Guía de seguimiento de proyectos: Proceso, tipos, herramientas y técnicas
La gestión de proyectos no se limita a asignar y revisar las tareas encomendadas. También incluye la gestión de la carga de trabajo, la gestión de riesgos, la asignación de recursos, la elaboración de informes del proyecto y mucho más.
El seguimiento del proyecto es otra fase esencial de la gestión de proyectos, que ayuda a medir el rendimiento del proyecto en cada etapa de su ciclo de vida.
En este artículo analizaremos el papel de la supervisión de proyectos y explicaremos cómo ayuda a los gestores de proyectos y a las principales partes interesadas a hacer un seguimiento de los hitos del proyecto.
"Somos un 20% más rentables porque todo el mundo tiene el hábito de controlar el tiempo". - Richard Wingfield, Geek jefe de Envision Design
¿Qué es la supervisión de proyectos?
La supervisión del proyecto es un proceso continuo que ayuda a seguir los avances, controlar los procesos, observar y medir el rendimiento y el progreso del proyecto con respecto a sus objetivos y planes previamente definidos.
A efectos de seguimiento y control del proyecto (también conocido como controlling del proyecto), los gestores de proyectos deben recopilar y analizar datos y detalles relacionados con el proyecto para garantizar que éste mantiene el rumbo, cumple los plazos y alcanza sus objetivos.
La información en tiempo real que aportan las herramientas de seguimiento de proyectos es crucial para que las partes interesadas y los gestores tomen las decisiones adecuadas durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Importancia y ventajas de la supervisión de proyectos
Optimización eficaz de los recursos
Al supervisar y controlar continuamente cómo se asignan y utilizan los recursos, un proceso de supervisión de proyectos ayuda a optimizar la asignación de mano de obra, finanzas y materiales.
Ayuda al gestor de proyectos a asignar tareas y alinear el calendario del proyecto en función de la carga de trabajo y los plazos.
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Identificación de problemas
La supervisión del proyecto ayuda a detectar posibles problemas, riesgos o desviaciones del plan del proyecto, a veces en una fase muy temprana, lo que ayuda a evitar problemas más importantes.
Al supervisar continuamente el progreso del proyecto, un gestor de proyectos puede evitar que se desborde su alcance y se salga del presupuesto.
Comunicación eficaz
El seguimiento y control periódicos del proyecto, así como los informes sobre el mismo en las distintas fases de su ejecución, fomentan una comunicación eficaz con los miembros del equipo y las partes interesadas que intervienen en el proyecto. Proporciona información actualizada, generando confianza y fomentando la seguridad en el progreso del proyecto.
Control de calidad
Unas técnicas adecuadas de supervisión de proyectos garantizan que los productos finales cumplan las normas de calidad y ayudan a los gestores de proyectos a resolver los problemas de calidad en cuanto surgen.
Más flexibilidad y adaptabilidad
Los proyectos son dinámicos, y los factores externos pueden afectar a múltiples proyectos a lo largo de su recorrido. La supervisión de proyectos agiliza su planificación y permite a los equipos adaptarse a los cambios en el alcance o las condiciones del mercado, garantizando que el proyecto se ajuste a la evolución de las circunstancias.
Evaluación del rendimiento en cada etapa
La supervisión del proyecto facilita la evaluación del rendimiento individual y del equipo.
Tipos de seguimiento de los proyectos
1. Control del proceso
La supervisión de procesos, o supervisión de actividades, tiene como principal objetivo hacer un seguimiento de la utilización de los recursos y los insumos, al tiempo que se comprende cómo se obtienen los productos y los resultados.
2. Seguimiento de los beneficiarios
Se centra en el seguimiento de los beneficiarios relacionados con el proyecto. También puede incluir las quejas y la satisfacción relacionadas con este proyecto.
3. Control del cumplimiento
La supervisión del cumplimiento comprueba si el proyecto se ajusta a las subvenciones, las leyes locales, los contratos, las normas éticas y el cumplimiento general de todo el plan del proyecto.
4. 4. Control financiero
Como su nombre indica, esta herramienta de seguimiento se utiliza para controlar la eficiencia financiera del proyecto. Además, analiza el gasto del presupuesto asignado al proyecto.
5. Control de resultados
Ayuda a determinar y evaluar si el proyecto va por buen camino para lograr el resultado esperado. También ayuda a recopilar datos sobre el impacto y los efectos generales del proyecto.
¿Qué papel desempeña el seguimiento de proyectos en la gestión de proyectos?
La supervisión de proyectos desempeña un papel fundamental en el contexto más amplio de la gestión de proyectos, sobre todo porque ayuda a identificar y mitigar los riesgos, ya que proporciona información sobre posibles retos.
Los datos obtenidos de la supervisión ayudan a los gestores de proyectos en los procesos de toma de decisiones y la identificación de áreas que requieren mejoras.
La supervisión y el control de proyectos también sirven para medir el rendimiento de los proyectos en función de indicadores clave de rendimiento (KPI), garantizar la alineación con los objetivos de la organización y mantener la adaptabilidad y la buena comunicación.
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¿Cuáles son los componentes clave de un proceso eficaz de supervisión de proyectos?
Establecimiento de hitos y objetivos del proyecto
- Definir objetivos SMART : específicos, mensurables, alcanzables, pertinentes y sujetos a plazos. Estos objetivos proporcionan una hoja de ruta clara para el equipo del proyecto y miden el éxito.
- Alinear los objetivos del proyecto con la organización: establecer una fuerte conexión entre los objetivos del proyecto y los objetivos más amplios de la organización para garantizar el éxito de la ejecución del proyecto. Esta alineación garantiza que el proyecto contribuya de forma significativa a la organización.
Elaboración de un plan de seguimiento del proyecto
- Plan de seguimiento exhaustivo - Comience la fase de planificación esbozando un plan detallado de seguimiento del proyecto con pasos, actividades y plazos concretos. Este plan sirve de hoja de ruta para el seguimiento del proyecto y ayuda a los gestores de proyectos en el proceso de control.
- Identificar los KPI - Seleccionar los KPI pertinentes para los objetivos del proyecto. Estos indicadores medibles ayudan a evaluar el progreso real y el éxito del proyecto.
Lea también: Cómo crear un calendario de proyectos
Recogida y análisis de datos
- Métodos y herramientas - Aplique métodos y herramientas de seguimiento del proyecto para revisar su estado. Esto puede incluir, por ejemplo, reuniones periódicas de estado, la compra de software de gestión de proyectos y la realización de encuestas para capturar datos.
- Analizar los datos - Emplear los procesos analíticos necesarios para interpretar los datos recopilados. Este análisis no solo evalúa el rendimiento con respecto a los KPI, sino que también identifica tendencias, riesgos potenciales y áreas de mejora.
Informes y comunicación
- Informes de gestión del proyecto claros y concisos - Elabore informes de seguimiento del proyecto claros, concisos y adaptados a las necesidades de las partes interesadas.
- Comunicación sólida - Mantenga canales de comunicación eficaces para compartir información sobre el rendimiento del proyecto con las partes interesadas. La comunicación abierta fomenta la transparencia y la confianza entre las partes interesadas y los miembros del equipo.
El conjunto de estos componentes constituye la base de un sistema eficaz de seguimiento de proyectos.
Cómo crear un plan de seguimiento de proyectos
Crear un plan de seguimiento y control de la gestión de proyectos es esencial. Garantiza que el proyecto siga su curso y cumpla sus objetivos.
He aquí una guía paso a paso para ayudarle a elaborar un plan eficaz de seguimiento de proyectos:
- Definir los objetivos del proyecto
¿Cómo define el éxito del proyecto? Exponga claramente los objetivos y resultados del proyecto. Imagínese el éxito de su proyecto para poder establecer una línea de base para el proceso de seguimiento y control.
- Identificar los indicadores clave de rendimiento (KPI)
Determine los KPI que se ajustan a los objetivos del proyecto. Por ejemplo, tiempo, coste, calidad, ampliación del alcance y otros factores relevantes.
- Establecer métricas
Una vez identificadas todas las tareas y los KPI, establezca métricas para cada punto. Esto sirve como punto de referencia para medir el progreso y las variaciones en general a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
- Definir métodos y herramientas de supervisión
Elige los métodos y herramientas para supervisar el progreso del proyecto. Esto puede incluir métodos como reuniones periódicas de estado e informes de progreso del proyecto, y herramientas, como una aplicación de seguimiento del tiempo o el software de gestión de proyectos.
- Determinar la frecuencia de seguimiento y control
Normalmente, los jefes de proyecto controlan sus proyectos a diario. Sin embargo, una fase de control normalizada puede variar en función de los plazos del proyecto, su complejidad y la criticidad de determinadas tareas. Una fase de seguimiento y control regular garantiza que los problemas se detecten con prontitud.
- Distribuir responsabilidades
Un director de proyecto suele asignar funciones y responsabilidades para todo el proceso de seguimiento del proyecto. Designa a personas o equipos responsables del seguimiento de KPI específicos y de informar sobre los avances.
- Integrar la gestión de riesgos
Cuando ponga en marcha un proceso de seguimiento del proyecto, integre la gestión de riesgos en el plan de seguimiento. Identifique los riesgos potenciales, desarrolle estrategias de mitigación y establezca un proceso para supervisar y abordar los riesgos a medida que surjan.
- Definir un proceso para gestionar los cambios
Defina un proceso de control del proyecto para gestionar los cambios en el alcance, el calendario o el presupuesto del proyecto. Un control eficaz de los cambios es crucial para minimizar los riesgos del proyecto.
- Implantar un espacio para la mejora continua
Crear mecanismos para recoger las lecciones aprendidas a lo largo del proyecto. Revisar periódicamente los datos de seguimiento y control para identificar áreas de mejora.
- Revisar y actualizar el plan cuando sea necesario
El plan de seguimiento de un proyecto es un documento dinámico. Revise y actualice periódicamente el plan a medida que avance el proyecto.
Buenas prácticas de seguimiento y control de proyectos
Seguimiento y evaluación periódicos
- Importancia de la supervisión continua durante todo el ciclo de vida del proyecto
Es crucial destacar la importancia de la supervisión continua a lo largo del ciclo de vida del proyecto. La supervisión periódica garantiza la detección de problemas y facilita la toma de decisiones proactivas.
- Realización de evaluaciones periódicas para la adopción de medidas correctoras
Las evaluaciones periódicas ayudan a valorar el rendimiento del proyecto. Utilice los resultados de las evaluaciones para optimizar la trayectoria del proyecto. Revise y actualice periódicamente el plan de seguimiento en función de los avances del proyecto y los cambios en su alcance.
Seguimiento e informes en tiempo real
- Utilización de programas informáticos de gestión de proyectos para el seguimiento en tiempo real
Opte por una herramienta con funciones de seguimiento en tiempo real e implante herramientas de gestión de proyectos que ofrezcan estas capacidades. Estas herramientas proporcionan visibilidad instantánea del estado del proyecto, lo que permite tomar decisiones proactivas.
- Informes automatizados para una comunicación eficaz
Definir protocolos de información claros, incluida la frecuencia y el formato de los informes de seguimiento del proyecto. Los informes deben ser concisos, destacar las métricas clave y explicar cualquier desviación del plan original.
- Aplicación de estrategias de gestión de riesgos
Integrar la gestión de riesgos en el proceso de supervisión. Identifique los riesgos potenciales y elabore planes de mitigación.
Compromiso de las partes interesadas
- Participación de las partes interesadas en las actividades de seguimiento del proyecto
Involucre activamente a las partes interesadas en las actividades de seguimiento del proyecto. Su participación garantiza la alineación con los objetivos del proyecto.
- Responder a las preocupaciones y comentarios de las partes interesadas
Fomentar una comunicación transparente dentro del equipo del proyecto y con las partes interesadas. Comparta periódicamente actualizaciones de la situación del proyecto, retos y éxitos para mantener un entorno de colaboración.
Técnicas de seguimiento de proyectos
El seguimiento de un proyecto implica el empleo de diversas técnicas. Éstas son las más utilizadas.
Diagramas de Gantt
Gráficos que representan visualmente los calendarios de los proyectos, todas las tareas y las dependencias. Son herramientas eficaces para hacer un seguimiento de las tareas y el progreso del proyecto, detectar bloqueos y gestionar los plazos.
Indicadores clave de rendimiento (KPI)
Los parámetros cuantificables se utilizan para medir objetivamente el rendimiento del proyecto. Ofrecen datos cuantitativos para evaluar el progreso y señalar las áreas que requieren mejoras.
Gestión del valor ganado (EVM)
Integra los costes, el calendario y los datos de rendimiento del proyecto para evaluar su progreso en un único lugar. Al comparar el rendimiento previsto y el real, identifica las previsiones de resultados del proyecto.
Matriz de evaluación de riesgos
Las matrices de evaluación de riesgos ayudan a identificar, priorizar y supervisar los riesgos del proyecto. Estas matrices asignan probabilidades e impactos a los riesgos, lo que permite una gestión proactiva de los mismos.
Seguimiento de hitos
Permite a los gestores de proyectos supervisar los avances y garantizar la finalización a tiempo de las entregas clave. Esta técnica garantiza que el proyecto se mantenga en su trayectoria predefinida.
Lea también: Ejemplos de hitos en la gestión de proyectos
Método del camino crítico (CPM)
Desglosa el proyecto en distintas fases de avance mediante gráficos. La ruta crítica es la secuencia más larga de tareas que deben completarse antes de que concluya el proyecto.
Herramientas de seguimiento de proyectos
El software de seguimiento de proyectos es crucial para mantener el rumbo de los proyectos y garantizar una colaboración eficaz. A continuación te presentamos algunas de las opciones más populares y una comparación de sus funciones.
Nota: Para el seguimiento manual del proyecto, utilice la plantilla gratuita de seguimiento de tareas en Excel.
Timeular: Controla el tiempo de la forma más sencilla, inteligente y segura
Timeular es un sistema de seguimiento del tiempo de los proyectos que le permite supervisar fácilmente su progreso, identificar los cuellos de botella, asignar los recursos de forma eficaz y garantizar que sus proyectos se ajustan al calendario y al presupuesto.
- Seguimiento automático del tiempo: Rellena tus hojas de tiempo automáticamente en función del uso de la app, los sitios web visitados y los eventos programados en el calendario.
- Seguimiento de las horas facturables: Calcula automáticamente las horas facturables en función de las tarifas horarias y las horas trabajadas.
- Seguimiento de la productividad: Controle la productividad de su equipo haciendo un seguimiento de cuánto se dedica a cada tarea. Identifique las actividades que le hacen perder tiempo y desplace los recursos a tareas que generen ingresos.
- Sencillo sistema de informes de tiempo: Cree sus partes de horas con un solo clic.
- Integraciones con las principales herramientas de gestión de proyectos, como Jira, Asana, ClickUp, etc.
- Hardware de seguimiento del tiempo opcional para fomentar un hábito de seguimiento del tiempo. Un Rastreador físico es un dado de 8 caras. Puedes asignarle más de 1.000 actividades y darle la vuelta para registrar el tiempo de tu actividad. Personalízalo con pegatinas y bolígrafos y controla el tiempo con sólo darle la vuelta.
- Seguimiento del presupuesto: Supervisa automáticamente los presupuestos de tus proyectos y recibe alertas cuando te acerques a un límite.
"Mi tiempo dedicado a proyectos generadores de ingresos ha aumentado en ~10% cada semana y el tiempo en reuniones disminuyó en aproximadamente 1-2 reuniones por semana." - Angela Morisette, vicepresidenta senior de operaciones comerciales de Scratch Financial
Trello
Trello es una herramienta de colaboración visual muy utilizada que organiza los proyectos en tableros. Es una de las mejores herramientas de priorización del trabajo que utiliza tarjetas y tableros para hacer un seguimiento de las tareas y el progreso de los proyectos.
- Interfaz intuitiva de estilo Kanban
- Tablones y listas personalizables
- Asignación de tareas y fechas de entrega
- Integración con varias aplicaciones de terceros
Asana
Asana es una herramienta de gestión de proyectos que ayuda a los equipos a organizar y realizar un seguimiento del trabajo. Ofrece funciones de gestión de tareas, colaboración y seguimiento de proyectos.
- Asignación de tareas y fechas de entrega
- Cronogramas y calendarios de proyectos
- Herramientas de comunicación y colaboración
- Integración con otras aplicaciones de productividad
- Adecuado para equipos grandes y pequeños
Lee también: Cómo hacer un seguimiento del tiempo en Asana
Jira
Jira es una potente herramienta de gestión de proyectos y seguimiento de incidencias muy utilizada en proyectos de desarrollo de software.
- Gestión ágil de proyectos
- Flujos de trabajo personalizables
- Informes y análisis avanzados
- Integración con herramientas de desarrollo
Contenido relacionado: Seguimiento del tiempo en Jira
Lunes.com
Monday.com es una plataforma que permite a los equipos ejecutar proyectos y flujos de trabajo con confianza.
- Tableros y vistas personalizables
- Automatización del trabajo
- Herramientas de colaboración y comunicación
- Integración con aplicaciones y servicios populares
CONSEJO: Descubre el mejor cronómetro de Monday.com
ClickUp
ClickUp es una completa plataforma de software de gestión de proyectos que ofrece una amplia gama de funciones de gestión de tareas, colaboración y productividad.
- Espacios de trabajo y vistas personalizables
- Gestión de tareas con fechas de vencimiento y prioridades
- Informes intuitivos
- Integración con varias aplicaciones de terceros
Lea también: Seguimiento del tiempo en ClickUp
Conclusión
El seguimiento eficaz de un proyecto, aspecto crítico de su ejecución, es esencial para su éxito. Los directores de proyecto desempeñan un papel clave en este sentido, especialmente durante la fase de seguimiento y control, en la que la evaluación continua es crucial. La supervisión del proyecto se refiere al compromiso permanente de vigilancia, adaptabilidad y utilización de la tecnología para anticiparse a los problemas y abordarlos con prontitud.
La tecnología se perfila como un "ingrediente" vital para el éxito de la gestión de proyectos en escenarios reales. Garantiza que los proyectos cumplan sus objetivos y se adapten a condiciones cambiantes, evitando fracasos, retrasos y excesos presupuestarios.
Para mejorar la supervisión de los proyectos, las organizaciones y los gestores deben adoptar la tecnología para obtener información en tiempo real, empleando herramientas de seguimiento del tiempo. La comunicación transparente entre las partes interesadas y los miembros del equipo fomenta la participación activa a lo largo de todo el proyecto.
La supervisión de proyectos no es una mera tarea, sino una mentalidad que busca continuamente oportunidades de mejora. Esta mentalidad garantiza que los proyectos superen los retos, se adapten a los cambios y, en última instancia, consigan cumplir sus objetivos.
CONSEJO: Aprenda cómo una certificación PMP puede ser útil para sus habilidades de PM.
PREGUNTAS FRECUENTES
¿Cómo pueden ayudar la supervisión y el control del proyecto a la participación de las partes interesadas?
La supervisión de proyectos mejora la participación de las partes interesadas al permitir la transparencia y la colaboración. Permite la comunicación en tiempo real, abordando las preocupaciones de las partes interesadas lo antes posible y facilitando su participación activa en la dinámica del proyecto.
¿Cómo benefician el seguimiento y los informes en tiempo real a la supervisión de proyectos?
El seguimiento del tiempo en tiempo real y la elaboración de informes contribuyen significativamente al éxito de la ejecución, la supervisión y el control de los proyectos, ya que proporcionan una visión inmediata de la dinámica del proyecto.
Con datos actualizados al minuto, los responsables de la toma de decisiones, como los gestores de proyectos, pueden tomar decisiones informadas, asignar mejor los recursos y abordar los retos de forma proactiva.
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