Técnicas de gestión del tiempo 101: 10 ejemplos para dominar su agenda

¿Siente a menudo que no cumple los plazos, que pierde oportunidades personales o la posibilidad de avanzar en su carrera, de ser ascendido, debido a su falta de capacidad para gestionar el tiempo?

Es difícil saber si realmente estás aprovechando bien tu tiempo, lo sé. Probablemente parece que trabajas mucho y estás estresado. Lo que todos sabemos es que si mejoramos nuestras habilidades de gestión del tiempo, reduciremos definitivamente el estrés y el agobio.

Así pues, vamos a sumergirnos en ejemplos de habilidades de gestión del tiempo y a aprender a construir nuestro camino hacia la productividad.

¿Qué es la gestión del tiempo?

La investigación define la gestión del tiempo como "un proceso de toma de decisiones que estructura, protege y ajusta el tiempo de una persona a las condiciones cambiantes del entorno."

Basándonos en esta definición, podemos concluir que las habilidades de gestión del tiempo deben ayudarle a organizar, proteger y adaptarse a las prioridades cambiantes, lo que se traduce en una mejor gestión del tiempo en general.

Por ese motivo, la siguiente lista de ejemplos de habilidades de gestión del tiempo le ayudará a alcanzar estos objetivos con tácticas basadas en pruebas para mejorar sus habilidades de gestión del tiempo.

1. Ser consciente del tiempo

Ser consciente del tiempo es quizá una de las principales habilidades de gestión del tiempo. Esta conciencia significa tener una comprensión objetiva de tu asignación de tiempo y de cómo lo empleas.

¿Estás confuso? Piensa en el tiempo como en un presupuesto que asignas y controlas constantemente, ya que necesitas asegurarte de que te queda suficiente o alcanzar un objetivo específico con él. De hecho, el concepto de presupuestos de tiempo es bien conocido, y puedes aplicarlo para maximizar la productividad.

De este modo, identificas las áreas en las que pierdes el tiempo y te permite planificar y priorizar mejor. Si sabes en qué inviertes tu tiempo, podrás tomar decisiones más informadas y racionalizar tus esfuerzos para alcanzar tus objetivos.

Cómo crear conciencia del tiempo:

• Utiliza evaluaciones objetivas como una aplicación de seguimiento del tiempo: estas herramientas de gestión del tiempo revelarán automáticamente los hábitos y actividades que obstaculizan tu productividad.

• Pida opiniones a otras personas, como sus compañeros o su jefe: Busca respuestas a preguntas como cómo gestionas el tiempo en general, cómo has afrontado las tareas urgentes y si consideran que has gestionado las tareas difíciles con prontitud.

• Establezca una línea de base de comportamientos a partir de la cual pueda empezar a evaluar sus habilidades de gestión del tiempo.

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2. Planificar las tareas de su lista de tareas pendientes

Una buena gestión del tiempo implica una buena planificación. La planificación es vital, ya que te ayuda a tener una estructura clara de cómo empleas tu tiempo. Asumir que tienes toda una jornada laboral por delante para finalizar todo lo que tienes que hacer en un día es uno de los retos más comunes de la gestión del tiempo.

Consejo: Cuando elabore su plan, tenga en cuenta la falacia de planificación, que le hace sobrestimar su capacidad para hacer las cosas. La falacia de la planificación lleva a tener demasiadas tareas en la lista de tareas pendientes en un plazo de entrega demasiado optimista.

Este planteamiento le ayuda a establecer un calendario realista y garantiza que su programa de trabajo se mantenga en la senda correcta, cumpliendo las tareas críticas y no sólo ellas.

Cómo ser un buen planificador:

• Cree plazos realistas: Tenga en cuenta todas las tareas de su lista de tareas pendientes (tareas urgentes o importantes, tareas urgentes y no urgentes, tareas difíciles) e incluya márgenes de tiempo, ya que algunas tareas siempre superan el tiempo asignado.

• Crear un plan de gestión del tiempo: Esto revelará una tarea que hay que hacer en una hora pero de la que te olvidaste en un principio, o una reunión con una parte interesada en un proyecto y sacar al perro a pasear. ¿He mencionado que olvidaste tener en cuenta los santos descansos que mantienen a flote tu equilibrio entre vida laboral y personal?

• Cree planes de contingencia: Prepárese para el mejor y el peor de los casos, de modo que pueda gestionar los cambios inesperados y mantener la concentración en el trabajo con menos niveles de estrés.

Lectura recomendada: Programa Dupont

3. Establecimiento de objetivos razonables

Establecer objetivos contribuye por igual al éxito personal y profesional. Tanto si se trata de objetivos laborales como personales, fijarse metas realistas le prepara para el éxito y alimenta su motor de motivación. Aprender a crear una hoja de ruta para tus esfuerzos o para una tarea o proyecto importante es sin duda un gran comienzo para mejorar las habilidades de gestión del tiempo.

• Utiliza el método SMART para fijar objetivos:

  • Específicos: Escriba objetivos específicos y sin ambigüedades. Repite este proceso de redacción hasta que se conviertan en objetivos muy específicos y concretos.

  • Mensurable: Establezca criterios para medir el éxito y hacer un seguimiento de los progresos. Sepa con precisión cuándo llegará a alcanzar ese objetivo con indicaciones concretas.

  • Alcanzables: Aunque tus aspiraciones profesionales sean altas, establece objetivos alcanzables que aumenten tu motivación. Si te marcas objetivos inabarcables y no tienes en cuenta los recursos o las limitaciones, tu inicio en la gestión del tiempo es desmoralizador.

  • Pertinentes: Asegúrate de que los objetivos que fijas están en consonancia con tus valores y objetivos generales.

  • Tiempo limitado: Prepárese para trabajar más duro y de forma más inteligente con el santo grial de la estructura en lo que respecta al tiempo: Los plazos. Los plazos crearán una sensación de urgencia y te motivarán para gestionar el tiempo con eficacia, además de desarrollar habilidades de resolución de problemas cuando necesites recalibrar los plazos.

Si te has estado preguntando por qué es importante fijar objetivos en el trabajo, aquí te recordamos cómo contribuyen a tu éxito profesional:

4. Priorización de tareas

Priorizar las distintas tareas determina casi todos sus resultados. A menudo se considera no solo una habilidad de gestión del tiempo valorada por los empresarios, sino también una tarea en sí misma.

A la hora de priorizar tareas, puede probar varios métodos:

• La matriz de la gestión del tiempo: Esta matriz de prioridades le enseña a priorizar las tareas en función de su urgencia e importancia. Prioriza el trabajo y las tareas diarias en función de lo siguiente:

  • Hágalo ahora: Tareas urgentes e importantes (tareas de alta prioridad)

  • Programar para más tarde: Importante pero no urgente

  • Delegue tareas: Tareas urgentes pero no importantes

  • Borrar: Tareas no importantes ni urgentes (tareas de baja prioridad)

Si tiene dificultades para delegar tareas, consulte nuestra guía para aprender a delegar tareas con eficacia

• Utilizar el Bloqueo temporal: Esta técnica te ayuda a proteger tu tiempo simplemente programando bloques de tiempo específicos ( horas o minutos) de tu tiempo para una tarea concreta. De esta forma, estás protegiendo y utilizando ese tiempo de forma productiva para lograr un objetivo claro. BTW, ¿sabías que si utilizaras el bloqueo de tiempo, bloquearías tu tiempo como Elon Musk? Sí, Elon Musk también utiliza este método. Cal Newport, creador del concepto de trabajo profundo y profesor de informática en la Universidad de Georgetown, utiliza un tipo de método de bloqueo del tiempo que él llama "Productividad de horario fijo". Conozca mejor la forma en que Newport lo aplica en esta breve entrevista.

5. Saber cuándo dejar de trabajar en determinadas tareas

Una de las habilidades más importantes para gestionar el tiempo es asegurarse de evaluar el resultado futuro de un proyecto y seguir invirtiendo en él sólo si da resultados. A menudo caemos en la falacia del coste hundido y seguimos invirtiendo en proyectos debido a nuestros esfuerzos pasados. Aunque racionalmente no tenga ningún sentido, estamos apegados al esfuerzo. Es necesario evaluar racionalmente el resultado de ciertos proyectos para decidir si merece la pena dedicarles tiempo o no. Puede no parecer relevante, pero saber cuándo dejar de invertir en ciertas cosas es un signo de buenas habilidades de gestión del tiempo.

6. 6. Gestión de la energía

Encuentra tu momento de máximo rendimiento y aprovéchalo. Si aprendes a gestionar la energía a lo largo de la semana y del día en función de lo productivo o menos productivo que seas, controlarás mejor tu productividad. He aquí algunas estrategias para gestionar la energía:

• Identifica tus picos de energía: Registra tus niveles de energía a lo largo del día y de la semana para averiguar cuándo estás más alerta y eres más productivo. Programa tus tareas prioritarias solo en esos momentos.

• Tómate descansos con regularidad: No te agotes para terminar un trabajo si te sientes cansado. Es mejor hacer tareas más pequeñas con descansos incorporados para que puedas recargar energías.

¿Sabías que incluso un método sencillo como No rompas la cadena, el método de productividad que convirtió a Seinfeld en una leyenda, puede tener un gran impacto en tu productividad?

7. Automatización de tareas repetitivas

A veces, puede que descubras que tus habilidades de gestión de proyectos o de gestión del tiempo no son el problema, sino las propias peticiones o herramientas. Vivimos en un mundo acelerado, por lo que ocho horas para cumplir plazos y ocuparse de grandes tareas es insuficiente. Así que aquí tienes una estrategia eficaz para automatizar tus tareas manuales:

• Empieza a utilizar herramientas de productividad basadas en IA: Existe una amplia gama de herramientas de productividad diseñadas para automatizar todas tus tareas manuales y menos urgentes.

• Implemente macros o scripts: Utiliza macros o scripts que automaticen tareas repetitivas en las aplicaciones informáticas que estés utilizando. Por ejemplo, hojas de cálculo o bases de datos.

• Utiliza integraciones: Utiliza plataformas como Zapier para conectar tus herramientas entre ellas, y de esta forma, automatizarás flujos de trabajo entre tus herramientas.

Consejo: Consulte nuestra guía sobre automatización del puesto de trabajo para saber cómo llevar a cabo este proceso.

8. Establecer límites y decir no

Decir no a las tareas no esenciales es vital, ya que te ayuda a proteger tu tiempo y energía para las tareas que necesitan tu atención y son importantes. Para decir no, es importante seguir estos pasos:

• Evalúa la petición: Cuando recibas una petición para hacer más tareas, tómate un tiempo y evalúala. ¿Tendrá un impacto significativo en tu carga de trabajo actual? ¿Tienes tareas relacionadas que puedan gestionarse junto con la nueva tarea? ¿Te hará perder totalmente la concentración en tu trabajo actual?

• Niégate claramente y explica el motivo: Una vez que hayas recopilado todos los datos sobre tu carga de trabajo y te des cuenta de que no tienes ancho de banda para asumir esa nueva tarea, di que no. Explica también por qué no puedes realizar esa tarea. Comprueba un posible ejemplo:

9. Minimizar las distracciones

El cambio de contexto arruina tu productividad. Siempre funcionamos basándonos en un compromiso fundamental entre productividad y capacidad de respuesta (la del cerebro). Si estudias informática, aprenderás que incluso los ordenadores necesitan tiempo de adaptación. Nosotros no somos ordenadores, así que necesitamos aún más tiempo para adaptarnos a una nueva tarea, a un nuevo contexto mental. He aquí algunas formas de lograr un equilibrio entre productividad y capacidad de respuesta:

• La solución obvia es minimizar las distracciones: Cree un espacio de trabajo libre de distracciones, utilice auriculares con cancelación de ruido o ponga música de fondo para bloquear los sonidos molestos.

• La menos obvia son las interrupciones en grupo. En informática, este concepto se conoce como "coalescencia de interrupciones". Básicamente significa que, en lugar de ocuparse de las cosas a medida que surgen, con atención inmediata, el sistema agrupa estas interrupciones en función de cuánto tiempo pueden esperar. Eso es exactamente lo que tú también podrías hacer.

10.Automotivación

Como es natural, llegarás a algunos callejones sin salida, y ni toda la autodisciplina ni las distintas técnicas de gestión eficaz del tiempo funcionarán sin más. Por lo tanto, sólo tienes que trabajar en tu motivación, en tu forma de ver el trabajo y, lo que es más importante, en el tiempo que dedicas al trabajo. Formas de mejorar las habilidades de gestión del tiempo:

• Establece recompensas por completar las tareas en un plazo determinado y recuérdate a ti mismo tus objetivos a largo plazo para mantener la motivación.

• Evita la procrastinación: Precisamente en esos momentos en los que no estás motivado, la procrastinación empeora aún más tu productividad general. Puede que sea una tarea difícil, y que realizar actividades personales con los miembros de tu familia te parezca mucho más divertido, pero te lo agradecerás más tarde si te centras en tu trabajo.

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Conclusión

Empodérate para desarrollar una mejor relación con el tiempo y mejorar tus habilidades de gestión del tiempo. Todos los ejemplos y las diferentes técnicas mencionadas en el artículo deberían ayudarte a tener un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal, delegar tareas, priorizar lo que importa y navegar por tu lista de tareas pendientes con más fluidez.

Recuerde que una herramienta de gestión del tiempo es siempre la forma más fácil y menos lenta de mejorar sus habilidades de gestión del tiempo. Antes de elegir tus herramientas, asegúrate de que conoces los inconvenientes del control electrónico.

PREGUNTAS FRECUENTES