De 10 bedste prioriteringsteknikker til Agile i 2024
Effektive prioriteringsteknikker er afgørende for ethvert agilt teams succes. Med så mange konkurrerende krav og begrænsede ressourcer kan organisering af opgaver og styring af konkurrerende prioriteter ofte være en skræmmende og kompleks proces.
I denne artikel vil jeg udforske nogle af de bedste agile prioriteringsteknikker og give dig de værktøjer og indsigter, der kan hjælpe dig med at forstå, hvad der er vigtigst.
De bedste prioriteringsteknikker
1. RICE
RICE-metoden er en prioriteringsramme, der er designet til at hjælpe projektledere med at træffe kvalificerede beslutninger om, hvilke opgaver der skal løses først. RICE står for Reach (rækkevidde), Impact (effekt), Confidence (tillid) og Effort (indsats).
Sådan fungerer det
Gør følgende for at vurdere, hvor højt din opgave skal prioriteres:
1. Beregn rækkevidde: Estimer, hvor mange mennesker en opgave vil påvirke inden for en bestemt tidsperiode.
2. Beregn effekten: Pointen med at beregne effekten er at fokusere på opgaver, der rent faktisk vil gøre en forskel for din virksomhed. For at vurdere den potentielle effekt af en bestemt opgave skal du give den en score fra 0,25 (minimal) til 3 (massiv): 0,25 for minimal effekt, 0,5 for lav effekt, 1 for middel effekt, 2 for høj effekt, 3 for massiv effekt.
3. Beregn tillid: Tildel en tillidsscore baseret på, hvor meget data der understøtter dine estimater, fra 50 % (lav) til 100 % (høj):
- 100% tillid (høj): Du har solide målinger og forskning, der understøtter dine estimater for rækkevidde, effekt og indsats.
- 80% tillid (middel): Du har data, der understøtter to af kriterierne, f.eks. rækkevidde og indsats, men er mindre sikker på effekten.
- 50% tillid (lav): Du er usikker på nogle af kriterierne. Rækkevidde og effekt kan være overvurderet, og indsatsen kan være undervurderet.
- Under 50 %: Alt under 50% tillid er et totalt gæt.
4. Beregn indsatsen: Bestem den nødvendige indsats i person-måneder, som er det arbejde, en enkelt person skal udføre i løbet af en måned. Vurder, om en opgave er opgaveafhængig, og hvordan det påvirker prioriteringen.
5. Beregn RICE-scoren: Brug formlen (Reach x Impact x Confidence) / Effort for at få RICE-scoren, og prioriter derefter opgaverne ud fra disse scorer.
Fordele ved denne prioriteringsteknik:
- Bygger på målbare kriterier frem for mavefornemmelser
- Fremmer informerede og objektive beslutninger
- Giver en klar begrundelse i prioriteringsprocessen
Ulemper ved denne prioriteringsmetode:
- Det er tidskrævende
- De oplysninger, der kræves for at anvende denne teknik, er ikke altid tilgængelige
2. Eisenhower-matrix: Tidsstyring i 4 kvadranter for presserende og vigtige opgaver
Time Management Matrix (også kendt som The 4 Quadrants of Time Management) blev oprindeligt skabt af præsident Dwight Eisenhower og senere populariseret af Stephen Covey i hans produktivitetsbog "The 7 Habits of Highly Effective People". Det er et produktivitetsværktøj, der hjælper enkeltpersoner og virksomheder med at prioritere opgaver ud fra, hvor meget de haster, og hvor vigtige de er.
Sådan fungerer det
Eisenhower-prioriteringsteknikken hjælper med at kategorisere dine opgaver i fire kvadranter i henhold til deres hastende karakter og vigtighed på følgende måde:
- Kvadrant 1: Hastende og vigtig. Hastende opgaver, der kræver din øjeblikkelige opmærksomhed og er kritiske for virksomheden (f.eks. en deadline eller en krise).
- Kvadrant 2: Ikke presserende, men vigtigt. Opgaver, der bidrager til dine vigtige langsigtede mål, men som ikke kræver øjeblikkelig handling, dvs. planlægning. Når disse vigtige opgaver er prioriteret, kan andre opgaver sættes i rækkefølge ud fra deres afhængighed og de overordnede projektmål.
- Kvadrant 3: Haster, men er ikke vigtig. Opgaver, der kræver, at du er involveret med det samme, men som ikke er vigtige i et langsigtet perspektiv, f.eks. e-mails eller opkald.
- Kvadrant 4: Ikke presserende og ikke vigtigt. Opgaver, der ikke er direkte relateret til dine projekter; de er hverken presserende eller vigtige for virksomhedens succes.
For at implementere metoden skal du liste alle dine opgaver og tildele hver af dem til en af de 4 kvadranter baseret på deres hastende karakter og vigtighed.
Fordele ved denne prioriteringsteknik
- Muliggør effektiv tidsallokering
- Giver information om de opgaver, der skal uddelegeres
- Hjælper med at minimere tidsspilde
Ulemper ved denne prioriteringsmetode:
- Det kan være tidskrævende at liste opgaver og inddele dem i kategorier.
- At kategorisere opgaver ud fra vigtighed er ret subjektivt
3. ABCDE-metoden
ABCDE-metoden minder meget om Eisenhower-matrix-teknikken, da den omfatter inddeling af opgaver i kategorier baseret på prioriteringskriterier som f.eks. deres vigtighed og presserende karakter. I dette tilfælde er der dog 5 kategorier:
- A (meget vigtig og presserende)
- B (middel vigtighed og haster)
- C (lav vigtighed, men det haster)
- D (lav vigtighed og hastende karakter)
- E (opgaver, der skal fjernes eller uddelegeres).
Sådan fungerer det
- Trin 1: Lav en liste over alle opgaverne.
- Trin 2: Inddel dem i de 5 grupper: A, B, C, D eller E.
- Trin 3: Prioritér opgaverne, og planlæg dit arbejde derefter:
- Fokuser på opgave A først.
- Planlæg opgaver B.
- Afsæt tid til kategori C-opgaver for at bevare balancen mellem arbejdsliv og privatliv.
- Uddelegér kategori D-opgaver til andre for at effektivisere din arbejdsbyrde.
- Eliminer eller minimer E-opgaver.
Fordele:
- Sætter fokus på uddelegering af opgaver
- Hjælper med at organisere din to-do-liste på en overskuelig måde
Ulemper:
- Den stive karakter af denne prioriteringsramme kan ikke rumme den dynamiske karakter af nogle opgaver.
- Da der ikke altid er mulighed for at uddelegere opgaver til andre teammedlemmer, kan nogle opgaver blive forsømt.
Læs vores indlæg, hvis du har brug for at uddelegere opgaver effektivt.
4. MoSCoW-prioritering
MoSCoW agile prioriteringsteknik bruges ofte af produktchefer til at skabe en produktkøreplan og bestemme, hvilken prioritet hver produktfunktion skal tildeles. Men du kan også sagtens bruge denne prioriteringsteknik til at styre din arbejdsbyrde og dine opgaver.
MoSCoW er et akronym, der står for Must-have, Should-have, Could-have, Won't-have.
Sådan fungerer det
Tildel hver funktionsanmodning, ugentlig opgave eller daglig opgave til kategorierne M, S, C eller W for at oprette en prioriteret opgaveliste:
- Must have: Krav, der er afgørende for dit projekt, dvs. must have-funktioner i dit produkt. Det er dine vigtigste opgaver, som er afgørende for at nå de langsigtede mål.
- Bør have: krav, der er vigtige, men ikke presserende at levere inden for en deadline.
- Kunne have: Du kan drage fordel af at få disse krav opfyldt, men det vil ikke påvirke dit projekt, hvis du ikke gør det.
- Vil ikke have: Du behøver ikke at bekymre dig om disse krav, det er muligt at implementere dem senere.
Ud fra det kan du tydeligt se, hvad der er de vigtigste opgaver. MoSCoW-metoden hjælper dig med at sætte et strategisk fokus på det og planlægge arbejdet for hvert teammedlem og dig selv i overensstemmelse hermed.
Fordele ved MOSCOW-prioriteringsteknikken:
- Hjælper med at styre kundens forventninger
- Giver produktteams fokus på opgaver med højeste prioritet
- Hjælper med at prioritere opgavelisten i forhold til kundeværdi, markedsundersøgelser eller virksomhedens vigtigste mål.
- Tvinger til hurtig beslutningstagning (Læs: Hvorfor hurtig beslutningstagning er vigtig)
Ulemper:
- Det er en ret subjektiv prioriteringsteknik.
- Det kræver nøje overvejelser og nogle gange en iterativ proces at sikre, at opgavelisten er struktureret på en ordentlig måde.
Vidste du, at hurtig beslutningstagning er afgørende for at få succes? Find ud af hvorfor i vores artikel.
5. ICE-scoremodel til agile løsninger
ICE-scoremodellen bruges til at prioritere funktioner og ideer ved at evaluere tre værdier for hvert projekt: Effekt, tillid og lethed. Disse værdier bedømmes fra 1 til 10 og ganges for at give ICE-scoren, hvor højere score indikerer højere værdi.
Hvad står Impact, Confidence og Ease for? Fra 1 til 10...
- Effekt: Hvor meget vil projektet flytte sig for at nå sit mål;
- Tillid: Sikkerheden for, at projektet får det ønskede resultat;
- Lethed: graden af indsats for at gennemføre projektet.
Formlen for ICE-scoren er: Effekt x tillid x lethed = ICE-score
Sådan fungerer det
- Lav en liste over idéer. Lav en liste over funktioner eller ideer, der skal prioriteres.
- Evaluer virkningen. Vurder hver funktion eller idé på en skala fra 1 til 10 ud fra, hvor meget den vil bidrage til at nå projektets mål.
- Evaluer tilliden. Vurder hver funktion eller idé på en skala fra 1 til 10 baseret på sikkerheden for, at den vil opnå det ønskede resultat.
- Evaluer lethed. Vurder hver funktion eller idé på en skala fra 1 til 10 baseret på, hvor stor en indsats der kræves for at gennemføre den.
- Beregn ICE-score. Multiplicer vurderingerne for Impact, Confidence og Ease for hver funktion eller idé for at få ICE-scoren.
- Prioritér idéer til funktioner baseret på ICE-score. Ranger funktionerne eller ideerne efter deres ICE-score, hvor højere score indikerer højere prioritet.
Fordele:
- Hurtig metode til at prioritere opgaver
- Forenkler beslutningstagningen ved at opdele evalueringen i tre enkle kriterier
- Giver en struktureret tilgang til at sammenligne forskellige funktioner og ideer
Ulemper:
- Vurderingerne af Impact, Confidence og Ease kan være subjektive, hvilket potentielt kan skævvride ICE-scoren.
- Resultaterne kan ofte ændre sig på grund af vurderingernes subjektive karakter, hvilket kræver en iterativ tilgang.
6. Matrix for værdi versus kompleksitet/indsats
Value vs. Complexity/Effort Matrix hjælper produktchefer med at evaluere nye ideer ved at analysere deres langsigtede værdi i forhold til den kompleksitet og indsats, der kræves for at udføre dem. Denne metode organiserer opgaver i fire kvadranter for bedre at kunne prioritere.
Sådan fungerer det
- Lav en liste over alle idéerne. Start med at liste alle de nye ideer eller funktioner, du vil evaluere.
- Evaluer værdien. Vurder hver idé ud fra dens langsigtede værdi for projektet eller produktet. Overvej faktorer som kundetilfredshed, indtægtspotentiale og strategisk betydning.
- Estimer kompleksiteten. Evaluer den kompleksitet og indsats, der kræves for at implementere hver idé. Dette omfatter udviklingstid, ressourceallokering og potentielle risici.
- Kort til kvadranter: Plot hver idé på matrixen med værdi på den ene akse og kompleksitet/anstrengelse på den anden. Dette skaber fire kvadranter:
- Høj værdi, lav kompleksitet: Prioriter disse idéer først.
- Høj værdi, høj kompleksitet: Planlæg omhyggeligt, og tildel ressourcer efter behov.
- Lav værdi, lav kompleksitet: Overvej disse, hvis du har ekstra ressourcer.
- Lav værdi, høj kompleksitet: Disse ideer har typisk lav prioritet og kan kasseres.
Fordele
- Matrixen giver en klar visuel fremstilling af, hvor hver idé står, hvilket gør det lettere at prioritere.
- Hjælper med at sikre, at ressourcerne allokeres til de idéer, der giver mest værdi for mindst mulig indsats.
- Opfordrer til at overveje både fordele og omkostninger ved at implementere ideer.
Ulemper
- Personlige meninger kan i høj grad påvirke vurderingerne af værdi og kompleksitet og potentielt skævvride resultaterne.
- Uden specifikke beregninger kan vurderingerne være upræcise og variere mellem teammedlemmerne.
Begynd at spore din tid med Timeular for at identificere de mest tidskrævende opgaver.
7. Vægtet korteste job først (WSJF)
Weighted Shortest Job First (WSJF) er en agil prioriteringsmetode, der hovedsageligt bruges i mellemstore og store virksomheder. Den estimerer prioriteten for hver funktion ved at dividere omkostningerne ved forsinkelse med jobbets varighed, hvilket sikrer, at strategiske prioriteter opfyldes, og at afhængigheder håndteres effektivt.
Hvad er omkostningerne ved forsinkelse og jobbets varighed?
- Forsinkelsesomkostninger: Virksomheden definerer, hvor meget den kan tabe, hvis funktionen ikke bliver etableret, ud fra dens værdi for brugeren og forretningen, tidskritikalitet og risikoreduktion;
- Jobbets varighed: definerer den tid, der skal bruges til implementeringen
Sådan fungerer det
- Lav en liste over funktioner. Lav en liste over alle funktioner eller opgaver, der skal evalueres.
- Vurder omkostningerne ved forsinkelse for hver funktion. Dette inkluderer:
- Værdi for bruger og virksomhed: Hvor meget værdi tilføjer funktionen for brugerne og virksomheden?
- Tidskritikalitet: Hvor vigtig er timingen for at implementere denne funktion?
- Reduktion af risici/mulighed for nye muligheder: Hvor meget reducerer denne funktion risici eller muliggør nye muligheder?
- Estimer jobbets varighed for hver funktion. Dette inkluderer:
- Ikke-komplekse funktioner med høj merværdi.
- Komplekse funktioner med høj merværdi.
- Ikke-komplekse funktioner med mindre merværdi.
- Komplekse funktioner med mindre merværdi.
- Beregn WSJF-score. Divider forsinkelsesomkostningerne med jobbets varighed for hver funktion for at få WSJF-scoren.
- Prioriter funktioner. Ranger funktionerne ud fra deres WSJF-score, hvor højere score indikerer højere prioritet.
Fordele
- Sikrer, at de mest værdifulde og tidskritiske funktioner prioriteres.
- Hjælper med at allokere ressourcer til funktioner, der giver det højeste investeringsafkast i forhold til deres implementeringstid.
- Håndterer funktioner med høj prioritet først, styrer effektivt afhængigheder og sikrer et mere jævnt projektflow.
Ulemper
- Det kan være tidskrævende at bestemme de nøjagtige forsinkelsesomkostninger og jobbets varighed.
- Vurderingen af omkostningerne ved forsinkelseskomponenter kan være subjektiv og potentielt føre til en skæv prioritering.
- Behov for hyppig revurdering for at forblive relevant, når projektforholdene ændrer sig.
8. Kano-model for kundetilfredshed
At bruge Kano-modellen er en game-changer til at prioritere funktioner, der virkelig øger kundetilfredsheden. Den hjælper virksomheder med at fokusere på det, der betyder mest for deres kunder, hvilket fører til bedre og mere kundecentrerede produkter.
Ved at kategorisere funktioner i 5 kategorier, der er anført nedenfor, tilbyder Kano-modellen en unik måde at forbedre produkter på, hvilket gør det nemt at se, hvad der har den største indvirkning, og hvilke handlinger der skal prioriteres.
Hvad er de 5 kategorier i Kano-modellen?
- Must-be kvalitet: Funktioner, som kunderne automatisk forventer.
- Endimensionel kvalitet: Egenskaber, der direkte påvirker kundernes tilfredshed eller utilfredshed.
- Attraktiv kvalitet: Funktioner, der glæder kunderne og øger tilfredsheden.
- Ligegyldig kvalitet: Funktioner, der ikke har nogen indflydelse på kundetilfredsheden.
- Omvendt kvalitet: Egenskaber, der kan skabe utilfredshed, hvis de er til stede.
Sådan fungerer det
- Placer hver funktion i en af de fem Kano-kategorier.
- Indsaml kundefeedback for at kategorisere hver funktion nøjagtigt ud fra deres svar og erfaringer.
- Prioriter ud fra kategorier:
- Fokuser på must-be og endimensionelle kvaliteter for at sikre, at grundlæggende og forventede behov opfyldes. Endimensionelle kvaliteter omfatter ofte præstationsfunktioner, som er store investeringer, der øger kundetilfredsheden betydeligt.
- Invester i attraktive kvaliteter for at overgå kundernes forventninger og øge tilfredsheden.
- Undgå at bruge ressourcer på ligegyldige og bagstræberiske kvaliteter.
Fordele
- Ved at fokusere på funktioner, der har direkte indflydelse på tilfredsheden, kan virksomheder forbedre kundeoplevelsen.
- Giver en struktureret tilgang til at prioritere funktioner baseret på deres indvirkning på kundernes følelser.
- Hjælper med at allokere ressourcer til de mest effektive funktioner, hvilket sikrer effektiv brug af tid og kræfter.
Ulemper
- Det kræver en betydelig tidsinvestering at indsamle og analysere kundefeedback præcist.
- Fejlfortolkning af kundefeedback kan føre til forkert kategorisering og suboptimal prioritering.
- Kundernes præferencer kan ændre sig over tid, hvilket kræver regelmæssige opdateringer af funktionskategoriseringen.
9. Vægtet scoringsmodel
Weighted Scoring Model er en agil prioriteringsmetode, der tildeler opgaver numeriske point, hvilket giver mulighed for objektiv beslutningstagning ved at sammenligne indsats og værdi.
Sådan fungerer det
- Lav en liste over alle opgaver eller funktioner, der skal evalueres.
- Fastlæg kriterierne for scoring, f.eks. værdi, indsats, omkostninger og strategisk tilpasning.
- Tildel hvert kriterium en vægt baseret på dets betydning for projektet eller forretningsmålene.
- Bedøm hver opgave eller funktion i forhold til hvert kriterium, typisk på en skala fra 1 til 10.
- Multiplicer scorerne med deres respektive vægte, og læg dem sammen for at få en samlet score for hvert initiativ.
- Ranger initiativerne efter deres samlede vægtede score, hvor højere score indikerer højere prioritet.
Fordele
- Giver mulighed for en upartisk rangordning af opgaver ved hjælp af numeriske scorer.
- Kan anvendes til at sammenligne forskellige typer af projekter og initiativer.
- Giver en klar og overskuelig sammenligning af initiativer.
Ulemper
- Det kan være svært og subjektivt at tildele abstrakte elementer numeriske værdier.
- Modellen kan være ufleksibel, og nogle gange afspejler den ikke den reelle indvirkning på virksomheden.
- Det kan være en udfordring at veje forskellige kriterier op mod hinanden, og det kan føre til unøjagtigheder.
10. Det vandrende skelet
Walking Skeleton-metoden fokuserer på at levere de væsentlige funktioner, der er nødvendige for at få et produkt til at fungere, og fremhæver vigtige funktioner først for at sikre et fungerende system, der demonstrerer forretningsværdi.
Sådan fungerer det
- Bestem de kernefunktioner, der er absolut nødvendige for, at produktet kan fungere.
- Byg en grundlæggende, men fuldt funktionsdygtig version af produktet, der indeholder disse vigtige funktioner.
- Sørg for, at den første version af produktet tydeligt viser dets værdi for virksomheden og interessenterne.
- Inkluder test som en del af processen for at validere, at de væsentlige funktioner fungerer korrekt og opfylder forretningskravene.
Fordele
- Identificerer og fokuserer hurtigt på de mest kritiske funktioner.
- Giver mulighed for tidlig testning og feedback fra markedet for at validere produktets værdi.
Ulemper
- De første versioner kan mangle vigtige funktioner, som brugerne forventer.
- Den første udgivelse kan komme sent, da fokus er på at sikre, at kernesystemet er funktionelt og værdifuldt.
Fordele ved prioriteringsteknikkerne
- Intet behov for endeløst omarbejdeDisseprioriteringsmetoder vil give dig mulighed for at genvinde kontrollen over din arbejdsbyrde og få et klarere perspektiv på prioriteringen af presserende opgaver og vigtige opgaver inden for et givet projekt.
- Højere produkt-/servicekvalitet Ved at implementere disse prioriteringsmetoder sikrer du resultater af højere kvalitet med omhyggelig opmærksomhed på detaljer og overgår forventningerne undervejs.
- Strømlinede kravDisseprioriteringsteknikker giver dig mulighed for effektivt at identificere og fjerne unødvendige funktioner og etablere en fokuseret liste over grundlæggende funktioner for at imødekomme markedstendenser.
- Hurtigere udviklingVed at følgede strukturerede trin, der er beskrevet i disse prioriteringsmetoder, kan du udelukkende koncentrere dig om projektudvikling og dermed fremskynde processen.
- Øget kundetilfredshedVedat indføre en ny tankegang med disse prioriteringsmodeller kan du nå dit mål om overordnet kundetilfredshed.
- Lukning af forventningskløftenInvolveringaf kunderne i projektprioriteringsprocessen minimerer deres forventninger og reducerer kløften mellem forventninger og virkelighed.
Læs også her:
[Tjekliste]: De største fejl, du skal undgå med prioriteringsteknikker
- Vær fleksibel: Vær åben for at justere prioriteterne, når der dukker nye oplysninger eller hurtige gevinster op.
- Hold det enkelt: Undgå at overkomplicere processen ved at holde metoden enkel og give plads til fejl og gentagelser.
- Prioriter vigtighed: Undgå at prioritere nemme opgaver over vigtige for nemheds skyld.
- Uddelegér opgaver: Undervurder ikke styrken i at uddelegere opgaver til andre for at frigøre tid til mere kritiske ting.
- Undgå at overbruge "Must-have": Lad være med at placere alle opgaver i "Must-have"-kategorien.
- Forbliv objektiv: Undgå at blive for personlig, når du tildeler opgaver til kategorier.
- Inddrag nøgleeksperter: Sørg for, at nøgleeksperter fra teamet er med i processen med at prioritere opgaver og produktfunktioner.
- Overvej den langsigtede effekt: Fokuser ikke kun på umiddelbar lethed og tillid; overvej den langsigtede strategiske effekt.
- Opdater scores regelmæssigt: Hold scorerne opdateret, efterhånden som projekterne udvikler sig, for at undgå forældet prioritering.
- Anvend konsekvente kriterier: Brug ensartede kriterier, når du vurderer værdi og kompleksitet for at undgå unøjagtigheder.
Tidsregistrering hjælper med at prioritere i agile teams
Ifølge Atlassian community,
Tidsregistrering i den agile ramme er et meget omdiskuteret emne, især med udviklere i Scrum-teams, der siger, at det strider mod Scrum-principperne.
Atlassian-fællesskabet
Som ordsproget siger: Et værktøj i hænderne på en tåbe er bare et værktøj. Tidsregistrering kan skade et Scrum-team, når det bruges til mikromanagement, og når teamet bremses af besværlige tidsregistreringsaktiviteter som at manuelt at udfylde timesedler.
Scrum-metoden kan drage fordel af korrekt brug af tidsregistrering. Teamets tidsregistreringer afslører flaskehalse og giver matematisk bevis for, hvorfor specifikke deadlines ikke blev overholdt. Beviset for tidsregistrering beriger også forbedringen af historien og planlægningen.
Jo flere detaljer man kender om opgaven, jo mindre usikkerhed er der i estimatet. Men nogle gange kan usikkerheden kun elimineres ved rent faktisk at begynde at arbejde på opgaven.
Kacper Szewczyk, frontend-udvikler
OFTE STILLEDE SPØRGSMÅL
Hvad er Agile?
Agile metoder tilbyder en fleksibel og iterativ tilgang til projektledelse der kan hjælpe virksomheder med at nå deres mål og samtidig reagere på skiftende omstændigheder. Kernen i agile metoder er en tankegang, der værdsætter samarbejde, kundefeedback og løbende forbedringer.
Ved at opdele komplekse projekter i mindre, mere håndterbare bidder kan agile teams levere værdi hurtigere, reducere risikoen og øge kundetilfredsheden.
Er prioritering en færdighed?
Ja, det er en blød færdighed. Prioritering ligger i toppen af kategorien bløde færdigheder. Du skal prioritere dine opgaver og handlinger, især når du leder et team eller et projekt.
Vigtigt for nøjagtigheden af tidsstyringDette beslutningsaspekt definerer hvem, hvornår, hvor og hvordan.