Sie ihnen Komplimente für ihre Arbeit und ihren Beitrag, dann fühlen sich die Leute viel motivierter.
Hier sind einige Dinge, die Sie sagen können:
- "Großartig, dass Sie so schnell gehandelt und das Problem gelöst haben!
- "Vielen Dank, dass Sie unserem Kunden schnelle und nützliche Antworten gegeben haben";
- "Ich habe bemerkt, dass Sie sich dafür extra Mühe gegeben haben, das weiß ich zu schätzen."
- Wir sind sicher, wenn Ihr Vorgesetzter Ihnen das schon einmal gesagt hat, haben Sie sich danach viel besser und ermutigt gefühlt.
Dies ist eine großartige Art, ein Treffen zu beenden. Jeder möchte geschätzt werden, ganz gleich, ob es sich um Kollegen, Mitarbeiter oder Vorgesetzte handelt.
TIPP: Finden Sie die besten Tools für die Verwaltung von Remote-Mitarbeitern und die Leitung von Sitzungen.
6. Mit einer lustigen Bemerkung enden
Um die Sache aufzupeppen und allen die Möglichkeit zu geben, sich zu entspannen, sollten Sie Ihre Sitzung auf eine lustige oder andere Weise beenden.
Ob es sich um ein Spiel, eine lustige Frage oder ein Rätsel für die nächste Sitzung handelt, die Teilnehmer werden es lieben! Finden Sie leichte und lustige Wege, um Ihre Sitzungen zu beenden, vor allem, wenn sie intensiv sind und die Teilnehmer viel Arbeit in sie investieren.
Dies ist auch eine wunderbare Möglichkeit, Ihr Team besser kennenzulernen und ihm ein besseres Gefühl zu geben.
7. Mit einer friedlichen Note enden
Wenn Sie und Ihr Team keine Lust auf Spiele haben, können Sie etwas anderes, Gemütlicheres ausprobieren.
Achtsamkeits- und Meditationspraktiken sind in letzter Zeit sehr populär geworden, vor allem im Geschäftsleben. Sich am Ende eines Meetings ein paar Minuten Zeit zu nehmen, um zum Atem zurückzukehren oder sich in Dankbarkeit zu üben, ist ein wertvoller Zeitvertreib.
Dadurch werden die Mitarbeiter ruhiger und entspannter und sind bereit, den Rest des Tages zu bewältigen. Wenn Sie sich einen Moment Zeit nehmen, um als Gruppe Stress abzubauen, zeigen Sie, dass Ihnen das Wohlbefinden Ihres Teams am Herzen liegt, und das Team fühlt sich einander näher.
8. Bitten Sie die Teilnehmer, Ihr Treffen zu bewerten und Feedback zu geben
Das ist Gold wert! Das kann ein wenig riskant sein, aber es wird Ihnen zeigen, wie jeder fühlt und Sie können sich verbessern.
Lassen Sie also Ihre Teilnehmer Ihr Meeting bewerten! Wenn Sie herausfinden möchten, wie sehr die Teilnehmer das Treffen genießen und ob Sie alles gut managen, ist dies die perfekte Methode, um ein klares Bild zu bekommen.
Von dort aus können Sie leichter Wege finden, wie Sie sich verbessern können. Ich bin sicher, dass sich Ihre Teammitglieder viel wertvoller fühlen, wenn Sie sie um ihre Meinung bitten.
Schlussfolgerung
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es keinen richtigen Weg gibt, eine Sitzung zu beenden. Der Schlüssel liegt darin, herauszufinden, was für Sie und Ihr Team am besten funktioniert, damit alle motiviert bleiben können.
Es ist äußerst wichtig, jede Sitzung mit einer positiven Note zu beenden, um Ihr Team näher zusammenzubringen, vor allem in der heutigen Zeit. Da die meisten unserer Sitzungen online stattfinden und man sein Team oft nicht einmal persönlich kennenlernt, ist es wichtig, die Sitzungen unterhaltsamer und interaktiver zu gestalten, damit sie sich einander näher fühlen.
Wenn sich die Mitarbeiter in ihrem Team wohl fühlen und das Gefühl haben, dazuzugehören, können sie bessere Arbeit leisten und bleiben motivierter. Die Sitzungen dienen nicht nur dazu, die Arbeit zu besprechen und Probleme zu lösen, sondern auch dazu, das Team besser kennenzulernen und tiefere Beziehungen zu den Kollegen aufzubauen.
Das könnte dich auch interessieren: