Produktivität vs. Effizienz: Was ist der Unterschied?
Wahrscheinlich haben Sie die Begriffe Produktivität und Effizienz schon oft als Synonyme verwendet. Auch wenn diese Begriffe im Arbeitsalltag sehr häufig verwendet werden, sind sie nicht austauschbar.
Die Produktivität bezieht sich auf die Quantität der Arbeit, die Effizienz auf die Qualität der Arbeit.
Diese Begriffe sind keine Synonyme, aber sie sind voneinander abhängig. In diesem Artikel werden wir genau untersuchen, wie sie sich voneinander unterscheiden, aber beide sind für Ihre Arbeitsleistung erforderlich.
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Was ist Produktivität?
Bei der Produktivität geht es um die Leistung, die von einer Person (oder einem Team) mit den ihr zur Verfügung stehenden Ressourcen in Form von produzierten Waren und Dienstleistungen erbracht wird. Es geht darum, mit den verfügbaren Ressourcen das meiste zu erreichen und das meiste (in Bezug auf die Menge) zu leisten.
Es geht nicht um die Anzahl der Dinge, die jemand produziert, sondern darum, wie viel davon mit bestimmten verfügbaren Ressourcen produziert wird.
Es geht darum, mit denselben Ressourcen, die wir beim letzten Mal hatten, mehr zu erreichen oder mit weniger Ressourcen dasselbe zu erreichen. Es besteht eine direkte Korrelation zwischen dem Input und dem Output.
Lesen Sie unseren Leitfaden, wenn Sie Ihre Produktivität steigern wollen.
Können Sie die Produktivität messen? Wie?
In der Tat ist es möglich, die Produktivität zu messen. Sie folgt den aktuellen Tendenzen, die von vielen Managern und Unternehmern geschätzt werden, und konzentriert sich auf Zahlen.
Auch wenn Produktivität mehr ist als nur Zahlen, so sind sie doch letztlich von großer Bedeutung.
In Anbetracht der Messbarkeit der Produktivität liegt der Schwerpunkt darauf, mit denselben oder weniger Ressourcen das meiste zu leisten oder mehr zu erreichen. Es geht um den erzielten Output im Vergleich zum investierten Input.
Formel: Gesamtoutput / Gesamtinput = Produktivität
Diese Formel ist zwar für das gesamte Unternehmen anwendbar, wird aber wahrscheinlich in den verschiedenen Bereichen und Abteilungen eines Unternehmens oder einer Firma unterschiedlich ausfallen.
Beispiele für Produktivität
Beispiel A
Ein gutes Beispiel für Produktivität ist die Maximierung der Zeit, die für die Ausführung einer bestimmten Aufgabe benötigt wird. So kann ein Personalleiter für die Durchführung von Gesprächen mit möglichen neuen Mitarbeitern etwa 30 Minuten benötigen. Um die Produktivität zu steigern, wird dieser Manager wahrscheinlich versuchen, zwei Kandidaten in denselben 30 Minuten zu interviewen.
Beispiel B
Stellen Sie sich vor, Sie sind Koordinator für soziale Medien und veröffentlichen im Durchschnitt auf allen Plattformen 30 Beiträge pro Woche. Ihr Arbeitgeber möchte eine weitere Social-Media-Plattform hinzufügen oder die Anzahl der wöchentlichen Beiträge auf 40 erhöhen.
Sie haben die gleiche Anzahl von Arbeitsstunden und müssen Ihre Ressourcen nutzen, um Ihre Produktivität zu steigern und die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.
Sie können ein Tool finden, das Ihnen hilft, Zeit zu sparen und somit mehr Beiträge zu produzieren, oder Sie können dieselben Inhalte für verschiedene Plattformen wiederverwenden. Wichtig ist, dass das Produktivitätsniveau steigt. Aber dieses Beispiel bringt die Diskussion über Quantität vs. Qualität auf den Tisch.
Ihre Beiträge erreichen vielleicht mehr Menschen, aber ist der Inhalt gut genug, um Unternehmen anzuziehen? Der Personalleiter hat zwei Bewerber in 30 Minuten interviewt: War das genug Zeit, um sie kennenzulernen und richtig einzuschätzen?
Beispiel C
Nehmen wir ein weiteres Beispiel für den Output an Ergebnissen gegenüber dem Input an Ressourcen. Ein Textilunternehmen stellt täglich 50 Kleidungsstücke her, von denen 20 Mängel aufweisen, die einen Verkauf unmöglich machen. Ist dieses Unternehmen mehr oder weniger produktiv als ein konkurrierendes Unternehmen, das 35 fehlerfreie Kleidungsstücke herstellt?
Sie haben denselben Stofflieferanten und verwenden dieselben Werkzeuge. Eine genauere Analyse würde erklären, warum sie sich in ihrer Produktion unterscheiden.
Was ist Effizienz?
Nachdem wir nun die Bedeutung von Produktivität erforscht haben, stellt sich die Frage, was genau Effizienz ist. Bei der Produktivität geht es um den erzielten Output, bei der Effizienz darum, wie gut die verfügbaren Ressourcen zur Erreichung des Outputs eingesetzt werden.
Wenn wir uns auf die Effizienz konzentrieren, geht es darum, mit weniger Ressourcen das Gleiche zu erreichen. Bei der Effizienz geht es um die Ressourcen, die eingesetzt werden, um die durch die Produktivität bewerteten Ergebnisse zu erzielen.
Wie kann man Effizienz messen?
Bei der Produktivität hingegen war das Ergebnis das Wichtigste. Bei der Effizienz geht es um die Ressourcen, die zur Produktion eines bestimmten Ergebnisses benötigt werden. In diesem Fall wird auch die Qualität der Ergebnisse berücksichtigt, wobei bessere Ergebnisse eine höhere Priorität haben als die einfache Quantität.
Formel: Inputkosten + Outputqualität = Effizienz
Beispiele für Effizienz
Beispiel A
Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten im Kundendienst und müssen pro Schicht 20 Anrufe von Kunden entgegennehmen und deren Anfragen innerhalb von 24 Stunden bearbeiten. Kürzlich wurde jedoch jemand entlassen, und Ihr Vorgesetzter bittet Sie, 5 zusätzliche Anrufe pro Schicht entgegenzunehmen (mit denselben 34 Stunden, um die Anfragen der Kunden zu lösen, über deren Komplexität Sie vorher nichts wissen).
Sie müssen mehr Anrufe mit begrenzten Ressourcen (Zeit) beantworten. Wenn Sie diese 25 Anrufe annehmen und die Probleme in der gleichen Zeit wie üblich lösen könnten, wären Sie effizient.
Beispiel B
Die Anzahl der Kunden misst die Produktivität eines Verkäufers, die er in einem bestimmten Zeitraum abgeschlossen hat. Nehmen wir an, fünf neue Kunden pro Monat. Wenn der Verkäufer dieses Ergebnis erreicht, ist die Produktivität auf dem höchsten Niveau.
Um die Effizienz dieses Mitarbeiters zu verstehen, können Sie verfolgen, wie viele Treffen/Anrufe im Durchschnitt nötig sind, um ein Geschäft abzuschließen, wie viele Anrufe und E-Mails notwendig sind, um ein Gespräch zu buchen, und wie viel jedes neue Geschäft wert ist.
Beispiel C
Ein anderes Beispiel: ein Produktionsunternehmen, das im Oktober 25 % mehr Einheiten seines Produkts herstellt als im September, dem Vormonat. Leider stellt man später fest, dass 20 % der Einheiten fehlerhaft waren. Das bedeutet, dass Sie mit geringer Effizienz gearbeitet haben, obwohl die Produktivität gestiegen ist. In diesem Fall müssten wir wahrscheinlich Techniken zur Verbesserung der Arbeitseffizienz durchsetzen.
TIPP: In unserem Leitfaden finden Sie die besten Tipps zur Steigerung der Unternehmenseffizienz.
Der Unterschied zwischen Effizienz und Produktivität
Die Produktivität misst die Menge oder den Umfang der geleisteten Arbeit und konzentriert sich auf den erzielten Output. Im Gegensatz dazu wird bei der Effizienz bewertet, wie gut Ressourcen wie Zeit, Aufwand und Material zur Erledigung der Arbeit genutzt werden, wobei der Schwerpunkt auf der Effektivität und Optimierung des Prozesses liegt. Einfacher ausgedrückt, geht es bei der Produktivität darum, "wie viel", während es bei der Effizienz darum geht, "wie gut".
Beide Konzepte sind für die Maximierung des Outputs und die effektive Erreichung von Zielen unerlässlich. Es sind zwei verschiedene Dinge und Konzepte, aber es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass sie voneinander abhängig sind.
Der Hauptunterschied zwischen diesen beiden Begriffen besteht darin, dass sich die Produktivität direkt auf die Quantität und die Effizienz auf die Qualität bezieht. In Wirklichkeit ist das Zusammenspiel dieser beiden Begriffe wichtiger als ihre Unterschiede.
Das beste Beispiel dafür ist der Mangel an Ressourcen wie Zeit oder Arbeitskraft, der sich auf beides auswirkt. Wenn es an Ressourcen mangelt, ist der Arbeitsprozess weniger effizient und wirkt sich negativ auf die Produktivität aus.
Die Produktivität hängt letztlich von den Ressourcen bzw. deren effizienter Nutzung ab. Die Quantität, die am Ende erreicht wird, ist höher oder besser, wenn die Qualität der Ressourcen und die Effizienz in die Gleichung einfließen.
Ist es möglich, die Produktivität zu steigern, ohne die Effizienz zu beeinträchtigen? Oder ist es besser, sich auf die Effizienz zu konzentrieren, auch wenn das bedeutet, dass man Abstriche bei der Produktivität macht?
Wenn jedes Unternehmen, jede Firma oder jeder einzelne Berufstätige herausfindet, was am besten für ihn/sie funktioniert, muss die Produktivität nicht auf Kosten der Effizienz gesteigert werden.
Einfach ausgedrückt: Manche Menschen arbeiten am besten in einer ruhigen, isolierten Umgebung. Andere wiederum fühlen sich bei Lärm, Musik und mehr Stimulation wohl. Manche Menschen brauchen zwei oder drei Bildschirme, andere nicht, und diese Details müssen berücksichtigt werden.
Wenn Sie wissen, was Sie brauchen, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen, und was dabei am wichtigsten ist, wird es Ihnen leichter fallen, sich zu konzentrieren und produktiv zu bleiben.
Schlussfolgerung
Die Konzentration auf die Produktivität und die Erledigung von mehr Aufgaben bei gleichem Ressourceneinsatz führt nicht unbedingt zu einer besseren Qualität. Ebenso kann die Aufforderung an jemanden, die Arbeitseffizienz so weit wie möglich zu steigern, das gleiche Ergebnis haben. Das (fast) perfekte Gleichgewicht ist das Hauptziel.
Das Gleichgewicht zwischen Produktivität und Effizienz ist entscheidend für die Erzielung konsistenter Ergebnisse. Es ist sehr wichtig, beide Faktoren zu berücksichtigen, um erfolgreich zu sein. Man kann nicht einen dieser Begriffe wichtiger nehmen als den anderen.
Sie wollen produktiv genug sein, um Ihre Ziele zu erreichen, aber nicht so viel, dass Sie Zeit oder Energie für unnötige Dinge verschwenden.
Produktivität ohne Effizienz ist für jedes Unternehmen gefährlich. Der beste Weg zum Erfolg ist die bewusste Verknüpfung von Produktivität und Effizienz.
Sie können voneinander abhängig sein, aber die Beeinflussung des einen führt nicht automatisch zur Beeinflussung des anderen.
Viele Menschen konzentrieren sich auf die Steigerung der Produktivität, um mehr zu erreichen, aber wenn man die Effizienz opfert, erreicht man gar nichts. Sie müssen jedoch ein nahezu perfektes Gleichgewicht finden, was durch die Anwendung verschiedener Techniken und Methoden möglich ist.
In der heutigen Zeit ist die Rolle der Technologie in dieser Beziehung zwischen Produktivität und Effizienz nicht mehr wegzudenken. Neue technische Hilfsmittel verbessern die Verfügbarkeit von Arbeitgebern, schaffen neue Stellen und stärken die Rolle des Unternehmens auf seinem Markt.
FAQ
Bei der Produktivität geht es um die Menge der geleisteten Arbeit, während es bei der Effizienz darum geht, wie gut die Ressourcen genutzt werden, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen.
Während die Produktivität ein Maß für den Output ist, der normalerweise als einige Einheiten pro Zeit ausgedrückt wird, spiegelt die Produktionseffizienz die Kosten pro Produktionseinheit wider.
Produktivitätsformel: Gesamtoutput / Gesamtinput = Produktivität
EffizienzFormel: Inputkosten + Outputqualität = Effizienz
Frederick Taylor sagte, dass Produktivität und Effizienz in einem umgekehrten Verhältnis zueinander stehen. Im Jahr 1909 veröffentlichte Frederick Taylor "The Principles of Scientific Management".
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Produktivität und Effizienz zu steigern. Es gibt individuelles Coaching, Kurse, Mentoring und die Übertragung von mehr Verantwortung für Letzteres. Im Hinblick auf die Produktivität ist es sinnvoll, Zeitfresser zu vermeiden, Multitasking zu vermeiden und die Zeit mit Tools wie Timeular besser zu verwalten.