Automatisierung von Arbeitsplätzen: Wichtige Schritte zu beachten
Die Automatisierung des Arbeitsplatzes verspricht, die Struktur unserer Arbeit umzugestalten; das ist unbestritten. Oder zumindest konzentriert sich die Debatte über KI-Tools auf andere Anliegen.
Unabhängig von den Debatten ist es von entscheidender Bedeutung, mehr als nur die glänzenden Geräte und Systeme zu erforschen, die ihren Weg in unseren Arbeitsalltag finden. Es ist wichtig, die tiefgreifenden Auswirkungen zu verstehen, die sie auf die Produktivität und die menschliche Arbeit haben werden, die hinter all dem steht.
Darüber hinaus wirkt sich die Nachhaltigkeit der Automatisierung massiv auf die Arbeitsplatzautomatisierung aus.
Dieser Artikel soll Ihnen helfen, Fragen wie "Sind wir bereit für die Automatisierung des Arbeitsplatzes?" oder "Welches ist das richtige Maß an Automatisierung für uns?" zu beantworten und Ihnen den ersten praktischen Schritt zur Automatisierung vorzustellen: Zeiterfassung.
Welche Auswirkungen hat die Automatisierung des Arbeitsplatzes?
Die Automatisierung von Prozessen ist bereits von zentraler Bedeutung, da Unternehmen in einem zunehmend wettbewerbsorientierten Umfeld nach höherer Produktivität und Effizienz streben.
Es geht eher darum, welche Geschäftsprozesse zuerst automatisiert werden müssen und welche Software am effektivsten ist, und nicht darum, ob eine Automatisierung am Arbeitsplatz notwendig ist oder nicht.
Ja, die Art und Weise, wie Aufgaben ausgeführt und verwaltet werden, wird umgestaltet, aber bei diesem Wandel geht es nicht darum, manuelle Arbeit zu ersetzen;
Es geht darum, die menschlichen Fähigkeiten zu erweitern, menschliche Fehler zu begrenzen und neue Möglichkeiten zu schaffen.
Hier sind einige der wichtigsten Vorteile der Automatisierung:
- Verbesserte Genauigkeit und Konsistenz: Automatisierungswerkzeuge sind darauf ausgelegt, sich wiederholende Aufgaben präzise auszuführen, wodurch die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler aufgrund von Ermüdung oder Versehen verringert wird.
- Optimierte Ressourcenzuweisung: Die Automatisierung trägt dazu bei, Arbeitsüberlastung zu vermeiden, und ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf strategischere und kreativere Aufgaben zu konzentrieren, indem sie manuelle Aufgaben automatisieren, ihre einzigartigen Fähigkeiten nutzen und neue Fähigkeiten entwickeln, z. B. Prompt-Engineering.
- Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit: Automatisierte Arbeitsabläufe lassen sich schnell vergrößern oder verkleinern, so dass Unternehmen schnell auf veränderte Marktanforderungen reagieren können, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind.
- Geringere Betriebskosten: Hochentwickelte Software und Maschinen steigern die Leistung erheblich und senken die Betriebskosten. So kann beispielsweise die Automatisierung in der Fertigung die Produktionszeit halbieren und die Arbeitskosten um 20 % senken, während im Dienstleistungssektor automatisierte Systeme Personalanfragen dreimal so schnell bearbeiten.
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Wie können Sie feststellen, ob Sie bereit sind für die Automatisierung?
Die künstliche Intelligenz hat zweifellos Vorteile. Sie wird u. a. die Effizienz verbessern und repetitive Arbeiten reduzieren.
Aber die Automatisierung führt dazu, dass sich die Dynamik Ihrer Belegschaft verändert, dass digital ausgebildete Arbeitnehmer neue Aufgaben und Technologien erlernen und dass sich die Art der spezifischen Arbeitsplätze weiterentwickelt.
Bevor Sie entscheiden, ob Sie einen Prozess automatisieren oder nicht, sollten Sie diese einfachen Elemente berücksichtigen:
- Wie der gesamte Arbeitsablauf funktioniert
- Welche Probleme es gibt
- Welche Ergebnisse werden damit erzielt?
Das klingt relativ einfach, ist es aber nicht. Sie können ihn mit Flussdiagrammen, Checklisten oder Diagrammen analysieren, um die Schritte abzubilden. Vergessen Sie nicht, die Inputs, Outputs, Rollen und alle Abhängigkeiten Ihres Prozesses darzustellen.
Sobald Sie alle Daten gesammelt haben, können Sie sie analysieren, um die Schwachstellen - Engpässe, Fehler, Ineffizienzen oder Redundanzen - zu ermitteln. Machen Sie die Analysephase nicht zu kompliziert; denken Sie daran, dass Sie möglicherweise auch in anderen verwendeten Tools Zugang zu Metriken haben.
Dabei kann es sich um SLAs handeln, die das Kundenerlebnis und die Leistung des Kundendienstes, die für bestimmte Aufgaben aufgewendete Zeit oder die Kosten und Qualität widerspiegeln.
Alles in allem wird diese umfassende Analyse Ihrem Unternehmen oder Projekt helfen, Automatisierungstools effizienter zu nutzen und nachhaltiges Wachstum zu erzielen.
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Welches ist der richtige Grad der Automatisierung für Ihre Prozesse?
Nach der vorangegangenen Beurteilung und Bewertung sollten Sie in der Lage sein, den Grad der Automatisierung zu bestimmen.
Aber, um mit einer Struktur zu helfen, die ich in einem großartigen Artikel gelernt habe, lassen Sie uns eine Skala von 0 bis 5 betrachten.
In diesem Fall entspricht 0 ausschließlich manuellen Prozessen, d. h. es gibt keine Automatisierung, während die vollständige Automatisierung mit 5 bewertet wird. Lassen Sie uns jede Skalennummer anhand eines konkreten Beispiels untersuchen:
- Stufe 0: Ihre Prozesse sind vollständig manuell und werden von Menschen gesteuert; Technologie ist nicht Teil der Arbeitsabläufe;
- Stufe 1 umfasst in erster Linie manuelle Arbeit, wobei einige Technologien zur Unterstützung oder Anleitung eingesetzt werden. Als Beispiel könnten Sie hier an Tabellenkalkulationen, Google Forms oder andere ähnliche Tools denken;
- Stufe 2: Teilweise automatisiertes System, das aber immer noch von einem Menschen gesteuert wird. Der Angestellte muss weniger aufpassen;
- Stufe 3: Sie ist größtenteils automatisiert, aber es gibt immer noch menschliche Eingriffe oder Übersteuerungen; ein Chatbot oder ein auf Regeln basierendes System könnte ein gutes Beispiel sein.
- Stufe 4: Vollständig automatisiert, aber Mitarbeiter überwachen oder prüfen die Prozesse; das geeignete Beispiel ist in diesem Fall ein maschinelles Lernmodell oder eine robotische Prozessautomatisierung (RPA).
- Stufe 5: Vollständig automatisiert, selbstlernend, wobei der Mensch keine besondere Rolle spielt. Es kann sich um künstliche Intelligenz (KI) oder Blockchain handeln.
Letztendlich sollte der Grad der Automatisierung am Arbeitsplatz immer von der Komplexität und der Art der Prozesse sowie von den Fähigkeiten, der Verfügbarkeit und den Vorlieben der damit befassten Menschen abhängen.
Was ist der erste Schritt, um zu verstehen, was automatisiert werden soll?
Wenn all diese Schritte überzeugend klingen, Sie aber den Eindruck haben, dass Sie immer mehr zeitaufwändige Aufgaben auf Ihre Liste setzen, können Sie als Erstes mit folgender Software beginnen Software zur Zeiterfassung.
So können Sie feststellen, welche Aktivitäten im Vergleich zu ihrem ROI zu viel Zeit in Anspruch nehmen und sofort automatisiert werden müssen.
Interessant ist auch, dass Sie, sobald Sie diese Prozesse automatisiert haben, in Echtzeit sehen können, wie die Automatisierung die Effizienz steigert und dem Unternehmen Geld spart.
Ein Tool, das Ihnen dabei hilft, ist Timeular.
Hinweis: Es bietet die richtige Balance zwischen Automatisierung und einem glänzenden physischen Zeiterfassungsgerät.
Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung neu definiert: mühelos, smart, sicher
Wie Timeular Ihnen bei der Arbeitsplatzautomatisierung hilft
Für Sie sind zwei Aspekte von Bedeutung:
- Ermöglicht eine automatische Zeiterfassung, die die Nutzung von Apps, Websites und Dokumenten erfasst und eine 100-prozentige Kontrolle sowie die Einhaltung der GDPR-Richtlinien gewährleistet ( Hinweis: Ihre Daten werden nur lokal gespeichert).
- Automatische Vorschläge für die Zeiterfassung, mit denen Sie sich die Mühe der manuellen Zeiterfassung ersparen können. Erfassen Sie mühelos Ihre Zeit mithilfe von KI-Eingabevorschlägen der Zeiterfassungssoftware, die auf Ihrem Kalender und früheren Einträgen basieren.
- Dank der künstlichen Intelligenz erhalten Sie automatische Vorschläge und Erinnerungen, um Ihren Kalender mit einem Klick auf der Grundlage Ihrer Kalenderereignisse zu füllen.
- Erstellen Sie mühelos Berichte mit Produktivitätstrendsund App-Nutzung, und erkennen Sie so Muster. So erkennen Sie Muster und wissen, wie Sie die Produktivität steigern können, noch bevor Sie andere automatisierte Prozesse implementieren.
Weitere Funktionen zur Zeiterfassung, die der Automatisierung Ihres Arbeitsplatzes zugute kommen können:
- Der 8-seitige physischen Zeiterfassungsgerät ermöglicht es den Benutzern, die Zeit von 1.000 Aufgaben nahtlos zu erfassen, indem sie einfach die Seite des Würfels wechseln.
- Mit Quicktrack können Sie die Zeit von jeder Anwendung aus über Tastenkombinationen erfassen - keine manuelle Dateneingabe mehr!
- Die Nachverfolgung von Urlaub und Arbeitsstunden, einschließlich bezahlter und krankheitsbedingter Abwesenheit, kann mit Hilfe von Ein-Klick-Anfragen und automatischer Berechnung von Überstunden erfolgen.
- Die Verfolgung von abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden ermöglicht es Ihnen, nicht abrechenbare und abrechenbare Stunden mit einem Klick zu verfolgen.
- Die mobilen Apps für iOS und Android erweitern den Tracking-Komfort unterwegs und ermöglichen eine vielseitige und benutzerfreundliche Verfolgung auf mobilen Geräten.
- Projektbudget Warnmeldungen zur Verfolgung des Projektbudgets tragen zu einem effizienten Projektmanagement bei und helfen, das Budget im Auge zu behalten.
- Automatische Zeiterinnerungen sorgen dafür, dass Ihre Teammitglieder ihre Zeit auch unterwegs erfassen.
Timeular beseitigt Ihre Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes
Timeular stellt das Vertrauen der Nutzer in den Vordergrund. Es ist vollständig GDPR-konform, da es die Nutzerdaten auf dem Computer des Nutzers schützt.
Ihre Mitarbeiter machen sich vielleicht schon Gedanken über KI und Arbeitsplatz- oder Datensicherheit, aber mit Timeular können sie sich darauf verlassen, dass kein Big Brother sie ständig überwacht.
Aus diesem Grund ergreift Timeular Maßnahmen gegen die Überwachung, wie z. B. eine 24-stündige Verzögerung, bis die Zeitangaben auf den Bildschirmen der Manager erscheinen.
Wie man die Arbeitskräfte auf die Automatisierung des Arbeitsplatzes vorbereitet
Wenn Sie über Automatisierung am Arbeitsplatz nachdenken, sollten Sie nicht nur an Begriffe wie maschinelles Lernen, autonome Roboter oder Marketingautomatisierung denken.
Das wichtigste Kapital, mit dem Sie zu arbeiten beginnen, sind Ihre Mitarbeiter. Wie schaffen Sie also den Spagat zwischen Ihrer Belegschaft und der Einführung der Automatisierung?
Hier ist eine Liste von Schritten, die Sie in Betracht ziehen können:
- Erinnern Sie sich und Ihr Team daran, dass Sie den Arbeitsplatz automatisieren, um die Produktivität zu steigern, zeitraubende Aufgaben zu reduzieren und die Arbeit der Menschen nicht zu ersetzen, sondern sie zu ergänzen.
- Weisen Sie darauf hin, dass die Automatisierung am Arbeitsplatz neue Arbeitsabläufe mit sich bringt, die den Mitarbeitern Freiräume für kreative und sinnvolle Arbeit verschaffen; dies wird die Innovation vorantreiben und ein dynamischeres und befriedigenderes Arbeitsumfeld fördern, was für das Engagement und die Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen von entscheidender Bedeutung ist.
- Beziehen Sie das Personal in den Übergang zur Automatisierung ein. Dies ist vielleicht der wichtigste Schritt. Wenn die Mitarbeiter an den Gesprächen und der Entscheidungsfindung beteiligt sind, ist es wahrscheinlicher, dass sie die Technologie in ihrem zukünftigen Job annehmen und sich an die Veränderungen anpassen. Das kann zu mehr Sicherheit führen.
- Bieten Sie Schulungen und Weiterbildungsmöglichkeiten an, damit Ihre Mitarbeiter auf die sich verändernden Anforderungen ihrer Aufgaben vorbereitet sind. Darüber hinaus können Sie Ihren Mitarbeitern durch die Erstellung von Informationsblättern und Ressourcen vermitteln, wie die Automatisierung ihre Arbeit erleichtern und ihnen die Möglichkeit geben kann, sich an höherwertigen Aufgaben zu beteiligen.
- Es ist wichtig, die Beiträge der Mitarbeiter anzuerkennen und zu belohnen, auch nachdem die Automatisierung am Arbeitsplatz eingeführt worden ist. Das Feiern von Erfolgen, seien es Effizienzsteigerungen durch Automatisierung oder innovative Ideen der Mitarbeiter, trägt zum Aufbau einer Kultur der Wertschätzung und Zusammenarbeit bei. Indem Sie die Bedeutung des menschlichen Elements inmitten des technologischen Fortschritts hervorheben, kann Ihr Unternehmen sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter engagiert, motiviert und produktiv bleiben.
- Letztlich geht es darum, eine harmonische Mischung aus Technologie und menschlichem Einfallsreichtum zu erreichen, bei der sich beide ergänzen, um den Geschäftserfolg zu steigern.
Schlussfolgerung
Auch wenn die Automatisierung des Arbeitsplatzes unvermeidlich scheint, ist es wichtig zu bedenken, dass dieser gesamte Prozess nicht nur um der Automatisierung willen gestartet werden sollte .
Die Schritte, die ich mit Ihnen durchführe, zeigen die Notwendigkeit eines strukturierten Ansatzes, damit Sie Zeit sparen können, anstatt in Zukunft Brände zu löschen, die durch schlechte Implementierungen entstanden sind. Fundierte Entscheidungen werden zu spürbaren Verbesserungen Ihrer betrieblichen Effizienz führen.
Stellen Sie sicher, dass Sie Muster in Ihren Daten erkennen , bevor Sie Aufgaben automatisieren. Es ist auch wichtig, die Arbeitnehmer in den Automatisierungsprozess einzubeziehen, damit sie sich sicherer fühlen und besser gerüstet sind, um ihre künftigen Aufgaben zu bewältigen.
Wenn die Umsetzung der Automatisierung am Arbeitsplatz überwältigend erscheint, ist der erste Schritt mit großer Wirkung auf Ihr Unternehmen die Verwendung eines Zeiterfassungs-Tools. Es wird Ihnen helfen, Routineaufgaben und alltägliche Aufgaben zu identifizieren, die Sie zuerst automatisieren müssen.
FAQ
Wird die Automatisierung neue Beschäftigungsmöglichkeiten schaffen?
Ja, die Automatisierung des Arbeitsplatzes hat das Potenzial, neue Beschäftigungsmöglichkeiten zu schaffen, insbesondere in Bereichen wie KI-Entwicklung, Roboterwartung und Datenanalyse. Der Schlüssel liegt darin, dass die Arbeitnehmer sich an die neuen Technologien anpassen und sich umschulen, um den Anforderungen dieser neuen Aufgaben gerecht zu werden.
Wie wirkt sich die Automatisierung auf die Qualität der Arbeit für die Beschäftigten aus?
Automatisierte Werkzeuge können die Qualität der Arbeit verbessern, indem sie banale und sich wiederholende Aufgaben wie die Dateneingabe übernehmen und es den Mitarbeitern ermöglichen, sich auf sinnvollere und interessantere Aufgaben zu konzentrieren. Dies kann zu einer höheren Arbeitszufriedenheit und zu Möglichkeiten der beruflichen Weiterentwicklung führen.
In welchen Bereichen kann die Automatisierung eingesetzt werden?
Die Automatisierung kann in verschiedenen Bereichen eingesetzt werden, z. B. bei der automatisierten Bestandsverwaltung im Einzelhandel, bei selbstfahrenden Fahrzeugen im Transportwesen und bei der Marketingautomatisierung für eine bessere Kundenansprache. Darüber hinaus rationalisieren Chatbots im Kundenservice und automatisierte Systeme in der Personalabteilung Interaktionen und Prozesse, was die Effizienz und Genauigkeit erheblich verbessert.
Wie hilft ein Zeiterfassungstool bei der Arbeitsplatzautomatisierung?
Sobald die Zeiterfassungsdaten mit Hilfe eines Zeiterfassungstools erfasst wurden, können die folgenden Schritte unternommen werden, um die Automatisierung Ihres Arbeitsplatzes effektiv in Gang zu setzen:
- Überprüfen Sie die gesammelten Daten, um Muster in den Geschäftsprozessen unserer Wahl und zeitintensive Aufgaben, die keine komplexen Entscheidungen erfordern, zu erkennen.
- Beurteilen Sie den potenziellen Return on Investment(ROI) für die Automatisierung dieser Aufgaben unter Berücksichtigung von Faktoren wie Zeitersparnis, Fehlerreduzierung, Mitarbeiterzufriedenheit und Auswirkungen auf die Kunden.
- Wählen Sie die richtigen Automatisierungswerkzeuge, die sich nahtlos in Ihre aktuellen Systeme integrieren lassen und skalierbar sind, um den zukünftigen Anforderungen im Unternehmen gerecht zu werden.
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