Come il cambio di contesto distrugge la vostra produttività
Il cambio di contesto crea scompiglio nella produttività, riducendola fino al 40%. Nell'attuale ambiente di lavoro intriso di tecnologia, un sondaggio di TechSmith rivela che metà della forza lavoro ritiene controproducenti riunioni, e-mail e messaggi.
Dietro questo caos digitale si nasconde il colpevole nascosto: il cambio di contesto , in cui la gestione di strumenti e attività ha un costo elevato.
Principali risultati:
Il cambio di contesto può ridurre la produttività del 40%.
Gli effetti collaterali sono esaurimento mentale, memoria erosa e scarsa concentrazione.
Esistono strategie collaudate per contrastare il cambio di contesto e aumentare la produttività.
"Siamo diventati più redditizi del 20% perché tutti hanno l'abitudine di tenere traccia del tempo". - Richard Wingfield, capo geek di Envision Design
In cosa consiste il cambio di contesto in pratica?
Il cambio di contesto si riferisce al frequente spostamento di attenzione tra diverse attività non correlate durante una giornata lavorativa.
Ad esempio, mentre si lavora su una presentazione con slide deck, si può anche distogliere frequentemente l'attenzione dal controllo delle e-mail. Questo è seguito da transizioni verso attività come l'analisi dei report di vendita settimanali, il tutto interrompendo periodicamente il flusso di lavoro per rispondere ai messaggi istantanei.
La verità è che ciò che molti percepiscono come multitasking è un fenomeno noto come context switching. Ma cosa significa esattamente?
"Dal punto di vista della forza lavoro umana, il cambio di contesto è il processo di interruzione del lavoro in un progetto e ripresa dopo aver eseguito un'attività diversa su un progetto diverso . Proprio come i sistemi informatici, i membri del team umano spesso subiscono spese generali quando cambiano contesto tra più progetti".
Todd Waits sul blog del Carnegie Mellon Software Engineering Institute.
Come funziona un cambio di contesto?
Beh, ci siamo passati tutti: nella frenesia della nostra vita lavorativa, ci ritroviamo spesso a dover gestire più compiti contemporaneamente.
Che si tratti di rispondere alle e-mail, controllare i messaggi, rimanere aggiornati o affrontare urgentemente un compito cruciale per il capo, in questo momento. La nostra routine quotidiana implica la navigazione in un mare di responsabilità.
La comunicazione asincrona, le molteplici attività e la natura della gestione del lavoro sono tutti fattori che possono contribuire alla frequenza dei cambi di contesto all'interno di un ambiente di lavoro.
Perché cambiamo contesto?
Non è che decidiamo consapevolmente di farlo: il cambio di contesto è spesso una parte inconscia, quasi banale, della nostra routine quotidiana. Questo fenomeno globale è alimentato dalle esigenze del nostro ambiente di lavoro in continua evoluzione.
Nell'attuale ecosistema lavorativo, adattarsi e passare senza problemi da un contesto all'altro diventa fondamentale per restare agili e reattivi alle esigenze degli ambienti di lavoro contemporanei.
Quali sono i principali problemi del cambio di contesto?
Il cambio di contenuto comporta diverse sfide che incidono sulla produttività , sulla resilienza mentale e sulle funzioni cognitive.
Gestire più attività può essere difficile, soprattutto quando il tempo scarseggia e le conseguenze del cambio di contesto sono notevoli.
Ecco alcune statistiche pazzesche:
Secondo gli studi condotti dall'American Psychological Association, la produttività potrebbe subire una riduzione del 40%.
Il 97,5% delle persone non è in grado di svolgere più attività contemporaneamente in modo efficace.
Circa il 45% delle persone riscontra un calo di produttività durante il cambio di contesto.
- Il cambio di contesto, noto anche come multitasking, aumenta i livelli di stress e porta a decisioni sbagliate;
- Le interruzioni abbassano il tuo QI di 15 punti , l'equivalente di restare sveglio tutta la notte;
Analizziamo quindi nel dettaglio alcuni di questi problemi per comprendere le sfumature dei problemi legati al cambio di contesto .
Ulteriori approfondimenti:
- In che modo lo stress influisce sulla produttività?
- Le 10 principali cause di stress sul lavoro
- Segnali di stress sul lavoro a cui fare attenzione
- I migliori podcast sulla produttività
Produttività ridotta
Il cambio di contesto interrompe il flusso regolare del lavoro concentrato, influendo in modo significativo sulla produttività complessiva.
Come accennato in precedenza, la ricerca in ambito psicologico evidenzia che il multitasking, strettamente correlato al cambio di contesto, può portare a una notevole diminuzione della produttività, che può arrivare potenzialmente fino al 40% .
Questa stretta relazione tra dinamiche di cambio di attività e riduzione della produttività sottolinea la necessità fondamentale di affrontare l'ampia influenza del cambio di contesto sull'efficienza lavorativa.
Secondo un rapporto di ricerca del 2022 della Harvard Business Review , i dipendenti perdono circa 5 settimane lavorative all'anno , pari al 9% del loro tempo di lavoro totale , a causa della necessità di riorientarsi dopo il passaggio a un nuovo compito.
Le statistiche sono notevoli: in media, gli utenti passano da un'app all'altra e da un sito web all'altro circa 1.200 volte al giorno, con una perdita di circa 4 ore alla settimana dovuta al cambio di contesto .
- Lettura consigliata: Come affrontare i colleghi pigri
Esaurimento mentale
Cambiare spesso attività ha un impatto negativo sul tuo cervello, facendoti sentire estremamente stanco. Immaginalo come una maratona : se continui a cambiare attività, è come fare uno sprint e poi fermarsi all'improvviso , ancora e ancora.
Questo continuo cambiamento esaurisce la tua energia mentale, lasciandoti prosciugato. Adattarti a nuove situazioni o compiti sembra opprimente perché il tuo cervello ha bisogno di prepararsi per qualcosa di diverso.
Studi scientifici lo confermano, dimostrando che ogni passaggio da un'attività all'altra consuma una notevole quantità di energia mentale. È come se il carburante del tuo cervello si stesse esaurendo più velocemente a causa di tutti i cambiamenti .
È fondamentale comprendere come questi fattori interagiscono. Immagina di riconoscere la connessione tra lo sforzare troppo il cervello e il sentirsi mentalmente esausti. Più passi da un'attività all'altra, più prosciughi le tue risorse mentali, influenzando il tuo benessere generale.
Impatto negativo sulla memoria e sulla concentrazione
Il cambio di contesto interrompe questo delicato equilibrio, mettendo i bastoni tra le ruote ai processi di memoria a breve termine . Questa interruzione non solo complica la conservazione di informazioni cruciali, ma pone anche una sfida al mantenimento di una profonda concentrazione sui compiti .
Svelare le conseguenze cognitive di questa interazione tra spostamento di compiti e ritenzione mnestica fornisce una visione approfondita dell'intricato labirinto cognitivo in cui si muovono gli individui costantemente alle prese con il cambio di contesto.
Modi per combattere il cambio di contesto
Non aver paura. Per gestire efficacemente il cambio di contesto, hai bisogno di un piano ponderato e di un approccio proattivo, e noi ti aiuteremo in questo.
Ecco 11 semplici modi per ridurre il cambio di contesto e creare un ambiente di lavoro più mirato:
Identifica i tuoi cambi di contesto
Inizia riconoscendo i trigger che ti fanno passare da un'attività all'altra e da un progetto all'altro. Che si tratti di e-mail, riunioni improvvisate o messaggi di chat, identificare sia i passaggi passivi che quelli attivi ti consente di difenderti da essi durante la tua giornata lavorativa.
Stabilisci le tue priorità
Semplifica il tuo flusso di lavoro dando priorità alle attività utilizzando metodologie come la matrice di Eisenhower . Invece di destreggiarti contemporaneamente tra più attività "importanti", categorizzale in base all'importanza e all'urgenza, assicurando un approccio più strutturato e mirato per diventare più produttivo ed efficiente .
Leggi:
Utilizzare un software di monitoraggio del tempo
Una strategia efficace per combattere il cambio di contesto è l'utilizzo di software di monitoraggio del tempo , come Timeular .
Puoi ottenere informazioni dettagliate sui tuoi schemi di lavoro monitorando il tempo dedicato a diverse attività.
Una gestione inefficace del tempo provoca vari effetti psicologici, tra cui un aumento dello stress, un senso di sopraffazione e la sensazione di non riuscire a recuperare.
Usalo per tracciare il tempo dedicato a diverse attività e ottenere una visione chiara e oggettiva delle tue attività quotidiane. Questa intuizione ti aiuta a identificare schemi di cambio di contesto e a individuare le attività che contribuiscono all'affaticamento mentale.
Armato di questa conoscenza, puoi implementare strategie mirate per ridurre al minimo le interruzioni e ottimizzare il tuo flusso di lavoro . La visibilità in tempo reale fornita da un'app di monitoraggio del tempo funge da compagno di autoconsapevolezza , consentendoti di prendere decisioni informate che migliorano la tua concentrazione, semplificano le attività e, in definitiva, riprendono il controllo sulla tua produttività.
– Valdemar Alfred, proprietario di Valdefar
Per saperne di più:
- I vantaggi della gestione del tempo per team e individui
- Perché è importante la gestione del tempo?
- Come insegnare la gestione del tempo?
Implementare il tema giornaliero e il blocco temporale
Strutturare la giornata lavorativa con temi e blocchi di tempo aiuta a stabilire le priorità delle attività. Questa tecnica di gestione del tempo consente alle persone di assegnare fasce orarie specifiche a diversi tipi di lavoro, riducendo al minimo la necessità di cambiare costantemente contesto.
- Risorse gratuite preziose:
Modello di blocco del tempo settimanale
Modelli di orario di lavoro
Pratica del lavoro profondo
Il deep work è l'opposto del context switching. Ti consente di concentrarti interamente su una cosa per un periodo di tempo più lungo, il che ha molti vantaggi. Non solo esegui il tuo compito più velocemente, ma lo fai anche con più diligenza.
Quando ti concedi di dedicare tutta la tua attenzione a un singolo compito e il tuo cervello non ha bisogno di sprecare energia nel cambiare contesto, puoi dedicare più risorse alla risoluzione dei problemi e al pensiero creativo.
Utilizzare la modalità "Non disturbare" (DND)
Personalizza l'impostazione "Non disturbare" per eventi specifici per eliminare distrazioni ed evitare continue interruzioni della chat sincronizzando lo stato della chat con il tuo calendario.
Questa funzione consente ai tuoi colleghi di sapere quando sei impegnato in riunioni, concentrato su altri compiti o impegnato in impegni personali.
Ottieni un'app Pomodoro
Installa un'app Pomodoro o usa un timer Pomodoro online per una maggiore produttività. Questa incredibile tecnica prevede di lavorare in brevi e mirati scatti con pause nel mezzo.
Alcune app Pomodoro si integrano perfettamente con i flussi di lavoro e offrono funzionalità di analisi per aiutarti a individuare le aree di miglioramento nella tua pianificazione.
Raggruppare attività simili
Migliora la concentrazione e l'efficienza raggruppando compiti simili. Il batching dei compiti è una strategia di produttività in cui compiti simili vengono raggruppati e affrontati durante blocchi di tempo specifici.
Utilizzare integrazioni software
Semplifica il tuo flusso di lavoro integrando le app chiave, riducendo al minimo la necessità di passare continuamente da uno strumento all'altro.
Questa integrazione aumenta l'efficienza delle attività, consentendoti di concentrarti sul tuo lavoro senza inutili interruzioni.
Stabilire giorni senza riunioni
Prova a ridurre le interruzioni causate dal cambio di contesto correlato alle riunioni impostando specifici "giorni senza riunioni" per il tuo team. Questa decisione fornisce più tempo concentrato sul calendario per il lavoro orientato alle attività.
Limita le distrazioni e abbraccia la concentrazione profonda
Crea un ambiente che favorisca il lavoro concentrato riducendo al minimo le distrazioni e le perdite di tempo . Puoi anche installare un'app di attenzione e concentrazione per evitare notifiche e distrazioni costanti da altre piattaforme.
Incorporando queste misure strategiche nella tua routine lavorativa, puoi non solo riconoscere e mitigare le sfide del cambio di contesto, ma anche promuovere un ambiente favorevole alla concentrazione e alla produttività costanti.
Conclusione
Padroneggiare il cambio di contesto è fondamentale per raggiungere produttività e benessere mentale.
Sebbene destreggiarsi tra più attività sia una sfida comune, cedere ai continui cambi di contesto interrompe la concentrazione e aumenta lo stress.
Tuttavia, stabilendo le priorità delle attività chiave, implementando strategie di suddivisione del tempo, monitorando il tempo e riducendo al minimo le interruzioni, è possibile attenuare efficacemente gli effetti negativi del cambio di contesto.
Adottare questi approcci proattivi non solo ottimizza le routine di lavoro individuali, ma contribuisce anche a creare una cultura di collaborazione mirata, a vantaggio sia dei professionisti sia del successo complessivo di team e organizzazioni nel raggiungimento dei loro obiettivi finali.
FAQ
Qual è la differenza tra cambio di contesto e multitasking?
Il multitasking implica la gestione simultanea di più attività, mentre il cambio di contesto si riferisce al passaggio sequenziale tra attività. Entrambi possono causare costi di cambio, ma il cambio di contesto si riferisce specificamente all'adattamento mentale e allo sforzo richiesti quando si passa da un'attività all'altra.
Il cambio di contesto uccide la produttività?
Sì, sicuramente. Il cambio di contesto può ridurre significativamente la produttività. Secondo lo studio " The True Cost of Multi-Tasking " , il cambio di contesto e di attività può ridurre la produttività del 40% .
Come posso stabilire le priorità in modo efficace per ridurre al minimo il cambio di contesto?
Per stabilire efficacemente le priorità delle attività è necessario identificare le attività ad alta priorità, raggruppare attività simili e assegnare blocchi di tempo specifici a ciascuna categoria.
Come abbiamo detto, la matrice di Eisenhower può aiutare a prendere decisioni consapevoli sull'urgenza e l'importanza di un compito.
Quali sono le conseguenze cognitive del multitasking?
Il multitasking può portare a sovraccarico cognitivo, calo delle prestazioni e problemi di memoria.
Secondo la National Library of Medicine , diversi studi scientifici sul multitasking condotti negli ultimi decenni hanno rivelato principi importanti sul funzionamento e sui limiti di elaborazione della nostra mente e del nostro cervello.
Il cambio di contesto può portare all'esaurimento mentale?
Sì, il cambio di contesto può portare all'esaurimento mentale. Il continuo passaggio tra diversi compiti e attività può mettere a dura prova le risorse cognitive e contribuire a sensazioni di stanchezza e sopraffazione.
Come spiegato da Sophie Leroy , professore associato di management presso la Bothell School of Business dell'Università di Washington: "Il residuo di attenzione si verifica quando i pensieri su un compito persistono e si intromettono durante l'esecuzione di un altro compito".
Quanto tempo occorre per riacquistare la messa a fuoco dopo un cambio di contesto?
Questo fenomeno, noto come "ritardo di ripresa", evidenzia che dopo essere stati interrotti, ci vogliono più di 20 minuti perché gli individui riacquistino lo stesso livello di concentrazione ed efficienza che avevano prima dell'interruzione. Questo ritardo sottolinea l'impatto sostanziale che le interruzioni possono avere sul flusso di lavoro e sulla produttività complessiva.
Esistono strumenti o app disponibili per gestire il cambio di contesto?
Sì, diversi strumenti e app possono aiutare a gestire il cambio di contesto. Un ottimo modo per combattere il cambio di contesto è un software di monitoraggio del tempo, come Timeular .
Timeular migliora la concentrazione e la produttività monitorando visivamente il tempo, dando priorità alle attività e fornendo informazioni in tempo reale, riducendo l'impatto del cambio di contesto. Provalo ora gratuitamente!