Cómo aumentar las horas facturables y los ingresos: Buenas prácticas
En el competitivo panorama profesional actual, maximizar las horas facturables es una prioridad absoluta para particulares y empresas de diversos sectores.
Tanto si trabaja para una empresa de consultoría como para una agencia de marketing o un bufete de abogados, el aumento de las horas facturables se correlaciona directamente con una mayor productividad y mejores resultados financieros.
Un informe del sector sobre las agencias digitales afirma que se espera que el empleado medio facture 25 horas a la semana y trabaje otras 13 horas en tareas no facturables, lo que supone un compromiso semanal total previsto de 38 horas.
Según la Oficina de Desarrollo Profesional de la Facultad de Derecho de Yale, la media anual de horas facturables de los bufetes suele oscilar entre 1700 y 2300.
A medida que sube el listón, es esencial saber cómo aumentar las horas facturables sin sacrificar el equilibrio entre la vida laboral y personal.
Las herramientas de control del tiempo han surgido como valiosas aliadas en este empeño, permitiendo a individuos y equipos medir su tiempo con precisión.
Los profesionales pueden liberar todo su potencial y alcanzar un enorme éxito gestionando eficazmente el tiempo, optimizando los flujos de trabajo y aprovechando las estrategias adecuadas.
Este artículo explora consejos prácticos y estrategias probadas para aumentar las horas facturables.
Desde el establecimiento de objetivos claros y la racionalización de los procesos hasta el aprovechamiento de las herramientas de seguimiento del tiempo y la optimización de la gestión del tiempo, profundizaremos en los enfoques fundamentales que pueden permitirle maximizar sus horas de trabajo.
Cómo aumentar las horas facturables con 9 sencillos consejos
1. Controla tu tiempo
Llevar un registro de las horas facturables es una estrategia sencilla pero muy eficaz para facturar con exactitud. Cuando los profesionales no hacen un seguimiento de su tiempo, a menudo las estimaciones de horas facturables se adivinan, y el riesgo es facturar de forma poco realista. Profundizaremos en el seguimiento del tiempo para las horas facturables en una sección específica de este artículo.
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Recurso valioso:
- El mejor software de seguimiento del tiempo de los empleados
- ¿Cómo controlan los abogados las horas facturables?
2. Tener claro qué es facturable y qué no lo es
Distinguir entre tiempo facturable y no facturable puede ser una cuestión compleja. ¿No le parece? Pues eche un vistazo a los siguientes ejemplos:
- ¿Debe considerarse facturable el tiempo empleado en ir en coche a una reunión con un cliente?
- ¿Y una breve llamada telefónica?
- ¿Qué hay que hacer si un cliente cancela una reunión? ¿Debe cobrársele el tiempo que podría haber dedicado a otra tarea?
Por desgracia, no hay una respuesta definitiva aplicable a todas las situaciones.
La decisión de qué cobrar y por qué hacerlo está, en última instancia, en sus manos.
Sus elecciones deben guiarse por principios de ética y autenticidad, teniendo en cuenta lo que sus clientes probablemente acepten y las prácticas predominantes en su sector.
Mira esto:
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Sin embargo, tenga o no intención de facturar las reuniones canceladas y el trabajo administrativo.
Es imperativo comunicar claramente esta política a sus clientes desde el principio e incluirla en sus acuerdos contractuales.
Los clientes siempre aprecian la transparencia y la coherencia, y no hay nada peor que unos costes imprevistos enturbien una relación que antes era buena.
Por otro lado, usted y su equipo deben saber exactamente qué es facturable y qué no lo es.
Con ese conocimiento, puede concentrar la mayor parte de su tiempo en las tareas que aportarán dinero a la empresa.
3. Establecer objetivos claros y priorizar las tareas
Establecer objetivos claros y priorizar las tareas es esencial para maximizar las horas facturables.
Defina claramente los objetivos de cada proyecto o cliente e identifique las tareas más críticas que contribuyen directamente a la generación de ingresos.
Cuando se tienen objetivos claros, se sabe exactamente lo que hay que hacer. Esta claridad te ayuda a mantener la concentración y evita que pierdas el tiempo en tareas no esenciales.
Puede maximizar su productividad canalizando sus esfuerzos hacia actividades que contribuyan directamente al trabajo facturable.
Además, la priorización de tareas garantiza que su equipo aborde primero el trabajo más importante y urgente.
Si identifica las tareas de gran valor y las aborda con prontitud, podrá aprovechar mejor su tiempo y aumentar la eficacia general de la empresa y, por supuesto, la eficacia del flujo de trabajo.
Esto le permite completar más trabajo facturable en un plazo determinado.
4. Minimizar las actividades no facturables
Minimizar el trabajo no facturable es crucial para todo tipo de empresas, ya que repercute directamente en su rentabilidad y éxito general.
Las actividades no facturables, aunque necesarias en cierta medida, pueden agotar recursos valiosos, como el tiempo, la mano de obra y las finanzas.
Al reducir el trabajo no facturable, las empresas pueden optimizar su eficiencia operativa y aumentar el tiempo dedicado a tareas generadoras de ingresos.
Esto se traduce en más horas facturables, mayor productividad y mejores resultados financieros.
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Para minimizar las actividades no facturables y maximizar el tiempo que su equipo dedica al trabajo facturable, considere la posibilidad de seguir algunas de estas estrategias:
- Seguimiento eficaz del tiempo: Utilice un software fiable de control del tiempo para registrar con precisión el tiempo dedicado a las distintas actividades. Esto dará a su equipo una idea de cómo se asigna su tiempo y le ayudará a identificar las áreas en las que las actividades no facturables consumen recursos excesivos. Un control eficaz del tiempo también te permite demostrar a los clientes el valor de tu trabajo facturable. Desarrollaremos este tema más adelante.
- Delegar es la clave: Delegue las tareas no facturables que otros puedan realizar, ya sea dentro de su equipo o subcontratando recursos externos. Así podrás centrarte en el trabajo facturable de mayor valor y asegurarte de que las tareas no facturables esenciales siguen realizándose.
- Automatice las tareas rutinarias: Identifique las actividades no facturables repetitivas y que consumen mucho tiempo que puedan automatizarse. Utilice herramientas tecnológicas, como programas de gestión de proyectos, programas de automatización o herramientas de programación, para agilizar las tareas administrativas y reducir el esfuerzo manual.
Aplicando estas estrategias, puede aumentar la proporción de trabajo facturable y mejorar su productividad general.
Lea también: ¿Cómo implantar la automatización en el lugar de trabajo?
5. Mejorar la eficacia del flujo de trabajo
Mejorar la eficiencia del flujo de trabajo es crucial para aumentar las horas facturables y optimizar la productividad.
Las empresas pueden maximizar el tiempo dedicado al trabajo facturable racionalizando los procesos, eliminando los cuellos de botella y mejorando la asignación de tareas.
Esto puede implicar la identificación y automatización de tareas repetitivas, la implantación de herramientas eficaces de gestión de proyectos y el establecimiento de canales de comunicación claros.
Una gestión eficaz del flujo de trabajo garantiza que:
- los recursos se utilicen eficazmente
- se cumplen los plazos
- se reducen al mínimo las actividades sin valor añadido
Mediante la evaluación y el perfeccionamiento continuos de los procesos de flujo de trabajo, las empresas pueden mejorar su capacidad para ofrecer un trabajo de alta calidad, satisfacer las expectativas de los clientes y, en última instancia, aumentar las horas facturables, lo que se traduce en una mejora de los resultados financieros.
6. Optimizar la gestión del tiempo
Tenemos que hablar de la optimización de la gestión del tiempo. Aunque algunas personas pueden planificar y ser productivas, no es el caso de todo el mundo.
Por eso en los últimos años han surgido docenas de nuevas técnicas de gestión del tiempo.
Las técnicas de gestión del tiempo son métodos o reglas que la gente sigue para ser más productiva y eficiente.
En este artículo no cubriremos todas esas técnicas, pero puedes descubrir cuáles son las mejores técnicas de gestión del tiempo en nuestra guía, que incluye también cómo hacer Bloqueo del tiempo.
Un gran fan de esta técnica es el CEO de Tesla. Sí, la regla de los 5 minutos de Elon Musk se basa en el bloqueo del tiempo.
Así pues, hay que empezar por identificar las tareas o actividades que hay que realizar y determinar su prioridad.
A continuación, calcule el tiempo necesario para cada tarea. Asegúrate de asignar una cantidad de tiempo realista a cada tarea.
Tenga en cuenta la complejidad y el esfuerzo necesarios, y prevea un margen de tiempo para imprevistos o trabajo adicional.
Después de determinar cuánto tiempo necesitarás para cada tarea, es hora de definir los bloques de tiempo.
Asigna bloques de tiempo específicos en tu agenda para cada actividad.
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Cómo enseñar a gestionar el tiempo
Plantillas gratuitas de bloqueo del tiempo
Ejemplo:
Puedes designar un bloque de 9:00 a 10:30 para concentrarte en un proyecto, otro bloque de 11:00 a 12:00 para reuniones, y así sucesivamente.
Una vez que hayas asignado bloques de tiempo, trátalos como citas o compromisos.
Proteja estos bloques de interrupciones o distracciones, y evite programar actividades conflictivas durante esos momentos.
7. Minimizar las distracciones y evitar la procrastinación
Las distracciones pueden afectar significativamente a las horas facturables. Identifique las distracciones habituales en su de trabajo y tome medidas para eliminarlas.
Esto puede implicar apagar las notificaciones del teléfono o el ordenador, crear un espacio de trabajo exclusivo o establecer límites con los compañeros.
Crear un entorno centrado y libre de distracciones puede aumentar su productividad y maximizar las horas facturables.
Tómate también un momento para evaluar el tiempo que dedicas a tareas de poco valor y cualquier tendencia a la procrastinación.
La procrastinación es un comportamiento ampliamente reconocido entre los individuos -admitámoslo, todos lo hacemos-, y algunas personas llegan a pasar hasta 2 horas procrastinando una sola tarea.
Reconocer y abordar estas tendencias puede mejorar significativamente la productividad y la eficiencia generales.
8. Aprovechar la tecnología y las herramientas
La tecnología puede ser amiga o enemiga cuando se trata de aumentar la productividad.
Si, por un lado, nuestros dispositivos, apps y software pueden tender a distraernos de nuestro trabajo, también pueden ser grandes aliados para gestionar nuestro tiempo, asignar recursos y automatizar tareas, entre otras cosas.
Utiliza una herramienta de seguimiento del tiempo y un software de gestión de proyectos para medir y gestionar tu tiempo con precisión.
Estas herramientas proporcionan información valiosa sobre la distribución del tiempo, el avance del proyecto y la asignación y utilización de recursos.
También pueden permitirle identificar cuellos de botella, asignar recursos de forma eficiente y tomar decisiones basadas en datos que mejoren las horas facturables.
9. Colaborar eficazmente
Por último, pero no por ello menos importante, la colaboración eficaz con clientes, colegas y partes interesadas es vital para maximizar las horas facturables.
Establecer canales de comunicación claros, fijar expectativas y gestionar de forma proactiva las interacciones con los clientes.
Al fomentar relaciones sólidas y una colaboración eficaz, puede minimizar los malentendidos, evitar la repetición del trabajo y optimizar las horas facturables.
10. Horarios efectivos
Programar estratégicamente los horarios de los empleados puede contribuir significativamente a aumentar las horas facturables de una empresa.
Un calendario de trabajo bien diseñado tiene en cuenta la disponibilidad de los empleados, sus habilidades y la dependencia de las tareas, garantizando que se asigna a las personas adecuadas a los proyectos que se ajustan a su experiencia.
Esta asignación selectiva de tareas optimiza la productividad, permitiendo a los empleados completar las tareas con eficiencia y eficacia, maximizando así las horas facturables.
Además, una programación estructurada de forma inteligente permite asignar eficazmente las cargas de trabajo, evitando cuellos de botella y garantizando un flujo de trabajo coherente.
Repartiendo las tareas uniformemente entre los empleados y teniendo en cuenta el tiempo de amortiguación para retrasos inesperados, las empresas pueden mantener un progreso constante y minimizar las interrupciones que podrían obstaculizar las horas facturables.
En esencia, un horario de empleados bien gestionado se convierte en una poderosa herramienta que no sólo mejora la gestión del tiempo en general , sino que también desempeña un papel fundamental en el aumento de las horas facturables a través de la asignación optimizada de recursos y la coordinación racionalizada del flujo de trabajo.
Cómo ayuda el control del tiempo a aumentar las horas facturables
El control del tiempo es el proceso de registro de las horas de trabajo.
Es crucial aumentar las horas facturables proporcionando información valiosa y mejorando la productividad.
A continuación explicamos en profundidad cómo ayuda el control del tiempo a lograr este objetivo:
Asignación precisa del tiempo
El control del tiempo permite a los equipos asignar con precisión su tiempo a tareas, proyectos o clientes específicos.
Al registrar el tiempo dedicado a cada actividad, las personas entienden claramente en qué emplean su tiempo.
Este conocimiento les permite identificar las áreas en las que las actividades no facturables o las ineficiencias pueden ocupar un tiempo excesivo, ayudándoles a racionalizar su flujo de trabajo y a priorizar las tareas facturables.
Mayor productividad
El control del tiempo fomenta la autoconciencia y la responsabilidad.
Cuando los profesionales saben que su tiempo se registra, tienden a centrarse más y a ser más disciplinados en la gestión de su trabajo.
Este mayor sentido de la responsabilidad fomenta mejores prácticas de gestión del tiempo, reduciendo las distracciones y las actividades improductivas. Como resultado, las horas facturables aumentan al dedicarse más tiempo a tareas generadoras de ingresos.
Mejora de la estimación del tiempo
El control del tiempo proporciona a su equipo datos valiosos sobre la duración de tareas o proyectos específicos.
Puede hacer estimaciones más precisas para futuros proyectos comprobando los registros históricos de tiempo.
Esto garantiza que usted y su equipo puedan asignar el tiempo suficiente a cada tarea, evitando subestimaciones que podrían dar lugar a horas extraordinarias no facturables o sobreestimaciones que podrían dar lugar a tiempos muertos.
Una mejor estimación del tiempo ayuda a optimizar la asignación de recursos, lo que permite a los profesionales maximizar sus horas facturables.
Facturación transparente
El seguimiento del tiempo sirve como prueba concreta para facturar a los clientes con exactitud.
Los registros de tiempo detallados validan los servicios prestados, lo que permite a los profesionales generar facturas completas que resumen las tareas realizadas, su duración y las tarifas de facturación asociadas.
Esta transparencia infunde confianza a los clientes y reduce la probabilidad de litigios sobre facturación.
Una facturación precisa garantiza que se contabilizan todas las horas facturables, lo que mejora la generación de ingresos.
Ideas para el análisis del rendimiento
Los datos de seguimiento del tiempo proporcionan información valiosa para el análisis del rendimiento y la mejora de los procesos.
Al examinar el tiempo dedicado a diferentes tareas o proyectos, puede
- identificar los ámbitos en los que se puede mejorar la eficiencia
- detectar cuellos de botella
- eliminar las actividades que hacen perder el tiempo
- optimizar los flujos de trabajo para aumentar las horas facturables
El análisis periódico de los datos de seguimiento del tiempo permite a los profesionales perfeccionar sus prácticas de trabajo e identificar continuamente oportunidades de crecimiento.
Resumen
En resumen, el control del tiempo es una poderosa herramienta para aumentar las horas facturables.
Permite a los equipos asignar su tiempo con precisión, aumentar la productividad, mejorar la estimación del tiempo, aportar pruebas para la facturación y obtener información para el análisis del rendimiento.
Si aprovecha eficazmente el control del tiempo, podrá optimizar sus flujos de trabajo, maximizar las horas facturables y alcanzar mayores niveles de eficiencia y rentabilidad.
Conclusión
Maximizar las horas facturables es esencial para los profesionales y las empresas de muchos sectores que desean mejorar su rentabilidad y productividad.
Al aprovechar el poder de las herramientas de seguimiento del tiempo, puede obtener información valiosa sobre su asignación del tiempo, aumentar la responsabilidad, agilizar los flujos de trabajo y tomar decisiones informadas sobre la gestión del tiempo.
Con un enfoque proactivo para optimizar las horas facturables, usted y su equipo podrán lograr un mayor éxito en sus esfuerzos y forjarse una reputación de eficiencia y fiabilidad en su sector.
PREGUNTAS FRECUENTES
Cuando busque un aumento de las horas facturables, presente un caso convincente destacando su productividad, valor para la organización y demanda de servicios.
Demuestre sus logros y capacidad para más trabajo, y haga hincapié en cómo el aumento de horas repercutirá positivamente en la empresa.
La facturación de las horas de consultoría suele implicar el seguimiento del tiempo dedicado a cada cliente o proyecto con una herramienta de control del tiempo y el cobro correspondiente.
Cree facturas detalladas que describan los servicios prestados, la duración de cada tarea y la tarifa de facturación aplicable para generar confianza con los clientes.
Para alcanzar un objetivo anual de 2.000 horas facturables, hay que aspirar a una media de 40 horas semanales en un año laboral estándar de 50 semanas.
Sin embargo, es fundamental tener en cuenta las vacaciones, los días festivos y las actividades no facturables que repercuten en las horas facturables semanales.
Mientras que 40 horas facturables a la semana se considera normal en algunas profesiones como abogados o consultores, en otras puede verse como una carga de trabajo relativamente alta.
Teniendo en cuenta que el trabajador medio trabaja 40 horas a la semana, aspirar a 40 horas facturables no deja tiempo para reuniones, trabajo administrativo y formación, lo que obliga a trabajar más.
En servicios profesionales como la consultoría o la abogacía, el objetivo suele ser un 60-80% de tiempo facturable, pero otros sectores pueden tener porcentajes más bajos debido a actividades no facturables.
No. Las horas no facturables suelen referirse al tiempo dedicado a tareas administrativas, formación, reuniones o proyectos internos que no se facturan directamente a los clientes.
Aunque los clientes no paguen directamente por estas horas, suelen considerarse parte de tus responsabilidades laborales y te ayudarán a hacer crecer tu negocio con el tiempo.
El tiempo libre retribuido (PTO) no cuenta para las horas facturables, ya que se refiere al tiempo tomado por permiso personal, vacaciones o enfermedad.
Las horas facturables sólo incluyen el tiempo dedicado al trabajo relacionado con el cliente o a tareas que generan ingresos directamente.
Fijar el precio de las horas facturables depende de varios factores, como su experiencia, la demanda de sus servicios en el mercado y las normas del sector. Entre los métodos de fijación de precios más habituales se encuentran las tarifas por hora, los honorarios fijos por proyecto o los precios basados en el valor. Utiliza la calculadora de margen para calcular el margen comercial y la calculadora de margen para calcular el margen.
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