Cómo medir la productividad de los empleados [GUÍA]
La productividadde los empleados determina lo que su empresa y su equipo pueden conseguir. En última instancia, es lo que determina si su empresa tiene éxito o no.
Si desempeña una función directiva, la afirmación anterior no es ninguna novedad, ya que siempre está buscando una fórmula de productividad y la productividad general de los empleados.
Y aunque puede que esté familiarizado con la medición de la productividad de los empleados y los objetivos individuales, ¿sabe cómo medir la productividad de los empleados a fondo?
Sumérgete en este artículo para descubrir cómo.
El seguimiento del tiempo junto con su equipo ayuda a comprender en qué se emplea el tiempo
¿Qué es la productividad de un equipo?
La productividad mide e indica el rendimiento de un equipo o de un individuo.
Es, en esencia, una medida de la eficiencia -ya sea de un empleado, una máquina, un sistema u otros- a la hora de convertir insumos en productos.
Para determinar el grado de productividad, se suele pensar en una relación entre el producto generado (por ejemplo, material de marketing, objetivos alcanzados, etc.) y el insumo invertido (tiempo, recursos, etc.).
Pero, ¿cómo puede medir la productividad con mayor precisión? ¿Cómo puede saber realmente si su equipo está siendo productivo y si alcanzará objetivos específicos?
Contrariamente a lo que podría pensarse, medir la productividad de los empleados no debería requerir mucha gimnasia mental, ¡pero vamos a explorar eso a continuación!
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Cómo medir la productividad de los empleados en el lugar de trabajo
Medir con precisión la productividad de los empleados es un paso fundamental de la gestión del trabajo, junto con su correcta comprensión.
Los datos de productividad le proporcionarán una imagen precisa e informarán sobre la productividad, el rendimiento y la rentabilidad general de su empresa.
Dependiendo del trabajo de su equipo, hay diferentes formas de medir la productividad.
Al medir la productividad de su equipo, está calculando cuánto trabajo puede producir un equipo en un tiempo determinado, como un mes o un año. La productividad del equipo depende de muchos factores, como los KPI o niveles de productividad de cada empleado, así como de sus habilidades y conocimientos.
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Muchos otros factores, como la comunicación en equipo, el entorno de trabajo, la cultura de la empresa y los niveles de motivación, también influyen profundamente en sus esfuerzos individuales y en cómo se sienten.
Encontrará los mejores métodos para seguir el progreso y calcular la productividad en muchas guías, pero recuerde que cada empresa y cada equipo son únicos. Lo mejor sería que seleccionaras las formas eficaces que más se adapten a tu lugar de trabajo.
Teniendo en cuenta estas diferencias, es evidente que las medidas de productividad también serán diferentes.
Así pues, si es usted un directivo que intenta medir la productividad de su equipo, hágase las siguientes preguntas:
- ¿Qué tipo de actuación puede calificar de productiva?
- ¿Existe una cuota de ventas o de producción que un equipo deba cumplir?
- ¿Cuáles son los objetivos más importantes de cada equipo?
Aunque existen muchas formas de realizar un seguimiento de la productividad de su equipo, veamos cómo puede hacerlo.
1. Gestión del tiempo en el trabajo
Gestionar el tiempo es el proceso de organizarlo, administrarlo y priorizarlo. Yendo un paso más allá, uno necesita controlar su tiempo y su energía paraque este proceso sea eficaz.
La razón por la que tener una buena relación con el tiempo repercute directamente en la productividad puede deducirse sin ningún tipo de intríngulis:
De este modo, podrá maximizar su tiempo en tareas o proyectos específicos para conseguir más en menos tiempo o simplemente alcanzar ciertos objetivos más rápidamente.
Sea cual sea el tamaño de su empresa, puede controlar la productividad de sus empleados en función de cómo gestionan su tiempo. Puede que algunas tareas menores, como consultar un correo electrónico, no se consideren lo suficientemente importantes como para ser objeto de seguimiento. Sin embargo, las cifras demuestran exactamente lo contrario.
Según un estudio del McKinsey Global Instituteuna media del 28% del tiempo de trabajo se dedica al correo electrónico, consultamos el correo electrónico una media de 11 veces por hora y el 84% mantiene el correo electrónico abierto en segundo plano mientras trabaja.
Resumiendo ese tiempo, ¿te imaginas cuántas horas se dedican al correo electrónico en un año y nunca se contabilizan?
Nota: no le sugiero que mida la productividad estableciendo límites de tiempo específicos para el correo electrónico, sino que anime a los empleados a ser conscientes del tiempo que dedican al correo electrónico como primer paso.
Cómo el seguimiento del tiempo facilita la gestión del tiempo
En mejorar sus habilidades de gestión del tiempopuede añadir el seguimiento del tiempo a su rutina o a la de su equipo.
Si usted y sus empleados tienen la corazonada de que necesitan mejorar la productividad pero no saben por dónde empezar, hacer un seguimiento del tiempo dedicado a todas sus tareas puede ser el primer paso práctico.
"He duplicado mis ingresos gracias a Timeular y he conseguido reducir a la mitad mi jornada laboral". Valdemar Alfred, Propietario de Valdefar
Una aplicación de control horario funcionará como calculadora de la productividad de sus empleados sin interferencias manuales. Informará tus decisiones con datos sobre lo siguiente:
- el rendimiento laboral, así como el desempeño del trabajo;
- costes laborales;
- la rentabilidad de la empresa (incluida la rentabilidad del proyecto);
- horas productivas a las que trabajan los empleados;
- si debe asignar las tareas de otra manera;
- trabajo administrativo que lleva demasiado tiempo y necesita automatización.
Para entender mejor cómo el seguimiento del tiempo le ayuda a medir el proceso de productividad, aquí tiene algunas características de Timeular, una herramienta de seguimiento del tiempo:
- Permite el seguimiento automático del tiempo: captura el uso de apps, sitios web y documentos, garantizando el 100% del control y el cumplimiento de la GDPR(nota: tus datos se almacenan solo localmente).
- Gracias a la IA, te ofrece sugerencias y recordatorios automatizados para llenar tu calendario con un clic en función de los eventos de tu agenda.
- Como sistema de informes de tiempo, genera informes sin esfuerzo con las tendencias de productividad del uso de aplicaciones, y de esta forma, identificarás patrones. A continuación, comprenderás cómo aumentar la productividad antes de implementar otros procesos automatizados.
- El seguimiento de las horas facturables y no facturables le permite realizar un seguimiento de las horas facturables y no facturables con un solo clic.
- Dejar el seguimiento y seguimiento de las horas de trabajoincluidas las bajas por enfermedad y remuneradas, se pueden solicitar con un solo clic y calcular automáticamente las horas extraordinarias.
A herramienta de seguimiento de la productividad puede ser incluso necesaria si trabajas a distancia o tienes una configuración híbrida.
Sus mediciones de productividad impulsarán la productividad de sus empleados y proporcionarán información crucial para que sus proyectos funcionen sin problemas. Además, puede garantizar una mayor responsabilidad entre los empleados.
Para determinar con exactitud la productividad de un empleado, es necesario saber cuánto tiempo se dedicó a producir el rendimiento total, y hay que saberlo con la mayor precisión posible.
Curiosidad: ¿Sabías que Timeular es una de las mejores apps de productividad?
2. Calidad frente a cantidad
Ya lo dijo Steve Jobs, así que no soy yo:
"La calidad es más importante que la cantidad. Un home run es mucho mejor que dos dobles".
Sin entrar en definiciones académicas, establezcamos primero qué significan calidad y cantidad:
la calidad es "lo bueno o malo que es algo", es decir, la calidad es una medida de la excelencia
la cantidad representa "la cantidad o el número de algo, especialmente que puede medirse", lo que significa que la cantidad es la extensión, el tamaño o la suma de algo: un valor numérico.
Pero ¿cómo encaja todo esto en el trabajo
Es bastante común que la dirección mida la productividad de los empleados basándose en la cantidad. Pero esta forma de medir la productividad es limitante, tanto para el rendimiento de un empleado como para el rendimiento global de la empresa.
Si ha estado midiendo la productividad de la forma estándar, aquí tiene algunos métodos que puede empezar a utilizar (entraré en más detalles más adelante):
métricas de rendimiento, comprobaciones de control de calidad, satisfacción y comentarios de los clientes, revisiones por pares, índices de error, eficacia del proceso de trabajo y de la producción, innovación y capacidad de mejora.y la capacidad de mejora.
Desea comprender las diferencias entre productividad y eficiencia para mayor claridad?
3. Objetivos y KPI claros
Para determinar si su equipo es productivo, puede comparar cómo sus empleados completaron sus objetivos de trabajo individualmente y como equipo.
Comprueba la productividad de tu equipo fijándote en sus objetivos y en los que no han conseguido alcanzar. Esta es una de las razones por las que fijar objetivos es esencial para tu equipote permitirá comparar el rendimiento esperado con el real.
Si su equipo no consigue alcanzar sus objetivos de forma constante, una medida eficaz y directa debe ser la comunicación a la antigua usanza, bien hecha y clara.
Recuerde que hacer que sus empleados trabajen más horas no es indicativo de un aumento de la productividad; es más bien contraproducente. La cantidad de tiempo que alguien pasa en el trabajo no es lo mismo que el número de horas que trabaja.
Entonces, ¿cómo proceder a partir de aquí y qué comunicar?
Reiterar sus objetivos y KPIS. Está demostrado que los empleados que conocen mejor sus objetivos son más productivos que los que están menos informados sobre el tema.
Un empleado siente una conexión más profunda con su empresa y tiene un mayor sentido de propósito y pertenencia cuando sabe lo que se espera de él.
Aumentar la productividad de su equipo puede ser tan sencillo como recordarles las metas de su organización y dividir la consecución de esos objetivos en tareas más pequeñas.
- Echa un vistazo a: Los mejores podcasts sobre productividad
4. Seguimiento del rendimiento
El seguimiento del rendimiento de sus empleados es un instrumento objetivo y práctico para medir su productividad.
Así pues, la medición de la productividad en este caso puede evaluarse mediante la comprobación (en función de la función):
objetivos de ventas, índices de atención al cliente, hitos del proyecto, errores corregidos, calidad del código, eficacia de la estrategia de marketing, etc.
Tenga en cuenta que muchos factores externos pueden provocar a veces malos resultados, así que adopte un enfoque holístico a la hora de evaluar.
Sin embargo, el seguimiento del rendimiento implica indicadores distintos de los objetivos y es mucho más fácil de calibrar. Por ejemplo, tiene en cuenta si los empleados tienen una buena relación con sus compañeros y contribuyen a la cultura de la organización.
5. Ratios entre lo previsto y lo realizado
La relación entre tareas previstas y realizadas mide el porcentaje de tareas realizadas con respecto a las asignadas.
Analizando el rendimiento de sus empleados con respecto a una lista determinada de tareas, obtendrá una visión profunda de la capacidad y el potencial de productividad de su equipo.
Los programas de productividad, como Timeulares una herramienta práctica para obtener esta información.
Supongamos que su equipo tiene mucho trabajo pendiente. Deben realizar diez tareas al mes para cumplir los plazos y objetivos fijados. Sin embargo, si sólo pudieran cumplir cinco tareas al mes, la proporción entre lo previsto y lo realizado sería del 50%.
Por lo tanto, si tiene un ratio bajo entre lo planificado y lo realizado, puede que haya llegado el momento de contratar a más miembros del equipo para finalizar la carga de trabajo, reducir la cantidad de trabajo actual o reelaborar su proceso de planificación para que sea eficiente.
CONSEJO: Utilice una de las mejores aplicaciones de control horario para medir la productividad de los empleados y aumentar la eficiencia de la empresa.
Las ventajas de medir la productividad de su equipo
A estudio de la SHRM muestra que el 95% de los directivos no están satisfechos con la forma en que su empresa lleva a cabo las evaluaciones del rendimiento.
Esta frustración ha llevado a algunas empresas a abandonar por completo las revisiones anuales. Sin embargo, los directivos deben comprender su importancia y cómo puede beneficiar tanto al empleado como a la empresa.
He aquí una lista de las cuatro ventajas más significativas de medir la productividad y el rendimiento.
1. Permite el crecimiento y el desarrollo de los empleados
Los directivos que no midan con precisión y cuidado el rendimiento de sus empleados no estarán al tanto de los éxitos y fracasos de sus equipos.
En esencia, hace que sea imposible proporcionar un feedback constructivo y obtener resultados. Sin un feedback valioso, los empleados tendrán menos posibilidades de mejorar, crecer y desarrollarse, y eso les hará seguir adelante.
Ser un gran líder, aumentar la satisfacción de los empleados y permitir que las personas crezcan continuamente dentro de sus funciones.
Según un estudio de HBR.org sobre cómo dar y recibir feedback, el 92% de los encuestados se mostró de acuerdo con la afirmación: "El feedback negativo (reorientador), si se da adecuadamente, es eficaz para mejorar el rendimiento".
Lo cierto es que las personas quieren saber cómo están rindiendo para saber cómo pueden crecer. Por lo tanto, medir con precisión el rendimiento de los empleados le ayuda a ofrecer una retroalimentación precisa, dirigida y específica si se hace bien.
2. Alinear los objetivos
Trabajar sin un objetivo concreto es aburrido. Todo el que trabaja sin un objetivo concreto acaba sintiéndose frustrado y desmotivado.
Los empleados rinden más cuando tienen objetivos a los que aspirar y por los que trabajar. Medir el rendimiento de los empleados permitirá a cualquier directivo ajustar y regular esos objetivos al proporcionar información sobre si alguien está rindiendo bien o no.
Sin embargo, la fijación de objetivos debe ser una conversación sobre lo que necesita la empresa y cómo puede contribuir el empleado, y no ser fijada únicamente por los directivos sin contar con la opinión de los empleados.
Cuando los objetivos se fijan sin contar con la opinión de los empleados ni con datos sobre su rendimiento, pueden ser demasiado ambiciosos y no permitir el crecimiento de la empresa. Además, pueden quemar a las personas y hacer que se sientan desmotivadas. Por otro lado, cuando los empleados tienen objetivos demasiado fáciles, la empresa necesita aprovechar todo su potencial.
Por lo tanto, si dirige un equipo o desea crear un equipo de alto rendimientodebe medir periódicamente el rendimiento de los empleados y hablar con ellos sobre sus proyectos, objetivos y ambiciones.
De este modo, es menos probable que se enfrenten a equipos agotados o desmotivados y más probable que tengan empleados que cumplan los objetivos.
3. 3. Reducción de costes
Cuando controlas con precisión tu tiempo y mides la productividad de tu equipo, tienes una mejor idea de dónde debes invertir.
¿Qué hace que su empresa pierda dinero?
Cuando se calcula la productividad laboral utilizando el ratio de producción y el dinero invertido en el proceso de producción, se pueden identificar las cosas que requieren una inversión mayor o menor.
Una vez que hayas analizado toda la información, puede que te sorprenda cuánto dinero puedes ahorrar haciendo un seguimiento y comparando las métricas de productividad a lo largo del tiempo o invirtiendo inteligentemente en otras cosas. Esta es una de las formas más inteligentes de mejorar la eficiencia empresarial
4. Crear una cultura justa de reconocimiento
Lamentablemente, muchas empresas no prestan mucha atención a esto. Si mides con precisión el rendimiento de tu equipo, también compensarás con precisión a los empleados con ascensos, cambios internos de funciones u otras cosas.
Analizando el rendimiento de cada empleado, puede asegurarse de compensar justamente a los que más rinden, dándoles el reconocimiento que merecen y apoyando a los que rinden menos. Mejorar el rendimiento individual ayuda a los empleados a contribuir al éxito de la empresa, pero también contribuye al equilibrio entre la vida laboral y la personal. Tenga en cuenta que el trabajo, en general, también puede producir efectos en la salud mental o física de una persona.
Cuando los empleados piensan que se tolera sin consecuencias a los trabajadores con bajo rendimiento, esto puede provocar frustración y un ambiente desagradable.
Lea nuestro blog y descubra las mejores formas de mantener motivado a su equipo para que sea más productivo.
"He duplicado mis ingresos gracias a Timeular y he conseguido reducir a la mitad mi jornada laboral". Valdemar Alfred, Propietario de Valdefar
Conclusión
Esperamos que este artículo le haya servido para llevar a cabo un proceso exhaustivo de medición de la productividad y le ayude a mejorar la productividad de su empresa.
Tenga en cuenta que los distintos equipos rinden de manera diferente dentro de una empresa, por lo que es imposible evaluar su productividad global con los mismos criterios. Por ejemplo, lo que hace que un equipo de marketing tenga éxito diferirá de lo que se espera de un equipo de desarrollo de software.
Además, algunas normas también pueden diferir si su equipo trabaja en la oficina a tiempo completo o a distancia.
Sin embargo, conocer el rendimiento de sus empleados es esencial para evaluar el desarrollo de su empresa y mejorar los resultados.