29 técnicas y herramientas imbatibles de gestión de proyectos
Bienvenido a la guía definitiva de herramientas y técnicas de gestión de proyectos.
Explore técnicas probadas, descubra aplicaciones de control del tiempo para aumentar la productividad, sumérjase en herramientas para una comunicación fluida, encuentre las aplicaciones de gestión de tareas perfectas y descubra los secretos del éxito de las retrospectivas.
Tanto si es un gestor de proyectos experimentado como si acaba de empezar, esta guía le dotará de los conocimientos y herramientas necesarios para conquistar cualquier proyecto y ofrecer resultados sobresalientes durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Optimice la asignación de recursos a los proyectos con Timeular, la solución de seguimiento del tiempo más sencilla para la gestión de proyectos.
12 técnicas probadas de gestión de proyectos:
Gantt
De qué se trata:
Un diagrama de Gantt visualiza un calendario de proyecto que ilustra la secuencia y duración de las tareas o actividades individuales. Ofrece una visión clara y concisa del calendario del proyecto, mostrando cuándo está previsto que empiecen y terminen las tareas y cómo se relacionan.
Cómo funciona:
Los diagramas de Gantt utilizan barras horizontales para representar las tareas o actividades del proyecto. El diagrama suele constar de una línea de tiempo en el eje horizontal y una lista de tareas o actividades en el eje vertical. Cada tarea está representada por una barra horizontal en el diagrama, situada en función de sus fechas de inicio y fin.
La longitud de la barra representa la duración de la tarea, y la posición de las barras indica el orden de la tarea. Las dependencias entre tareas pueden representarse visualmente uniendo las barras con flechas.
Esto permite comprender las dependencias de las tareas e identificar la ruta crítica, que es la secuencia de tareas que determina la duración total del proyecto.
Los diagramas de Gantt incluyen información adicional, como hitos de las tareas, indicadores de progreso y asignación de recursos.
Proporcionan una ayuda visual a los jefes de proyecto y a los miembros del equipo para seguir el progreso, identificar posibles conflictos de programación y comunicar eficazmente los plazos del proyecto. Los diagramas de Gantt pueden crearse con herramientas informáticas especializadas o con hojas de cálculo como Microsoft Excel.
Lea también: Cómo crear un calendario de gestión de proyectos
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Kanban
De qué se trata:
Kanban es una metodología de gestión de proyectos que visualiza y optimiza el flujo de trabajo para mejorar la eficacia y la productividad.
Se originó en la industria manufacturera, pero se ha adoptado ampliamente en diversos campos, como el desarrollo de software y la gestión de proyectos.
Cómo funciona:
Kanban funciona utilizando un tablero visual con columnas que representan diferentes etapas de trabajo. El tablero suele dividirse en columnas como "Por hacer", "En curso" y "Hecho".
Las tarjetas o notas adhesivas representan tareas o elementos de trabajo, que se desplazan por el tablero de una columna a otra a medida que avanza el trabajo.
Los principios fundamentales de Kanban incluyen limitar el trabajo en curso (WIP), centrarse en el flujo y mejorar continuamente el proceso.
Al establecer límites de trabajo en curso para cada columna, los equipos se aseguran de no sobrecargarse y mantienen un flujo de trabajo fluido y equilibrado. A medida que se completan los elementos de trabajo, se introducen nuevos elementos en el sistema para mantener un flujo de trabajo constante.
Kanban hace hincapié en la visualización de todo el flujo de trabajo, haciendo visibles los cuellos de botella y los retrasos. Fomenta la colaboración y anima a los equipos a identificar y resolver los problemas con prontitud.
La mejora continua se consigue revisando periódicamente el proceso, analizando los parámetros de rendimiento y realizando ajustes para aumentar la eficacia y la calidad.
Kanban ayuda a los equipos a gestionar su trabajo con eficacia, reducir la duración de los ciclos y aumentar la productividad. Aporta transparencia y flexibilidad y fomenta la concentración en aportar valor promoviendo una cultura de mejora continua.
Matriz de gestión de riesgos
De qué se trata:
Una matriz de gestión de riesgos, también conocida como matriz de probabilidad e impacto de riesgos o matriz de evaluación de riesgos, es una herramienta utilizada en la gestión de riesgos de proyectos para evaluar y priorizar los riesgos.
Proporciona un enfoque estructurado para identificar, analizar y clasificar los riesgos en función de su probabilidad de ocurrencia y su impacto potencial en los objetivos del proyecto.
Cómo funciona:
Una matriz de gestión de riesgos suele consistir en una cuadrícula o tabla con dos ejes que representan los niveles de probabilidad e impacto del riesgo.
El eje de probabilidad mide la probabilidad de que se produzca un riesgo, mientras que el eje de impacto evalúa las consecuencias potenciales o la gravedad del riesgo para los objetivos del proyecto.
Los niveles de probabilidad e impacto suelen definirse en una escala numérica o cualitativa, como bajo, medio y alto. Los riesgos se evalúan y se les asignan valores en ambos ejes, colocándolos en las celdas correspondientes de la matriz.
Esta categorización ayuda a priorizar los riesgos en función de su puntuación global, que se calcula multiplicando los valores de probabilidad e impacto.
La matriz permite a los equipos de proyecto identificar visualmente y priorizar las áreas de alto riesgo centrándose en los riesgos con las puntuaciones combinadas más altas. Esto permite a los jefes de proyecto asignar recursos, desarrollar estrategias de respuesta a los riesgos y aplicar medidas de mitigación adecuadas para hacer frente a los riesgos identificados.
La Matriz de Gestión de Riesgos es una herramienta para la comunicación eficaz de los riesgos, la toma de decisiones y la supervisión a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
PERT - Técnica de evaluación y revisión de programas
De qué se trata:
PERT (Técnica de Evaluación y Revisión de Programas) es un método de gestión de proyectos utilizado para analizar y programar las tareas de un proyecto.
Se trata de un enfoque probabilístico que ayuda a estimar los plazos de los proyectos, identificar los caminos críticos y gestionar las incertidumbres del proyecto. El PERT se desarrolló inicialmente para proyectos a gran escala con altos niveles de incertidumbre, como proyectos complejos de ingeniería y construcción.
Cómo funciona:
El PERT descompone un proyecto en tareas o actividades individuales y analiza sus dependencias y duraciones. Para cada tarea se utilizan tres estimaciones de tiempo: optimista (O), más probable (M) y pesimista (P). Estas estimaciones se utilizan para calcular la duración prevista de cada tarea mediante la fórmula: duración prevista = (O + 4M + P) / 6.
Una vez calculadas las duraciones previstas para todas las tareas, se construye un diagrama de red que ilustra la secuencia de tareas y sus interdependencias.
El diagrama consta de nodos (que representan tareas) conectados por flechas (que representan dependencias). La ruta crítica, la secuencia más larga de tareas dependientes, se identifica en función de las duraciones previstas.
El PERT también tiene en cuenta la varianza o incertidumbre asociada a cada tarea. La varianza se calcula mediante la fórmula: varianza = ((P - O) / 6)^2.
Sumando las desviaciones a lo largo de la ruta crítica, los jefes de proyecto pueden determinar la desviación global del proyecto, lo que proporciona información sobre el riesgo potencial del calendario del proyecto.
El PERT ayuda a los jefes de proyecto a evaluar el calendario del proyecto, identificar las tareas críticas para cumplir los plazos del proyecto y asignar los recursos en consecuencia. También proporciona una base cuantitativa para analizar los riesgos del proyecto y permite controlar y ajustar eficazmente el calendario.
PERT beneficia a los proyectos con duraciones inciertas y dependencias de tareas complejas, ya que permite a los equipos de proyecto tener en cuenta la variabilidad y tomar decisiones informadas.
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EDT - Estructura de desglose del trabajo
De qué se trata:
Una Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) es una descomposición jerárquica de los entregables del proyecto y del alcance del trabajo en componentes más pequeños y manejables. Representa todo el ámbito de trabajo del proyecto en un formato estructurado, descomponiéndolo en piezas más pequeñas y manejables y ayudando al equipo a alcanzar objetivos realistas.
Cómo funciona:
La EDT divide sistemáticamente el alcance del proyecto en paquetes de trabajo o tareas más pequeños. Sigue un planteamiento descendente, empezando por los principales entregables del proyecto y descomponiéndolos progresivamente en componentes más detallados y específicos.
La EDT suele presentarse como una estructura en forma de árbol, en la que los elementos de más alto nivel representan los principales entregables o fases del proyecto.
Cada nivel posterior descompone aún más estos elementos en subproductos o paquetes de trabajo hasta alcanzar un nivel de trabajo manejable.
La descomposición continúa hasta que las tareas o paquetes de trabajo son lo suficientemente pequeños como para ser asignados, estimados y programados.
La EDT proporciona un marco para organizar y comprender el alcance del proyecto, facilitando una comunicación eficaz, la asignación de recursos y la planificación del proyecto.
Al dividir el proyecto en componentes más pequeños, la EDT permite a los jefes de proyecto y a los equipos definir mejor el trabajo necesario, identificar dependencias, estimar recursos y duraciones y hacer un seguimiento del progreso.
Ayuda a garantizar que todo el trabajo del proyecto está contabilizado, reduce la ambigüedad y proporciona una base sólida para la planificación y ejecución del proyecto.
Método del camino crítico (CPM)
De qué se trata:
El método del camino crítico (CPM) es una técnica de gestión de proyectos utilizada para identificar la secuencia más larga de tareas dependientes, conocida como camino crítico, en el calendario de un proyecto.
Ayuda a determinar la duración mínima del proyecto analizando las interdependencias de las tareas e identificando qué tareas son críticas para el calendario del proyecto.
Cómo funciona:
CPM analiza la secuencia de tareas del proyecto y sus dependencias para identificar la ruta crítica.
El camino crítico consiste en las tareas que deben completarse en un orden específico sin ningún retraso para evitar que el calendario del proyecto se desvíe.
Para determinar el camino crítico, suelen seguirse los siguientes pasos:
- Identificar todas las tareas del proyecto: Se crea una lista exhaustiva de tareas para completar el proyecto, incluidas sus dependencias y duraciones.
- Definir las dependencias entre tareas: Se identifican las dependencias entre tareas, indicando qué tareas deben completarse antes de que otras puedan comenzar.
- Estimación de la duración de las tareas: Se estima el tiempo necesario para completar cada tarea, teniendo en cuenta factores como los recursos, el esfuerzo y las limitaciones.
- Calcular la programación de tareas: Se construye un diagrama de red o un calendario del proyecto, que ilustra la secuencia y duración de las tareas. Esto permite visualizar las dependencias de las tareas y determinar las horas más tempranas de inicio y finalización de cada una de ellas.
- Determinar el camino crítico: Se identifica encontrando la secuencia más extendida de tareas dependientes sin flexibilidad en sus tiempos de inicio o finalización. Cualquier retraso en las tareas del camino crítico repercutirá directamente en la duración total del proyecto.
Al conocer el camino crítico, los gestores de proyectos pueden centrarse en las tareas más críticas para el éxito del proyecto y asignar recursos y tiempo en consecuencia.
El CPM ayuda a planificar y programar las actividades del proyecto, gestionar las limitaciones y garantizar la finalización a tiempo. También permite identificar las tareas no críticas que tienen flexibilidad y pueden retrasarse sin afectar a la fecha de entrega final del proyecto.
Análisis de las partes interesadas
De qué se trata:
El análisis de las partes interesadas es un enfoque sistemático utilizado en la gestión de proyectos para identificar, evaluar y comprender a las partes implicadas en un proyecto.
Consiste en identificar a las personas, grupos u organizaciones interesados o que puedan verse afectados por los resultados del proyecto.
El análisis pretende comprender las funciones, expectativas, preocupaciones, influencia e impacto potencial de las partes interesadas en el proyecto.
Cómo funciona:
El análisis de las partes interesadas suele incluir los siguientes pasos:
- Identificación: Los directores y equipos de proyecto identifican y enumeran todas las posibles partes interesadas que pueden verse afectadas por el proyecto o tener un interés en él. Esto incluye a partes interesadas internas, como miembros del equipo, patrocinadores del proyecto, ejecutivos, y externas, como clientes, proveedores, organismos reguladores y la comunidad.
- Evaluación: Una vez identificadas las partes interesadas, se analizan sus características, intereses e impacto potencial en el proyecto. Esto incluye comprender sus objetivos, requisitos, expectativas, actitudes y nivel de influencia en el proyecto. Las partes interesadas se evalúan en función de factores como su poder, legitimidad, urgencia y proximidad al proyecto.
Analizando a las partes interesadas, los directores de proyecto pueden determinar su nivel de influencia, apoyo o posible resistencia al proyecto.
Gestión de la calidad
De qué se trata:
La gestión de la calidad en la gestión de proyectos hace referencia a las actividades y procesos sistemáticos y coordinados que se emplean para garantizar que los resultados del proyecto cumplen las normas de calidad exigidas y las expectativas del cliente.
Implica establecer objetivos de calidad, aplicar medidas de control de calidad y supervisar y mejorar continuamente la calidad del proyecto a lo largo de su ciclo de vida.
Cómo funciona:
La gestión de la calidad en la gestión de proyectos suele incluir los siguientes elementos clave:
- Planificación de la calidad: Los equipos de proyecto identifican los objetivos y requisitos de calidad, definen los parámetros y criterios de calidad y elaboran un plan de gestión de la calidad. Este plan describe los procesos, recursos y actividades necesarios para alcanzar el nivel de calidad deseado.
- Control de calidad: Las actividades de control de calidad inspeccionan los productos y procesos del proyecto para garantizar que cumplen las normas de calidad establecidas. Implica realizar inspecciones, pruebas y revisiones en distintas fases del proyecto para identificar y rectificar cualquier problema de calidad. El control de calidad también incluye el seguimiento y la medición del rendimiento con respecto a los parámetros de calidad y la adopción de medidas correctivas cuando se producen desviaciones.
- Mejora continua: La gestión de la calidad hace hincapié en una cultura de mejora continua. Las lecciones aprendidas de proyectos anteriores, los comentarios de los clientes y la supervisión continua ayudan a identificar áreas de mejora. Los equipos de proyecto emplean técnicas como el análisis de causas, la optimización de procesos y las auditorías de calidad para impulsar mejoras continuas en los procesos y resultados de los proyectos.
Una gestión eficaz de la calidad ayuda a garantizar que los resultados del proyecto cumplan los requisitos de calidad especificados, reduciendo las repeticiones y mejorando la satisfacción del cliente.
Gestión del cambio
De qué se trata:
La gestión del cambio en la gestión de proyectos se refiere al enfoque estructurado y al conjunto de procesos utilizados para preparar, apoyar y gestionar las transiciones organizativas e individuales derivadas de los cambios en un proyecto.
Ayuda al gestor de proyectos a desempeñar una de sus principales responsabilidades, que consiste en planificar, comunicar y aplicar cambios para minimizar la resistencia, garantizar la adopción y maximizar el éxito del proyecto.
Cómo funciona:
La gestión del cambio suele incluir los siguientes elementos clave:
- Planificación del cambio: Los equipos de proyecto identifican la necesidad de cambio, evalúan el impacto del cambio en las partes interesadas y desarrollan un plan de gestión del cambio. El plan describe la estrategia, las actividades y los recursos necesarios para facilitar las transiciones y mitigar la resistencia. Incluye análisis de las partes interesadas, planes de comunicación, programas de formación y evaluaciones de la preparación para el cambio.
- Implementación de cambios: Las actividades de gestión del cambio se ejecutan para apoyar la aplicación de los cambios. Esto implica comunicar la justificación del cambio, implicar a las partes interesadas, proporcionar formación y apoyo, y abordar las preocupaciones o la resistencia. Se emplean estrategias eficaces de comunicación y compromiso para garantizar que las partes interesadas entienden el propósito, los beneficios y el impacto del cambio en sus funciones y responsabilidades.
La gestión del cambio también implica supervisar la adopción y eficacia del cambio, recabar opiniones y hacer los ajustes necesarios.
Los equipos de proyecto colaboran estrechamente con las partes interesadas para hacer frente a cualquier reto, prestar apoyo continuo y reforzar el cambio para garantizar su arraigo en la cultura y los procesos de la organización.
Mediante una gestión eficaz del cambio, los directores y equipos de proyecto pueden aumentar las probabilidades de éxito del proyecto, minimizar las interrupciones y mejorar la satisfacción de las partes interesadas.
Lea también: Cómo crear un plan de seguimiento de proyectos
Técnicas de estimación de costes
De qué se trata:
Las técnicas de estimación de costes en la gestión de proyectos se refieren a los métodos y enfoques utilizados para estimar y prever los recursos financieros necesarios para completar un proyecto. Implica analizar los requisitos del proyecto, identificar los componentes del coste y determinar el presupuesto.
Cómo funciona:
Las técnicas de estimación de costes suelen incluir los siguientes elementos clave:
- Estimación ascendente: Esta técnica consiste en estimar el coste de cada una de las tareas o paquetes de trabajo del proyecto y agregarlos para determinar el coste total del proyecto. Requiere un desglose detallado del alcance del proyecto y tiene en cuenta diversos elementos de coste, como mano de obra, materiales, equipos y gastos generales. La estimación ascendente proporciona una estimación más precisa, pero puede requerir mucho tiempo y recursos.
- Estimación análoga: También conocida como estimación descendente o juicio de expertos, esta técnica se basa en datos históricos o en el conocimiento de expertos para estimar los costes del proyecto. Consiste en comparar el proyecto actual con proyectos anteriores similares y utilizar sus datos de costes para la estimación. La estimación por analogía puede proporcionar estimaciones rápidas y de alto nivel, pero su precisión puede variar en función de la similitud de los proyectos comparados.
Otras técnicas de estimación de costes utilizadas habitualmente son:
- Estimación paramétrica (mediante modelos estadísticos y análisis de regresión);
- Estimación de tres puntos (incorporando estimaciones optimistas, pesimistas y más probables);
- Análisis de reservas (asignación de fondos de contingencia para costes inciertos o imprevistos).
Las técnicas de estimación de costes se basan en información precisa y detallada sobre el proyecto, como el alcance, los recursos necesarios y las limitaciones del proyecto.
Los gestores de proyectos y los expertos en estimaciones utilizan estas técnicas para proporcionar estimaciones de costes realistas y fiables, que sirven de base para la elaboración de presupuestos, la asignación de recursos y la planificación financiera.
Seguimiento de los costes del proyecto
Aprenda todo sobre este tema: qué es, por qué es importante y las mejores formas de realizar el seguimiento de los gastos de un proyecto.
Matriz de decisiones
De qué se trata:
Si no sabes cómo tomar decisiones, esta matriz puede ser perfecta para ti.
Una matriz de decisión, también conocida como matriz de toma de decisiones o matriz de decisión ponderada, es una herramienta utilizada en la gestión de proyectos para evaluar y comparar distintas opciones o alternativas en función de múltiples criterios.
Proporciona un planteamiento sistemático y estructurado de la toma de decisiones mediante la asignación de pesos a los criterios y la puntuación de las opciones en función de esos criterios.
Cómo funciona:
La matriz de decisión suele incluir los siguientes pasos:
- Identificación de criterios: Los equipos de proyecto identifican los criterios que son importantes para evaluar las opciones. Estos criterios pueden ser cuantitativos (por ejemplo, coste, duración) o cualitativos (por ejemplo, calidad, riesgo). Los criterios deben ser pertinentes para el proyecto y ajustarse a sus objetivos.
- Asignación de pesos: A cada criterio se le asigna una ponderación o puntuación de importancia para reflejar su importancia relativa en el proceso de toma de decisiones. Las ponderaciones pueden determinarse mediante debates, aportaciones de las partes interesadas u otros métodos cuantitativos como la comparación por pares.
- Evaluación de las opciones: Las opciones o alternativas consideradas se evalúan en función de cada criterio y se les asignan puntuaciones o calificaciones. La evaluación puede hacerse en una escala numérica, del 1 al 10, o utilizando descripciones cualitativas, como bajo, medio y alto. Las puntuaciones reflejan el rendimiento o la idoneidad de cada opción para el criterio específico.
- Cálculo de las puntuaciones ponderadas: Las puntuaciones asignadas a cada opción se multiplican por las ponderaciones correspondientes asignadas a los criterios. Las puntuaciones ponderadas de cada opción se calculan sumando los productos de las puntuaciones y las ponderaciones.
- Toma de decisiones: La matriz de decisión ofrece una visión global del rendimiento de las opciones en función de los criterios. La opción con la puntuación ponderada más alta se considera la opción más favorable. Los equipos de proyecto pueden tomar decisiones fundamentadas basándose en los resultados de la matriz de decisión, teniendo en cuenta tanto los aspectos cuantitativos como los cualitativos.
La matriz de decisión ayuda a los gestores y equipos de proyectos a evaluar alternativas de forma objetiva, teniendo en cuenta múltiples criterios y su importancia relativa.
Aporta transparencia y estructura a los procesos de toma de decisiones, permitiendo una evaluación sistemática de las opciones.
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Documentación sobre las lecciones aprendidas
De qué se trata:
La documentación de las lecciones aprendidas en la gestión de proyectos se refiere al proceso de captar y documentar las percepciones, experiencias y conocimientos adquiridos a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Consiste en recopilar y registrar sistemáticamente información sobre lo que ha funcionado bien, lo que no y las principales conclusiones del proyecto. La documentación de las lecciones aprendidas constituye un valioso recurso para futuros proyectos y ayuda a mejorar las prácticas de gestión de proyectos.
Cómo funciona:
El proceso de documentación de las lecciones aprendidas suele incluir los siguientes elementos:
- Recogida de información: Los equipos de proyecto recopilan información sobre las actividades, procesos y resultados del proyecto. Esto puede hacerse mediante encuestas, entrevistas, talleres o debates periódicos en equipo. Las lecciones aprendidas pueden incluir éxitos, retos, riesgos encontrados, acontecimientos inesperados y mejores prácticas identificadas durante el proyecto.
- Documentación y análisis: La información recopilada se documenta y organiza de forma estructurada. Puede ser en forma de informes escritos, bases de datos, repositorios de conocimientos u otras herramientas de gestión del conocimiento. La información se analiza para identificar patrones recurrentes, causas fundamentales de los problemas y recomendaciones de mejora. Es importante garantizar la confidencialidad y el anonimato cuando sea necesario para fomentar un intercambio abierto y honesto.
- Puesta en común y aplicación: La documentación sobre las lecciones aprendidas se comparte con las partes interesadas pertinentes, como los miembros del equipo del proyecto, la dirección y los equipos de futuros proyectos. Puede difundirse a través de informes de cierre de proyecto, presentaciones o plataformas de intercambio de conocimientos. Las lecciones aprendidas documentadas sirven de referencia para futuros proyectos, lo que permite a los equipos de proyecto evitar repetir errores, aprovechar las mejores prácticas y tomar decisiones informadas.
El proceso de documentación de las lecciones aprendidas es iterativo y continuo a lo largo de todo el proyecto. Fomenta una cultura de aprendizaje, reflexión y mejora.
¿Por qué es vital el control del tiempo en la gestión de proyectos?
Un buen gestor de proyectos debe comprender que el control del tiempo es esencial para tener éxito en su trabajo por varias razones:
- Mejora la planificación y la estimación del tiempo: al proporcionar datos históricos, el seguimiento del tiempo ayuda a estimar con precisión el esfuerzo y a establecer plazos realistas.
- Optimiza la asignación de recursos - La supervisión de la asignación del tiempo permite optimizar las cargas de trabajo y asignar tareas de forma más eficaz, garantizando el uso eficiente de los recursos.
- Agiliza la gestión presupuestaria: el seguimiento del tiempo dedicado a las actividades ayuda a controlar los costes y a identificar cualquier ineficiencia que pueda afectar a las finanzas del proyecto.
- Simplifica el seguimiento del progreso : el seguimiento del tiempo ofrece información valiosa sobre el progreso de las tareas, lo que permite realizar ajustes a tiempo y garantizar que los proyectos se mantengan por buen camino.
3 potentes aplicaciones de seguimiento del tiempo de gestión de proyectos
Timeular
Timeular es la herramienta de seguimiento del tiempo más adecuada y sencilla para la gestión de proyectos gracias a su interfaz intuitiva y a sus funciones avanzadas de elaboración de informes. Los gestores de proyectos recomiendan Timeular por múltiples razones:
- La sencillez y facilidad de uso de Timeular hacen que el control del tiempo individual y de equipo sea una experiencia agradable. Con tanta facilidad, no hay necesidad de perseguir incansablemente las hojas de horas a final de mes. Se crean automáticamente, sobre la marcha.
- Timeular Tracker ayuda a crear el hábito de controlar el tiempo. Es un pequeño dado de 8 caras que puedes colocar en tu escritorio para que te recuerde que debes registrar tus actividades. Nota: Puedes utilizar el software Timeular con o sin el Tracker.
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Crea un hábito utilizando la memoria muscular y un poderoso recordatorio físico. Todos los nuevos usuarios obtienen 2 meses de suscripción gratuita al conectar un nuevo Seguidor.
- Es perfecto tanto para equipos como para individuos. Timeular te permite controlar el tiempo y personalizar las entradas de tiempo con notas y etiquetas, que pueden ser compartidas por todo el equipo. Puedes realizar el seguimiento del tiempo junto con tu equipo, utilizando carpetas compartidas, y crear informes tanto individuales como de equipo.
- Timeular crece con su equipo. Crea asientos infinitos para reflejar la composición de tu equipo.
- Te ayuda a mantener bajo control los presupuestos y plazos de tus proyectos. Con la función de presupuestos, puedes ver de un vistazo el tiempo y el presupuesto restante para proyectos o clientes concretos. Puedes configurar alertas para asegurarte de que no te excedes en el gasto.
Timeular es una forma estupenda de controlar el tiempo. He reducido el tiempo necesario para informar de mi tiempo de proyecto, lo que me ha permitido dedicar más tiempo a trabajar en las tareas del proyecto frente a la administración.
Ivan S. Consultor de implantación/ Gestor de proyectos
- Automatiza tus informes de tiempo. Timeular revoluciona el seguimiento de las horas facturables y la generación de informes de tiempo transparentes para tus clientes. La aplicación automatiza estas tareas, proporcionando un desglose meticuloso de sus actividades y garantizando que cada una de las tareas se registra con precisión y se incluye en su factura. Además, Timeular ofrece la posibilidad de exportar los informes a varios formatos, como PDF, XLSX o CSV, lo que permite compartirlos e integrarlos perfectamente en los procesos de facturación.
Hacemos un seguimiento mucho más preciso de nuestro tiempo, lo que mejora la facturación a los clientes.
Michele C., Fundadora de Clementine Healthcare Marketing
- Mantiene los presupuestos bajo control. Con Timeular, puede supervisar de cerca los presupuestos de los proyectos, asegurándose de vigilar su progreso y rentabilidad. Esto le permite identificar rápidamente los proyectos que corren el riesgo de superar los presupuestos, lo que le permite reasignar proactivamente el tiempo de su equipo a donde más se necesita. Al estar al tanto de los presupuestos de los proyectos, Timeular le proporciona la información necesaria para tomar decisiones informadas y mantener el éxito de los proyectos.
Top Timeular características
- Rastreador físico
- Quicktrack, que permite iniciar nuevas entradas de tiempo con atajos de teclado
- Fácil seguimiento del tiempo allá donde vaya gracias a una aplicación móvil
- Visualización automatizada de datos y perspectivas
- Facturación precisa con informes personalizados y exportación de datos
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Clockify
Clockify es una aplicación gratuita de seguimiento del tiempo que permite a los usuarios controlar su tiempo y analizar la productividad. Ofrece funciones para crear proyectos, controlar el tiempo dedicado a las tareas y generar informes.
Clockify proporciona información visual sobre la asignación del tiempo, las horas facturables y el progreso de los proyectos. Se integra con otras herramientas de productividad y ofrece extensiones de navegador y aplicaciones móviles para un cómodo seguimiento del tiempo.
Por todas estas razones, Clockify es una buena herramienta de productividad.
Cosecha
Harvest es una aplicación de control del tiempo que ayuda a personas y equipos a controlar su tiempo y gestionar proyectos de forma eficaz. Ofrece funciones para controlar el tiempo dedicado a las tareas, crear hojas de horas y generar informes. Harvest proporciona información sobre los presupuestos de los proyectos, la productividad de los equipos y las horas facturables.
Se integra con las herramientas de gestión de proyectos y los programas de contabilidad más conocidos, y ofrece aplicaciones de escritorio y móviles para un seguimiento del tiempo sin interrupciones.
Si ya conoces esta herramienta y no se adapta a tus necesidades, lee nuestro post y conoce las mejores alternativas a Harvest.
3 Las mejores herramientas de gestión de proyectos para la comunicación
Slack
Slack es una herramienta de gestión de proyectos muy utilizada para la comunicación y la colaboración. Ofrece una plataforma centralizada para la mensajería en equipo, el intercambio de archivos y la integración con diversas herramientas de gestión de proyectos y productividad.
Slack ofrece canales para organizar debates basados en temas, mensajería directa para conversaciones individuales y la posibilidad de crear grupos privados. También admite llamadas de voz y vídeo, pantalla compartida y archivos compartidos, lo que la convierte en una completa herramienta de comunicación para equipos de proyecto.
Lee también: Cómo el seguimiento del tiempo en Slack aumenta la productividad
Microsoft Teams
Microsoft Teams es una aplicación de comunicación y colaboración en equipo que se integra perfectamente con otros productos y servicios de Microsoft. Ofrece funciones de mensajería en equipo, videoconferencia, uso compartido de archivos y colaboración en documentos.
Teams ofrece canales dedicados para organizar conversaciones basadas en proyectos o temas, mensajería directa y la posibilidad de programar y unirse a reuniones virtuales. También se integra con las aplicaciones de Microsoft Office y permite colaborar en tiempo real con documentos dentro de la plataforma.
CONSEJO: Aumente la rentabilidad de los proyectos haciendo un seguimiento del tiempo empleado en Microsoft Teams.
Campamento base
Basecamp es una herramienta de gestión de proyectos centrada en la comunicación y la colaboración. Proporciona un eje central para que los equipos compartan actualizaciones, tareas, archivos y mensajes.
Basecamp permite a los usuarios crear hilos y debates específicos para cada proyecto, asignar tareas, fijar fechas de entrega y compartir archivos. Ofrece una interfaz sencilla e intuitiva y fomenta la transparencia y la responsabilidad en la comunicación de los proyectos.
Leer: Seguimiento del tiempo en Basecamp en 2 minutos
9 aplicaciones de gestión de proyectos esenciales para la gestión de tareas
JIRA
JIRA es una herramienta de gestión de proyectos altamente personalizable y una de las mejores, utilizada principalmente para el desarrollo de software y el seguimiento de incidencias. Ofrece funciones de seguimiento de tareas, errores y problemas relacionados con el proyecto.
La principal fortaleza de JIRA reside en su flexibilidad y adaptabilidad a diversas metodologías de proyecto, incluidas Agile y Scrum. Ofrece amplias opciones de personalización, lo que permite a los equipos crear flujos de trabajo, definir tipos de incidencia y configurar tableros e informes. JIRA también se integra con herramientas de desarrollo como Bitbucket y GitHub.
Lunes.com
Monday.com es un software visual y una de las mejores herramientas de gestión de recursos y planificación que permite a los equipos planificar, realizar el seguimiento y colaborar en proyectos. Ofrece una interfaz flexible y personalizable en la que los usuarios pueden crear tableros para visualizar flujos de trabajo, asignar tareas, establecer plazos y hacer un seguimiento del progreso.
Monday.com ofrece múltiples vistas, como tableros Kanban, diagramas de Gantt y líneas de tiempo, para satisfacer las distintas necesidades de gestión de proyectos. También se integra con varias aplicaciones de terceros, lo que permite una sincronización de datos perfecta.
Lea también: Seguimiento del tiempo en Monday.com
Asana
Asana es una herramienta web de gestión de proyectos diseñada para ayudar a los equipos a colaborar y organizar su trabajo. Ofrece funciones para crear y asignar tareas, establecer fechas de vencimiento, crear calendarios de proyectos y hacer un seguimiento del progreso.
Asana permite a los usuarios visualizar los flujos de trabajo de los proyectos, comunicarse dentro de las tareas y establecer prioridades. También se integra con otras herramientas de productividad populares y ofrece una variedad de características personalizables para adaptarse a diferentes estilos de gestión de proyectos.
Zoho Proyectos
Zoho Projects es un completo software de gestión de proyectos que facilita la colaboración, la gestión de tareas y el seguimiento de proyectos. Ofrece listas de tareas, hitos, diagramas de Gantt, seguimiento del tiempo y gestión de documentos.
Zoho Projects soporta varias metodologías de proyecto, incluyendo la metodología de proyecto Agile y Waterfall, permitiendo a los equipos personalizar sus flujos de trabajo en consecuencia. Se integra con otras aplicaciones de Zoho, como Zoho CRM y Zoho Docs, para proporcionar una experiencia holística de gestión de proyectos.
Proyecto Microsoft
Microsoft Project es una popular herramienta de gestión de proyectos centrada principalmente en la programación y la planificación. Ofrece funciones para crear calendarios de proyectos, asignar recursos, seguir el progreso y gestionar presupuestos.
Microsoft Project ofrece funciones avanzadas de programación, análisis del camino crítico y gestión de recursos. Se integra con otras herramientas de Microsoft, como Excel y SharePoint, lo que permite un intercambio de datos fluido.
Wrike
Wrike es una herramienta de gestión de proyectos basada en la nube que mejora la colaboración en equipo y la visibilidad de los proyectos. Ofrece funciones de gestión de tareas, uso compartido de archivos, diagramas de Gantt, seguimiento del tiempo y colaboración en tiempo real.
Wrike ofrece paneles personalizables, automatización del flujo de trabajo e integraciones con herramientas populares como Slack, Google Drive y Adobe Creative Cloud.
CONSEJO: Mejore la eficacia de la gestión de proyectos con esta integración de seguimiento del tiempo de Wrike.
EquipoGantt
TeamGantt es una intuitiva herramienta de gestión de proyectos centrada en la planificación y programación visual de proyectos. Ofrece funciones para crear diagramas de Gantt, establecer dependencias, asignar tareas y seguir el progreso.
TeamGantt permite a los usuarios colaborar con los miembros del equipo, compartir los plazos de los proyectos y gestionar los recursos. Se integra con herramientas populares como Trello, Asana y Google Calendar.
GanttPro
GanttPro es un software de diagramas de Gantt en línea que simplifica la planificación y programación de proyectos. Permite a los usuarios crear diagramas de Gantt interactivos, establecer dependencias y asignar tareas.
GanttPro ofrece funciones de gestión de recursos, seguimiento del progreso y colaboración. Ofrece varias vistas, como Gantt, tablero y cronograma, para visualizar los datos del proyecto con eficacia.
Primavera P6
Primavera P6 es una potente herramienta de gestión de proyectos ampliamente utilizada en los sectores de la construcción, la ingeniería y la energía. Se centra en la planificación de proyectos, la programación y la gestión de recursos.
Primavera P6 ofrece funciones de análisis del camino crítico, gestión del valor ganado y gestión de la cartera de proyectos. Es conocida por su escalabilidad y su gran capacidad para gestionar proyectos grandes y complejos.
2 mejores herramientas de gestión de proyectos para Retro
FunRetro
FunRetro es una herramienta de retrospectiva ágil y colaborativa que ayuda a los equipos a reflexionar sobre su trabajo e identificar áreas de mejora. Proporciona un espacio de trabajo virtual en el que los miembros del equipo pueden aportar ideas, votar sugerencias y hacer un seguimiento del progreso.
FunRetro ofrece varios formatos de retrospectiva, como Mad Sad Glad y Start Stop Continue, para facilitar unas retrospectivas de equipo eficaces.
Parabol
Parabol es una herramienta de reuniones ágiles y retrospectivas que mejora la colaboración y la comunicación del equipo. Ofrece funciones para facilitar las reuniones, las retrospectivas y los check-ins.
Parabol ofrece plantillas personalizables, seguimiento de elementos de acción e integraciones con herramientas populares de gestión de proyectos como JIRA y Asana.
Conclusión
Ha llegado al final de nuestra guía completa de herramientas y técnicas de gestión de proyectos. Armado de conocimientos, ahora estás preparado para abordar cualquier proyecto con confianza.
Esta guía ha proporcionado un completo arsenal para el éxito, desde técnicas de gestión de proyectos de eficacia probada hasta aplicaciones de seguimiento del tiempo, herramientas de comunicación, aplicaciones de gestión de tareas y herramientas retro.