Cómo priorizar tareas en 7 pasos
Una lista interminable de tareas pendientes con fechas límite que se acumulan es la peor pesadilla de cualquiera.
Pero como el día tiene un número limitado de horas y las tareas no van a cesar, ¿qué tal si te planteas un escenario en el que dejes de presionar?
Aunque suene controvertido, le sugerimos que se tome un respiro, eche un vistazo a este artículo e identifique una forma estructurada de navegar por sus tareas.
Aprenda a priorizar descubriendo el verdadero valor de su tiempo
Este artículo pretende darle los instrumentos necesarios para recuperar el control de su día. Así que síguelo para aprender a priorizar tareas.
El establecimiento de prioridades determina casi todos los resultados. A menudo se considera no solo una competencia interpersonal valorada por los empresarios, sino también una tarea en sí misma.
El primer paso para empezar a priorizar tareas es comprender para qué estás trabajando realmente (= los resultados). Una vez que hayas identificado las tareas pertinentes que contribuyen a tus resultados futuros, estarás preparado para hacer una lista de tareas y recortarla basándote en métodos de priorización.
Más adelante, aprenderá conceptos como la creación de listas, la adopción de una estrategia de priorización como el método ABCDE y la matriz de Eisenhower, y la gestión de tareas que son importantes y urgentes al mismo tiempo.
Aprender a priorizar tareas, mejorar sus niveles de productividady evitar repetir el ciclo de arrastrar tareas de un día para otro.
Cómo priorizar tareas: Deja de jugar a ponerte al día con estos 7 pasos
1. Cree una lista maestra de sus tareas
Empieza por "volcar" literalmente todas tus tareas en tu cuaderno físico o en la agenda digital, según prefieras.
Recuerda que , en esta fase, te centrarás en sacarte de la cabeza todas las tareas pendientes. Lo ideal sería añadirlas en algún tipo de orden, lo que te ayudará a largo plazo. Por ejemplo, puedes anotar primero las tareas diarias. A éstas les seguirán las tareas semanales y mensuales, según el tipo de responsabilidad y el plazo.
Por ejemplo: Las reuniones, llamadas telefónicas o respuestas a correos electrónicos podrían añadirse en el grupo diario, mientras que trabajar en un hito del proyecto o la revisión de documentos pueden formar parte de las tareas semanales, y así sucesivamente.
También existe la opción de organizar todas las tareas por su fuente o canal de solicitud. Manténgalo todo en un mismo lugar, ya sea digital o analógico. Este ejercicio pretende simplificar la carga de trabajo y hacer que parezca menos abrumadora.
No te censures cuando hagas "brain dumping". Después de este ejercicio, sentirás tu mente mucho más ligera y preparada para afrontar el trabajo real.
- Nota: Para supervisar las tareas del proyecto en Excel, utilice la plantilla gratuita de seguimiento de tareas.
2. Clasifique sus tareas con más detalle
Categorizar es el siguiente paso importante, y tiene un mayor impacto si se hace antes de establecer sus estrategias de priorización.
Una técnica de priorización que puedes utilizar para categorizar tus tareas es la de las 4D de la gestión del tiempoque incluyen los siguientes pasos:
- Realizar la tarea ahora
- Aplazar la tarea a otro momento
- Delegar la tarea en otra persona
- Eliminar la tarea de su lista
Este marco es una técnica de gestión del tiempo identificada como la Matriz de Decisiones de Eisenhower, ya que fue creada por el ex presidente de los Estados Unidos, Dwight Eisenhower.
La matriz de 4 cuadrantes le ayuda a priorizar las tareas en función de los niveles de importancia y urgencia.
Algo puede ser importante y urgente, no urgente pero importante, no importante pero urgente, o no urgente y no importante. Suena complicado, pero esto es lo que parece para tener una visión completa:
Eisenhower utilizó este método de organización por cuadrantes para saber cómo priorizar el trabajo y sus prioridades diarias de la siguiente manera:
- Tareas importantes y más urgentes: tareas de alta prioridad que deben realizarse lo antes posible;
- Importante pero no urgente: lo que necesita cierta planificación;
- Urgente pero no importante: lo que se puede delegar;
- Ni importante ni urgente: se pueden eliminar otras tareas.
Así que, una vez que revisas tu lista, te das cuenta de que hay un par de tareas más fáciles que puedes hacer de inmediato, que te guiarán de inmediato a:
- Hazlo: En pocas palabras, si un deber no depende de otras tareas (por ejemplo, esperar la respuesta de tu jefe o una respuesta de tu interlocutor), simplemente hazlo .
Ejemplo: enviar un correo electrónico o vaciar la bandeja de entrada.
- Aplazar: Una tarea o tal vez algunas tareas complejas deben pausarse y asignarse a otra persona. Tanto si hay otra tarea prioritaria que debe resolverse con urgencia como si hay que reasignar recursos, aplazar significaría dejar de lado tus responsabilidades iniciales.
Por ejemplo: No tienes que leer todos tus e-mails inmediatamente. Puedes terminar tareas más importantes y, cuando tengas tiempo libre, leer los correos pendientes.
- Delegar: Delegar una tarea significa asignar esa responsabilidad a otra persona en tu nombre.
Ejemplo: En tu lista de prioridades hay un informe para un cliente que debe estar terminado en las próximas horas, pero tú tienes tareas más urgentes e importantes. Delegar significa que estás asignando esa responsabilidad a otra persona del equipo en tu nombre. Lo ideal es asignársela a uno de los miembros de tu equipo mientras te ocupas de asuntos urgentes.
- Eliminar: Estas son las tareas restantes que han estado en tu lista durante un tiempo pero que ya no tienen un alto valor, por lo que es hora de dejarlas ir.
Nota: Para esta categoría, tenga en cuenta el sesgo de finalización, que es una tendencia a finalizar una tarea una vez que la ha empezado, independientemente de si es necesario finalizarla o no.
Si tiene dificultades para delegar tareas, lea nuestra guía para aprender a delegar tareas con eficacia
Lea nuestra guía para aprender a delegar tareas con eficacia.
3. Adoptar un método de priorización
El método de priorización que elija dependerá de la naturaleza de sus tareas y de sus preferencias personales. A continuación, encontrarás algunos de los métodos más conocidos para que aprendas a priorizar tus tareas y entiendas cuál funciona mejor para tu flujo de trabajo.
Método "Cómete la rana
El método de priorización de tareas Eat the Frog se inspiró, sorprendentemente, en una famosa cita de Mark Twain:
"Si tu trabajo es comerte una rana, es mejor hacerlo a primera hora de la mañana".
Esto significa que debes empezar el día con la tarea más compleja o más importante de tu lista, ya que son las que también temes tanto como puedas. Así que es sencillo: cómete la rana lo antes posible.
Después, puedes pasar al resto de la lista de tareas pendientes. Empezar la jornada laboral "comiéndote la rana" te ayudará a sentirte menos estresado y contribuirá a mejorar el equilibrio entre la vida laboral y personal.
El método MoSCoW
El método MoSCoW fue desarrollado por Dai Clegg, un ingeniero de software que trabajó en Oracle. Se centra en priorizar las tareas en función de los resultados, y es un gran método para utilizar en la gestión de proyectos.
Así pues, según esta técnica de priorización, dividirá el proyecto en cuatro categorías:
- Necesarios : resultados sin los cuales el proyecto no podrá avanzar o ni siquiera existir, y que requieren atención inmediata.
- Debería tener - resultados que no son tan críticos pero que son importantes.
- Podría tener: resultados que pueden obtenerse si se dispone de tiempo o presupuesto suficientes.
- No tendrá - resultados que no se obtendrán (las tareas sin importancia pueden entrar en esta categoría).
Al categorizar sus resultados, pondrá en marcha su plan de gestión de proyectos con una lista de tareas priorizadas de inmediato.
Método ABCDE
El método ABCDE consiste en clasificar las diferentes tareas que tiene en su lista.
"A" es la nota más alta (y la prioridad más importante), y "E" es la más baja (y la tarea menos importante que puede eliminarse de la lista).
Con este método, sopesarás rápidamente la importancia de las tareas para ayudarte a identificar las de mayor prioridad. Mientras que las tareas A y B son las primeras a las que hay que dedicarse, tendrás la tranquilidad de que las tareas D y E no necesitarán tu atención durante un tiempo.
4. Adoptar una técnica de gestión del tiempo
Para llevar su proceso de priorización de tareas al siguiente nivel, una técnica eficaz de gestión del tiempo del tiempo.
Para empezar el proceso, necesitarás una radiografía de tu tiempo. Para ello, puedes preguntarte lo siguiente:
- ¿Cuál es mi situación actual en lo que respecta a la gestión del tiempo?
- ¿Cómo es mi horario?
- ¿Con qué frecuencia incumplo los plazos y tengo problemas con las tareas del trabajo? (esto implica una lucha con la gestión del tiempo)
- ¿Qué herramientas utilizo para conseguir mis objetivos? (Por ejemplo, una agenda digital, una herramienta de control del tiempo o un software de gestión de proyectos).
Una vez aclarado lo anterior, te proponemos que empieces a hacer tu trabajo con sentido utilizando una técnica de gestión del tiempo. Un método con el que puedes empezar es timeboxing. Ponerlo en práctica es bastante sencillo, ya que lo único que tienes que hacer es bloquear el tiempo que necesitas para cada tarea. Lo que esto significa es que en el periodo que has bloqueado para una tarea, te concentras sólo en ella e intentas llevarla a cabo hasta el final.
Otra técnica de gestión del tiempo es la técnica Pomodoroque se utiliza habitualmente para evitar distracciones y completar tareas.
Utilizar un temporizador Pomodoroestablece sprints cronometrados de trabajo en profundidad de 25 minutos. Durante este bloque de tiempo, estarás concentrado en la tarea que tienes entre manos. Saber que sólo tienes que concentrarte durante un breve periodo de tiempo es una forma excelente de practicar tu capacidad de concentración.
Lee: ¿No te funciona? Entonces, necesitas conocer los sustitutos más fiables del método Pomodoro.
5. Utiliza una aplicación de control del tiempo
Si has aplicado algunas de las técnicas que hemos mencionado antes, pero sigues teniendo dificultades para controlar tu tiempo, lo mejor es empezar con una radiografía objetiva del mismo. Una radiografía objetiva puede proporcionártela una app de seguimiento del tiempo.
Una herramienta de seguimiento del tiempo facilitará el proceso de seguimiento con la automatización incorporada, a la vez que generará informes detallados del tiempo dedicado a cada tarea. De este modo, podrás optimizar tu flujo de trabajo y dar prioridad a lo importante.
Usted puede utilizar Timeular, ya que es una herramienta que ofrece sin esfuerzo, inteligente y seguro:
- Seguimiento automático del tiempo: Rellena tus hojas de horas en función del uso de la app, los sitios web visitados y los eventos programados en el calendario.
- Múltiples métodos de seguimiento: Empieza a registrar el tiempo simplemente pulsando CMD + E, o insertando una actividad en tu calendario.
- Utilice el contador de tiempo físico: Mejore su experiencia con el contador de tiempo probando el contador de tiempo táctil. Esto es posible con el contador de tiempo físico de Timeular, un cubo de 8 caras que registra más de 1000 actividades por ti.
Pruebe Timeular, reconocida como la aplicación de control del tiempo más fácil de usar para equipos e individuos.
5. Empezar por la tarea más importante del día
Al completar primero las tareas más importantes, está practicando una técnica de priorización en sí misma. Esto es especialmente útil si le cuesta terminar las tareas diarias o no cumple los plazos incluso después de haberlas priorizado de otras formas. Las más importantes son las primeras que se tachan de la lista de tareas pendientes.
Si empiezas por la tarea que tiene mayor importancia y urgencia, afrontarás el día con más facilidad y no te sentirás abrumado por tener demasiadas tareas.
CONSEJO: Un horario puede ser útil para organizar tu jornada. Consigue gratis una plantilla de horario de trabajo.
7. Revise su plan a menudo
A medida que cambien los proyectos, las fechas de entrega y la dirección del trabajo, o se redefinan los objetivos, también lo harán sus prioridades. Es fundamental examinar y revisar las prioridades de las tareas del proyecto con cierta frecuencia.
Utilice los marcos y métodos aquí explicados y encuentre la mejor solución para sus necesidades actuales.
CONSEJO: Hazte la vida más fácil con las mejores herramientas de priorización del trabajo.
Conclusión
Cuando priorizas tu trabajo, puedes aumentar la productividad, gestionar mejor tu tiempo y cumplir los plazos. Sin embargo, ten en cuenta que la incertidumbre y el cambio vienen dados.
Tus prioridades o las de tu empresa cambiarán, y a menudo cuando menos te lo esperas. Tienes que estar preparado para lo inesperado. Esto no significa que tengas que hacerlo todo o nada.
No te sabotees desde el principio; recuerda que la productividad no existe en un campo de juego estático.
Las tareas más importantes pueden convertirse fácilmente en intimidantes, aunque no lo parezcan al principio, sólo porque estarás poniendo en ellas grandes expectativas y presión sobre ti mismo. Deja flexibilidad en tu agenda para situaciones inesperadas.
Pregúntese si dispone de los recursos necesarios para llevar a cabo lo que necesita y divida sus tareas en otras más pequeñas y manejables.
Seguirás completando tareas, alcanzando objetivos y sintiéndote más productivo en general. No dejes de probar distintos métodos de priorización hasta que encuentres el que mejor se adapta a ti.
PREGUNTAS FRECUENTES
En 4D del trabajo de priorización son hacer, delegar, eliminar y retrasar tareas. Las 4D representan un sistema para mejorar la productividad.
Los cuatro niveles pueden interpretarse como la creación de una lista de tareas, la organización de las tareas según un método preferido, la programación de las tareas en un calendario y la comunicación del progreso a las partes interesadas o a los miembros del equipo implicados.
Podemos identificar tres prioridades principales en el trabajo: hacer una lista de todas las tareas y cosas que tenemos que hacer, organizar nuestros calendarios y mantener abiertos los canales de comunicación con nuestros compañeros y superiores.
Esto es algo común, y para manejar estas situaciones, puedes tomar otros aspectos que pesarán en la importancia de cada tarea en comparación con otras, como la fecha de vencimiento, los recursos necesarios, o si todos los involucrados están disponibles, etc. A esto se le llama prioridad relativa.
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