Outils de gestion du temps pour améliorer votre productivité

Il n'y a pas d'autre monnaie dont nous sommes tous aussi riches, mais que nous gaspillons si souvent : le temps.

Cependant, la maîtrise de son utilisation nous différencie en tant qu'individus et en tant qu'entreprises. Une bonne gestion du temps permet de débloquer la productivité, de réduire le stress et d'atteindre les objectifs fixés.

Dans cet article, je vais vous guider :

• Les tenants et les aboutissants de techniques efficaces de gestion du temps

• Les raisons pour lesquelles vous avez du mal à gérer votre temps

• Des outils de gestion du temps à la pointe de la technologie qui peuvent vous aider à suivre votre temps et à en prendre le contrôle

Qu'est-ce que la gestion du temps ?

La gestion du temps est le processus de planification et de contrôle du temps que nous consacrons à des activités spécifiques. Elle implique la fixation d'objectifs, la hiérarchisation des tâches et l'allocation efficace du temps pour atteindre les résultats souhaités.

Bien qu'il nous permette de travailler plus intelligemment, d'être plus productifs et de trouver un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, la mise au point de notre relation avec le temps nécessite de nombreuses compétences en matière de gestion du temps et des réajustements constants. Au cours de mes recherches, j'ai trouvé une définition qui résume toutes les facettes du temps et ce que devrait être notre rapport au temps :

Pourquoi avez-vous du mal à gérer votre temps ?

Oui, les outils et les techniques de gestion du temps sont indéniablement essentiels à notre productivité et à notre capacité à finaliser notre liste de tâches ou à gérer des projets avec succès, mais ils ne suffisent pas.

Avant d'aborder les techniques de suivi du temps et les meilleurs outils de gestion du temps, vous devez savoir pourquoi vous avez du mal à gérer votre temps aujourd'hui.

• Vous surestimez: Nous sommes souvent victimes de l'erreur de planification, en surestimant ce que nous pouvons accomplir dans un délai donné et en nous retrouvant avec des listes de choses à faire qui s'empilent. Combien de fois avez-vous prévu de terminer un rapport en deux heures, alors qu'il vous en a fallu quatre, ce qui a bouleversé tout votre emploi du temps ? Il s'agit là d'une question de fixation d'objectifs réalistes, et non d'apprentissage de meilleures pratiques de gestion du temps.

• Vous n'établissez pas de priorités: Si vous ne définissez pas clairement vos priorités, vous risquez de perdre du temps sur des tâches moins importantes tout en négligeant les plus importantes. Vous passez des heures à répondre à des courriels non urgents alors qu'une échéance importante d'un projet majeur se profile à l'horizon ? Dans ce cas, travaillez d'abord sur vos comportements en matière de hiérarchisation des tâches.

• Vous vous laissez facilement distraire : De nos jours, il est impossible d'éviter les distractions, les notifications et la gratification instantanée. Le "je vais consulter les médias sociaux juste une minute" se transforme facilement en une heure de productivité perdue. Il pourrait être utile d'apprendre d'abord à surmonter la procrastination.

• Vous ne planifiez pas de manière réaliste: L'absence de planification entraîne une perte de temps et un dépassement des délais, sans parler de l'angoisse du temps. Vous devez examiner en profondeur tout ce qui doit être fait et planifier de manière critique vos tâches et votre charge de travail.

• Vous utilisez des outils obsolètes : Dans la mesure où les outils nous aident à accroître notre productivité et à fournir un travail de qualité, ils nous ralentissent et bloquent nos progrès s'ils sont obsolètes. Qu'il s'agisse d'un outil de gestion de projet ou d'un outil de gestion des tâches, il doit être rapide et automatique et accélérer votre travail au lieu de l'interrompre.

• Vous ne dites jamais non au travail : Si vous prenez trop d'engagements, vous risquez de manquer de temps. Vous devez comprendre si vous êtes aux prises avec un problème sous-jacent de gestion du temps ou une incapacité à dire non, puis commencer à utiliser un logiciel de suivi du temps. J'ai rédigé un guide complet sur la manière de dire non au travail, qui pourrait vous aider si c'est votre cas.

Saviez-vous que même une méthode simple comme Don't Break the Chain, la méthode de productivité qui a fait de Seinfeld une légende, peut avoir un impact important sur votre productivité ?

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"Nous sommes devenus 20 % plus rentables parce que tout le monde a pris l'habitude de suivre le temps. - Richard Wingfield, chef geek chez Envision Design

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Avant de commencer à appliquer d'autres techniques de gestion du temps ou d'investir dans un logiciel de suivi du temps, vous devez d'abord comprendre ces défis. Néanmoins, explorons la stratégie de gestion du temps qui vous convient parmi les techniques suivantes.

Techniques de gestion du temps à appliquer

1. La technique Pomodoro

Développée par Francesco Cirillo lorsqu'il était étudiant, cette technique utilise un minuteur pour diviser le travail en intervalles. Je suis peut-être partial, car il s'agit de mon système de gestion du temps préféré, mais cette technique fait des merveilles dans ma façon d'aborder la gestion des tâches.

Ainsi, avec le minuteur Pomodoro, vous aurez une session de concentration de 25 minutes (appelées "Pomodoros"), séparée par une courte pause de 5 minutes. Le cycle se poursuit ensuite. La durée de la session de travail en profondeur Pomodoro peut varier en fonction du temps dont vous avez besoin pour vous concentrer.

Cet outil de suivi du temps m'aide à rester concentré pendant 25 minutes d'affilée et m'incite à concentrer mon attention sur une seule tâche que je dois accomplir dans ce laps de temps.

Comment appliquer la technique Pomodoro :

1. Choisissez une tâche à accomplir.

2. Réglez une minuterie de 25 minutes.

3. Travaillez sur la tâche jusqu'à ce que le minuteur sonne.

4. Faites une petite pause de 5 minutes.

5. Répéter.

6. Après quatre Pomodoros, faites une pause de 15 à 30 minutes.

2. La règle 1-3-5

La règle du 1-3-5 est une méthode simple pour hiérarchiser les tâches quotidiennes, qu'il s'agisse de tâches administratives ou de tâches nécessitant une plus grande capacité mentale. J'ai découvert cette technique récemment et je dois dire qu'elle me donne l'impression d'accomplir plusieurs tâches variées dans une journée. De plus, j'ai constaté qu'elle m'aide à équilibrer ma charge de travail et à suivre facilement l'évolution de mon travail.

Cette règle implique de compléter les éléments suivants :

1. Une grande tâche

2. Trois tâches moyennes

3. Cinq petites tâches

Cela semble faisable, n'est-ce pas ? Pour moi, cela a vraiment changé la donne et mis les choses en perspective lorsqu'il s'agit de répartir les tâches et le temps. En particulier si vous négligez la difficulté de certaines de vos tâches et que vous avez l'impression de pouvoir accomplir plus que ce que vous pouvez réellement faire en une journée.

Voici comment utiliser la règle 1-3-5 :

1. Identifiez la tâche principale qui nécessite beaucoup de temps et d'efforts.

2. Sélectionnez trois tâches moyennes qui sont importantes mais qui prennent moins de temps que votre tâche principale.

3. Choisissez cinq petites tâches qui peuvent être accomplies rapidement, comme répondre à des courriels ou mettre à jour votre liste de choses à faire.

4. Concentrez-vous sur l'accomplissement de ces neuf tâches tout au long de votre journée.

Exemple: Votre liste 1-3-5 peut comprendre la rédaction d'une proposition de projet (tâche importante), des recherches, la mise à jour d'une feuille de calcul, la préparation d'une réunion d'équipe (tâches moyennes), la réponse à des courriels, la mise à jour de votre agenda et l'établissement de notes de frais (petites tâches).

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3. La matrice Eisenhower

Nommée d'après le président Dwight D. Eisenhower, la matrice d'Eisenhower vous aide à hiérarchiser les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. Grâce à ce puissant outil de gestion du temps, vous apprenez à répartir les tâches dans les quatre quadrants suivants :

• Urgent et important (Do): Crise, problèmes urgents ou projets à réaliser dans les délais.

• Important mais pas urgent (calendrier): Planification ou établissement de relations.

• Urgent mais pas important (Déléguer): Interruptions, appels ou réunions où votre présence n'est pas obligatoire.

• Ni urgent ni important (éliminer): Les pertes de temps, les courriels qui peuvent attendre ou les appels téléphoniques.

Comment appliquer la Matrice de gestion du temps:

1. Dressez la liste de toutes vos tâches pour la journée ou la semaine.

2. Évaluer l'urgence et l'importance de chaque tâche.

3. Placez chaque tâche dans les quadrants correspondants.

4. Passez à l'action : Commencez par les tâches importantes et les tâches urgentes, puis passez aux autres quadrants.

4. Blocage du temps

La méthode du blocage du temps vous aide à "bloquer" littéralement votre temps et à le protéger. Elle consiste à diviser votre journée en plages horaires réservées à des tâches ou activités spécifiques. Vous savez ainsi que le temps consacré à certaines tâches importantes est planifié à l'avance et que rien ne peut interrompre votre progression sur les priorités essentielles.

Voici comment mettre en œuvre le blocage du temps :

1. Identifiez vos tâches les plus importantes et estimez le temps nécessaire pour chacune d'entre elles.

2. Divisez votre journée en tranches de temps (par exemple, 30 minutes, 1 heure) et attribuez des tâches à chaque tranche.

3. Considérez chaque bloc comme un rendez-vous avec vous-même et résistez aux interruptions pendant ces sessions de travail ciblées.

4. Prévoyez des pauses et du temps tampon pour les tâches imprévues ou les retards.

5. Examinez et ajustez régulièrement vos blocs de temps en fonction de vos progrès et de l'évolution de vos priorités.

Lectures recommandées :

• Le programme 2 2 3
• La productivité des entreprises réinventée : Des méthodes non conventionnelles pour garder une longueur d'avance sur la concurrence.

5. Mangez la grenouille

"Manger la grenouille" est une stratégie de gestion du temps qui encourage à s'attaquer à la tâche la plus importante, la plus difficile ou la plus redoutée dès le matin. Cette tâche est essentiellement votre "grenouille". En accomplissant cette tâche tôt, vous créez une dynamique et un sentiment d'accomplissement qui vous accompagnera tout au long de la journée.

Je dois admettre que ce n'est pas ma méthode préférée, car je deviens plus active plus tard dans la journée, mais ma collègue, Karolina, adore cette méthode. Voici ce qu'elle en dit :

Ma stratégie de gestion du temps préférée ? Commencer la journée ou la semaine par la tâche la moins agréable. Cette technique, appelée "manger la grenouille", me permet de terminer toutes les tâches de ma liste, et pas seulement celles qui me semblent intéressantes. Karolina Matyska, responsable du marketing de contenu

Voici comment appliquer cette technique :

1. Identifiez votre tâche la plus critique ou la plus intimidante de la journée.

2. Il faut d'abord s'attaquer à cette tâche avant de passer à d'autres activités.

3. Résistez à la tentation de remettre à plus tard ou de vous atteler d'abord aux tâches les plus faciles.

4. Célébrez vos réussites pour stimuler votre productivité tout au long de la journée.

5 meilleurs outils de gestion du temps

Les outils de gestion du temps ont de nombreux usages dans une entreprise. Les logiciels de suivi du temps permettent de saisir les heures facturables, qui sont ensuite facturées aux clients, et de prendre des décisions cruciales sur la base des données de suivi du temps. Parallèlement, ces outils permettent de prendre de meilleures décisions en matière de gestion de projet grâce à des estimations étayées par des données. Avant de choisir vos outils, assurez-vous de comprendre les inconvénients de la surveillance électronique.

Entrons dans le vif du sujet et découvrons les fonctionnalités de chaque outil de gestion du temps.

1. Timeular pour le suivi centralisé du temps de travail et la gestion des congés

Timeular est une application de suivi du temps tout-en-un qui se distingue par ses méthodes intelligentes, sécurisées et automatisées de suivi du temps, ainsi que par son cube de suivi du temps.

De plus, Timeular est doté de fonctionnalités d'IA et permet également le suivi des congés, ce qui constitue une solution unifiée et automatisée pour de multiples fonctions.

Récompensé par Capterra pour son intuitivité en tant que "Meilleur outil de facilité d'utilisation en 2023" et utilisé par plus de 100 000 utilisateurs, Timeular élimine les conjectures de vos données tout en exigeant un simple engagement de votre part : ne consacrer qu'une minute de votre journée à remplir vos feuilles de temps. Timeular se charge du reste.

Voici les principales fonctionnalités de Timeular:

• Il offre plusieurs façons de suivre le temps : le suivi automatisé du temps, les entrées de temps basées sur l'IA, ou le suivi manuel du temps pour les vieux briscards. Notez que, quelle que soit la méthode utilisée, vous ne passerez pas plus d'une minute par jour à suivre votre temps avec Timeular. C'est aussi simple que cela !

• C'est la seule application de suivi du temps qui intègre un dispositif physique qui, une fois retourné, permet de suivre une autre tâche dans le logiciel.

TimeularLe gadget de suivi du temps de travail est l'une des méthodes utilisées pour suivre rapidement l'évolution du temps.

Il est apprécié par ses 100 000 utilisateurs, car il rend le suivi du temps amusant, agréable, rapide et tactile.

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• Il permet aux utilisateurs d'automatiser, de personnaliser et d'exporter des rapports de temps rapidement. En prime, les rapports ont une apparence soignée et aucune formule Excel n'intervient dans le processus.

• Il fonctionne comme un suivi des heures supplémentairesAinsi, toutes les heures supplémentaires ou déficitaires d'un employé sont automatiquement saisies dans les rapports sur la base de leurs heures de travail prédéfinies.

• Il est conçu pour détecter les schémas de productivité individuels grâce à l'IA, comme les applications qui vous incitent à la procrastination ou vous informent des moments où vous êtes le plus productif.

• Il saisit les heures facturables et suivi des congés payés et envoie des notifications pour remplir des feuilles de temps détaillées tout en respectant le budget. Alors que Timeular est disponible pour un nombre illimité d'utilisateurs dans son plan de suivi du temps Enterprise, son prix pour un plan personnel commence à 6,89 $.

• En savoir plus : Comment remplir une feuille de temps

2. Todoist pour une gestion transparente des tâches

Todoist est une interface simple et conviviale qui permet de gérer son temps grâce à sa principale fonctionnalité : les listes de tâches.

Vous devez garder à l'esprit que Todoist n'est pas un logiciel de suivi du temps mais un outil de gestion des tâches. Il vous aide à organiser et à planifier vos tâches dans une liste de tâches, ainsi qu'à collaborer à des projets d'équipe.

Voici les principales fonctionnalités de Todoist :

• Son interface épurée contribue à une gestion transparente des tâches.

• Il prend en charge une gestion solide des tâches en vous permettant de fixer des dates récurrentes, de classer les tâches par priorité, sections et sous-sections ;

• Il vous permet d'ajouter des notes vocales, des commentaires et des captures d'écran aux tâches assignées ;

• Il comprend une grande variété de modèles sur lesquels vous pouvez ajouter vos tâches au lieu de créer vos propres modèles ;

• Il facilite la collaboration en partageant des projets avec votre équipe et en déléguant des tâches ou des plannings d'équipe ;

• Il ajoute de l'amusement et du plaisir à vos listes de tâches grâce à la gamification en vous donnant un aperçu de vos réalisations.

3. Se souvenir du lait pour une liste de choses à faire organisée

D'après son nom, vous pouvez comprendre que Remember the Milk a été créé pour aider les utilisateurs à ne plus oublier la bouteille de lait qu'ils voulaient acheter à l'épicerie, mais qu'ils ont ramenée à la maison sans elle.

Cependant, Remember the Milk a dépassé le stade de la liste de courses et offre bien plus que cela. Il s'agit essentiellement d'une application de liste de tâches conçue pour simplifier et planifier efficacement les tâches sans oublier les éléments les plus importants.

Voici les principales fonctionnalités de Remember the Milk :

• Il comprend une fonction de liste intelligente qui crée automatiquement de nouvelles listes en fonction de vos critères de recherche ;

• Il fournit des rappels géolocalisés déclenchés lorsque vous entrez dans une zone géographique ou un lieu spécifique ;

• Il propose des étiquettes à code couleur qui permettent de différencier et de hiérarchiser les tâches en fonction de leur couleur, de sorte que vous n'oubliez plus le lait ;

• Il vous permet de filtrer les tâches par priorité afin de vous concentrer d'abord sur les éléments les plus critiques.

• Il prend en charge le partage intuitif des tâches et la délégation afin de collaborer de manière transparente avec votre équipe ;

4. La forêt, source de concentration et de productivité

Rester concentré, comme indiqué ci-dessus dans la section sur la gestion du temps, n'est pas une tâche facile en soi. Forest tente de changer cela en jouant le processus de concentration et en l'associant à un encouragement caritatif.

En substance, lorsque vous avez une séance de concentration, vous "plantez" un arbre virtuel. Si vous quittez l'application avant l'heure fixée, votre arbre meurt. Au fil du temps, vous faites pousser une forêt représentant vos séances de concentration, et c'est la représentation visuelle de votre productivité. Cela donne un sens à l'application et contribue à la durabilité de l'environnement.

Voici les principales fonctionnalités de Forest :

• Il propose des sessions de concentration ludiques avec plantation virtuelle d'arbres pour visualiser vos progrès et votre productivité ;

• Il comprend des minuteries de mise au point personnalisables allant de 10 minutes à 2 heures, en fonction de la durée pendant laquelle vous devez faire la mise au point ;

• Il propose une véritable initiative de plantation d'arbres grâce à un partenariat avec Trees for the Future, et présente des espèces d'arbres à débloquer pour vous motiver.

• Il permet d'organiser des séances de réflexion en collaboration avec des amis.

5. Trello pour la gestion des tâches et des projets

Vous avez certainement entendu parler de Trello si vous ne l'utilisez pas déjà. Trello est un outil de gestion de projet qui transforme les projets complexes en tableaux visuellement attrayants.

Trello séduit les utilisateurs par sa simplicité et permet d'organiser, de hiérarchiser et de suivre les tâches à l'aide d'une interface intuitive de type "glisser-déposer".

• Il offre un système visuel de tableaux, de listes et de cartes pour organiser les tâches et les projets, ce qui permet d'obtenir rapidement une vue d'ensemble de l'état d'avancement d'un projet ;

• Il est doté d'une fonctionnalité intuitive de glisser-déposer pour une gestion très facile des tâches ;

• Il comprend des cartes personnalisables avec des listes de contrôle, des dates d'échéance et des pièces jointes, et permet à chacun d'ajouter des commentaires.

• Il s'intègre de manière transparente à une grande variété d'outils, parmi lesquels Google Drive, Dropbox et Slack ;

Commencez à maîtriser votre gestion du temps

Pour gérer efficacement son temps, il faut en être conscient, utiliser les bons outils et les bonnes techniques, et rester cohérent.

N'oubliez pas que la maîtrise de la gestion du temps est un processus continu. L'adaptabilité aussi, mais en combinant tous les éléments présentés ci-dessus, vous devriez découvrir la clé d'une gestion du temps réussie.

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