Die besten Urlaubsmanagementsysteme im Jahr 2024

Die Urlaubsverwaltung ist ein wichtiger Aspekt der Personalverwaltung. Für jedes Unternehmen ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Mitarbeiter ihren Urlaub effizient beantragen können und gleichzeitig ordnungsgemäße Aufzeichnungen geführt und die Vorschriften eingehalten werden. 

Glücklicherweise gibt es verschiedene Urlaubsmanagementsysteme (LMS), die diesen Prozess automatisieren und rationalisieren können.

In diesem Artikel werden die besten Urlaubsverwaltungssysteme vorgestellt, ihre wichtigsten Merkmale hervorgehoben und ihre Vor- und Nachteile erörtert.

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Was ist ein Urlaubsmanagementsystem?

Ein Urlaubsverwaltungssystem ist eine Softwarelösung, die Unternehmen bei der effektiven Verwaltung und Automatisierung von Urlaubs- und Abwesenheitsanträgen von Mitarbeitern unterstützt. Es rationalisiert den Prozess der Beantragung, Genehmigung, Nachverfolgung und Verwaltung verschiedener Arten von Mitarbeiterurlaub, wie Urlaubstage, Krankheitsurlaub, persönliche Zeit, Mutterschafts- oder Vaterschaftsurlaub und mehr. 

Urlaubsverwaltungssysteme oder Abwesenheitsverwaltungssysteme werden häufig von Personalabteilungen und Managern eingesetzt, um sicherzustellen, dass Urlaubsanträge von Mitarbeitern effizient und genau bearbeitet werden und gleichzeitig die Unternehmensrichtlinien und Arbeitsgesetze eingehalten werden.

• Lesen Sie mehr darüber: Zeitmanagement-Systeme

Die 11 besten Urlaubsmanagementsysteme für Ihr Unternehmen

1. Timeular

Timeular ist der müheloseste PTO-Tracker und Time-Tracker, den Ihr Team aufgrund seiner unübertroffenen Mischung aus Effizienz, Benutzerfreundlichkeit und Anpassbarkeit bei der Zeiterfassung von Mitarbeitern verwenden kann.

Dank der intuitiven Benutzeroberfläche finden sich Mitarbeiter und Personalverantwortliche unglaublich leicht zurecht, was die Lernkurve verkürzt und eine schnelle Akzeptanz fördert. 

Als vielbeschäftigter Manager brauchte ich einen ebenso effizienten wie benutzerfreundlichen Urlaubsplaner. Timeular übertraf meine Erwartungen durch seine Einfachheit und Effektivität. Die Verwaltung von Urlaub ist jetzt ein Kinderspiel

Andrew W, Teamleiter

All-in-one Abwesenheits-Tracker

In Timeular können HR-Teams und Manager die Abwesenheiten verwalten, genehmigen oder verweigern und alle Abwesenheiten an einem Ort verfolgen. Außerdem können sie für jeden Mitarbeiter individuelle Quoten für die Urlaubsart festlegen.

Mühelose Erfassung von Fehlzeiten mit dem Timeular Employee Self Service System

Die Mitarbeiter können ihre Abwesenheit mühelos nachverfolgen, indem sie Urlaub in ihren Timeular Kalender eintragen. Sie können die Art der Abwesenheit und ihre Dauer angeben und Notizen hinzufügen. Dies kann sowohl auf dem Handy als auch auf dem Desktop erfolgen. Darüber hinaus können die Mitarbeiter Urlaubs- und Arbeitszeittabellen direkt aus dem Payroll Tracker als PDF exportieren, um sie mit dem Payroll-Team und der Personalabteilung zu teilen.

Top-Merkmale Timeular

• Arbeitszeit und Freizeit erfassen
• Genehmigen, verweigern und verwalten Sie jede Art von Urlaub
• Automatisierte Berichte über Arbeitszeiten und Urlaub
• +3.000 Integrationen
• Automatische Zeiterfassung
• Erfassung von abrechenbarer Zeit
• Mobiler Begleiter
• Budgets
• Mobile App für iOS und Android. Es funktioniert auch als Windows und Mac Zeiterfassung

Timeularhat unsere Urlaubsverwaltung erheblich gestrafft.

Richard Wingfield, Gründer bei Envision Design

Erfasse bezahlten Urlaub, Ferien und andere Abwesenheitsarten mit Timeular

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2. BambooHR

BambooHR ist eine beliebte Softwareplattform für das Personalwesen, die eine Reihe von Funktionen und Werkzeugen zur Rationalisierung von HR-Prozessen und zur Verbesserung der gesamten Personalverwaltung bietet. Hier sind einige der wichtigsten Funktionen im Zusammenhang mit der Urlaubserfassung:

1. Nachverfolgung von Freizeit: Mitarbeiter können Freizeit beantragen, und Manager können Anträge innerhalb des Systems genehmigen oder ablehnen. Die aufgelaufenen PTO-Salden werden ebenfalls verfolgt.
2. Mitarbeiter-Selbstverwaltung: Die Mitarbeiter können auf ihre persönlichen Daten zugreifen, Urlaub beantragen, Gehaltsabrechnungen einsehen und ihre Profile aktualisieren, wodurch sich der Verwaltungsaufwand für die Personalabteilung verringert.
3. Mitarbeiterdatenbank: Das Tool dient der zentralen Speicherung aller Mitarbeiterinformationen. Dazu gehören grundlegende Details wie Kontaktinformationen, Beschäftigungsverlauf und Urlaubsinformationen.
4. Benutzerdefinierte Berichte: Benutzer können Berichte und Dashboards erstellen, um die Blätter zu analysieren.

Lesen Sie auch: Verschiedene Arten der Kapazitätsplanung

3. Zoho Menschen

Zoho People ist ein cloudbasiertes Personalverwaltungssystem, das verschiedene HR-Funktionen bietet, um Unternehmen bei der Rationalisierung ihrer HR-Prozesse zu unterstützen. Eine der wichtigsten Funktionen ist die Urlaubsverfolgung. Lassen Sie uns eintauchen.

• Verfolgen Sie jeden Urlaubstyp: Zoho People bietet eine zentrale Plattform zur Verwaltung aller Urlaubsaspekte, einschließlich Abgrenzungsrichtlinien, Urlaubsarten (krank, Urlaub, unbezahlt usw.) und benutzerdefinierter Urlaubskategorien.
• Mitarbeiter-Self-Service: Über das Self-Service-Portal können Mitarbeiter ganz einfach Urlaub beantragen, ihre Urlaubssalden einsehen und den Status ihrer Urlaubsanträge verfolgen.
• Benutzerdefinierte Abwesenheitsrichtlinien: Administratoren können benutzerdefinierte Abwesenheitsrichtlinien konfigurieren und implementieren, die den spezifischen Anforderungen ihres Unternehmens entsprechen.
• Urlaubsgenehmigungen: Manager können Urlaubsanträge online prüfen und genehmigen bzw. ablehnen, was den Genehmigungsprozess rationalisiert und die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien gewährleistet.
• Urlaubsberichte: Erstellen Sie Berichte, um Urlaubstrends zu analysieren, die Abwesenheit von Mitarbeitern zu überwachen und die Einhaltung von Arbeitsvorschriften zu gewährleisten.

Kundenrezensionen

"Ich liebe die Tatsache, dass es extrem benutzerfreundlich ist und sogar die Person, die nicht sehr technikaffin ist, es mit ausreichender Schulung benutzen kann" - GetApp

"Das Fehlen eines anständigen Supports, selbst für einen kostenpflichtigen Plan, und das Fehlen grundlegender Funktionen zeigt nur, welch niedrige Qualität/Latte sie für sich selbst gesetzt haben." - Capterra

Lesen Sie auch: Die beste Zeiterfassungs-App für Angestellte

4. Arbeitstag

Workday ist eine weit verbreitete cloudbasierte Software für das Personal- und Finanzmanagement. Es zeichnet sich als Urlaubsverwaltungssoftware durch seine umfassende HR-Suite aus und ist damit ideal für große Organisationen. Die Echtzeit-Berichterstattung und die Skalierbarkeit machen sie zu einem leistungsstarken Werkzeug. Für kleinere Unternehmen könnte der Implementierungsprozess jedoch eine Herausforderung darstellen.

Top Features

• Flexible Urlaubsrichtlinien: Workday ermöglicht es Unternehmen, Urlaubsrichtlinien zu konfigurieren und an ihre spezifischen Anforderungen anzupassen, einschließlich Kumulationsraten, Anspruchsvoraussetzungen und Urlaubsarten (z. B. Urlaub, Krankheitsurlaub, unbezahlter Urlaub).
• Self-Service für Mitarbeiter: Über ein benutzerfreundliches Self-Service-Portal können Mitarbeiter ganz einfach Urlaub beantragen, ihre Urlaubssalden einsehen und den Status ihrer Urlaubsanträge überprüfen.
• Genehmigungsworkflows für Manager: Ermöglichen es Managern, Anträge innerhalb der Plattform zu prüfen und zu genehmigen/ablehnen.
• Integration in die Lohn- und Gehaltsabrechnung: Die Urlaubsdaten lassen sich nahtlos in die Lohn- und Gehaltsabrechnung integrieren, so dass eine genaue Berechnung der Löhne und Abzüge auf der Grundlage des genommenen Urlaubs gewährleistet ist.

Kundenrezensionen

"Insgesamt eine sehr positive Erfahrung mit einem guten Gleichgewicht zwischen Benutzerfreundlichkeit und Anpassungsfähigkeit." - GetApp

"Mehr Nachteile als Vorteile, fürchte ich. Die Schulung war lang, umfangreich und verwirrend." - GetApp

5. Kalamari

Calamari ist ein Abwesenheitsmanagementsystem, das sowohl für Mitarbeiter als auch für Manager eine einfach zu bedienende Schnittstelle bietet.

Die Integration mit Slack verbessert die Kommunikation, und die Verfolgung des Standorts ist ein Segen für Unternehmen mit externen Mitarbeitern. Allerdings verfügt es möglicherweise nicht über alle erweiterten HR-Funktionen, die einige größere Unternehmen benötigen.

Top-Features für die Urlaubsverfolgung:

• Urlaubskalender: Calamari bietet einen visuellen Urlaubskalender, der die Urlaubspläne der Mitarbeiter anzeigt und es der Personalabteilung und den Managern leicht macht, die Personalbesetzung und die Verteilung der Arbeitslast zu planen.
• Urlaubssalden: Urlaubssalden in Echtzeit helfen Mitarbeitern und Managern, fundierte Entscheidungen zu treffen, wenn sie Urlaubstage beantragen.
• Self-Service für Mitarbeiter: Über ein benutzerfreundliches Self-Service-Portal können Mitarbeiter ganz einfach Urlaubsanträge einreichen, ihre Urlaubssalden einsehen und den Status ihrer Anträge verfolgen.
• Benutzerdefinierte Urlaubsberichte: Erstellen Sie Berichte zur Analyse von Urlaubstrends, zur Überwachung der Anwesenheit und zur Sicherstellung der Einhaltung von Urlaubsrichtlinien und Arbeitsvorschriften.

Kundenrezensionen

"Es ist eine benutzerfreundliche Anwendung, in der man sich leicht zurechtfindet. Außerdem haben sie einen fantastischen Kundenservice, der immer bereit ist, alle Probleme in einer angemessenen Zeit zu lösen." - GetApp

"Die Einrichtung war nicht so einfach, wie wir dachten, und der Support, den wir von Calamari erhielten, war sehr begrenzt, und oft waren die Antworten auf unsere Fragen nicht hilfreich oder themenfremd." - Capterra

Siehe auch:

• Top-Terminplanungs-Apps
• Wie man einen Zeitplan für Mitarbeiter erstellt
• Freie Mitarbeiterarbeitszeitpläne

6. Sage HR

SageHR ist bekannt für seine benutzerfreundliche Oberfläche und die Integration mit Google Workspace.

Aufgrund seiner Erschwinglichkeit und mobilen Zugänglichkeit ist es auch für kleinere Unternehmen geeignet. Allerdings fehlen möglicherweise einige fortschrittliche HR-Funktionen wie KI und prädiktive Analysen, globale HR-Compliance und erweiterte Mitarbeiterumfragen.

Top Features

Genehmigungsworkflows: Urlaubsanträge können durch vordefinierte Genehmigungsworkflows geleitet werden, um sicherzustellen, dass sie von den zuständigen Managern oder Vorgesetzten geprüft und genehmigt werden.

• Employee Self-Service: Mitarbeiter können über ein intuitives Self-Service-Portal ganz einfach Urlaubsanträge stellen, ihren Urlaubssaldo überprüfen und den Status ihrer Anträge einsehen.
• Mitarbeiterdatenbank: Pflege einer zentralen Datenbank mit Mitarbeiterinformationen, einschließlich persönlicher Angaben, Kontaktinformationen, Beschäftigungsverlauf und Leistungsnachweisen.
• Anwesenheitserfassung: Neben der Urlaubsverwaltung bietet Sage HR Funktionen zur Anwesenheitserfassung, mit denen die Arbeitszeiten der Mitarbeiter, die Arbeitsbeginn- und -endezeiten sowie Überstunden überwacht werden können.

Lesen Sie auch: Der Leitfaden zum Abbau von Überstunden

Wie wählt man die beste Software für die Urlaubsverwaltung aus?

Die Wahl der besten Urlaubsverwaltungssoftware für Ihr Unternehmen ist eine wichtige Entscheidung, die sich erheblich auf die Effizienz der Personalabteilung und die Zufriedenheit der Mitarbeiter auswirken kann. Um eine fundierte Entscheidung zu treffen, sollten Sie die folgenden Faktoren berücksichtigen:

Verstehen Sie Ihre Bedürfnisse und Ziele

Beginnen Sie damit, die spezifischen Bedürfnisse und Ziele Ihrer Organisation zu ermitteln. Was sind die wichtigsten Herausforderungen, die Sie mit einem Urlaubsmanagementsystem angehen wollen? Die Kenntnis Ihrer Ziele wird Ihren Auswahlprozess leiten.

Benutzerfreundliche Schnittstelle

Stellen Sie sicher, dass das LMS über eine benutzerfreundliche Schnittstelle sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Personalleiter verfügt. Ein intuitives System verkürzt die Lernkurve und fördert die Akzeptanz.

Compliance und rechtliche Anforderungen

Vergewissern Sie sich, dass das System verschiedene Urlaubsarten (z. B. Urlaub, Krankheitsurlaub, Urlaub aus familiären Gründen) verarbeiten kann und die arbeitsrechtlichen Vorschriften und Unternehmensrichtlinien einhält. Achten Sie auf Funktionen, die Ihnen helfen, die Vorschriften einzuhalten.

Anpassungsmöglichkeiten

Prüfen Sie, ob das System in der Lage ist, die Urlaubsrichtlinien, Kumulationsraten, Genehmigungsworkflows und Benachrichtigungseinstellungen an die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen.

Integrationsfähigkeit

Prüfen Sie, ob sich das LMS nahtlos in Ihre bestehende HR-Software, Gehaltsabrechnungssysteme und Kalender integrieren lässt. Die Integration gewährleistet Datengenauigkeit und reduziert die manuelle Dateneingabe.

Skalierbarkeit

Bedenken Sie die Skalierbarkeit des Systems. Ist es in der Lage, das Wachstum Ihres Unternehmens und die sich im Laufe der Zeit ändernden Anforderungen zu bewältigen? Eine skalierbare Lösung kann Sie davor bewahren, das System wechseln zu müssen, wenn Ihr Unternehmen expandiert.

Berichterstattung und Analyse

Achten Sie auf robuste Berichts- und Analysefunktionen. Die Möglichkeit, Berichte über Urlaubssalden, Trends und Abwesenheitsquoten zu erstellen, kann wertvolle Erkenntnisse für die Personalplanung liefern.

Mobile Zugänglichkeit

In der heutigen mobilitätsorientierten Welt ist die mobile Zugänglichkeit von entscheidender Bedeutung. Stellen Sie sicher, dass das System eine mobile App oder ein responsives Design bietet, damit Mitarbeiter und Manager auch unterwegs darauf zugreifen können.

Kosten und Budget

Bestimmen Sie Ihr Budget und vergleichen Sie es mit den Preismodellen verschiedener Anbieter von Software für die Urlaubsverwaltung. Berücksichtigen Sie dabei nicht nur die Kosten für die Ersteinrichtung, sondern auch die laufenden Abonnementgebühren und mögliche Zusatzkosten.

Nutzerfeedback und Referenzen

Lesen Sie Bewertungen und suchen Sie nach Referenzen von Unternehmen, die das von Ihnen in Betracht gezogene Urlaubsverwaltungssystem eingeführt haben. Erfahrungen aus der Praxis von anderen Benutzern können wertvolle Einblicke liefern.

Demo und Versuch

Fordern Sie eine Demo oder eine kostenlose Testversion des LMS an, um die Funktionen und den Funktionsumfang aus erster Hand zu erfahren. So können Sie beurteilen, ob das System den Anforderungen Ihrer Organisation entspricht.

Feedback von Nutzern

Sammeln Sie Beiträge von Personalleitern und Mitarbeitern, die das System nutzen werden. Deren Feedback kann Ihnen helfen zu verstehen, wie gut das LMS ihren Bedürfnissen und Erwartungen entspricht.

5 Vorteile des Einsatzes von Abwesenheitsmanagement-Software

1. Effizienz - Durch die Automatisierung von Urlaubsanträgen und -genehmigungen wird der gesamte Prozess gestrafft, so dass Personalverantwortliche und Manager weniger Zeit für Verwaltungsaufgaben aufwenden müssen. Dies ist eine großartige Möglichkeit, die Arbeitsproduktivität zu steigern.
2. Verringerung des Urlaubsmissbrauchs - Durch die systematische Verfolgung und Verwaltung von Urlaubsanträgen trägt das LMS dazu bei, Urlaubsmissbrauch oder unerlaubte Abwesenheiten zu verhindern und die allgemeine Personaldisziplin zu verbessern.
3. Genaue Urlaubsabgrenzungen - Urlaubsabgrenzungen werden automatisch im System berechnet und aktualisiert, wodurch das Risiko von Fehlern bei der Verfolgung von Mitarbeitersalden und Abgrenzungsraten verringert wird.
4. Kosteneinsparungen - Durch die Automatisierung der Urlaubsverwaltung und die Verringerung des Fehlerrisikos kann das LMS zu Kosteneinsparungen in Bezug auf den Verwaltungsaufwand und potenzielle Probleme bei der Einhaltung von Rechtsvorschriften führen.
5. Mitarbeiterzufriedenheit - Optimierte Urlaubsprozesse, Selbstbedienungsoptionen und eine klare Kommunikation tragen zu einer verbesserten Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung bei.

Schlussfolgerung

In diesem Artikel haben wir die Bedeutung einer effektiven Urlaubsverwaltung in der Personalabteilung hervorgehoben und verschiedene Urlaubsverwaltungssysteme (LMS) zur Automatisierung und Rationalisierung des Prozesses vorgestellt. Ein Urlaubsverwaltungssystem vereinfacht die Beantragung, Genehmigung, Verfolgung und Verwaltung der verschiedenen Urlaube von Mitarbeitern und gewährleistet die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und des Arbeitsrechts. Hier sind unsere besten Empfehlungen für Lösungen zur Urlaubsverwaltung:

1. Timeular
2. BambooHR
3. Zoho Menschen
4. Arbeitstag
5. Calamari
6. Sage HR

Timeular ist das müheloseste und intuitivste Tool zur Urlaubserfassung. HR-Teams können Urlaub an einem Ort verwalten, genehmigen oder verweigern, und Mitarbeiter können ihren Urlaub ganz einfach über das Self-Service-System von Timeularerfassen.

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